محاسبة غير مقيدة

MSC09 5222
1 جامعة نيو مكسيكو
البوكيرك, NM 87131

الموقع المادي:
1650 University Blvd NE
الطابق الثاني ، جناح 2700

هاتف: (505)272-6266
رقم الفاكس: (505)272-0159

تعلم

فيما يلي عروض LEARN التقديمية التي وضعها موظفو HSC Unrestricted Accounting والإدارات / المنظمات الأخرى ذات الصلة. تم تصميم هذه العروض لتزويدك بالمعلومات الأساسية حول ممارسات العمل لدينا والتي ستساعد في جعل عملية المحاسبة غير المقيدة غير مؤلمة قدر الإمكان. تتم جدولة عروض LEARN التقديمية في أوقات مختلفة على مدار العام ، ويمكنك حضورها دون تسجيل مسبق. لكن. العناصر أدناه هي العروض التقديمية والنشرات لعروض LEARN التقديمية التي تم إجراؤها مسبقًا. لا تتردد في الإطلاع عليها والتعرف على المواد - من المحتمل أن تكون العديد من الإجابات التي تبحث عنها مضمنة فيها.

نهر الكروم

تعلم نهر الكروم (يتطلب معرف الشبكة UNM وكلمة المرور)

لعرض دورات التعلم القادمة ، انقر فوق البانر أدناه:

تعلم الجدول

هذه ورش عمل مفتوحة. لا يشترط التسجيل مسبقا.
اتصل سينثيا أليسون في 272-3628 ، وذلك لمعرفة المزيد من المعلومات.

هذه الصفحة قابلة للبحث!
ستؤدي الكتابة في مربع البحث أدناه إلى تصفية النتائج كما تكتب!  Jاكتب كلمة في المربع، وراقب بينما يتم تصفية العروض التقديمية غير ذات الصلة.

فهم مؤشرات الإنفاق الموهوب وغير الممنوح

مقدم: سينثيا أليسون
تاريخ الطلب 10-09-2019

عرض تقديمي - PowerPoint
عرض تقديمي - PDF

التوظيف مقابل نفقات الانتقال

مقدم: جون براندت
تاريخ الطلب 10-04-2019

عرض تقديمي - PowerPoint

نصائح وحيل نهر Chrome

مقدم: لورا بوتز
تاريخ الطلب 05-23-2019

 

تدريب بانر 9 NSAR

مقدم: لورا بوتز
تاريخ الطلب 03-16-2018

عرض تقديمي - PDF

سياسة السفر - أنت تجري المكالمة!

مقدم: لورا بوتز
تاريخ الطلب 08-16-2017

قمت بإجراء المكالمة

مقدم: لورا بوتز
تاريخ الطلب 03-22-2017

عرض تقديمي - PowerPoint
عرض تقديمي - PDF

Chrome River بداية الرحلة

مقدم: جايسون جالواي
تاريخ الطلب 01-31-2017

اعتبارات القسم الأدوار والمسؤوليات تعويض الطالب / غير الموظف المندوبون الموافقة المسبقة للسفر الموافقات دعم الموظفينالتقارير التنفيذيةتقارير تسمية التقرير إنشاء توقعات تسوية PCard أبطال القسمالتدريبالإدارات EOD المساعدات الوظيفيةأدلة مرجعيةتسجيل الدخوللوحة القيادة تقرير المصروفاتقوائم فرعيةإطلاق بند المصاريف

موضوعات ساخنة في إدارة العقود والمنح HSC

مقدم: جيسون جالواي ، مراقب مساعد لعقود ومنح HSC
تاريخ الطلب 11-15-2016

عرض تقديمي - PowerPoint
عرض تقديمي - PDF

اعتبارات القسم الأدوار والمسؤوليات تعويض الطالب / غير الموظف المندوبون الموافقة المسبقة للسفر الموافقات دعم الموظفينالتقارير التنفيذيةتقارير تسمية التقرير تأسيس توقعات تسوية بطاقة الكمبيوتر الشخصي أبطال القسمالتدريبالإدارات EOD المساعدات الوظيفيةأدلة مرجعيةتسجيل الدخوللوحة القيادة تقرير المصروفاتقوائم فرعيةإطلاق بند المصاريف

نهر الكروم يستعد للانطلاق

مقدم: لورا بوتز ، جويس شافيز ، ترافيس بارنيت
تاريخ الطلب 08-25-2016

اعتبارات القسم الأدوار والمسؤوليات تعويض الطالب / غير الموظف المندوبون الموافقة المسبقة للسفر الموافقات دعم الموظفينالتقارير التنفيذيةتقارير تسمية التقرير إنشاء توقعات تسوية PCard أبطال القسمالتدريبالإدارات EOD المساعدات الوظيفيةأدلة مرجعيةتسجيل الدخوللوحة القيادة تقرير المصروفاتقوائم فرعيةإطلاق بند المصاريف

محاسبة اعتمادات الدولة

مقدم: ديزيريه جاثينجس
تاريخ الطلب 02-09-2016

عرض تقديمي - PowerPoint
نشرة - PDF

  محاسبة الاعتمادات الحكومية التي أعدتها Desiree Gathings 2/9/16 جدول المحتويات اعتمادات الدولة 4 الاعتمادات المتكررة مقابل الأموال غير المتكررة 4 عكس الأموال 5 قضايا الميزانية 5 التسهيلات والتكاليف الإدارية (كلفة الإنفاق 5) تم توضيح حدود دفتر المرتبات 6 قضايا إعداد التقارير المالية. 6 التذييل 6-HED تعريفات 6 الملحق 7-إرشادات للدول 7 الملحق 1-تقديم الوجبات 8 الملحق 2- موازنة مكتب الاتصالات 15 الحرم الرئيسي 9 مركز علوم الصحة 3 اعتمادات الدولة الاعتمادات في UNM هي أموال مستلمة من الدولة لأغراض محددة. يأتي هذا التمويل مع مجموعة متنوعة من الإرشادات ، ويخضع للقوانين التي تتحكم في كيفية إنفاقه. ليس كل تمويل الاعتمادات الحكومية له نفس النوع من المبادئ التوجيهية. مخصصات التعليم والمخصصات العامة (I & G) للتعليم ودعم التعليم. الاعتمادات الحكومية الأخرى مخصصة لمشروعات محددة أخرى ، وقد يكون لها مبادئ توجيهية مختلفة. كقاعدة عامة ، تعتبر اعتمادات الدولة أموالاً غير مقيدة. هذا يعني أن الاعتماد لم يتم إعداده في نظام المحاسبة باستخدام مراقب مالي. على الرغم من اعتبار الاعتمادات غير مقيدة للأغراض المحاسبية ، إلا أن هناك قيودًا على استخدام الأموال. تتضمن ميزانيات الحرم الجامعي الرئيسي والفرعي 222 مليون دولار أمريكي من الأموال المخصصة من الدولة للسنة المالية 2015-2016. من هذا المبلغ ، 213 مليون دولار هي أموال I&G ، أو 96٪ من مخصصات الحرم الجامعي الرئيسي والفرعي. تتضمن ميزانيات HSC 99 مليون دولار من اعتمادات الدولة ، منها 66 مليون دولار ، أو 67٪ ، أموال I&G. مخصصات الولاية للسنة المالية 2015-2016 الجزء التعليمي والعام التعليمي والنسبة العامة للمجمع الرئيسي 201,101,300،192,500,200،96 دولار 99,368,700،66,216,200،67 20,972,000٪ مركز العلوم الصحية 20,972,000،100،321,442,000 دولار 279,688,400،87،9 XNUMX٪ فروع الجامعة XNUMX،XNUMX،XNUMX دولار XNUMX،XNUMX،XNUMX XNUMX٪ مجموع UNM XNUMX،XNUMX،XNUMX $ XNUMX،XNUMX،XNUMX ليس I&G مخصصًا لمشاريع البحث والخدمة العامة ، ويشار إليه باسم RPSPs. RPSPs وبعض مشاريع I&G هي بنود متسلسلة في قانون الاعتمادات العامة. كل من برامج العناصر هذه لها متطلبات خاصة لإعداد التقارير ويجب تتبعها بشكل منفصل. هناك ثلاثة أنواع من الاعتمادات الحكومية: صناديق التشغيل المتكررة ، وصناديق التشغيل غير المتكررة ، وصناديق رأس المال. عندما تتلقى اعتمادات جديدة ، اتصل بمكتب الميزانية الخاص بك (انظر الملحق XNUMX) للحصول على إرشادات حول إعداد الاعتمادات في Banner. الأموال المتكررة مقابل الأموال غير المتكررة كقاعدة عامة ، يحدد قسم التخصيص العام الذي توجد فيه مخصصاتك ما إذا كانت مخصصاتك متكررة أم غير متكررة. إذا كانت مخصصاتك غير متكررة ، فقد يكون لديك عام واحد فقط لتنفق الأموال فيه. يمكن لمكتب الميزانية الخاص بك مساعدتك في تحديد طول الفترة الزمنية التي يجب أن تنفق فيها اعتماداتك غير المتكررة. كن على علم ، حتى لو كان اعتمادك مخصصًا "متكررًا" ، يمكن للهيئة التشريعية المستقبلية أن تلغي مخصصاتك لأن هيئة تشريعية واحدة لا يمكنها إلزام الهيئات التشريعية المستقبلية بالنفقات. بالإضافة إلى ذلك ، يتمتع حاكم ولاية نيو مكسيكو بسلطة الاعتراض على تخصيص البنود. من الممكن أن يمول المجلس التشريعي اعتمادًا وأن يزيله الحاكم عن طريق استخدام حق النقض في البنود. عكس الأموال في بعض الأحيان ، تستعيد الدولة (تعيد) بعض الأموال التي تم تخصيصها لبرنامج ما. تعتبر الإرشادات المتعلقة بموعد حدوث ذلك معقدة وقد تختلف من سنة إلى أخرى. قد يضطر البرنامج إلى إعادة الأموال غير المنفقة أو غير المنفقة. إذا كانت لديك أسئلة محددة ، يرجى الاتصال بمكتب الميزانية الخاص بك (انظر الملحق 9). قضايا وضع الميزانية يمكن للإدارات المساعدة في الإبلاغ عن مخصصات الدولة بشكل صحيح. يتم استخدام رمز برنامج فريد لجميع مخصصات الولاية في مركز العلوم الصحية. إذا رغب قسم ما في تغيير مؤشرات البرامج المخصصة للولاية ، فيجب عليه الاتصال بمكتب الميزانية المناسب قبل إجراء أي تعديلات. يجب أن تظل الأموال في رمز البرنامج الصحيح عند تعديلها. من الناحية المثالية ، يجب أن تظل الصناديق في نفس المؤشر طوال مدة السنة المالية. عندما يتم تعديل اعتمادات الولاية خلال الجلسات التشريعية ، يكون مكتب الميزانية هو المنطقة التي تتبع التغييرات. عند انتهاء فترة توقيع الفاتورة وبعد أن تنتهي إدارة التعليم العالي من توزيع التعويضات ، يقدم مكتب الميزانية معلومات مفصلة إلى UNM Banking لضمان حصول مؤشراتك على مبالغ التوزيع المناسبة من الدولة. يمكن أن تشمل التعديلات ، على سبيل المثال لا الحصر: زيادة التعويضات ، وزيادة نفقات التشغيل ، والتخفيضات البرنامجية ، وإلغاء الاعتمادات. بالإضافة إلى ذلك ، تقوم الهيئة التشريعية في بعض الأحيان بـ "الرمل" أو "الحلاقة" للاعتمادات. إن الصنفرة والحلاقة عبارة عن تخفيضات شاملة لجميع الاعتمادات داخل قسم معين من قانون الاعتمادات. عادة ما تكون الصنفرة عبارة عن قطع صغيرة. مثال على الصنفرة هو تخفيض بنسبة 01٪ في الاعتمادات. الحلاقة هي تخفيض كبير ، مثل تخفيض بنسبة 5٪ في الاعتمادات. التسهيلات والتكاليف الإدارية (F & A) في هذا الوقت ، يتم تقييم مصروفات F&A فقط على اعتمادات HSC. يتم تقييم مخصصات الولاية المتكررة الجديدة لـ HSC بنسبة 6٪ F & A ، منها 5٪ يتم الاحتفاظ بها في HSC و 1٪ يتم تحويلها إلى الحرم الجامعي الرئيسي. لمزيد من المعلومات المحددة ، اتصل بمكتب الميزانية الخاص بك (انظر الملحق 9). لا يتم تحصيل رسوم F&A على اعتمادات الحرم الجامعي الرئيسي أو ولاية فرع الحرم الجامعي في الوقت الحالي. اعتمادات الدولة المنفقة يجب أن يتم إنفاق اعتمادات الدولة ضمن المبادئ التوجيهية التي تقدمها الدولة ، والتي يشار إليها غالبًا بالنية التشريعية. عند إنفاق اعتمادات الدولة ، من المهم أن تكون على دراية بالإرشادات والقيود ذات الصلة. توجد إرشادات عامة للحالة في الملحق 7. COST SHARE حصص التكلفة بشكل عام غير مسموح به من اعتمادات الدولة. قد يُسمح بمصروفات المشاركة في التكلفة إذا كانت تتفق مع القصد التشريعي للاعتمادات. إذا تم التفكير في حساب مشاركة التكلفة ، فاتصل بمكتب الميزانية للحصول على مزيد من المعلومات. نفقات المشاركة في التكلفة أمر غير معتاد مع تمويل اعتمادات الدولة. إرشادات الإنفاق تنطبق بعض الإرشادات المحاسبية العامة على إنفاق اعتمادات الدولة. وهي جديرة بالملاحظة بشكل خاص: * لا يمكن تحميل الكحول على مؤشر بتمويل مخصصات الدولة. * لا يمكن تحميل تكاليف الضغط على مؤشر بتمويل اعتمادات الولاية. يمكن تقسيم اعتمادات PAYROLL FRINGES على النحو التالي: اعتمادات الولاية تمويل I&G: بالنسبة للوحدات التعليمية والعامة غير ذاتية الدعم (أو الوحدات التي تحتوي على مصادر إيرادات مجمعة I&G تم ترحيلها إلى رمز الحساب 1640) تستخدم المزايا الإضافية المجمعة. بالنسبة للوحدات التعليمية والوحدات العامة للدعم الذاتي (أو الوحدات التي تم ترحيل مصادر إيراداتها إلى رموز الحساب 0720 أو 0740) يتم وضع المزايا الإضافية في الميزانية وتحمل على نفس مؤشر نفقات العمالة. اعتمادات البند: قد تكون في أي رمز برنامج بناءً على الغرض أو القصد (الوحدات ذات مصادر الإيرادات ترسل إلى رموز الحساب 0720 أو 0740) يتم وضع المزايا الإضافية في الميزانية وتحمل على نفس مؤشر نفقات العمالة. تقع معظم مزايا I&G الإضافية في فئة I&G غير ذاتية الدعم في كلا الحرمين الجامعيين. عندما يتم الدفع للموظف من خلال أموال I&G هذه ، فإن المصروفات الإضافية لكشوف الرواتب لا تصل إلى نفس مؤشر راتب الموظف ، ولكن يتم إنفاقها على مؤشر I&G المجمع المركزي. عندما يتم الدفع للموظف بأموال I&G ذاتي الدعم ، سيتم تحميل المصروفات الإضافية لكشوف المرتبات مباشرة على المؤشر الذي يتم تحصيله من مصروفات الراتب. في الحالات النادرة التي يتلقى فيها برنامج I&G مخصصات بند متسلسلة ، يطلب مكتب الميزانية ميزانية برنامجية تقديرية. يتم وضع المزايا الإضافية اللازمة لنفقات الرواتب في مؤشرات المزايا الإضافية المجمعة في HSC. يتم التعامل مع مخصصات بنود الحرم الجامعي الرئيسية التي تقع ضمن I&G كبرامج دعم ذاتي ، حيث يتم إنفاق المزايا الإضافية في نفس مؤشر نفقات العمالة. عندما يتم الدفع للموظف مع اعتمادات بند خاص بخلاف I&G ، يتم وضع المصروفات الإضافية لكشوف المرتبات في الميزانية ويتم صرفها على نفس مؤشر راتب الموظف. توضيح تقارير الحالة يجب أن توفر البرامج التي تتلقى اعتمادات بنود السطر بيانات برمجية للدولة. يتم تنسيق هذه العملية من قبل إدارة التعليم العالي (HED). يجب تحديث البيانات سنويًا على النماذج المقدمة من HED. قام HED بإجراء تغييرات على النماذج ومتطلبات إعداد التقارير على مر السنين وقد يتغير مرة أخرى في أي وقت. تعمل مكاتب الميزانية بالجامعة بشكل استباقي للتأكد من الوقت الذي سيتم فيه تنفيذ التغييرات من أجل إعلام البرامج بالتغييرات القادمة في متطلبات إعداد التقارير والمواعيد النهائية. خلال العامين الماضيين ، طُلب من البرامج الحالية والمستمرة إكمال نماذج إغلاق المشروع للسنة المالية السابقة ونماذج بدء المشروع للسنة المالية التالية. البرامج الجديدة تكمل فقط نماذج بدء المشروع. توجد أمثلة على بعض هذه النماذج والتعاريف ذات الصلة في الملاحق من الأول إلى الخامس. بالإضافة إلى التقارير السنوية المطلوبة ، تخضع البرامج ذات العناصر المتسلسلة المخصصة من قبل الدولة لمراجعة إضافية من قبل اللجنة المالية التشريعية (LFC) ، وإدارة الشؤون المالية (DFA) ، و HED. يمكن أن تكون المراجعات آلية أو مالية أو كليهما. يمكن أن تحدث في أي وقت وسيختلف التنسيق. قضايا إعداد التقارير المالية أنشأت UNM نظامها المحاسبي مع وضع متطلبات الإبلاغ المعقدة للدولة في الاعتبار. عند استخدام الفهرس الصحيح ، مع تخصيص البرنامج الصحيح ورمز الصندوق الصحيحين ، فإن التقارير المطلوبة من قبل الدولة يسهل نسبيًا تجميعها. الملحق 1 - تعليمات تقرير أداء البرنامج 1. النماذج والتعليمات التالية مأخوذة من إدارة التعليم العالي (HED): يرجى تقديم هذه التقارير إلى مكتب ميزانية HSC بحلول 15 يوليو 2. يتم توفير النماذج المطلوبة التالية في تنسيقات Word و Excel:> تقرير إغلاق HED للسنة المالية 15 يشمل: نظرة عامة على البرنامج والأهداف والنتائج والخطوات التالية (مستند Word - تنسيق سردي)> نموذج إغلاق HED للسنة المالية 15 يشمل: أهداف البرنامج ومقاييس الأداء والأهداف والنتائج والمقارنة بين الميزانية والأرقام الفعلية وتاريخ الميزانية (مصنف Excel)> تقرير افتتاح HED للسنة المالية 17 - يشمل: نظرة عامة على البرنامج ، والتبرير ، والنتائج المتوقعة (مستند Word - تنسيق سردي)> نموذج افتتاح HED للسنة المالية 17 - يشمل: تصنيف المشروع ، أهداف البرنامج ومقاييس الأداء والأهداف والنتائج المتوقعة والميزانيات (مصنف Excel) ** يرجى ملاحظة أن بعض العناصر قد اكتملت بالفعل أو الإشارة إلى أن مكتب ميزانية HSC سوف يكملها لك قبل تقديمها إلى HED. 3. يجب أن تحتوي جميع البرامج على مهام وأهداف وغايات ومقاييس أداء وأهداف محددة بوضوح - يتم توفير نماذج القياس ذات الصلة في قالب نموذج Excel وتتضمن:> ورقة أهداف إغلاق المشروع> ورقة قياس أداء إغلاق المشروع> ورقة أهداف بدء المشروع > ورقة قياسات بدء المشروع يُطلب من المؤسسات تقديم تقارير أداء البرنامج السنوية حول التقدم المحرز في تحقيق التدابير المستهدفة المتعلقة بأهدافها وغاياتها بالإضافة إلى إنفاق الأموال في الوقت المناسب. يجب إعادة بعض الاعتمادات إلى الحساب العام إذا لم يتم إنفاقها بحلول نهاية السنة المالية المحددة ، ما لم ينص على خلاف ذلك في مشروع قانون التخصيص التشريعي. 4. يجب تقديم التقارير والنماذج المذكورة أعلاه إلى مكتب الميزانية في HSC في موعد أقصاه 15 يوليو ، عبر البريد الإلكتروني كملف (ملفات) إلكتروني إلى dgathings@salud.unm.edu هل لديك أسئلة؟ اتصل بـ Desiree Gathings ، عبر البريد الإلكتروني dgathings@salud.unm.edu أو عبر الهاتف 505-272-0904 ، أو فانيسا هوكر ، عبر البريد الإلكتروني vhawker@salud.unm.edu أو عبر الهاتف 505-272-2584 الملحق. ملحق العام المالي 2 نموذج إغلاق ثلاثي الأبعاد للسنة المالية 15 ما ورد أعلاه عبارة عن أربع صفحات من مصنف اثني عشر صفحة. اتصل بمكتب الميزانية HSC للحصول على النموذج الكامل. بالنسبة إلى HSC ، يأتي هذا النموذج من مكتب ميزانية HSC. بالنسبة للحرم الجامعي الرئيسي ، يأتي هذا النموذج من ملحق مكتب العلاقات الحكومية 3 - تقرير افتتاح HED للعام المالي 15 الملحق 4 - نموذج فتح HED للسنة المالية 17 ما ورد أعلاه عبارة عن خمس صفحات من كتاب عمل مكون من ثلاثة عشر صفحة. اتصل بمكتب الميزانية HSC للحصول على النموذج الكامل. بالنسبة إلى HSC ، يأتي هذا النموذج من مكتب ميزانية HSC. بالنسبة للحرم الجامعي الرئيسي ، يأتي هذا النموذج من مكتب العلاقات الحكومية. الملحق 6-HED التعاريف الملحق 7 - إرشادات الدول قسم الرقابة المالية نظام المحاسبة المركزي - الورقة البيضاء المنقحة: يوليو 2002 للحصول على أحدث المعلومات ، راجع http://www.dfafcd.state.nm.us السلطة وسلامة النفقات جدول مقدمة المحتويات ... .................................................. ..2 معايير تحديد مدى ملاءمة الإنفاق .......................... 2 1. المهمة الدستورية والقانونية والتعاقدية .............................. 2 2. المنفعة العامة والغرض .............................................. ....................... 3 3. ضروري................................................. .................................................. 3 4. الاعتمادات والميزانية والموارد المتاحة ... 4 الخاتمة ........ .................................................. ......................................... 5 قسم DFA 6-5-6 ، تتطلب NMSA ، 1978 ، بصيغتها المعدلة ، من قسم الرقابة المالية في New Mexico Department of Financial and Administration's Financial Control Division (FCD) تحديد أن جميع النفقات هي لغرض مصرح به بموجب القانون. يحدد هذا المستند التعريفي التمهيدي المعايير الأربعة التي يستخدمها FCD لاتخاذ هذا القرار. قسم الرقابة المالية DFA مقدمة يجب أن يحدد قسم الرقابة المالية في وزارة المالية والإدارة أن جميع النفقات هي لغرض مصرح به بموجب القانون (القسم 6-5-6 ، NMSA 1978). يحدد هذا المستند التعريفي التمهيدي المعايير الأربعة التي يستخدمها FCD لاتخاذ هذا القرار. لتبسيط المعلومات الواردة أدناه ، تستخدم هذه الورقة مصطلح "مناسب" لوصف النفقات التي يسمح بها القانون. للسبب نفسه ، تستخدم كلمة "وكالة" للإشارة إلى وكالات الدولة ، والإدارات ، والمؤسسات ، والمجالس ، والمكاتب ، واللجان ، واللجان التابعة لحكومة ولاية نيو مكسيكو. معايير تحديد مدى ملاءمة الإنفاق 1. المهمة الدستورية والقانونية والتعاقدية يفرض هذا المعيار أن تكون نفقات الوكالة متسقة مع مهمة الوكالة. يحدد دستور ولاية نيو مكسيكو وقوانينها ، جنبًا إلى جنب مع الالتزامات التعاقدية المصرح بها قانونًا ، مهمة الوكالة. يفعلون ذلك من خلال تحديد وظائف ومسؤوليات وواجبات الوكالة. على سبيل المثال ، تتضمن مهمة دائرة المالية والإدارة الرقابة المالية. القسم 6-5-2 ، NMSA ، 1978 ، بصيغته المعدلة ، ينشئ قسمًا لتنفيذ هذه المهمة ويصف وظائف ومسؤوليات وواجبات القسم على النحو التالي: نظام حسابات الدولة ، ويتولى وضع وصياغة واعتماد ومراقبة طرق وإجراءات المحاسبة لجميع أجهزة الدولة. المستند التعريفي 2: سلطة وملاءمة النفقات شعبة الرقابة المالية DFA بالنظر إلى هذه المهمة ، إذا كان على القسم نشر أدلة إجراءات محاسبية لتوزيعها على الوكالات ، فإن النفقات ستكون "مناسبة". من ناحية أخرى ، فإن النفقات لبناء طريق سريع لن تكون كذلك. بالإضافة إلى التشريع الذي ينشئ وكالة ، يمكن أن تساهم تشريعات أخرى في تحديد مهمة الوكالة. على سبيل المثال ، يمكن أن يتضمن قانون التخصيص بندًا يضيف إلى مهمة الوكالة. باستخدام نفس المثال أعلاه ، إذا كانت وزارة المالية والإدارة ستحصل على اعتماد لبناء طريق سريع ، فإن مهمتها ، في حدود الاعتمادات ، ستشمل بناء طريق سريع. يمكن للاتفاقيات التعاقدية ، إذا سمح بها القانون ، أن تساهم أيضًا في تحديد مهمة الوكالة. ومن الأمثلة على ذلك المنح المقدمة من المنظمات الخاصة.  2. المنفعة العامة والغرض يتطلب هذا المعيار النفقات للمساهمة في تحقيق وكالة لمهمتها الدستورية أو القانونية أو التعاقدية. يمكن أن تساهم النفقات بطريقتين: 1) من خلال خدمة "غرض عام" ، و 2) من خلال توفير "منفعة عامة". إذا كانت النفقات تساعد أو تعزز التقدم نحو وكالة تحقق مهمتها الدستورية أو القانونية أو التعاقدية ، فإن النفقات تكون للأغراض العامة. إذا أدت النفقات إلى تحقيق وكالة لتلك المهمة (إما كليًا أو جزئيًا) ، فإن النفقات توفر منفعة عامة. على سبيل المثال ، إذا كانت مهمة وكالة ما تتضمن تقديم خدمات الأخصائي الاجتماعي للمحتاجين ، فإن النفقات لتوظيف عامل اجتماعي هي لغرض عام - فهي تساعد في تقدم الوكالة نحو تحقيق مهمتها. من ناحية أخرى ، فإن نفقات راتب العامل الاجتماعي ستوفر فائدة - فهي تؤدي إلى تحقيق الوكالة لمهمتها. يجب أن تكون النفقات دائمًا للأغراض العامة. قد توفر النفقات منفعة عامة وقد لا توفرها. ومع ذلك ، إذا لم يقدموا منفعة عامة ، فقد تطلب FCD من وكالة لتوثيق كتابي لماذا النفقات ضرورية (انظر معايير "الضرورة" أدناه). علاوة على ذلك ، إذا لم يكن الغرض العام أو المنفعة العامة أو كليهما واضحًا لـ FCD ، فقد تطلب FCD من وكالة تقديم توضيح مكتوب. وسيستخدم هذا التوضيح لاتخاذ قرار نهائي بشأن الموافقة على النفقات. ومع ذلك ، إذا خلصت FCD إلى أن النفقات ، بطبيعتها ، لا توفر غرضًا أو منفعة عامة ، فلن تطلب FCD توضيحًا وستعترض ببساطة على النفقات. تتضمن الأمثلة على هذا النوع من النفقات تعويض الموظف عن المشروبات الكحولية التي استهلكها الموظف ، والورقة البيضاء رقم 3 سلطة وملاءمة النفقات شعبة الرقابة المالية DFA أو تكلفة العناصر (صور الموظف ، والهدايا ، وما إلى ذلك) التي ستكون تستخدم للترويج (الإعلان) عن الموظف.  3. الضرورة يركز هذا المعيار على الاختيار الأفضل بين الخيارات. في حالة وجود وسائل مختلفة لتحقيق المهمة ، يتطلب هذا المعيار أن تختار الوكالة الوسائل التي ستظل توفر ، أو تساهم في توفير ، المنفعة العامة المنشودة ولكنها ستفعل ذلك بأقل قدر ممكن من الإنفاق. على سبيل المثال ، يمكن للوكالة X استئجار منشأة تدريب في فندق بتكلفة 2,000 دولار أو استخدام منشأة تدريب مملوكة للدولة مقابل تكلفة 25 دولارًا كرسوم تنظيف. بافتراض أن الوكالة يمكنها تقديم التدريب بشكل فعال في أي من الموقعين ، فإن هذا المعيار يتطلب من الوكالة X استخدام المرفق الذي تبلغ تكلفته 25 دولارًا.  4. الاعتمادات ، والميزانية ، والموارد المتاحة يتطلب هذا المعيار أن يكون الغرض من النفقات متسقًا مع الاعتمادات ذات الصلة ، وأن يكون إجمالي النفقات ضمن الميزانية التي يحددها القانون ، وأن تكون الميزانية التي يحددها القانون مدعومة بالموارد الفعلية ، بما في ذلك النقدية. التخصيص: "الاعتمادات" من الهيئة التشريعية هي سلطة الوكالة لتخصيص نفقات لغرض معين. اعتمادًا على المهمة القانونية للوكالة ، يقع هذا الغرض عادةً ضمن إحدى الفئات العريضة التالية: تشريعي قضائي رقابة عامة التنظيم والترخيص والتنمية الاقتصادية الثقافة والترفيه والموارد الطبيعية الصحة والموارد البشرية ، السلامة العامة ، النقل والطرق السريعة ، التعليم ، التعليم العالي ، دعم المدارس الحكومية ، يجب أن يكون الغرض من النفقات هو الغرض المقصود من الاعتمادات. على سبيل المثال ، لا ينبغي إنفاق الاعتمادات المخصصة لغرض النقل والطرق السريعة على الخدمات الصحية والبشرية. بالإضافة إلى الفئات العريضة المذكورة أعلاه ، تقسم السلطة التشريعية عادة الغرض من الاعتمادات إلى وحدات التخصيص التالية: ؟؟؟ الخدمات الشخصية ومزايا الموظفين الورقة البيضاء 4 سلطة وسلامة النفقات قسم الرقابة المالية DFA ؟؟؟ الخدمات التعاقدية ؟؟؟ أخرى عندما تقدم الهيئة التشريعية تخصيصًا لوكالة ، ما لم يُنص على خلاف ذلك على وجه التحديد في قانون التخصيص ، فإن الغرض المقصود من التخصيص هو المهمة الدستورية والقانونية للوكالة. إذا كانت الهيئة التشريعية تقصر الاعتمادات على وحدات الاعتمادات المذكورة أعلاه ، فإن الغرض من الاعتمادات يتم تحديده أيضًا من خلال المبلغ الذي يخصصه التشريع لتلك الوحدات. بموجب هذا المعيار ، يجب أن تكون الالتزامات التعاقدية متسقة مع السلطة الممنوحة للوكالة بموجب القانون. لا توجد استثناءات. الميزانية والموارد المتاحة: الميزانية هي الجسر بين الاعتمادات والموارد. يساعد وجود الميزانية على ضمان دعم الاعتمادات بالموارد (أي بالنقد والإيرادات المكتسبة.) القسم 6-3-7 ، NMSA ، 1978 يحظر على الوكالة إجراء نفقات غير مصرح بها من قبل ميزانية معتمدة. يتطلب هذا المعيار أن تظل الوكالة في حدود ميزانيتها عند إجراء النفقات. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يتطلب من الوكالة أن تطلب طلب تعديل الميزانية وخفض ميزانيتها إذا كانت الإيرادات المتوقعة للوكالة لا تلبي التوقعات. الخلاصة ما لم تفي النفقات المقترحة بجميع المعايير الأربعة المذكورة أعلاه ، فلا ينبغي تكبدها. الملحق 8 - تقديم الوجبات لقسم الرقابة المالية الكتاب الأبيض لنظام المحاسبة المركزي المنشور: 12 يوليو 2002 للحصول على أحدث المعلومات ، راجع http://www.dfafcd.state.nm.us تقديم وجبات الطعام والمركبات المملوكة للدولة للموظفين جدول المحتويات مقدمة .................................................. .............................................. 2 وجبات .. .................................................. .................................................. ..... 3 المركبات المملوكة للدولة ... ....................................... 3 قسم الرقابة المالية DFA DFA هذا المستند التعريفي التمهيدي هو أ نتاج قسم الرقابة المالية بوزارة المالية والإدارة بنيو مكسيكو. وهو "مفتاح" لفهم المسائل المتعلقة بالتمويل والمحاسبة ولا يحل محل النظام الأساسي أو القواعد واللوائح الخاصة بقسم الشؤون المالية والإدارية ودائرة الخدمات العامة. قسم الرقابة المالية مقدمة في DFA قد تستدعي الظروف أحيانًا قيام وكالة حكومية 1 بتزويد الموظف بوجبة أو استخدام سيارة مملوكة للدولة. يتناول هذا المستند التعريفي التمهيدي متى يكون من المناسب فعل ذلك وعندما لا يكون كذلك. فائدة هامشية. الميزة الإضافية هي ما يعادل المال.        يؤدي منح الموظف ميزة إضافية إلى زيادة تعويضه. الحد الأقصى للمبلغ الذي يجوز للوكالة تعويض الموظف الفردي - وهذا يشمل المسؤولين المنتخبين - يتم تحديده بموجب القانون (إما بموجب دستور الولاية ، أو بموجب القانون ، أو بموجب حكم). اعتمادًا على الظروف ، فإن الوكالة التي تضيف ميزة إضافية إلى الحد الأقصى للتعويض الذي يسمح به القانون تنتهك المادة 30-23-2 ، NMSA 1978 ، والتي تنص جزئيًا على ما يلي: كل من يرتكب دفع أو تلقي أموال عامة مقابل خدمات لم يتم تقديمها هو مذنب بارتكاب جناية من الدرجة الرابعة.        لذلك ، كقاعدة عامة ، يجب على الوكالة عدم تقديم وجبات الطعام للموظفين أو السماح للموظفين باستخدام المركبات المملوكة للدولة ، إذا أدى ذلك إلى تعويض. 1 لأغراض هذا الكتاب الأبيض ، تعني "الوكالة" أي إدارة أو مؤسسة أو مجلس إدارة أو مكتب أو لجنة أو منطقة أو لجنة تابعة لحكومة ولاية نيو مكسيكو. 2 قانون الأجر اليومي والمسافات المقطوعة ، وقانون النقل والخدمات ، والقانون الإداري لنيو مكسيكو (العنوان 1 ، الفصل 5 ، الجزء 2 والعنوان 2 ، الفصل 42 ، الجزء 2) يعالجون أيضًا ملاءمة تقديم الوجبات والمركبات المملوكة للدولة إلى الموظفين. لضمان فهم شامل لهذا الموضوع ، يجب على قارئ هذا المستند التعريفي التمهيدي أيضًا قراءة الأفعال والتعليمات البرمجية.   Meals De Minimis Meals De minimis وجبات قليلة القيمة ، مع الأخذ في الاعتبار عدد المرات التي تقدمها الوكالة للموظف. تشمل الأمثلة ما يلي: 1) القهوة أو الكعك أو المشروبات الغازية التي يتم تقديمها في ندوة تدريبية رسمية. 2) الوجبات التي يقدمها البائع والمضمنة كجزء من رسوم التسجيل في ندوة أو منتدى أو مؤتمر ، وما إلى ذلك ؛ أو 3) وجبة عرضية تقدم للموظف في مكان عمل الموظف - من أجل راحة الوكالة - لتمكين الموظف من العمل لساعات إضافية.        إذا كانت الوكالة تقدم وجبات أكثر من أربع مرات في السنة المالية للموظف ، فقد يكون متكررًا بدرجة كافية بحيث لا تكون الوجبات مؤهلة كحد أدنى. لذلك ، يجب على الوكالة الحصول على إذن كتابي من قسم الرقابة المالية في وزارة المالية والإدارة لتجاوز أربع وجبات في السنة المالية ، حتى لو كانت كل وجبة فردية تعتبر حدًا أدنى. أنواع أخرى من الوجبات هناك ظروف محدودة يمكن بموجبها للوكالة شراء وجبة لموظف. أولاً ، يمكن تقديم وجبة للموظف الذي يسافر بموجب أحكام قانون البدل اليومي والمسافة المقطوعة.        ثانيًا ، يجوز تقديم وجبة للموظف عند عدم وجود مرافق طعام كافية بالقرب من موقع العمل ، بشرط أن تكون الوجبة لراحة الوكالة ويتم تقديمها خلال ساعات العمل. من الأمثلة على ذلك الوجبة المقدمة للموظف الذي يستجيب لكارثة أو حالة طوارئ ولا يمكنه ترك وظيفته أو وظيفتها.        ثالثًا ، وجبة "عمل" ، ولكن فقط عندما تكون مصاريف الترفيه مصرحًا بها على وجه التحديد من قبل الهيئة التشريعية. مثال على وجبة عمل سيكون وجبة لموظف تنمية اقتصادية باستخدام حضوره أو حضورها في مأدبة غداء كفرصة للترويج لنيو مكسيكو كموقع عمل.        من الأمثلة على التفويض المحدد من قبل الهيئة التشريعية الاعتمادات التي تتضمن لغة تسمح بنفقات الترفيه. في حالة عدم وجود لغة محددة في الاعتماد ، فإن اللغة المحددة في طلب الميزانية أو التوصية التي تشكل أساس الاعتماد ستكون كافية. ومع ذلك ، فإن "القصد" من طلب الميزانية ، أو توصية الميزانية ، أو الاعتمادات لن يكون كذلك.        يجب ألا تشتري الوكالة وجبات الموظفين كوسيلة لتعزيز النوايا الحسنة أو رفع معنويات الموظفين. وهذا ينطبق أيضًا على وجبات الطعام الصغيرة. المركبات المملوكة للدولة يجب ألا تسمح الوكالة للموظف بالاستخدام الشخصي لمركبة مملوكة للدولة. لا توجد استثناءات لهذه. (هذا لا يعني أنه لا يمكن للموظف تقديم مساعدة طارئة أو مساعدة لأي شخص.) إذا كان الموظف يسافر ، كما هو محدد في اللوائح التي تحكم قانون البدل اليومي والمسافة المقطوعة ، فإن استخدام السيارة لأغراض العمل يشمل استخدام الموظف وصول المركبة إلى وجهة الرحلة والحصول على الطعام والمأوى والضروريات الأخرى اللازمة للحفاظ على صحته أثناء السفر. لن يكون استخدام السيارة للاستمتاع بمناطق الجذب السياحي المحلية استخدامًا تجاريًا. لن يسافر أي منهما ستين ميلاً لتناول العشاء عندما يتوفر مطعم في مكان قريب.        بشكل عام ، يجب ألا تسمح الوكالة للموظف باستخدام سيارة مملوكة للدولة للتنقل بين وظيفته / وظيفتها المحددة ومكان الإقامة. الاستثناءات الثلاثة لهذا ، وهي الاستخدام التجاري للمركبة ، هي كما يلي: 1) موظف السلامة العامة يتنقل في سيارة شرطة أو سيارة إطفاء تحمل علامات واضحة ، عندما يكون التنقل من أجل راحة الدولة (على سبيل المثال ، يجب على الضابط أن يكون معه سيارته في جميع الأوقات للرد على مكالمات الطوارئ على الفور) ؛ 2) ضابط إنفاذ القانون يتنقل في مركبة غير مميزة ، عندما يكون التنقل من أجل مصلحة الدولة ؛ أو 3) موظف يتنقل في مركبة لحماية المركبة بعد ساعات العمل.        بالنسبة للبند 3 في الفقرة السابقة ، سواء كان طوعياً أو مطلوبًا ، يجب على الوكالة تضمين قيمة استخدام السيارة في أجور الموظف. تمشيا مع إرشادات دائرة الإيرادات الداخلية ، فإن القيمة هي 1.50 دولار في اتجاه واحد. However, if the employee is an elected official or highly compensated employee (an employee who received over $90,000 in compensation in the prior calendar year), the agency must instead use the annual lease value from the table below:          Annual          Automobile’s Lease          Cost Value          $0 to 999.........................................................................$600          1,000 to 1,999...................................................................850          2,000 to 2,999................................................................1,100          3,000 to 3,999................................................................1,350          4,000 to 4,999................................................................1,600          5,000 to 5,999................................................................1,850          6,000 to 6,999................................................................2,100          7,000 to 7,999................................................................2,350          8,000 to 8,999................................................................2,600          9,000 to 9,999................................................................2,850          10,000 to 10,999............................................................3,100          11,000 to 11,999............................................................3,350          12,000 to 12,999............................................................3,600          13,000 to 13,999............................................................3,850          14,000 to 14,999............................................................4,100          15,000 to 15,999............................................................4,350          16,000 to 16,999............................................................4,600          17,000 to 17,999............................................................4,850          18,000 to 18,999............................................................5,100          19,000 to 19,999............................................................5,350          20,000 to 20,999............................................................5,600          21,000 to 21,999............................................................5,850          22,000 to 22,999............................................................6,100          23,000 to 23,999............................................................6.350          24,000 to 24,999............................................................6,600          25,000 to 25,999............................................................6,850          26,000 to 27,999............................................................7,250          28,000 to 28,999............................................................7,750          30,000 to 31,999............................................................8,250          32,000 to 33,999............................................................8,750          34,000 to 35,999............................................................9,250          36,000 to 37,999............................................................9,750          38,000 to 39,999..........................................................10,250          40,000 to 41,999..........................................................10,750          42,000 to 43,999..........................................................11,250          44,000 to 45,999..........................................................11,750          46,000 to 47,999..........................................................12,250          48,000 to 49,999..........................................................12,750          50,000 to 51,999..........................................................13,250          52,000 to 53,999..........................................................13,750          54,000 to 55,999..........................................................14,250          56,000 to 57,999..........................................................14,750          58,000 to 59,999..........................................................15,250        The agency may prorate the annual lease value by multiplying the value by a fraction: the numerator being the               number of days the vehicle is available to the employee and the denominator being 365. على سبيل المثال ، إذا كانت السيارة التي تبلغ تكلفتها 25,000 دولار متاحة للموظف لمدة 10 أيام في فترة دفع معينة ، فإن قيمة الإيجار السنوي التناسب هي 187.67 دولارًا (6,850 دولارًا مضروبًا في 10/365). يجب أن تدرج الوكالة مبلغ 187.67 دولارًا في أجور الموظف. (للقيام بذلك ، اتصل بمكتب الرواتب المركزي ، قسم الرقابة المالية ، للحصول على التعليمات.) يجب أن تحصل الوكالة على إذن كتابي من قسم الرقابة المالية في وزارة المالية والإدارة قبل مطالبة الموظف أو السماح له بأخذ سيارة منزل لحمايته. سيطلب قسم الرقابة المالية من الوكالة تبرير عملها من حيث الفعالية من حيث التكلفة ، بالنظر إلى الخيارات المتاحة لحماية السيارة. من أجل التأكد من أن حماية السيارة هي في الواقع هدف الوكالة ، سيقوم القسم أيضًا بفحص اختيار الوكالة للموظف الذي سيهتم بالمركبة.                                                                                                                                                                                                         

فهم مؤشرات الإنفاق الموهوب وغير الممنوح

مقدم: تيري شويبوثام
تاريخ الطلب 11-17-2015

عرض تقديمي - PDF
نشرة - PDF

** START HANDOUT ** فهم مؤشرات الإنفاق الممنوحة وغير الممنوحة المقدمة من Terry Shoebotham Business Management Specialist في 17 نوفمبر 2015 (تم تحديث هذه المعلومات من مستند مماثل تم إعداده في عام 2009) 2 3 جدول المحتويات الهدايا للجامعة ... .................................................. .................................................. .............................. 5 مؤسسة UNM ................. .................................................. .................................................. .................................. 6 UNM Foundation SURCHARGE ............ .................................................. .................................................. ...................... 6 المتلقين للمانحين ......................... .................................................. .................................................. .............................. 6 المسؤولية تجاه الجهة المانحة ................ .................................................. .. .................................................. ........................ 6 برامج جمع الأموال ... .................................................. .................................................. ..................... 6 صناديق التأسيس .......................... .................................................. .................................................. ........................ 7 الأموال الموقوفة ........................ .................................................. .................................................. ........................... 8 الأموال غير الممنوحة ................... .................................................. .................................................. ....................... 8 الصناديق التقديرية للمؤسسة ....................... .................................................. .................................................. .8 البحث عن جميع أموالك ............................................ ......................................... ................................................ 9 الإبلاغ .................................................. .................................................. .................................................. ............. 9 الصناديق الممنوحة .................................. .................................................. .................................................. .......... 12 محددة ................................................ .................................................. .................................................. ................. 12 تحديد أموال ومؤشرات المؤسسة ........................... .................................................. .............................................. 12 أموال غير موثقة .................................................. .................................................. ................................... 15 محددًا ... .................................................. .................................................. ................. 15 بانر وصناديق غير موثقة ........................... .................................................. .................................................15 الهدايا مقابل العقود والمنح ............................................. .................................................. ............................ 16 الملحق 1 - اتفاقية الهبة الوقفية ............... .................................................. .................................. 18 الملحق 2 - نموذج إنشاء الصندوق ... .................................................. ........... 20 الملحق 3 - موهوب وغير مقارن ......................................... ....................................... 22 الملحق 4 - السياسات ذات الصلة ............................................ .................................................. ............................ 22 الملحق 5 - الحد الأدنى من الوقف ............................................ .................................................. ............... 23 الملحق 6 - تعريفات المصطلح ............................................ .................................................. .......................... 24 الملحق 7 - التقارير التأسيسية ... .................................................. ................... 25 الملحق 8 - تقارير البانر الممنوحة وغير الممنوحة ........................................ .............................. 28 الملحق 9 - التمييز بين الهدايا والمنح والعقود ... ............... 31 4 5 هدايا للجامعة الدعم الخاص مهم للغاية لمهمة التدريس والبحث والخدمة العامة للجامعة. من خلال الدعم الخاص ، يمكن للجامعة تعزيز البرامج الحالية وتطوير الموارد لدعم البرامج المستقبلية. لضمان التطوير والإدارة الفعالين للدعم الخاص والامتثال للوائح دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) ، تنسق الجامعة جميع الجهود للحصول على الدعم الخاص وزيادته من خلال مؤسسة جامعة نيو مكسيكو ، وهي مؤسسة غير ربحية. تم اعتماد المؤسسة من قبل مجلس حكام جامعة نيو مكسيكو في عام 1979 لطلب المساهمات الخاصة وقبولها وإدارتها بغرض تعزيز الالتزامات التعليمية والبحثية والخدمية للجامعة. يعمل موظفو الجامعة في المؤسسة تحت إشراف مجلس أمناء المؤسسة ورئيس مؤسسة UNM. يجب إبلاغ مؤسسة UNM بجميع الهدايا التي تتلقاها الجامعة ، بما في ذلك الهدايا المقدمة للكليات والمدارس والأقسام و / أو البرامج. تنطبق السياسة 1030 على استلام واستثمار جميع الهدايا من المصادر الخاصة المقدمة لصالح تعليم الجامعة أو بحثها أو مهمة الخدمة العامة بغض النظر عمن يتلقى المساهمة بالفعل. قد تأتي الهدايا بأشكال عديدة بما في ذلك:  النقد والشيكات والمدفوعات ببطاقات الائتمان ؛  أوراق مالية.  عقارات ؛  الوصايا ، والوصايا ، والتروستات ، وأشكال أخرى من الهدايا المخططة ؛  الفن والمقتنيات ؛  المعدات والإمدادات وأنواع أخرى من الممتلكات الشخصية المادية ؛ الهدايا غير الملموسة مثل حقوق النشر والإتاوات وحقوق الارتفاق ؛ و  المنح الخاصة. تتطلب لوائح مصلحة الضرائب الأمريكية الآن من المانحين الحصول على إيصالات من أجل خصم الهدايا الخيرية من الإقرارات الضريبية الخاصة بهم. مؤسسة UNM هي المسؤولة عن إرسال هذه الإيصالات بالبريد إلى الجهات المانحة. يجب إبلاغ المؤسسة عن هدايا المانحين حتى يتم إصدار هذه الإيصالات. لا تنطبق هذه السياسة على المنح المقدمة من الوكالات الحكومية أو على العقود من الوكالات الحكومية أو الشركات أو الكيانات الأخرى لمشاريع البحث أو الخدمات حيث تبدأ الوكالة الممولة المشروع وتحدد العمليات والأساليب والمعايير و / أو تستمد اقتصادًا جوهريًا مباشرًا الاستفادة من النتائج. يتم التعامل مع هذه العقود من قبل المشاريع المدعومة في الحرم الرئيسي أو HSC. 6 مؤسسة UNM مؤسسة UNM هي كيان منفصل عن UNM ، وقد تم تأسيسها في عام 1979. مؤسسة UNM هي منظمة 501c3 تتمثل مهمتها في زيادة الهدايا الخاصة لجامعة الأمم المتحدة من خلال تطوير علاقات طويلة الأمد مع المانحين ومطابقة اهتماماتهم مع أولويات الجامعة ، وخلق فرص فريدة لطلابنا وأعضاء هيئة التدريس والخريجين. يمكن العثور على موقع مؤسسة UNM على https://www.unmfund.org. يتم دعم UNM FOUNDATION SURCHARGE UNM Foundation جزئيًا عن طريق فرض رسوم على صندوق الاستثمار الموحد (CIF). يتم توفير ما تبقى من دعمهم من خلال توزيع التكاليف لمنظمات UNM بناءً على أرصدة الكيانات الممنوحة الخاصة بهم في نهاية العام. المحاسبة غير المقيدة يوزع HSC هذه التكاليف عبر FUPLOAD ربع سنوي إلى المؤشرات التي تقدمها الإدارات لتجميع هذه التكاليف. متلقي المانحين يتم إصدار إيصال رسمي من الجامعة / مؤسسة UNM للمانح في وقت الهدية أو في أقرب وقت ممكن بعد استلام الهدية. بالنسبة للتبرعات التي يحصل المتبرع عليها على مخصصات ، ستحدد المؤسسة قيمة أي فائدة يتم تلقيها على الإيصال. هذا صحيح بالنسبة لجميع الهدايا الممنوحة وغير الموهوبة. المسؤولية تجاه الجهة المانحة لضمان ثقة المتبرعين والمانحين المحتملين في الجامعة ، يحق لهم:  إبلاغهم برسالة الجامعة والاستخدام المقصود للموارد المتبرع بها ؛  تلقي الإقرار والاعتراف المناسبين ؛  الوصول إلى المعلومات ذات الصلة بالجامعة ؛  تلقي الإشراف على الاستخدامات والمستفيدين من هباتهم (هداياهم). يتم إخبار المتبرعين بمن يتم تعيينهم إذا قاموا بتمويل كرسي موهوب ، أو أسماء متلقي المنح الدراسية إذا قاموا بتمويل منحة دراسية. برامج جمع الأموال يجب تنسيق جميع طلبات الهدايا من الأفراد والشركات والمؤسسات من قبل مؤسسة UNM ومتخصصي التطوير في الكليات والمدارس والبرامج. يجب أن توافق مؤسسة UNM على أي كتابات ، بما في ذلك الكتيبات والنشرات الإخبارية المستخدمة لجذب الأموال الخاصة ، من أجل تقديم صوت وصورة موحدين ولضمان أن تكون المعلومات الأكثر دقة وحداثة مناسبة لصندوق معين - تنعكس الجهود الصاعدة. جميع الهدايا التي تتلقاها الجامعة أو هيئة التدريس أو الموظفون أو المتطوعون أو المنظمات الطلابية لدعم أي برنامج أو نشاط جامعي ، بغض النظر عن المصدر أو نوع الهدية ، يجب إيداعها وإنفاقها من خلال أنظمة المحاسبة بالجامعة وفقًا لسياسات الجامعة الإدارية 7 و إجراءات. يحظر استخدام حسابات مصرفية خارجية. ستعمل مؤسسة UNM على ضمان امتثال جميع فعاليات الجامعة لجمع الأموال للقوانين المحلية والولائية والفيدرالية. يجب أن تودع جميع الهدايا بجميع أنواعها من قبل المؤسسة. وهذا يشمل الإيرادات من جمع التبرعات لغير الهدايا ، مثل بطولات الجولف أو المشي الخيري. إذا كان مبلغ الهدية صغيرًا ومن المتوقع ألا يكون متكررًا ، فيجوز للمؤسسة إيداع الإيرادات في مؤشر الخدمة العامة للإدارة في حساب إيرادات غير هدايا. يتم إيداع الأموال التي يجمعها الطلاب بشكل عام في صندوق / مؤشر تم إعداده لحكومة الطلاب. إذا كان المبلغ كبيرًا أو من المتوقع أن يتكرر ، فقد تفتح المؤسسة مؤشرًا تأسيسيًا للقسم. الصناديق التأسيسية هناك نوعان أساسيان من الهدايا ، الممنوحة وغير الممنوحة. يمكن أن يكون لكل منها مؤشرات للخدمة العامة أو البحث أو التعليم أو الاستخدام السريري. سيتم العثور على مؤشرات الإنفاق في الحرم الجامعي الرئيسي في منطقة الخدمة العامة. بالنسبة للحرم الجامعية ، سيكونون أيضًا في منطقة الخدمة العامة ، صندوق الخدمة العامة الخاص بهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تكون هذه المؤشرات تقديرية في أي من الجهات الممنوحة أو غير الممنوحة. سيتم إدراج مؤشرات الإنفاق HSC Endowed ضمن الصناديق التالية. HSC = رقم الصندوق الممنوح لمركز العلوم الصحية الموقع اسم الصندوق الممنوح 3U0003 HSC HU Endowed Spending Education 3U0081 HSC HU Endowed Spending Research 3U0302 HSC HU Endowed Spending Services Clinical Services سيتم إدراج مؤشرات الإنفاق غير الممنوحة ضمن هذه الصناديق. رقم الصندوق غير الممنوح الموقع اسم الصندوق غير الممنوح 3U0001 HSC HU بحث الإنفاق غير الممنوح 3U0002 HSC HU تعليم الإنفاق غير الممنوح 3U0301 HSC HU غير الممنوح الخدمة السريرية 8 صناديق ENDOWED تتطلب الأموال الممنوحة مؤشرين على الأقل. أحد المؤشرات هو للمجموعة ، وهي الأموال المتبرع بها والتي يتم استثمارها ولا يجوز إنفاقها. البرنامج لجميع أموال المجموعة هو P504. هذا هو برنامج دفتر الأستاذ العام الذي لا يؤثر على تنسيق التقارير الحكومية. المؤشر الثاني هو مؤشر الإنفاق. يتلقى هذا المؤشر ربع سنوي توزيع إنفاق من الأموال المستثمرة. هذه هي الأموال التي قد تنفقها الدائرة. تتلقى كل كلية أو مدرسة أو قسم يتلقى الهبة بيانًا ربع سنويًا من المؤسسة. يسرد البيان عنوان الصندوق ، والقيمة في بداية ونهاية السنة المالية ، والإضافات إلى رأس المال ، وإجمالي عوائد الاستثمار للسنة المالية ، وتوزيع الإنفاق الإجمالي. يتم إرسال تقرير نشاط الوقف عبر البريد الإلكتروني إلى الإدارات. يتم تحويل توزيع الإنفاق (المبلغ الذي يمكن إنفاقه) إلى مؤشر الإنفاق كل ثلاثة أشهر ويستند إلى النسب المئوية المحددة مسبقًا المنصوص عليها في سياسة إدارة الاستثمار الوقفي للوصي. يتلقى كل من الجهات المانحة والإدارات تقريرًا سنويًا في أكتوبر يوضح أداء الوقف. بشكل عام ، هذه الأموال لها قيود المانحين على كيفية إنفاقها ، بالإضافة إلى قيود سياسة UNM القياسية. تقرير القسم هو تقرير توزيع إنفاق الوقف. الأموال غير الموقوفة يتطلب الحساب غير الممنوح فهرسًا واحدًا. يمكن إنفاق جميع الأموال الموجودة في الحساب غير الممنوح. لا يتم استثمار الحسابات غير الممنوحة. بشكل عام ، تحتوي هذه الحسابات على قيود الجهات المانحة على كيفية إنفاقها بالإضافة إلى قيود سياسة UNM القياسية. يتم تحديث الهدايا المقدمة إلى الصناديق غير الممنوحة في Banner أسبوعياً. يتم تشغيل التقارير في MyReports. لا ترسل المؤسسة أي تقارير غير ممنوحة إلى الإدارات. الصناديق التقديرية للمؤسسة هي أموال غير ممنوحة تم منحها لقسم أو لرئيس الجامعة لتوزيعها دون قيود من المانحين. تنطبق سياسات UNM على إنفاق هذه الأموال. 1) مراجعة سياسة UNM. لن تتم الموافقة على عمليات الشراء التي لا تسمح بها سياسة UNM. تتعاون المحاسبة غير المقيدة مع المؤسسة عند مراجعة مستندات الإنفاق والموافقة على استثناءات الإنفاق أو رفضها. 9 البحث عن جميع الأموال الخاصة بك لدى بعض الإدارات حسابات إنفاق موهوبة أو غير موثقة ولا تنفق الأموال. يتوقع المانحون استخدام الأموال التي يتبرعون بها. تأكد من أنك على علم بجميع الأموال المتاحة لقسمك. خلال موسم الميزانية ، يجب على كل إدارة أن تضع ميزانية لإنفاق هذه الأموال ، كما أراد المانح. يمكنك استخدام تقرير MyReports FORURBH-Unrestricted Balance لسرد جميع المؤشرات في أي صندوق. لتشغيل هذا التقرير قم بتسجيل الدخول إلى MyReports. تم العثور على التقرير في MyReports ضمن Finance / F HSC Reports / FORURBH HSC Unrestricted Balance. للعثور على أرصدة مؤشرات إنفاق الأموال غير الممنوحة ، استخدم الصندوق 3U0001 أو 3U0002 أو 3U0301. للعثور على أرصدة مؤشرات إنفاق الأموال الممنوحة ، قم بتشغيل الصندوق 3U0003 أو 3U0081 أو 3U0302. الإبلاغ في هذا المثال سوف ننظر في 099A: مركز علاج أبحاث السرطان المستوى 5. كان بإمكاننا اختيار صندوق من المستوى 6 أو 7. اخترنا Endowed Education Fund 3U0003 وصيغة PDF. هذا هو التقرير الذي تم إنتاجه. لاحظ أنه يسرد الحدود الموضوعة في التقرير (099A ، 3U0003) ، ويظهر جميع المؤشرات التي تناسب هذه الحدود. 10 سننظر الآن في نموذج Banner FGIBDST في نهاية يونيو 2015 ، في المؤشر 0991IN: لاحظ أن صافي الإجمالي ، [الذي يمثل الإيرادات (50,000 دولار) ، ناقصًا النفقات يساوي 26,287.63 دولارًا. هذا هو الرصيد المتاح لهذا المؤشر الموضح في تقرير FORURBH أعلاه. من خلال تشغيل تقرير FORURBH لمؤسستك لكل من الصناديق الستة الممنوحة وغير الممنوحة ، سيتم عرض جميع مؤشراتك ، مع أرصدتها الحالية. 11 FOROLDH - سيُظهر تقرير ملخص دفتر الأستاذ التشغيلي النشاط حسب المؤشر للمؤشرات الممنوحة أو غير الممنوحة. لتشغيل التقرير ، استخدم المعايير التالية: مستوى مؤسستك ، الأموال الممنوحة (أو غير الممنوحة) حسب المستوى 3. الأموال الممنوحة وغير الممنوحة مذكورة في الصفحة 5. صفحة من التقرير تنتجها المعايير المذكورة أعلاه: 12 صندوقًا موهوبًا محددًا يشير المصطلحان "الممنوحة" و "غير الممنوحة" إلى الصناديق التي تم إنشاؤها في UNM أو مؤسسة UNM. تشير "الموهوبة" إلى الهدايا التي يزيد مجموعها عن 25,000 دولار والتي تستمر إلى الأبد. هذا يعني أنه يتم استثمار الهدايا ، ويمكن فقط إنفاق إجمالي الإنفاق المخصص من الهدايا. لا يمكن إنفاق المبلغ الأصلي المتبرع به. يحدد المانح كيف يمكن إنفاق الدخل ، والذي يتم تضمينه في وثيقة اتفاقية الهبة. لا يمكن إنفاق مخصصات الإنفاق من الأموال إلا وفقًا لنية المتبرع. تتولى مؤسسة UNM استثمار هذه الأموال ، وترفع تقاريرها إلى القسم والمانح سنويًا. هذه الهدايا لها مؤشرين. مؤشر المجموعة ، الذي يتم استثماره ، ومؤشر الإنفاق الذي يمكن للإدارة إنفاقه. لا تخلط بين هذين المؤشرين. يمكن تمويل الهبات الجديدة على مدى ثلاث سنوات إذا اختار المانح ذلك. مع وجود أوقاف جديدة في طور التمويل على مدى عدة سنوات ، قد لا تكون هناك أموال متاحة للإنفاق. سيتم إرجاع الإيرادات التي كانت ستذهب إلى مؤشر الإنفاق إلى مؤشر المجموعة مباشرة بعد نهاية العام حتى يتم تمويل الوقف بالكامل. سيتم السماح بتوزيعات الإنفاق فقط بعد أن يتم تمويل الهبة بالكامل. انظر الملحق 8 لمزيد من المعلومات التفصيلية. يتم تسجيل توزيع الإنفاق التقديري للأموال الموقوفة كل ثلاثة أشهر. يتم تجميع توزيع الإنفاق في نهاية السنة المالية. يتم احتساب توزيع الإنفاق على أساس معادلة معقدة يستخدمها أمناء المؤسسة. تحديد أموال ومؤشرات الشركات سوف تحصل على مؤشرات إنفاقك من تقرير FORURBH الخاص بك. ماذا لو كنت بحاجة إلى تحديد Corpus (صندوق استثمار دفتر الأستاذ العام لهذا الوقف المحدد) المرتبط بمؤشر الإنفاق؟ أسهل طريقة للحصول على رقم الصندوق هذا هي الحصول على نسخة من أحدث تقرير نشاط وقفي يتم إرساله إلى قسمك كل عام. يحتوي على جميع مؤشرات Corpus ومؤشر الإنفاق المرتبط بها. هناك طريقة أخرى وهي: 1) انتقل إلى نموذج Banner FGIBDST. أدخل رقم الفهرس وحدد "Next Block". اكتب رقم البرنامج. في المثال أدناه ، رقم البرنامج هو P3E074. لكل مؤشر إنفاق موهوب رقم برنامج فريد. 13 2) انتقل إلى نموذج Banner FGITBAL. أزل "P" من رقم البرنامج. ضع الباقي في خانة "الصندوق". حدد "التالي بلوك". الرصيد البالغ 570,850.39،1 دولارًا أمريكيًا في AOCC-Claim on Cash هو مبلغ مجموعة الهبات الحالي الخاص بك (XNUMX). تذكر أنه بينما يحتوي هذا الصندوق على مؤشر ، يمكنك رؤية رصيدك من خلال النظر إلى الصندوق هنا على FGITBAL. هذا هو المبلغ المستثمر وغير المتاح للإنفاق. يتم تعديل رصيد كوربوسك شهريًا ليعكس القيمة السوقية في نهاية السنة المالية. خلال الفترة المتبقية من العام ، تعكس القيمة إضافات السنة الحالية من الهدايا الإضافية. يمكن أن تؤثر المكاسب والخسائر غير المحققة والتعديلات الأخرى التي تم إجراؤها على القيمة السوقية على رصيدك بشكل كبير في نهاية العام. سيحصل مؤشر الإنفاق الخاص بك على توزيع ربع سنوي ، مع زيادة حقيقية في نهاية السنة المالية. يتم حساب هذا المبلغ باستخدام صيغة معقدة ولا يمكن توقعه بدقة. يعكس التوزيع تعديلات السوق ومتوسط ​​الأرصدة المتجددة لمدة 3 سنوات في مجموعتك. 14 إذا كنت بحاجة إلى تحديد مؤشر صندوق Corpus الخاص بك: 1) من القائمة العامة في Banner ، اكتب FTMACCI في مربع "الانتقال إلى". انقر فوق إدخال. 2) حدد رمز "إدخال الاستعلام" [A] أو اضغط على المفتاح F7. 3) أدخل رقم الصندوق (قم بإزالة "P" من رقم برنامج مؤشر الإنفاق للحصول على رقم صندوق Corpus) [B] 4) حدد رمز "تنفيذ الاستعلام" [C] أو اضغط على المفتاح F8. يظهر النموذج أدناه. لاحظ أن فهرس مجموعة الوقف (099676) يختلف عن مؤشر الإنفاق على الوقف (0990DY). 1 15 ما ورد أعلاه هو مثال في Banner of Foundation Endowed Index. الأموال غير الممنوحة تختلف الهدايا المحددة وغير الممنوحة عن الهدايا الممنوحة من حيث أنه يمكن إنفاق مبلغ الهدية بالكامل. لا يوجد لدى القسم المقدم للهدية أي مصدر دخل متكرر من الهدية. يحدد المتبرع كيف يمكن إنفاق الهدية ويمكن إنفاق المبلغ بالكامل وفقًا لنية المتبرع. لا تصدر المؤسسة تقارير عن الأموال غير الممنوحة. بالنسبة إلى UNM ، يتم تحديث نظام محاسبة Banner أسبوعياً بجميع المعلومات ذات الصلة. يمكن تشغيل التقارير في أي وقت للحصول على المعلومات التي تحتاجها باستخدام MyReport BANNER المناسب وصناديق غير موثقة. في حين أنه قد تكون هناك مؤشرات إضافية مرتبطة بحساب غير ممنوح ، لا يوجد سوى مؤشر أساسي واحد. هذا المؤشر الأساسي هو المكان الذي تنقل فيه المؤسسة الهدايا. هذا المؤشر هو مؤشر الإنفاق. يمكن الاطلاع على المبلغ المتاح للإنفاق في أي وقت على نموذج Banner FGIBDST. ACB 16 في الصندوق 3U0301-Non Endow Spending Clinical Svc ، تم اختيار المؤشر 9970FG. انتقل إلى Banner ، وشكل FGIBDST. إليك نموذج FGIBDST لمؤشر الإنفاق غير الممنوح 9970FG. يمكنك التعمق لمزيد من التفاصيل حول أي حساب. يحتوي هذا المؤشر غير الممنوح على 35,738.63 دولارًا أمريكيًا في الرصيد الآجل ، و 799.35 دولارًا أمريكيًا في هدايا العام الحالي. لا يوجد صندوق أساسي أو مؤشر مرتبط بهذا المؤشر أو بأي مؤشر غير ممنوح. لم يتم إنفاق أي شيء من هذا المؤشر في هذه السنة المالية. إذا كان هناك أي إنفاق ، فسيتم تفصيله حسب حساب المصروفات في النموذج أعلاه. ستظهر MyReports الشهرية اللاحقة عندما تم استلام 799.35 دولارًا أمريكيًا في الهدايا خلال هذا العام ، أو يمكنك التعمق في المبلغ والاطلاع على جميع التفاصيل ذات الصلة. في عام 2010 ، نفذت المؤسسة نظامًا جديدًا للترقيم التأسيسي. تبدأ جميع أرقام صندوق المؤسسة غير الممنوحة الآن بالرقم "2" ، ولكن إذا تم إنشاء الصندوق قبل عام 2010 ، فسيكون الرقم "2" مفقودًا في Banner ، كما في المثال أعلاه. للحصول على رقم صندوق المؤسسة ، أضف "2" قبل أي أرقام مؤسسة مكونة من خمسة أرقام موجودة في Banner. تتكون جميع أرقام صندوق المؤسسة من ستة أرقام ، وتبدأ بالرقم 2. الهدايا والتبرعات عبر المؤسسة ، كما هو موضح أعلاه. ومع ذلك ، فإن المنح تمر عبر المشاريع الممولة ، وتتم مراقبتها بواسطة محاسبة العقود والمنح. عادةً ما ترغب المنح ، بما في ذلك المنح الخاصة ، في إرجاع الأموال التي لم يتم إنفاقها في نهاية فترة المنحة. وعادة ما يريدون أشياء مثل التقارير المرحلية والتقرير المالي. هذه أدلة على أنك تتعامل مع منحة وليس هدية. انظر الملحق 9 بالتفصيل عن الفرق بين الهدايا والعقود والمنح. إذا كان لديك شيء لست متأكدًا منه ، فأبلغ المشاريع المدعومة. ستعمل المشاريع الممولة والمؤسسة معًا لمعرفة المكان الأنسب لها. 18 الملحق 1 - اتفاقية الهدية الممنوحة اتفاقية الهدايا بين جامعة نيو مكسيكو مؤسسة ، INC. واسم (أسماء) المانحين للصندوق الموهوب تحدد اتفاقية الهدية هذه التفاهم بين اسم (أسماء) المتبرع ("المتبرع (المانحون)") ومؤسسة جامعة نيو مكسيكو ، وهي مؤسسة غير ربحية في نيو مكسيكو تم تنظيمها وتشغيلها حصريًا من أجل الأغراض التعليمية والعلمية والأدبية والخيرية بالمعنى المقصود في القسم 501 (ج) (3) من قانون الإيرادات الداخلية لعام 1986 ، بصيغته المعدلة ("المؤسسة") ، فيما يتعلق بإنشاء المانحين وإدارة المؤسسة اسم الصندوق الموقوف ("الصندوق"). 1. يتبرع المانح بموجب هذا ، وينقل ويخصص للمؤسسة هدية غير قابلة للإلغاء لأغراض إنشاء اسم الصندوق الممنوح للدعم (أدخل وصف منطقة الدعم واسم الكلية أو القسم أو الوحدة ، إلى جانب أي مواصفات أخرى ذات صلة بالغرض من الصندوق. Fund.) تتم إدارة الصندوق من قبل مؤسسة UNM وفقًا لمواد تأسيسها ولوائحها الداخلية وقوانين ولاية نيو مكسيكو. يجب تحديد الصندوق على أنه اسم الصندوق الممنوح ويجب أن تحمل جميع النفقات من الصندوق اسم الصندوق. عينت جامعة نيو مكسيكو المسؤول الجامعي التالي اسمه وخلفائه أو خلفها ليكونوا مسؤولين عن الجامعة لضمان أن جميع النفقات التي تتم من الصندوق تتفق مع نية المانحين على النحو المنصوص عليه في هذه الاتفاقية. _________________________________________ التاريخ: __________________ الاسم الرسمي للجامعة: ______________________________ المسمى الوظيفي: ______________________________________ إذا كانت NAMED SPACE ، أو الأستاذ أو الرئيس: يخضع إنشاء هذا الصندوق أيضًا لموافقة مجلس الأمناء بموجب سياسة الحكام 2.11 ، "تسمية مرافق الجامعة ، الأماكن ، الأوقاف والبرامج "وسياسة أعمال الجامعة رقم 1020 ،" تسمية المرافق والمساحات والهبات والبرامج "وسيتم إدارتها وفقًا لهذه السياسات. 2. مصدر الصندوق: سيتم إنشاء الصندوق بمنحة أولية قدرها دولار أمريكي. يجوز للمانح (المانحين) أو أي فرد أو مؤسسة أو مؤسسة أو 19 منظمة معنية تقديم هدايا إضافية للصندوق في أي وقت. يتم تضمين معلومات حول المانح / المكرّم في المرفق أ بهذه الاتفاقية. إذا لم يتم تمويل الوقف بالكامل في وقت التوقيع: سيصبح الصندوق ساري المفعول في تاريخ استلام الحد الأدنى من التمويل المطلوب وقبوله من قبل المؤسسة. إذا لم يتم الوصول إلى الحد الأدنى للوقف في غضون ثلاث (3) سنوات من تاريخ نفاذ هذه الاتفاقية ، فإن المؤسسة ، بالتشاور مع الجامعة و / أو المانح (المانحين) ، لديها خيار تحويل رصيد الصندوق إلى آخر صندوق الهبات لغرض مماثل أو صندوق مؤسسة آخر يحدده المتبرع (المانحون) أو مسؤول (مسؤولو) الجامعة المناسبون. إذا تم تمويل الوقف عن طريق الطلب: إذا كانت هدية الوصية المخصصة لهذا الصندوق الممنوح لا تبلغ على الأقل (الحد الأدنى لمبلغ التمويل وقت التوقيع) ، فإن المؤسسة ، بالتشاور مع الجامعة ، لديها خيار تحويل رصيد التمويل لصندوق هبات آخر لغرض مماثل أو صندوق مؤسسة آخر يحدده المتبرع (المانحون) أو مسؤول (مسؤولو) الجامعة المناسبون. 3. إعلان عن الصندوق: يجوز للمؤسسة أو جامعة نيو مكسيكو الإعلان عن الصندوق ، بما في ذلك اسم المتبرع والمبلغ ووصف المساهمات والتفاصيل ذات الصلة في أي من منشوراتهما. 4. معلومات عن استخدام الأموال: ستستجيب المؤسسة لطلبات الحصول على المعلومات التي يقدمها المتبرع أو أسرة المتبرع المباشرة أو الأفراد الآخرون الذين حددهم المانح بشأن الأنشطة والبرامج التي يمولها الصندوق. 5. هيئة الاستثمار: المؤسسة مخولة بالحفاظ على الصندوق واستثماره وإعادة استثماره وفقًا لسياسات الاستثمار الخاصة بالمؤسسة على النحو المحدد من وقت لآخر من قبل مجلس أمناء المؤسسة وأوصياء جامعة نيو مكسيكو. لأغراض الاستثمار فقط ، يجوز خلط أموال هذا الصندوق مع أموال الوقف الأخرى التي تحتفظ بها المؤسسة. في جميع الأوقات ، يتم حساب الصندوق بشكل منفصل في دفاتر وسجلات المؤسسة. 6. مدة الصندوق: تم إنشاء الصندوق باعتباره هبة حقيقية إلى الأبد ، ويجب إدارته واستثماره وتوزيعه على الجامعة بحكمة من قبل المؤسسة لتحقيق غرض المانحين كما هو مذكور هنا ، وفقًا لقوانين الولاية والقوانين الفيدرالية المعمول بها ، و سياسات وإجراءات المؤسسة. إذا أصبح الغرض الذي تم إنشاء الصندوق من أجله مستحيل التنفيذ أو غير عملي إلى الحد الذي لا تستطيع فيه الجامعة استخدام الدعم الناتج عن الصندوق بموجب الشروط الحالية للاتفاقية أو إذا خلص رئيس الجامعة إلى أن تنفيذ الغرض يعرض الجامعة لخطر غير مقبول من التعرض القانوني ، يجب على المؤسسة التشاور مع المانح لتعديل الصندوق. إذا لم يكن المتبرع متاحًا ، فيجوز لرئيس المؤسسة ، بالتشاور مع مسؤول الجامعة ورئيس الجامعة ، أن يوصي مجلس أمناء المؤسسة بالموافقة على غرض بديل للصندوق أقرب إلى هدف المانح الأصلي ويتوافق معه. يمكن أن تبتكر في ذلك الوقت. 7. تقييم الرسوم والتكاليف العادية: يمكن للمؤسسة تقييم الرسوم العادية المرتبطة بتحصيل وصرف دخل الهدايا والهدايا ، بالإضافة إلى أي 20 تكاليف تتكبدها المؤسسة لإنشاء الصندوق أو استثماره أو إدارته أو حمايته أو الدفاع عنه. 8. المندوبون والخلفاء ملزمون: تكون هذه الاتفاقية ملزمة ونافذة لصالح أطراف هذه الاتفاقية وممثليهم وخلفائهم الشرعيين. ونتيجة لذلك ، لا يمكن سحب هذه الهدية مرة أخرى إلى تركة المتبرع ، أو التراجع عنها أو تغييرها بواسطة ورثة المانحين أو المستفيدين منه أو الدائنين أو الممثل الشخصي لعقار المتبرع. [قسم بديل محجوز للشركات المانحة]: هذه الاتفاقية ملزمة ونافذة لصالح الأطراف بموجب هذه الاتفاقية. إذا لم تعد المؤسسة المانحة موجودة ، فسيظل الصندوق يحمل اسم المانح ما لم يخطر المانح المؤسسة بنيته في إعادة تسمية الصندوق باسم الشركة التي خلفته. 9. القانون الحاكم: تخضع هذه الاتفاقية وتفسر وفقًا لقوانين ولاية نيو مكسيكو ، باستثناء مجموعة القوانين المتعلقة باختيار القانون. هذا يعني أن جميع جوانب هدية المانح تخضع لقانون ولاية نيو مكسيكو ، حتى لو كان اختيار قواعد القانون قد يعني خلاف ذلك أن قوانين دولة أخرى قد تكون قابلة للتطبيق. 10. تعديل الاتفاقية: لا يجوز تعديل أحكام وشروط هذه الاتفاقية شفهياً أو تعديلها أو تغييرها ، ولكن لا يجوز تعديلها أو تعديلها أو تغييرها إلا كتابةً موقعة من الجهة المانحة (الجهات المانحة) والمؤسسة. ستكون هذه الاتفاقية سارية المفعول عند تنفيذها من قبل الجهة المانحة والمؤسسة. مسودة الجهة المانحة - من فضلك لا توقع التاريخ: [اسم المانح] المسودة - من فضلك لا توقع التاريخ: [اسم المانح] جامعة نيو مكسيكو مؤسسة ، إنك. المسودة - يرجى عدم التوقيع التاريخ: هنري نمسيك ، الرئيس والمدير التنفيذي الملحق 2 - نموذج إنشاء الصندوق 21 22 الملحق 3 - كثيرًا ما يتم الخلط بين الأموال الممنوحة وغير الممنوحة والمقارنة غير الممنوحة. هنا بعض المعلومات المقارنة. Endowed Non Endowed لديها مؤشر إنفاق يُظهر الأموال المتاحة للإنفاق الآن. نعم نعم لديه صندوق أساسي (صندوق يحتوي على دولارات ليتم استثمارها ولم يتم إنفاقه) نعم لا يتم الإبلاغ عن جميع الهدايا الجديدة في Banner الشهرية الأسبوعية يتلقى المانح تقرير المؤسسة السنوي الذي يوضح الأداء. نعم لا تقرير ربع سنوي إلى العمداء والمديرين والكراسي يوضح رصيد المجموعة السابق ، ورصيد المجموعة الجديد ، وتوزيع الإنفاق ، ورصيد الإنفاق. (مشابه لتقرير المانحين) نعم لا حاجة لمؤشر الإنفاق في الميزانية. نعم نعم الملحق 4 - السياسات ذات الصلة ترتبط سياسات UNM هذه مباشرة بالأموال الممنوحة وغير الممنوحة. يمكن العثور عليها على https://policy.unm.edu/university-policies/index.html في دليل سياسات وإجراءات الأعمال في UNM. اسم السياسة رقم النفقات المسموح بها وغير المسموح بها 4000 وقف 7500 هدية مقدمة للجامعة 1030 هدايا الممتلكات الشخصية المادية 7110 إدارة الاستثمار 7610 مرافق التسمية والمساحات والأوقاف والبرامج 1020 23 الملحق 5 - الحد الأدنى من الهبات جامعة الأوقاف المكسيكية الجديدة الحد الأدنى المقترح مستويات التمويل كرسي الجامعة المتميز 2,500,000،1,500,000،1,000,000 دولار أمريكي (HSC) رئيس الجامعة 500,000،500,000،250,000 كرسي جامعي 250,000،250,000،200,000 (عضو هيئة تدريس مبتدئ) أستاذ متميز 100,000،100,000 عالم مقيم 50,000،50,000 أستاذ زائر 25,000،24 محاضرة متميزة 6،XNUMX زمالة بحثية XNUMX،XNUMX منحة ريجنت XNUMX،XNUMX منحة كلية UNM XNUMX،XNUMX زمالة تخرج XNUMX،XNUMX UNM للتميز الأكاديمي XNUMX،XNUMX منحة رئاسية XNUMX،XNUMX منحة مسماة (أي غرض آخر غير أعلاه) XNUMX،XNUMX XNUMX الملحق XNUMX - تعريفات المصطلح مجموعة: المدير ؛ رأس المال مقابل الدخل الناتج عنه. موهوب: تقديم نقود أو ما يعادلها كصندوق دعم دائم. غير الممنوحة: المال أو ما يعادله الذي يتم استلامه كهدية بغرض إنفاقه وفق قيود المتبرع. الهبة الممولة بالكامل: المبلغ الذي وافق المانح على التبرع به تم تحصيله بالكامل. الهبة الممولة جزئيًا: يدفع المانح الهبة على مدى فترة زمنية ، ولم يتم استلام جميع المدفوعات. الهبات الحقيقية: الأوقاف الحقيقية هي تلك الصناديق الخاضعة لقيود في أدوات الهدايا التي تسمح فقط باستخدام الدخل على النحو المحدد من قبل المانح وأن يتم الاحتفاظ بالمبلغ الأصلي إلى الأبد. الهبات لأجل: الأوقاف لأجل هي أموال شبيهة بصناديق الوقف الحقيقية فيما عدا أنه عند مرور فترة زمنية محددة أو حدث معين ، قد يتم إنفاق كل أو جزء من رأس المال. شبه الهبات: يتم تخصيص صناديق شبه الهبات داخليًا من قبل حكام مجلس الإدارة لأغراض مماثلة مثل صناديق الهبات الحقيقية ؛ ومع ذلك ، فإن الهدايا هي الجهات المانحة غير مقيدة ويمكن إنفاق أي جزء من أصل الأموال شبه الوقفية وفقًا لتقدير مجلس الأمناء. توزيع الإنفاق: توزيع الإنفاق هو الأموال التي تم نقلها إلى مؤشر الإنفاق الموفر كل ثلاثة أشهر ويتم تجميعها سنويًا. هو مقدار المال الذي يمكن إنفاقه. توزيع الإنفاق ينشأ من حساب مجموعة الممنوحين. 25 الملحق 7 - التقارير التأسيسية ترسل المؤسسة عبر البريد الإلكتروني إلى الأقسام والأطراف المعنية الأخرى تقريرين بشكل منتظم. يتم إرسال نشاط الوقف عبر البريد الإلكتروني كل ثلاثة أشهر بعد انتهاء كل ربع سنة. التقرير الأول من يوليو إلى سبتمبر ، وإرساله بالبريد في نوفمبر. يتم إرسال تقرير توزيع الإنفاق الوقفي عبر البريد الإلكتروني سنويًا ، في مارس. لا تصدر المؤسسة أي تقارير غير ممنوحة للإدارات. يمكن تشغيل التقارير غير الممنوحة في MyReports. فيما يلي مثال على تقرير نشاط الوقف التأسيسي السنوي. 26 27 فيما يلي مثال لتقرير توزيع الإنفاق الممنوح: 28 الملحق 8 - إعلان بانر موهوب وغير موهن تقرير MyReports FORURBH - رصيد غير مقيد و FOROLDS - ملخص دفتر الأستاذ التشغيلي مفيد عند تشغيل هذه الأموال. فيما يلي أمثلة على كلا التقريرين. سيتم العثور على FORURBH في المجلد الفرعي F HSC Reports في MyReports. سيتم العثور على FOROLDS هنا ، وفي المجلد الفرعي F All Campus Reports. نموذج صفحة FORURBH: 29 صفحة معايير FOROLDH: لاحظ أنك قمت بتحديد معيارين. أحدهما هو مستوى المؤسسة حيث توجد مؤشراتك ، والآخر هو الصندوق أو الصناديق التي ترغب في تشغيل البيانات عليها. حدد "ملخص" والإطار الزمني. تجميع حسب الفهرس. 30 FOROLDH نموذج صفحة من المعايير المذكورة أعلاه: 31 الملحق 9 - التمييز بين الهدايا والمنح والعقود التمييز بين الهدايا والمنح والعقود جدول المحتويات 1.0 مقدمة 2.0 الهدايا 3.0 المنح 4.0 العقود 5.0 اتفاقيات الترخيص 6.0 المكاتب الإدارية 1.0 مقدمة التصنيف الصحيح ومعالجة الأموال الخارجية (الهدايا والمنح والعقود) ضرورية لإنجاز الإدارة المالية والائتمانية الإلزامية من قبل UNMHSC. لتعزيز التنسيق ولضمان المعالجة المتسقة والسليمة للأموال ، تم تطوير هذه السياسات والإجراءات ويقصد استخدامها من قبل جميع أعضاء هيئة التدريس والإداريين في UNMHSC الذين يسعون للحصول على دعم خارجي. الهدايا والمنح والعقود هي الأشكال الرئيسية للجوائز التي تقدمها المصادر الحكومية والخاصة. أحيانًا يكون التصنيف الصحيح للجوائز ومعالجتها أمرًا معقدًا ويتطلب ممارسة حكم مستنير ، لا سيما في الحالات التي تكون فيها طبيعة الجائزة غير واضحة على الفور. بدلاً من التركيز على أي خاصية فردية ، يجب مراعاة كل جائزة في مجملها. لتوضيح عملية تحديد التصنيف وضمان قدر أكبر من الاتساق ، يجب استخدام الإرشادات التالية لتحديد كل من نوع الجائزة ومكتب UNMHSC المسؤول عن الإدارة. 2.0 الهدايا تُعرَّف الهدية بأنها تحويل طوعي للأموال أو الممتلكات التي يتم إجراؤها على أنها تبرع خيري دون توقع أو الحصول على منفعة اقتصادية. قد يتم أو لا يتم إعطاؤها لغرض معين. فيما يلي خصائص الهدايا بشكل عام: أ. لا يتم فرض المتطلبات التعاقدية. ومع ذلك ، يمكن تحديد الأهداف وقد يقتصر استخدام الأموال على غرض معين ، مثل الأستاذية أو المنح الدراسية أو البحث في منطقة محددة. B. الجائزة غير قابلة للنقض. C. فترة الأداء غير محددة بشكل عام. 32 D. المحاسبة المالية الرسمية وإعداد التقارير الفنية غير مطلوبين وليس هناك شرط لإعادة الأموال غير المنفقة. ومع ذلك ، قد يتم طلب تقارير الإشراف التي توثق استخدام و / أو تأثير الهدية. E. لا يُعتبر الدعم الحكومي الفيدرالي أو الحكومي أو المحلي أو الأجنبي عادةً هدية. عادةً ما تتم معالجة النقد والشيكات وشهادات الأسهم المقدمة للجامعة دون اتفاق ملزم قانونًا أو متطلبات الخدمة كهدايا ، على الرغم من أنه في حالات نادرة قد يتم دفع منحة في المخزون. 3.0 المنح تُعرَّف المنحة بأنها تحويل طوعي للأموال أو الممتلكات لغرض أساسي هو تنفيذ غرض عام من الدعم أو التحفيز دون فائدة مباشرة للراعي. فيما يلي خصائص المنح بشكل عام: أ. تتضمن الجائزة شروطًا بشأن استخدام الأموال ، مثل قيود الميزانية ؛ تحدد الأهداف البرامجية المطلوب تحقيقها ؛ يحدد الأفراد المسؤولين وفترة الأداء ؛ وتفاصيل حقوق الملكية. B. عادة ما تكون نتيجة تقديم اقتراح مدفوع بالنتائج. C. قد تكون هناك حاجة إلى تقارير برنامجية و / أو مالية خلال عمر المشروع وفي نهاية المشروع. D. قد تتناول حقوق الملكية الفكرية وحقوقها في قضايا البيانات. E. يحتوي على لغة تتعلق بالحق في إلغاء جائزة أو حجب التمويل. F. موافقة الكفيل المسبقة مطلوبة لانحرافات برنامجية و / أو مالية كبيرة. G. قد تطلب الجامعة الالتزام المستقبلي بالموارد لتوفير الدعم المستمر للمشروع. 4.0 العقود يتم تعريف العقد على أنه شراء ممتلكات أو خدمات لمنفعة مباشرة للراعي على أساس المقايضة. بشكل عام ، معايير تحديد العقد هي نفسها معايير المنحة باستثناء: أ. قد يخضع المنحة لشروط أكثر تقييدًا موضحة في أداة تعاقدية. B. قد يكون التمويل على أساس استرداد التكلفة أو على أساس السعر الثابت. C. يشارك الراعي في تحديد العمل المراد أداؤه أو الخدمات التي سيتم تقديمها. D. تعتبر الملكية الفكرية وحقوق البيانات من الاعتبارات الهامة. 33 بموجب المبادئ التوجيهية المقدمة هنا ، عادةً ما يتم تصنيف الجوائز المقدمة للجامعة مقابل أداء خدمات مثل اختبار أو تقييم الأدوية لشركات الأدوية على أنها منح / عقود. 5.0 اتفاقيات الترخيص اتفاقية الترخيص هي عقد يتم فيه تطبيق واحد أو أكثر من الشروط التالية: أ. يتم استلام المقابل مقابل خيار أو ترخيص للملكية الفكرية المملوكة للجامعة. B. يتم وضع شروط الخيار أو الترخيص أو اقتراح ملكية فكرية مملوكة للجامعة موجودة مسبقًا. 6.0 المكاتب الإدارية المعايير المذكورة هنا تنطبق على جميع الجوائز المتاحة لـ UNMHSC. عندما يكون التحديد غير واضح ، يجب الاتصال بالمكاتب التالية لتحديد التصنيف المناسب: هدايا - UNM Foundation 700 Lomas NE Suite 108 Betsy Till، 277-4503 Betsy.Till@unmfund.org تدار المنح والعقود من خلال الخدمات المالية HSC - مشاريع الخدمات المالية التابعة لجامعة UNMHSC تدار HSC-PreAward@salud.unm.edu Rena Vinyard ، مدير اتفاقيات الترخيص من خلال STC.UNM - حديقة العلوم والتكنولوجيا بجامعة UNM جوفان هوسر ، مدير الابتكار الأول (HSC POC) jheusser@stc.unm.edu * * إنهاء HANDOUT ** ** بدء العرض التقديمي ** فهم مؤشرات الإنفاق الممنوحة وغير الموهوبة التي قدمها Terry Shoebotham 11/17/15 1 أهداف العرض التقديمي: بعد هذا العرض التقديمي ، ستتمكن من: • تحديد الفرق بين الهدايا الممنوحة وغير الممنوحة • تعرف على الفرق (أو كيفية اكتشاف ذلك) بين الهدايا والعقود أو المنح • ابحث عن مؤشرات الإنفاق الممنوحة من خلال MyReports • ابحث عن مؤشرات الإنفاق غير الممنوحة من خلال MyReports • تعرف على Foundat تقارير أيون: • ماذا يرسلون؟ • كم مرة يرسلونها؟ • ما هي المعلومات التي لديها؟ 2 ما الذي يجعل أموال المؤسسة مختلفة عن معظم صناديق UNM؟ • يتم تمويل الأموال الممنوحة وغير الممنوحة من خلال الهدايا المقدمة للجامعة. • يأتي معظم تمويل بعثة الأمم المتحدة من مصادر أخرى. • مخصصات الدولة • الإيرادات السريرية • إيرادات الرسوم الدراسية • العقود والمنح 3 ما هو الفرق بين الممنوحة وغير الممنوحة؟ • الصناديق الممنوحة هي هدايا كبيرة يتم استثمارها ويتم إنفاق الدخل من هذه الهدايا. • الأموال غير الممنوحة هي هدايا ينوي إنفاقها بالكامل. 4 هدايا ومنح - ما الفرق؟ • تمر الهدايا من خلال المؤسسة • لا يُسمح بمقايضة Quid pro Quo • تمر المنح من خلال المشاريع الممولة • تريد المنح إعادة الأموال المتبقية في نهاية المنحة. • المنح تريد التقدم و / أو التقارير المالية • في شك؟ الاتصال أو البريد الإلكتروني: • المشاريع الممولة 5 كيف تبدو الهدايا في UNM؟ • UNM لديها مؤسسة تم إنشاؤها لتلقي هذه الأموال. • يمكن للمانح إضافة قيود على كيفية إنفاق هذه الأموال. • هناك نوعان أساسيان. غير الممنوحة والممنوحة • تطلب UNM أن يتم تنسيق جميع طلبات الهدايا من قبل مؤسسة UNM. يجب أن توافق المؤسسة على أي مواد لجمع التبرعات مستخدمة. 6 هدية أم عقد؟ • تتلقى شيكًا بمبلغ 27.82 دولارًا في البريد. خطاب مرفق بالشيك. تتضمن الرسالة: "الدفعة الأخيرة: YYB764" • تتلقى شيكًا بقيمة 50,000 دولار أمريكي في البريد. خطاب مكتوب بخط اليد مرفق بالشيك. جاء في الرسالة: "زوجي المتوفى مؤخرًا كان يتم الاعتناء به بحنان في المستشفى ، وطلب مني إرسال بعض المال إليك تقديراً لكل ما فعله المستشفى لجعله مرتاحًا في أيامه الأخيرة. يرجى استخدام هذه الأموال لجعل المرضى الآخرين مرتاحين ". • تتلقى شيكًا بقيمة 21,000 دولار أمريكي في البريد. خطاب مرفق بالشيك. تتضمن الرسالة: "دفع رسوم التجربة السريرية للدكتور. بحث سميث عن تقدم Fosimilox. " • تتلقى رسالة (بدون شيك) تقول "هذا لإخطار د. سميث ، سنرسل 42,000 دولار في الأسبوع المقبل ". 7 كيف يتم التعامل مع $؟ • تتلقى شيكًا بمبلغ 27.82 دولارًا في البريد. خطاب مرفق بالشيك. تتضمن الرسالة: "الدفعة الأخيرة: YYB764" • تتلقى شيكًا بقيمة 50,000 دولار أمريكي في البريد. خطاب مكتوب بخط اليد مرفق بالشيك. جاء في الرسالة: "زوجي المتوفى مؤخرًا كان يتم الاعتناء به بحنان في المستشفى ، وطلب مني إرسال بعض المال إليك تقديراً لكل ما فعله المستشفى لجعله مرتاحًا في أيامه الأخيرة. يرجى استخدام هذه الأموال لجعل المرضى الآخرين مرتاحين ". • تتلقى شيكًا بقيمة 21,000 دولار أمريكي في البريد. خطاب مرفق بالشيك. تتضمن الرسالة: "دفع رسوم التجربة السريرية للدكتور. بحث سميث عن تقدم Fosimilox. " • تتلقى رسالة (بدون شيك) تقول "هذا لإخطار د. سميث ، سنرسل 42,000 دولار في الأسبوع المقبل ". 8 غير موهوب أو موهوب؟ • يجوز إنفاق الأموال غير الممنوحة في حدود نية المتبرع. يتم إعداد مؤشر واحد ، وتوضع الأموال في المؤشر ، ويجوز للإدارة وضع الميزانية وإنفاق الأموال. • الصناديق الممنوحة لها مؤشرين. يحتوي أحدهما على المجموعة (الهدية الفعلية) ، ويتلقى المؤشر الثاني ، الذي يسمى مؤشر الإنفاق ، المبلغ الذي يمكن إنفاقه كل عام. 9 كيفية تحديد رقم الصندوق الممنوح وغير الممنوح من 10 نوع الاسم الممنوح 3U0003 HU منحة الإنفاق التربوي الممنوح 3U0081 أبحاث الإنفاق الممنوح من جامعة HU 3U0302 HU غير ممنوح للإنفاق السريري Svc كيفية تحديد مؤشرات الإنفاق الممنوحة وغير الممنوحة • التحقق من الصندوق • إذا كان "غير موهوب" ، يمكنك إنفاقه. جميع المؤشرات في الصناديق غير الممنوحة هي مؤشرات إنفاق. • إذا كان "Endowed" وظهر في FORURBH MyReport الخاص بك ، فيمكنك إنفاقه. إنه مؤشر إنفاق موهوب. لا توجد مؤشرات كوربوس في هذا التقرير. • تحقق من الفهرس في تقرير المؤسسة. إذا كان في عمود "مؤشر الإنفاق" ، فهو مؤشر إنفاق موهوب ويمكن إنفاقه. 11 البحث عن مؤشرات الإنفاق الخاصة بك هناك عدة طرق للعثور على مؤشرات الإنفاق الممنوح وغير الممنوح. تتطرق المعلومات الواردة في النشرة الخاصة بك إلى بعض الطرق الأكثر تعقيدًا. يتم وصف أسهل الطرق هنا. 1. قم بتشغيل MyReport FORURBH للأموال الممنوحة 3U003 و 3U0081 و 3U0302 والأموال غير الممنوحة 3U0001 و 3U0002 و 3U0301. 2. بالنسبة للمؤشرات الممنوحة فقط ، انظر إلى المؤشرات المدرجة في أحدث تقرير عن نشاط الوقف في منطقتك أو تقرير توزيع إنفاق الوقف. 12 13 العثور على مؤشرات إنفاقك 14 العثور على مؤشرات إنفاقك تقارير مفيدة أخرى / شاشات لافتة • يمكن تشغيل تقرير FOROLDS لإظهار كافة التفاصيل ، حسب الفهرس ، لمؤشرات الإنفاق الممنوحة وغير الممنوحة. • معايير تشغيل التقرير هي التالية ، وهي أساسية. • تم العثور على هذا التقرير في المجلد الفرعي F All Campus Reports في MyReports. • شاشة بانر FGIBDST. تصفح الحسابات لترى المستندات التي تشكل التفاصيل لكل فهرس. 15 معايير تقرير FOROLDS 16 صفحة من FOROLDS بالمعايير المذكورة أعلاه 17 عرض التفاصيل - FGIBDST 18 عرض التفاصيل - FGIBDST 19 عرض التفاصيل - FGIBDST 20 عرض التفاصيل - FGIBDST 21 عرض التفاصيل - FGIBDST 22 عرض التفاصيل - FGIBDST 23 أخرى المؤشرات والأساليب • نادرًا ما تكون هناك حاجة إلى إرشادات حول الحصول على مؤشرات Corpus ، وكيفية ارتباط أرقام فهرس Banner بأرقام صندوق المؤسسة ، وكيفية العثور على واحد عندما يكون لديك الآخر فقط ، ولكن يتم تضمينها في النشرات الخاصة بك. • سنغطي بعضًا منها بإيجاز هنا. • بالنسبة للصناديق الممنوحة ، يتم إدراج مؤشرات المجموعة بجوار مؤشر الإنفاق الخاص بها في تقرير المؤسسة ، تقرير نشاط الوقف 24 تقارير المؤسسة • تقريري المؤسسة اللذين يتم إرسالهما هما: • تقرير نشاط الوقف • يتم إرساله كل ثلاثة أشهر. (حوالي شهرين بعد نهاية الربع) • تقرير توزيع إنفاق الأوقاف • يُرسل سنويًا. (عادةً ما يكون بالقرب من بداية شهر مارس) • يتم إرسال هذه التقارير بالبريد الإلكتروني إلى الإدارات 25 تقرير نشاط الوقف 26 تقرير توزيع إنفاق الوقف 27 تحديد صندوق المؤسسة من Banner • موصى به: • البحث عن مؤشرات المجموعة في تقارير المؤسسة • يمكنك العثور على مؤشرات المجموعة في Banner. أنت بحاجة إلى: • مؤشر الإنفاق المقابل 28 تحديد أموال Corpus 29 مؤشر الإنفاق استخدم نموذج لافتة للحصول على برنامج الفهرس استخدم نموذج Banner / قم بإزالة "P" في حقل الصندوق للحصول على مبلغ Corpus في A0CC - المطالبة بالنقد 0990DY FGIBDST أو FTMACCI P3E024 FGITBAL / 3E024 Fund / 3E024 $ 70,850.39،914036 3 FGIBDST أو FTMACCI P044E3 FGITBAL / 044E3 Fund / 044E15,838.09 $ 30،31 تحديد أموال الشركة 32 تحديد أموال الشركة 043167 تحديد أموال الشركة 3 استخدام مؤشر الإنفاق نموذج Banner Form Index Program Use 102 أو FTMACCI P3E102 FGITBAL 33E34 AOCC - المطالبة بمؤشرات مجموعة تحديد النقد • انتقل إلى FTMACCI • ضع رقم الصندوق للمجموعة في منطقة الصندوق • الكتلة التالية • سيتم عرض مؤشر المجموعة 35 تحديد مؤشرات المجموعة 36 تحديد نية المانحين 37 تحديد الجهة المانحة النية XNUMX تحديد نية المانحين XNUMX السيناريو: لقد كان أسبوعًا مزدحمًا ومليئًا بالحيوية. يأتي مديرك في صباح يوم الجمعة ويقول: "نحتاج إلى إصلاح هذه الآلة المعطلة في البحث ، وستكون التكلفة 250,000 ألف دولار. يرجى الحصول على أمر شراء اليوم ". إنها تقذف مجموعة من المستندات على مكتبك تتعلق بالمصروفات. يضيف مديرك ، "استخدم إما صندوق Jack Memorial Fund أو Jill Non-endowed لهذه النفقات. اختر الأفضل ؛ فقط تأكد من أنك لا تفرط في إنفاق الشخص الذي تختاره! " "لدي اجتماعات اليوم ، وسأراك الاثنين. اسمحوا لي أن أعرف ما الذي استخدمته ، ولماذا ". 38 أيهما تختار في نوفمبر؟ صندوق Jack Jingle التذكاري الممنوح • تقرير توزيع إنفاق الهبات - السنة المالية 15 • 300,000 دولار في 2015 ، 290,000 في 2014 • الرصيد في 1 نوفمبر 2015 في "1011- حساب توزيع إنفاق الوقف" الظاهر في FGIBDST هو 80,000 دولار • تجاهل مبالغ الأرباح المحتجزة لهذا التمرين. (1900 ، 1901 ، 1903) • لا يوجد إنفاق للسنة الحالية في صندوق FGIBDST Jill Jingle غير الممنوح (التشغيل 1 نوفمبر 2015) • إجمالي "1000 هدية عامة" غير الممنوحة للعام المالي 2016 ، حتى الآن في FGIBDST والمطابقة في FOROLDS (حتى تاريخه نوفمبر) MyReport ، يعمل في نفس اليوم • 17 هدية تتراوح من 500 دولار إلى 25,000 دولار ، بإجمالي 120,000 دولار • لا يوجد إنفاق للسنة الحالية في FGIBDST • تجاهل مبالغ الأرباح المحتجزة لهذا التمرين. (1900 ، 1901 ، 1903) 39 أيهما تختار في نوفمبر؟ صندوق جاك جلجل التذكاري • تقرير توزيع إنفاق الهبات - السنة المالية 15 • 300,000 دولار في 2015 ، 290,000 في 2014 • الرصيد في 1 نوفمبر 2015 في "1011- حساب توزيع الإنفاق الوقفي" المعروض في FGIBDST هو 80,000،XNUMX دولار. ما هي المعلومات الأخرى التي قد تريدها؟ • ما الذي يشير إليه نموذج إنشاء الصندوق بأنه يمكن استخدام الأموال؟ (أي شيء مفيد للإدارة) • ما هي الميزانية؟ (يشير FGIBDST إلى أن الميزانية هي 300,000 دولار أمريكي) • كم عدد أرباع توزيع الإنفاق التي تم توزيعها؟ (واحد ؛ في سبتمبر مقابل 80,000 دولار. 80x4 = 320 ألف دولار • تجاهل أي مبالغ في 10G0- دخل الوقف العام 40 أيهما تختار في نوفمبر؟ • صندوق Jill Jingle غير الممنوح (تشغيل 1 نوفمبر 2015) • إجمالي "1000 هدية عامة" غير الممنوحة للسنة المالية 2016 ، حتى الآن في FGIBDST والمطابقة في FOROLDH (حتى تاريخ أكتوبر) MyReport ، يتم تشغيلها في نفس اليوم • 17 هدية تتراوح من 500 دولار إلى 25,000 دولار ، بإجمالي 120,000 ألف دولار ما هي المعلومات الأخرى التي قد تريدها؟ • ما الذي يشير إليه نموذج إنشاء الصندوق بأنه يمكن استخدام الأموال؟ (أي شيء مفيد للإدارة) • ما هي الميزانية؟ (تشير FGIBDST إلى أن ميزانية عام 2016 تبلغ 230,000 ألف دولار أمريكي. كانت ميزانية العام الماضي 250,000 دولار أمريكي) 41 أيهما تختار في نوفمبر؟ لماذا؟ صندوق جاك جلجل التذكاري صندوق جيل جلجل غير الممنوح 42 معلومات إضافية؟ • موقع المؤسسة على الويب هو https://www.unmfund.org/ • نشرة الوقف الخاصة بك من LEARN بها 9 ملاحق 43 يجب أن تعرف الآن • الفرق بين الهدايا الممنوحة وغير الممنوحة • الفرق بين الهدايا والعقود أو المنح • ما تقرير MyReport إلى اركض للعثور على مؤشرات الإنفاق الممنوح لك • ما تقرير MyReport المطلوب تشغيله للعثور على مؤشرات الإنفاق غير الممنوحة • تقارير المؤسسة: • ما يرسلونه • كم مرة يرسلونه • ما المعلومات التي يقدمها 44 ما هي أسئلتك؟

الجائزة الفرعية من خلال سير العمل

مقدم: كيت تشارلستون وجيسون جالواي
تاريخ الطلب 09-09-2015

عرض تقديمي - PDF

الفواتير الفرعية وسير العمل http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg لماذا…. القواعد الإرشادية الموحدة لمدة 30 يومًا مسؤوليات مراقبة الموعد النهائي http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg كيف…. سير العمل كيف سيبدو الاتصال؟ http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Approval Options The Department Administrator will be responsible for approving in Workflow The PI is responsible for approving the invoice http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Three options 1.Print Subaward invoice, PI manually signs 2.Electronic signature of the PI on the Subaward Invoice Approval Form 3.Attach Email approval from PI http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Adding documents to a PDF File xxxxx xxxxx 2 3 1 http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg REMEMBER 30 Day Deadline Document Legitimate Delays Keep Authorization Documentation http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg C&G Accounting CIG Departmental Administrator Accounts Payable P.I. http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg How to setup a proxy to approve Subaward invoices http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Proxy 90-Day End Date Notice Grant Closeout/Extension Workflow Training http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Why…. • زيادة الكفاءة في عملية الإغلاق • الامتثال لقواعد توثيق التوجيه الموحدة • تعزيز الاتصال والتتبع والمساءلة خلال المراحل المختلفة من العملية http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1 .jpg إشعار تاريخ انتهاء 90 يومًا • يتم تشغيل سير العمل ليلاً وتنتهي الشيكات الخاصة بالأموال خلال 90 يومًا. • يتم إرسال البريد الإلكتروني إلى المحقق الرئيسي المدير المالي على FTMFUND • منصب مسؤول الحساب 004 على شاشة "الأفراد" من FRAGRNT http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg الشهادة المطلوبة لتسوية المنحة "من خلال التوقيع على هذا التقرير ، أشهد وفقًا لمعرفتي واعتقادي أن التقرير صحيح وكامل ودقيق ، وأن النفقات والمدفوعات والإيصالات النقدية هي للأغراض والأهداف المنصوص عليها في أحكام وشروط الجائزة الاتحادية. أدرك أن أي معلومات خاطئة أو وهمية أو احتيالية ، أو إغفال أي حقيقة جوهرية ، قد يعرضني لعقوبات جنائية أو مدنية أو إدارية بسبب الاحتيال أو البيانات الكاذبة أو الادعاءات الكاذبة أو غير ذلك. (لنا عنوان الكود 18 ، القسم 1001 والعنوان 31 ، الأقسام 3729-3730 و 3801-3812). " http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg FTMFUND -PI FRAGRNT –Acct Admin Initial Workflow e-mail to AA (1) Initial Workflow e-mail to PI (14) تمديد أو إغلاق صندوق الصندوق ممدد بالفعل في بريد Banner الإلكتروني إلى A / PI (12) بريد إلكتروني معلق إلى AA (13) Fund Extended mail to AA / PI (11) التمديد غير معتمد بالبريد الإلكتروني إلى FM ( 9) قم بتوسيع أو إغلاق البريد الإلكتروني الخاص بإغلاق الصندوق إلى AA (4) AA Workflow for Close Out إغلاق AA إغلاق البريد الإلكتروني للصندوق إلى AA / PI (7) تمديد تقرير التقدم مع طلب الترحيل http: // hsc. unm. مسؤولية إتمام طلب الترحيل.

أجهزة الكمبيوتر

مقدم: لورا بوتز
تاريخ الطلب 08-04-2015

عرض تقديمي - PDF

تقديم: HSC Unrestricted Accounting Laura Putz، Associate Controller PCARDSPCARDS http://pcard.unm.edu/common/images/pcard-logo-new.jpg. شراء البطاقات - الأساسيات. سجل البطاقة. عمليات إعادة التوزيع. استثناءات خاصة. عملية المراجعة . المخالفات. مواضيع سير العمل للمراجعة PCARDS PCARDS - المخاطر المخاطر التحقيقات تكشف عن سوء استخدام أموال الجامعة. موظف سابق اعتقل جامعة فاندربيلت في عام 2012 ؛ المبلغ "كبير" تضمنت مسؤوليات الموظف بدء ومعالجة المعاملات المالية. عززت الجامعة على الفور ضوابطها. تحقيقات مدقق كاليفورنيا • المشرف ... أنفق 5,000 دولار إضافي دون أن يتمكن من إثبات أن النفقات كانت لغرض الولاية. • حصل 23 موظفًا على مزايا سفر بقيمة 55,000 دولار أمريكي للتنقلات والنفقات المتكبدة بالقرب من منازلهم أو مقرهم الرئيسي. • كاليفورنيا. أهدر مسؤول جامعي 6,000 دولار على سفر غير لائق ؛ كان المؤتمر في برمنغهام ، وكان الفندق لمدة 3 أيام في لندن. قال إنه مكث هناك للحصول على أجرة طيران أفضل إلى المنزل. إساءة استخدام الأموال موظف الدولة وصاحب الأعمال المدان بالرشوة. حُكم على أحد الموظفين بالسجن لمدة 7 أيام ، وحُكم على الآخر بالسجن لمدة 3 سنوات. تلقى صاحب العمل 14 يومًا في السجن. ضوابط فضفاضة ساهمت في السرقات. يهدف برنامج بطاقة الشراء إلى تبسيط عملية الشراء والدفع وتقليل تكلفة الشراء الإجمالية. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر للمستخدمين مرونة أكبر. . السلع والمواد والإمدادات والمعدات غير الرأسمالية حتى 10,000 دولار لكل معاملة. الخدمات المعتمدة لا تتجاوز 5,000 دولار لكل معاملة. مريحة. PCARDS PCARDS سريعة - المكافآت المكافآت http://blommi.com/wp-content/uploads/2011 /02/make-slow-blog-faster.jpg http://cdn.moneycrashers.com/wp-content/uploads/2012/11/credit1.jpg نتائج السنة المالية 14 PCARD STATISTICS معاملة الحرم الجامعي إجمالي المعاملات للحرم الرئيسي 105,771،45,724,175 $ 8,166،3,364,591،62,131 فرع الحرم الجامعي 21,993,519،176,068 71,082,285،15،103,247 مركز العلوم الصحية 49,329,524،7.8 9,976،4,068,790،20.9 Grand مزيج من الضوابط الخارجية والسياسات والإجراءات الداخلية. يتحقق معالج البطاقة الخاص بالبنك من المعايير التالية لكل معاملة قبل منح موافقة البائع لقبول المعاملة. . حالة البطاقة. الحد بالدولار للمعاملة الفردية. الحد الشهري بالدولار. رقم رمز السلع التجارية (MCC) غير محظور. الحد اليومي بالدولار. الحد اليومي لعدد المعاملات. الحد الشهري لعدد المعاملات الداخلية مسئوليات التحكم الداخلي http: // splicketypubgroup.com/wp-content/uploads/2013/11/roadblock.jpg سيقوم حامل البطاقة بتسوية سجل المعاملات وكشف الحساب المصرفي والوثائق الداعمة. تتضمن أمثلة المستندات الداعمة قسائم المبيعات الأصلية وإيصالات تسجيل النقدية والفواتير المدفوعة ونماذج الطلبات وتقارير الاستلام التي توفر معلومات البند ووصف الصنف والكمية والمبالغ بالدولار. شراء قسائم شحن / مسودات المبيعات أو النسخ المرسلة بالفاكس أو النسخ المصورة أو نماذج الطلبات عبر الإنترنت ليست دعماً كافياً بمفردها. مطلوب غرض عمل صالح لكل معاملة ويجب إدخاله في السجل. 2014-who-what-when-where-why.jpg THE PCARD LOG THE PCARD LOG - Business PURPOSEBUSINESS PURPOSE. تحتوي البطاقات على فهرس وحساب افتراضي (على سبيل المثال: 03/178111159). ستذهب جميع الرسوم إلى هذا الفهرس والحساب الافتراضي ما لم يتم إعادة تخصيصه لمؤشر / حساب آخر. يكون الفهرس والحساب الصحيحين للرسوم هما الفهرس / الحساب المدرجين في سجل بطاقة P لتلك الرسوم. يجب إعادة تخصيص الرسوم في غضون 258000 أيام من الشراء إلى الفهرس الصحيح / أو سينتقلون تلقائيًا إلى الفهرس / الحساب الافتراضي. إذا لم تحدث إعادة التخصيص هذه في الوقت المناسب ، تحدث أشياء سيئة: المزيد من العمل. يجب إجراء JV لإعادة تخصيص الرسوم من الفهرس / الحساب الافتراضي إلى الفهرس / الحساب الصحيح. يتحمل حامل البطاقة عملية إعادة تخصيص بطاقة Pcard PCARD REALLOCATIONS PCARD REALLOCATIONS يقوم البائع بشحن PCard وينقل إلى VISA (قد لا يكون فوريًا - يمكن أن يستغرق ما يصل إلى واحد أسبوع) تنقل VISA البيانات إلى Bank of America (يوميًا خلال أسبوع العمل) يتم تحميل بيانات Bank of America إلى Banner Finance (يوميًا أثناء أسبوع العمل) إعادة تخصيص بطاقات PCARD يعيد حامل البطاقة التخصيص من الافتراضي إلى رمز المؤشر / الحساب الفعلي في FWAINVT (3100 أيام لإعادة التخصيص) منشورات المعاملات في Banner Finance للفهرسة / رمز الحساب (النشر بشكل متكرر خلال يوم العمل). ثلاث فئات 1) مطلوب دائمًا من مكتب المحاسبة الأساسي وإدارة PCard بغض النظر عن مصدر التمويل (المؤشرات المقيدة أو غير المقيدة) 2) مطلوب من مكاتب المحاسبة المقيدة وإدارة PCard (الفهارس المقيدة) 3) مطلوب من قسم Pcard فقط استثناءات خاصة استثناءات خاصة. المشروبات الكحولية . الجوائز والجوائز. الهدايا. المواد الترويجية. الرسوم الدراسية ، بما في ذلك الرسوم الدراسية لجامعة الأمم المتحدة المطلوبة للامتثال للسياسة وتحديد ما إذا كان مسموحًا به. حوافز المشاركين. الطوابع البريدية. بطاقات الهاتف المدفوعة مسبقًا. الأدوية الموصوفة / المواد الخاضعة للرقابة المطلوبة للرقابة الداخلية وتحديد ما إذا كان مسموحًا بذلك الفئة 1 الفئة 1 - تمت مراجعتها عن طريق المحاسبة (كلاهما تمت مراجعته من خلال المحاسبة (كلاهما غير مقيد والمؤشرات المقيدة) المؤشرات غير المقيدة والمقيدة). عمليات الشراء غير مسموح بها بشكل عام في معظم العقود أو المنح. CATEGORY 2 CATEGORY 2 --REVIEWED BY RESTRICTED ACCOUNTING REVIEWED BY RESTRICTED ACCOUNTING .Agreements/Contracts .Catering Agreements/Contracts .Maintenance Contracts Required for Signature Authorization Compliance .Computers or Servers not purchased in LoboMart .Construction Projects, including mounted furniture or paid for office maintenance Required for Inventory/Property Accounting CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY .Copier/Fax/Printer/Scanner .Key Duplicating .Vehicle Repair .Software available for purchase through ITS and/or >$2,500 .Telephones/telecommunications Services.  Includes cell phones and cell phone service Policy/Services provided by UNM Departments CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY .Insurance –Policy compliance .Photos/Electronic Images to be published or reproduced -Legal considerations .3rdParty Checkout Vendors (PayPal, Google, etc.) -Internal Control .Payments to Foreign Entities –Tax reporting compliance .Services listed in the Prohibited Service List .Archeologist .Architects .Certified Public Accountants .Consultants .Contractors .Engineers .Land Surveyors .Landscape Architects .Lawyers .Legal .Management & Systems Consultants .Planners .Psychologist PROHIBITED SERVICES LISTPROHIBITED SERVICES LIST .Medical Arts Practitioner .Researchers .Scientists .Service workers .Security Services .Teachers and other instructors .Telephone solicitors .Childcare Services .Computer consultants and programmers .Employment Services .Plumbing .Electrical repairs .Individuals or business providing typing, data entry or other clerical office duties PROHIBITED SERVICES LISTPROHIBITED SERVICES LIST PROHIBITED SERVICES LIST REASONSPROHIBITED SERVICES LIST REASONS .IRS Compliance .1099 Reporting Complexities .Employee versus Independent Contractor .New Mexico Constitution .Legal representation of institution .NM State Audit Rule .Information Technology .HIPAA Compliance .FERPA Compliance .Services provided by UNM Departments .Routine or one time maintenance .Repairs .Technical Services .Printing .Photocopying .Duplication .Film Development APPROVED SERVICES LISTAPPROVED SERVICES LIST .Food .Promotional Items .Awards .Get approval before purchase .Improper or late reallocation DETAILS THAT TRIP YOU UPDETAILS THAT TRIP YOU UP http://www.attiglawfirm.com/wp-content/uploads/2014/05/stumble2.jpg FOOD .The department is responsible for following Policy UAP 4000-Allowable and Unallowable Expenditures .Generally, food only requires a Special Exception when purchased on a Restricted index, UNLESS .If a contract is involved, request a special exception from Pcard (http://pcard.unm.edu/) website if using an Unrestricted index .If a contract is involved, request a special exception from your Contracts and Grant office (http://pcard.unm.edu/) website if using a Restricted index .If alcohol is involved, request a special exception from Unrestricted Accounting ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL EXCEPTIONSADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL EXCEPTIONS PROMOTIONAL ITEMS .Information to provide for consideration .Item(s) being purchased .Give cost of each item .Quantity of each item .Intended recipients AWARDS .Must have an approved Award on file before requesting the Special Exception .This includes Staff and Student Awards ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL SPECIAL EXCEPTIONSEXCEPTIONS http://www.bondprinting.com/Assets/promotional-products.gif http://www.boats.com/boat-content/files/2013/12/signing-paperwork.jpg .Request approval BEFORE the purchase!! كل ما بعد الحقائق يجب شرح الاستثناءات. إعادة تخصيص الرسوم للمؤشرات غير المقيدة من البطاقات ذات الفهرس المقيد الافتراضي غير مسموح به. . ينطبق فقط على عدد محدود من حاملي البطاقات. إعادة تخصيص مشتريات Pcard في الوقت المناسب - في غضون فترة 10 أيام المسموح بها. . أو في وقت سابق - قم بتغيير تاريخ الترحيل لتسريع الترحيل إلى Banner. أعد تخصيص معاملاتك لحساب الفهرس الصحيح المحدد في الطلب. جزء من مراجعة مراقبة الجودة والامتثال اعتبارات إضافية اعتبارات إضافية PCARD PCARD استثناءات خاصة خاصة لكل شهر. الشهر: 1,100 كشوفات في السنة: 250. طاقم إدارة البطاقات: 14,000 FTE UNM PCARDHOLDER SUMMARY. إكمال سجل المعاملات بشكل صحيح ، بما في ذلك التوقيعات الضرورية التي تدعم كل معاملة. وجود المستندات الداعمة الأصلية والاحتفاظ بها. بيان لسجل المعاملات والإيصالات الداعمة. التخصيص المناسب (مؤشر / رمز الحساب). الغرض التجاري والموافقة على المشتريات. لم يتم تقييم ودفع ضريبة المبيعات. المشتريات مناسبة وضمن سياسات الجامعة. نشاط غير عادي. مشتريات إضافية / مقسمة. الخدمات مع البائعين غير المعتمدين QUALITY CONTROL أ مراجعة الامتثال ND مراقبة الجودة ومراجعة الامتثال هل تم الإبلاغ عن المواد الكيميائية الخطرة إلى إدارة السلامة والمخاطر؟ . الإيصالات:. هل تتضمن الإيصالات تفاصيل البند؟ هل الإيصال أصلي؟ (ليس بالفاكس / نسخة / إيصال الطلب عبر الإنترنت) .هل يتم تضمين المذكرات لأي إيصالات مفقودة / مفقودة؟ هل الإيصالات مرفقة ولكن الشراء ليس مسجلاً؟ . هل تم حل النزاعات في الوقت المناسب؟ هل تم تخصيص معاملات Pcard خلال 10 أيام؟ هل تم الإبلاغ عن مشتريات الكمبيوتر / الكمبيوتر المحمول إلى مراقبة المخزون؟ هل تم طلب استثناءات خاصة عند الحاجة؟ هل تم إجراء مشتريات سفر لأفراد "غير مسموح بهم"؟ يحتاج الأفراد المواطنون الأجانب إلى طلب استثناء. لا يمكن استخدام PCard لتأجير السيارات لغير موظفي UNM مراقبة الجودة والامتثال مراقبة الجودة ومراجعة الامتثال ثلاثة فئات من المخالفات: المستوى الأول - حفظ السجلات غير اللائق المستوى الثاني - الشراء التزايدي / المحظور المستوى الثالث - الشخصي و / أو عواقب الشراء غير المصرح بها: قد يُطلب من حامل البطاقة الذي تعرض لمخالفات متعددة إعادة تدريبه. قد يؤدي تاريخ عدم الامتثال إلى إنهاء امتيازات البطاقة. انتهاكات بطاقة PCARD ، انتهاكات البطاقة http://images.sodahead.com/polls/002126153/462739198_throw_penalty_flag1_xlarge.jpeg. سجل المعاملات المفقودة ، أو السجل غير مكتمل بشكل صحيح. تم إرسال سجل المعاملات بدون التوقيعات الصحيحة ، أو لم تكن التوقيعات معتمدة. لم يتم فرزها بالترتيب الصحيح. سجل المعاملات وكشف الحساب المصرفي لا يوازنان. فقد "تم تحويله إلى" رمز الفهرس / الحساب في سجل المعاملات. محاولة لإعادة تخصيص معاملة إلى فهرس / رمز حساب غير مصرح به. شراء مواد كيميائية خطرة / لم يتم الإبلاغ عن المواد المشعة إلى خدمات السلامة والمخاطر من قبل القسم مخالفات المستوى الأول - مخالفات المستوى الأول - حفظ السجلات المحسّنة http://images.sodahead.com/polls/002126153/462739198_throw_penalty_flag1_The source.jpenalty_flag30_The source.jpenalty_flag002126153_xlarge. لا تقدم معلومات البند بما في ذلك وصف العنصر والكمية والمبالغ بالدولار على الدعم تم تغيير الوثائق. لم يتم استلام الملف في غضون 462739198 يومًا من تاريخ كشف الحساب المصرفي. تم تقديم مصدر غير أصلي للوثائق الداعمة (فاكس أو نسخة أو نموذج طلب عبر الإنترنت). غادر حامل البطاقة القسم ولم يتم إخطار مسؤول PCard بالإغلاق البطاقة. فشل حامل البطاقة في الاستجابة للطلبات الواردة من مكتب PCard للحصول على معلومات البائع. فقدان مصدر المستندات الداعمة (إيصال التعبئة الأصلي ، أو الفاتورة المدفوعة ، أو إيصال التسجيل) المستوى الأول المخالفات المستوى الأول - الاحتفاظ بالسجل الصحيح الاحتفاظ بالسجل الصحيح http : //images.sodahead.com/polls/1/10,000.00_throw_penalty_flag002126153_xlarge.jpeg. تم تقييم ضريبة المبيعات ودفعها ولم يطلب حامل البطاقة اعتمادًا أو تقديم تعويض شخصي. تم استخدام البطاقة للدفع مقابل خدمة غير مسموح بها. بأكثر من 462739198،1 دولار أمريكي دون الحصول على إذن مسبق من الشراء. يبدو أن شخصًا آخر غير حامل البطاقة استخدم البطاقة. كان هناك عملية شراء إضافية / مقسمة. يبدو أن هناك عملية شراء لعنصر محظور. تم شراء تذكرة طيران لمسافر غير مصرح به من المستوى الثاني مخالفات المستوى الثاني - - محددة / محظورة / محظورة http://images.sodahead.com/ استطلاعات الرأي / XNUMX/XNUMX_throw_penalty_flagXNUMX_xlarge.jpeg. يبدو أن هناك عملية شراء شخصية تمت. تم اتخاذ فعل. الإلغاء الفوري للـ PCard والتعويض الشخصي الفوري. إجراء تأديبي محتمل يصل إلى ويتضمن إنهاء التوظيف. مخالفات المستوى الثالث - مخالفات المستوى الثالث - - الشخصية و / أو الشخصية و / أو الشراء غير المصرح به 002126153 غرض العمل غير الملائم 462739198،1 2014 تفاصيل الإيصال 2015 1,232 لم يتم تقديم السجل في الوقت المحدد 410 طلب استثناء مفقود 1,207 استلام مفقود 336 علامة / مخزون الأصول 821 إحصائيات المخالفات * حتى الخامس من شهر يونيو / تقويم البيانات السنة التقويمية 411 السنة التقويمية 796 * الشراء غير المسموح به 345 733 SalesTax 359 643 العقد مفقود / لم تتم مراجعته 197 391 المشتريات الشخصية / احتيال محتمل 120 5 التوقيعات المفقودة 2014 2015 السفر 134 89 السجل غير متوازن 273 80 إحصائيات المعلومات إحصائيات المخالفات * حتى بيانات الخامس من يونيو متوسط ​​الإنفاق الشهري على السفر: 173،66 دولار أمريكي .37،2 عنصر معلق في سير عمل القسم .39،44 عنصر سير العمل إنشاء د - يونيو 106. اكتمل 35،20 (6٪) .5 معلق (300,000٪) .4,416،1,579 عنصر سير عمل تم إنشاؤه - مايو 2015. اكتمل 1,109،70 (470٪) .30 معلقًا (1,989٪) معاملات السفر عبر الكمبيوتر الشخصي ومعاملات السفر عبر الكمبيوتر الشخصي وتدفقات العمل معاملات السفر وسير العمل معاملات السفر الخاصة ببطاقة البيانات ومعاملات السفر الخاصة ببطاقة سير العمل وسير العمل. بمجرد إنشاء DPI وإرفاق "مستند S" ، سيختفي عنصر سير عمل Pcard. ليس عليك فعل أي شيء! سيختفي سير العمل بعملية تلقائية حتى إذا لم تحدد الخيار الأول. يتم استخدام الخيار I عندما لا تكون قد قمت بمعالجة DPI للرحلة التي تنتمي إليها. يجب إنشاء DPI في غضون 7 أيام. يجب أن يكون عنصر سير العمل مقترنًا بشكل صحيح (محددًا من القائمة المنسدلة) مع DPI USE OPTION IUSE OPTION I. إذا تم تحديد الخيار I وحدث أي مما يلي ، فسيعود سير العمل إليك مرارًا وتكرارًا ، مثل Bad Penny المثل! لم يتم تشغيل DPEZ / DPI مطلقًا. لم يتم إكمال DPEZ / DPI مطلقًا (تم تطهيره بعد 30 يومًا). تم رفض DPI ولم يتم إعادة تقديمه مطلقًا (تم الإزالة بعد 30 يومًا). لم يتم إرفاق المستند بشكل صحيح في DPEZ / DPI OPTION I الخيار الأول - السيئة السيئة السيئة بنس المملكة المتحدة. الخيار الثاني يستخدم عندما تمت معالجة DPEZ / DPI بالفعل للرحلة حيث ينتمي مستند S في سير العمل. أضف مستند S إلى DPI باتباع إرشادات الخيار الثاني. يجب على القسم تحديد مستند DZ حيث يجب الإبلاغ عن المعاملة. يجب على HSC مراجعة معاملة PCard الأصلية والمشار إليها DZ لتأكيد العناصر ذات الصلة. يقوم النظام "بإدراج" السجلات في سجل DZ Banner. استخدم الخيار IIUSE OPTION II وبعد استخدام الخيار II لمسح سير العمل: عندما تمت إضافة مستند S كـ "PREWEN S DOC مضاف كـ" PRE - PID PAID OTHER "إضافة مستند Travel S كـ" مدفوع مسبقًا آخر "سيؤدي إلى سير العمل ليتم إنشاؤه سيظهر المستند مرتين على DPI عند تحديد الخيار II لمسح سير العمل. استخدم الخيار II لمسح المعاملة والإشارة إلى DPI الأصلي. لا تقم بإنشاء Zero Dollar DPEZ. . لا يمكن استخدامه لسفر أي موظف - يجب أن تفعل صفر دولار. - يجب تحديده / تحديده. فقط في حالة عدم تقديم أي تعويض. يجب إرفاق المستندات المطلوبة: نسخة من الإيصال الأصلي والوثائق الأخرى مثل جدول المقابلة ، نشرة المحاضرة ، إلخ. الخيار الخامس: المتطلبات الخيار الخامس: المتطلبات الموقع الإلكتروني لقسم البطاقات: http://pcard.unm.edu/. Key Department Contacts .PCard Policy and Procedure .Pcard Training Materials وصلات. وأكثر من ذلك بكثير !!

شرح منشور إرشادي موحد

مقدم: جايسون جالواي
تاريخ الطلب 05-12-2015

عرض تقديمي - PDF

التوجيه الموحد - كيف يؤثر ذلك على المنحة الخاصة بي؟ جيسون جالواي ، مراقب مساعد HSC عقد ومحاسبة المنح https://contemplativemammoth.files.wordpress.com/2013/02/phd050611s.gif إرشادات جديدة • يحل محل منشورات OMB:. A-21 ، مبادئ تحديد التكاليف المطبقة على المنح والعقود والاتفاقيات الأخرى مع المؤسسات التعليمية. A-110 المتطلبات الإدارية الموحدة للمنح والاتفاقيات مع مؤسسات التعليم العالي والمستشفيات وغيرها من المنظمات غير الهادفة للربح. A-133 عمليات تدقيق الولايات والحكومات المحلية والمنظمات غير الهادفة للربح • 2 CFR 200 ، المتطلبات الإدارية الموحدة ، مبادئ التكلفة ، ومتطلبات التدقيق للجوائز الفيدرالية • سارية المفعول في 26 ديسمبر 2014 لماذا التوجيه الموحد؟ • الأهداف والغايات • لإصلاح وتبسيط التوجيه لجميع الجوائز الفيدرالية • تخفيف العبء الإداري • تعزيز الرقابة • للحد من الاحتيال والهدر وإساءة الاستخدام • التخلص من التوجيهات المكررة والمتضاربة • توفير معالجة متسقة وشفافة للتكاليف. • الكود الإلكتروني للوائح الفيدرالية • قانون اللوائح الفيدرالية - العنوان 2 ، العنوان الفرعي أ ، الفصل الثاني ، الجزء 200 • يحل محل المتطلبات من ثمانية منشورات منح مختلفة ويسهلها في مجموعة واحدة من اللوائح • تتكون من ستة أجزاء فرعية من A إلى F eCFR -Code من التوجيه الموحد للوائح الفيدرالية • يتكون من ستة أجزاء فرعية:. الجزء الفرعي "أ" - المصطلحات الأولية والتعاريف. الجزء الفرعي ب - أحكام عامة. الجزء الفرعي C - متطلبات الجائزة قبل الفيدرالية ومحتويات الجوائز الفيدرالية. الجزء الفرعي د - متطلبات الجائزة الفيدرالية. الجزء الفرعي E - مبادئ التكلفة. الجزء الفرعي و - متطلبات التدقيق A-21 مقابل. 2 CFR 200 –ماذا أتبع؟ • يجب أن تستخدم الجوائز والمكملات الجديدة الإرشادات الجديدة الآن • راجع شروط وأحكام الجائزة! (HHS). إذا كانت جائزتك مؤرخة بعد 26 كانون الأول (ديسمبر) 2014 ، فمن المرجح أن تخضع للإرشادات الجديدة. اللوائح القديمة = 45 CFR الجزء 74 أو الجزء 92. اللوائح الجديدة = 45 CFR الجزء 75 تغييرات التوجيه الموحدة • التعريفات • "يجب" مقابل "يجب" • يجب أن = مطلوب • يجب = أفضل الممارسات أو النهج الموصى به مراقبة المستلم الفرعي - §200.331 • يوفر هذا القسم إجراءات مراقبة تفصيلية مثل المراجعة المالية والبرنامجية التقارير ، وإجراء المراجعات في الموقع ، وإشراك المدقق الخارجي لأداء الإجراءات المتفق عليها لمراقبة المستلمين الفرعيين. • تقييم المخاطر وتوثيقها للمستفيد • مراجعة التقارير المالية والبرامجية كما هو مطلوب من قبل UNM. يتحمل الباحث الرئيسي مسؤولية ضمان تلبية المتطلبات البرنامجية قبل الموافقة على الفواتير. • يجب أن يتم سداد فواتير المستلم الفرعي خلال 30 يومًا. هل يمكنني احتساب ذلك على المنحة الخاصة بي؟ الجواب: هذا يعتمد !! منشور OMB المعمم A-21 & 2 CFR 200 الجزء الفرعي E - مبادئ التكلفة • تحديد معايير فرض التكاليف • تحديد التكاليف المباشرة والتكاليف غير المباشرة • مناقشة بنود مختارة من التكاليف • تحديد حساب معدل التكلفة غير المباشرة لوحة معايير محاسبة التكاليف (CASB) • 501 الاتساق في الإبلاغ عن التكاليف • 502 الاتساق في تخصيص التكاليف • 505 المحاسبة عن التكاليف غير المسموح بها • 506 الاتساق في فترة محاسبة التكاليف A-21 الملحق أ & 2 CFR 200.419 العوامل التي تؤثر على تحصيل التكاليف أو "القواعد الذهبية" • يجب أن تكون معقولة • شخص حكيم اختبار - ماذا سيفعل الشخص العاقل في موقف مشابه؟ • ضروري للمشروع • الالتزام بجميع القوانين واللوائح المعمول بها • يلتزم ببنود وشروط الراعي والجائزة • متوافق مع السياسات والممارسات المطبقة بشكل موحد على الصناديق الفيدرالية والجامعية • A-21 C.3 & 2 CFR 200.403، 200.404 Newspaper اختبار • "عند التفكير في أي عمل تجاري ، يجب على الموظف أن يسأل نفسه عما إذا كان يرغب في رؤيته موصوفة على الفور من قبل مراسل مطّلع وناقد على الصفحة الأولى من جريدته المحلية ، ليقرأها زوجته وأطفاله وأصدقائه. " -وارن إي. عوامل بافيت التي تؤثر على تحصيل التكاليف • يجب أن تكون مسموحًا بها • يجب أن تتوافق التكاليف مع أي قيود أو استثناءات منصوص عليها في مبادئ التكلفة أو في الاتفاقية المدعومة فيما يتعلق بأنواع أو مبالغ التكلفة. انظر A-21 C.2 (d) & 2 CFR 200.403 • شروط وأحكام الجائزة • أحكام عامة لعناصر مختارة من التكلفة -A-21 ثانية. J.1 –J.54 & 2 CFR 200.420 –200.475 العوامل المؤثرة في تحصيل التكاليف • يجب أن تكون قابلة للتخصيص السلع أو الخدمات المعنية يمكن تحميلها أو التنازل عنها وفقًا للمزايا النسبية المتلقاة أو أي علاقة منصفة أخرى. يتم تكبد التكلفة فقط للمضي قدما في العمل ، أو. فوائد التكلفة كلاً من الاتفاقية المدعومة والأعمال الأخرى بنسب يمكن تقريبها بطرق معقولة ، أو. التكلفة ضرورية للتشغيل العام للمؤسسة وتعتبر قابلة للتخصيص جزئيًا للمشاريع التي تتم رعايتها ، و. عدم وجود تحويل للتكاليف من صندوق إلى آخر لتغطية تجاوزات التكاليف ، وتجنب القيود المفروضة على الاتفاق أو لأسباب الراحة • A-21 C.4 & 2 CFR 200.405 العوامل التي تؤثر على تحصيل التكاليف • يجب معالجتها باستمرار - الاتساق في الاقتراح والفرض وتكاليف إعداد التقارير - يتم تحميلها باستمرار في ظروف مماثلة كتكلفة مباشرة أو تكلفة غير مباشرة • A-21 C.2 (c)، D.1، Appendix A & 2 CFR 200.403، 200.412، 200.413 (a) المعالجة المتسقة • §200.403 (د) تنص على ما يلي: "لا يجوز تخصيص تكلفة لمنحة اتحادية كتكلفة مباشرة إذا تم تخصيص أي تكلفة أخرى متكبدة لنفس الغرض في ظروف مماثلة للجائزة الفيدرالية كتكلفة غير مباشرة." تنص الفقرة 200.403 (f) في التكلفة على ما يلي: "لا يتم تضمينها كتكلفة أو استخدامها لتلبية متطلبات مشاركة التكلفة أو المطابقة لأي برنامج آخر ممول فيدراليًا سواء في الفترة الحالية أو السابقة. انظر أيضًا §200.306 تقاسم التكاليف أو مطابقة الفقرة (ب). " ماذا يعني "مسموح" ؟؟ • "حقيقة أن التكلفة المطلوبة في الميزانية يتم منحها ، على النحو المطلوب ، لا تضمن تحديد السماح. المنظمة مسؤولة عن عرض التكاليف بشكل متسق ويجب ألا تتضمن التكاليف المرتبطة بسعر التمويل والاستثمارات كتكاليف مباشرة ". بيان سياسة المنح -NIH هل يمكن تحميل هذا على المنحة؟ • إذا كانت التكلفة لا تلبي معايير المعقولية ، والسمح ، والتخصيص ، والاتساق ، فهي غير مسموح بها. • تذكر ، إذا لم يكن مسموحًا به في صندوق مدعوم ، فلن يكون مسموحًا به في حساب مشاركة التكلفة. تعريف التكلفة المباشرة 2 CFR 200.413 • التكاليف المباشرة هي تلك التكاليف التي يمكن تحديدها على وجه التحديد مع هدف تكلفة نهائي معين ، مثل جائزة فيدرالية أو نشاط آخر ممول داخليًا أو خارجيًا ، أو يمكن تخصيصها مباشرة لمثل هذه الأنشطة بسهولة نسبيًا باستخدام درجة عالية من الدقة. التكاليف المتكبدة لنفس الغرض في ظروف مماثلة يجب أن تعامل بشكل ثابت على أنها إما تكاليف مباشرة أو غير مباشرة (F & A). راجع أيضًا §200.405 التكاليف القابلة للتخصيص. أمثلة على التكاليف المباشرة • رواتب الباحثين / مديري المشاريع. (بما في ذلك تكاليف المزايا) • مستلزمات المختبر / المشروع • السفر • الفنيون • سكن / رعاية الحيوانات ظروف خاصة - قديمة • تراكم البيانات على نطاق واسع وتحليلها وإدخالها • كميات كبيرة من ترتيبات السفر / الاجتماعات • برامج كبيرة ومعقدة • مشاريع ميدانية بعيدة لا يمكنها الوصول إلى خدمات الإدارات العادية • المشاريع الكبرى ، على سبيل المثال مراكز البحوث السريرية العامة ، منح المركز ، منح مشاريع البرامج ... • منح التدريب • المشاريع الممولة غير المدعومة ، كليًا أو جزئيًا ، من الأموال الفيدرالية ظروف خاصة - جديدة في حالة وجود ظروف خاصة ، يمكن وضع تكلفة التمويل والإعادة في الميزانية كتكلفة مباشرة بشرط أن تكون التكلفة: مسموح به. تم تحديدها على وجه التحديد مع مشروع مقترح وسوف تقدم العمل المقترح. يمكن أن تُعزى التكلفة إلى المشروع المقترح بسهولة نسبية ودرجة عالية من الدقة ملاحظة خاصة حول الدعم الكتابي • A-21، Exhibit C. أمثلة على "المشاريع الكبرى" حيث قد يكون من المناسب فرض رسوم مباشرة على رواتب المشرفين أو الموظفين الكتابيين. • 2 CFR 200.413. يجب عادةً معاملة الموظفين على أنهم تكاليف غير مباشرة (F & A). قد يكون الشحن المباشر مناسبًا إذا: (1) لا يتجزأ من المشروع ؛ (2) محددة على وجه التحديد مع المشروع ؛ و (3) مدرج صراحة في الميزانية أو مع موافقة خطية مسبقة من الوكالة. ملاحظة خاصة حول أجهزة الكمبيوتر • 2 CFR 200.453 (c). قد يتم تحميل المواد والإمدادات المستخدمة لأداء جائزة اتحادية كتكاليف مباشرة. في حالة أجهزة الحوسبة المحددة ، يُسمح بالشحن كتكاليف مباشرة للأجهزة الضرورية والقابلة للتخصيص ، ولكنها ليست مخصصة فقط لأداء جائزة فيدرالية. وثيقة! وثيقة! وثيقة! وثيقة! لماذا الحاجة إلى التوثيق؟ • يتوقع المدققون توثيق جميع المعاملات. خاصة تلك التي يتم النظر فيها في ظل ظروف "استثنائية" أو للمشاريع الكبرى. • إيصالات مع تفاصيل كافية لدعم الرسوم. • شرح كتابي لكيفية استفادة المشروع (المشاريع) من المصروفات • إذا غادرت الجامعة أو القسم ، هل هناك تفاصيل كافية يمكن أن تتحدث بها الوثائق عن نفسها؟ أين تذهب للحصول على إجابات؟ • 2 CFR 200 الجزء الفرعي E من التوجيه الموحد • منشور OMB Circular A-21 • قواعد الوكالة / إرشاداتها • إرشادات خاصة بالبرنامج • وثيقة الجائزة • الشروط الخاصة • السياسة المؤسسية • استشر مراقب المالية العامة ومحاسبة C&G لتلميح مفيد - انظر المحاسبة المعيارية للجامعة دليل الموارد (SARM) http://sarm.unm.edu/ مسموح أو غير مسموح لك ... http://memecrunch.com/meme/KFPS/not-sure-if-cost-unallowable/image.jpg دراسة حالة 1 • يحصل الباحث الرئيسي الخاص بك على منحة U-54 التي تتطلب قدرًا كبيرًا من الدعم في ترتيب السفر لقادة المشروع من العديد من الجامعات ، ومشاريع البحث الداخلية لحضور اجتماعات التقدم نصف السنوية. كما يقوم الباحث الرئيسي بتنسيق إعداد وتقديم العديد من المنشورات والتخطيط لأربع ندوات منفصلة تتعلق بالمنحة. هل تعتقد أنه يمكنه فرض رسوم على الخدمات الإدارية / الكتابية على المنحة؟ دراسة الحالة 2 • دعا الباحث الرئيسي الباحث المشارك في المنحة ، (خبير في المجال الذي تعمل فيه وهو من جامعة أخرى) ، لإلقاء محادثة مع موظفي الجامعة / أعضاء هيئة التدريس حول الاكتشاف الفريد الذي قاموا به مشروعهم. بعد الندوة ، تناول الباحث الرئيسي والعديد من أعضاء هيئة التدريس الآخرين العشاء مع المتحدث في مطعم محلي قبل رحلة العودة إلى الوطن. ما هي المصاريف المتكبدة ، إن وجدت ، التي يمكن تحميلها على المنحة؟ ممارسات غير مقبولة • شراء بنود لاستنفاد الأرصدة غير الملتزم بها. • تناوب الرسوم بين المشاريع. • تعيين الرسوم على أساس الرصيد المتبقي لحل مشاكل توافر التمويل أو لتجنب فقدان الأرصدة المرحلة. الممارسات غير المقبولة • تعيين الرسوم للجائزة قبل تكبد التكلفة. • تحميل نفقات على جائزة واحدة حصريًا عندما تكون النفقات قد دعمت بوضوح أنشطة أخرى. • تطبيق "ضريبة" وحدة على المشاريع لتوزيع المصاريف الكتابية والإدارية. • تحويل السحب على المكشوف من مشروع مكفول إلى آخر بدون موافقة الكفيل الصريحة. قانون الادعاءات الكاذبة • تحت الولايات المتحدة قانون الادعاءات الكاذبة ، يُحظر على الأشخاص الذين يعملون بأموال فيدرالية "التقديم أو التسبب في تقديمه عن قصد إلى مسؤول أو موظف في الولايات المتحدة الحكومة أو أحد أفراد القوات المسلحة الأمريكية مطالبة كاذبة أو احتيالية بالدفع أو الموافقة ". (VII.J.) ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث؟ https://s3-us-west-1.amazonaws.com/ov-file-archive/piece/94/4/728894.0.vetjailfee1.jpg Non-Compliance can lead to: • Disallowed Costs • Reduction in Funding • Award Termination • Additional Compliance Requirements/Oversight • Sanctions • Suspension • Debarment • Criminal Penalties Non-Compliance can lead to: Non-Compliance can lead to: Non-Compliance can lead to: References • 2 CFR 200 Subpart E . www.gpo.gov/fdsys/pkg/FR-2013-12-26/pdf/2013-30465.pdf • منشور OMB المنشور A-21. www.whitehouse.gov/omb/circulars_a021_2004 • قانون المطالبات الكاذبة. www.justice.gov/civil/docs_forms/C-FRAUDS_FCA_Primer.pdf • مجلة نيويورك تايمز - 22 أكتوبر 2006 - اكتشاف غير مرحب به • ملخص لعمليات تدقيق الجامعة والتسويات والتحقيقات المتعلقة بالبرامج الفيدرالية. www.costaccounting.org/audits • نتائج التدقيق المنشورة تقارير NSF الخارجية. www.nsf.gov/oig/auditpubs.jsp#external • مكتب خدمات التدقيق التابع للمعاهد الوطنية للصحة. oig.hhs.gov/reports-and-publications/oas/nih.asp • الاجتماع السنوي السادس عشر لـ NCURA لـ FRAs. هل يمكنني تحميل هذا العنصر على منحة؟ - جليندا أ. أسئلة بولوك؟

DPIs - وجهة نظر المراجع

مقدم: جون براندت
تاريخ الطلب 03-03-2015

عرض تقديمي - PowerPoint
نشرة - كلمة

DPIs - وجهة نظر المراجع الغرض من هذا التعلم هو تقليل وقت معالجة DPI إنه مصمم لمساعدتك على تقليل الوقت في الحصول على مدفوعات DPI الخاصة بك بشكل أسرع عن طريق:  تحديد أخطاء معالجة DPI الشائعة تحديد الموارد المفيدة  ​​تقديم النصائح والتوصيات  لم يتم تصميم هذا LEARN لتعليمك آليات إنشاء DPI ، حيث يبلغ متوسط ​​9 أيام تقويمية لـ DPI لتتم معالجة الدفع بعد إرسالها إلى شروط Banner الأساسية  DPI - فاتورة الدفع المباشر. جميع الفواتير التي ينتج عنها مبلغ مدفوع لها رقم DPI يبدأ بنموذج "I" DPEZ - Direct Pay "EZ" الذي تم إنشاؤه في FZADPEZ. كل DPEZ يتم إنشاؤه سيكون له رقم DZ. سيكون لكل من DPEZ الذي ينتج عنه سداد رقم "DZ" ورقم "I". هل تلقى مكتب المحاسبة المركزي DPI؟ استخدم قاعدة بيانات البحث في المستندات  يمكن الوصول إليها من موقع ويب المحاسبة غير المقيدة بالحرم الجامعي الرئيسي [http://ua.unm.edu/]  يمكن الوصول إليه من موقع ويب HSC Unrestricted Accounting [https://login.unm.edu/cas/login؟service= http://galog.unm. قاعدة البيانات - العثور عليها على موقع الويب غير المقيد الخاص بـ HSC لا توجد نتائج بحث ، إذن:  لم يتلق المكتب الأساسي DPI استخدم نموذج Banner FOIAPPH (محفوظات المستند) لمعرفة ما إذا تم رفض DPI استخدم نموذج Banner FOAAINP لمعرفة قائمة الانتظار أو قوائم الانتظار التي لا تزال بحاجة إلى الموافقة ؛ ربما يكون لدى جهة اعتماد لافتة القسم DPI / النسخة الاحتياطية تحقق من المسؤول عن إدارتك الذي يوقع على DPI لمعرفة ما إذا كان هذا الشخص لا يزال لديه مراجعة DPI / HSC UA الاحتياطية والموافقة عليها: عملية الموافقة على الصورة الكبيرة - ما يبحث عنه المراجعون:  " Eyeball the DPI "للصحة - نوع المدفوع لأمره - نوع الدفع / السداد - رمز الحساب - تاريخ عودة السفر أو تاريخ استلام البضائع - معدل البدل اليومي وعدد الوجبات - حساب معدل الأميال - التوقيعات المناسبة - تطابق المستندات الأصلية المصروفات المدرجة الأخرى مثل عملية الموافقة على السكن أو المكوك / سيارة الأجرة - ما الذي يبحث عنه المراجعون: هل تخضع إدارة شؤون الإعلام (DPI) للضريبة وفقًا لإرشادات خطة UNM's IRS Accountable Plan؟  يتم احتساب 60 يومًا: تاريخ استلام إدارة شؤون الإعلام في المكتب الأساسي تاريخ العودة للسفر تاريخ الاستلام للسلع أو أي نوع آخر - يجب أن تكون معتمدة أو لا تزال خاضعة للضريبة بعد 60 يومًا - DPI خاضعة للضريبة إذا كانت لا تزال في قائمة انتظار Dept بعد 60 عدد الأيام نوصي بمراجعة دليل خطة المساءلة على http://ua.unm.edu/accountable-plan-requirements.html عملية الموافقة - ما يبحث عنه المراجعون:  نوع المدفوع لأمره - في أي وقت يكون التحديد هو "فرد أجنبي أو شركة أجنبية ، إدارة شؤون الإعلام يجب أولاً الانتقال إلى الضرائب - استدعاء الضرائب للحصول على المشورة إذا لزم الأمر معظم المدفوعين هم: - موظف UNM - عملية الموافقة على شركة أمريكية أو أمريكية - ما الذي يبحث عنه المراجعون:  نوع الدفع / السداد - حدد النوع الصحيح - تستخدم معظم الأقسام فقط أنواع قليلة:  تسجيلات المؤتمر  المستحقات والرسوم  البضائع نفقات الانتقال  رسوم المشاركين  السفر يوصي بمراجعة أنواع المدفوعات المسموح بها في DPEZ على http://ua.unm.edu/dpez٪20payment٪20types.html Approva l العملية - ما الذي يبحث عنه المراجعون: رمز الحساب المناسب - هذا هو حساب المصاريف - لا تستخدم حساب الإيرادات  يُسمح ببعض المرونة هنا  يجب استخدام رموز حساب معينة تتعلق بمتطلبات مصلحة الضرائب الأمريكية أو الدولة ، أو متطلبات التتبع أو إعداد التقارير - السابق. - يجب أن تذهب أجهزة الكمبيوتر المملوكة لـ UNM إلى 3189 ويجب أن تذهب "مصاريف النقل" إلى 38L0 نوصي بقراءة رموز الحساب التي تمت إعادة النظر فيها على http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/LEARN.shtml عملية الموافقة - ما يبحث عنه المراجعون:  بدل يومي السعر والوجبات - تحقق من صحة السعر اليومي - هاواي / ألاسكا / مدينة الدولة الأجنبية هي سعر الوجبات المحلية بالإضافة إلى السعر العرضي المحلي - تحقق من عدد الوجبات المطابقة لخط سير رحلة الطيران والوجبات المدفوعة عن طريق المؤتمر التي تم طرحها أو طرح أي وجبات عمل مسموح بها عملية الموافقة - ما الذي يبحث عنه المراجعون: التوقيعات المناسبة - إذا تم تحديد نوع الدفع / السداد الصحيح ، ستتم طباعة أسطر التوقيع الصحيحة على DPI - اجعل كل سطر موقعًا قبل إعادة توجيه عملية الموافقة - ما الذي يبحث عنه المراجعون:  المستندات الأصلية - مطلوب - إذا لم يكن متاحًا ، فقم بتضمين مذكرة قبول مسؤولية الإدارة عن أي دفعة مكررة ؛ يجب توقيع المذكرة من قبل المدفوع لأمره ورئيس القسم يجب أن تتضمن إيصالات المطعم التفاصيل وقائمة بالحضور - إذا لم يكن ذلك متاحًا ، يلزم وجود مذكرة تفيد بعدم شراء الكحول  دليل على الدفع من قبل المدفوع لأمره مطلوب - رصيد صفري ، دفع ببطاقة ائتمان زيادة وقت المعالجة لمؤشرات إدارة المعلومات بمجرد استلام المكتب الأساسي لإدارة شؤون الإعلام؟  تم رفض DPIs لأنه كان لا بد من تغيير عنصر وإعادة تقديم DPI هذا يضيف وقتًا للحصول على مدفوعات لأمره - وقت لإجراء التصحيح ، ووقت للحصول على موافقات الإدارة مرة أخرى ، ووقت للمكتب الأساسي للمراجعة والموافقة ، وما إلى ذلك.  تم طلب معلومات إضافية لازمة للتحقق من DPI والموافقة عليه  وهذا يضيف وقتًا للحصول على مدفوعات لأمره - الوقت للحصول على المعلومات ، والوقت الذي يستغرقه المكتب الأساسي للمراجعة ، وما إلى ذلك. حوالي 1 من كل 8 DPIs التي تم تلقيها في مكاتب HSC الأساسية لديها بعض المشاكل التي يجب حلها قبل الموافقة على DPI Travel DPIs تضم 27 ٪ من HSC غير المقيدة DPIs استخدم قائمة التحقق من السفر  احصل على بدل يومي صحيح  اشرح أي عناصر أو ظروف غير معتادة في أغراض العمل أو أقسام المعلومات الإضافية  تضمين الكتيب أو جدول الأعمال  تضمين خط سير رحلة الطيران  تضمين الإيصالات الأصلية وجميع العناصر المدفوعة مسبقًا كل ما سبق مطلوب من قبل مراجع المكتب الأساسي للتحقق من أن DPI على ما يرام لدفع DPIs التي لم يتم استلامها فعليًا  هي السبب الأكبر التالي لمؤشرات DPI غير المقيدة HSC المرفوضة حساب 21٪ ، أو رفض 1 من كل 5 DPIs لأننا لم نتلقها أبدًا ؛ استخدام البحث في قاعدة بيانات DPI و FOAAINP  DPIs في قائمة انتظار الموافقة لدينا ، ولكن لم يتم استلامها فعليًا ورفضها بعد 10 أيام عمل ؛ يساعد هذا في تنبيهك إلى أننا لم نتلق أبدًا DPI ، وأن ساعة خطة IRS Accountable 60 يومًا تدق تحقق من نموذج البانر GUAMESG للرسالة نوصي بأن تقوم الأقسام بمراجعة ممارسات أعمالها للمساعدة في تقليل هذه المشكلة أسباب أخرى لرفض DPI رمز حساب خاطئ كان مستعملا؛ 11٪ أو 1 من كل 10 نقاط لكل بوصة تم تلقي نسخة احتياطية غير كافية وقت استجابة غير كافٍ للطلب  غرض تجاري غير كاف خطأ رياضي أو تاريخ  استخدام نموذج أو نوع المدفوع لأمره خاطئ  ضريبة المبيعات غير مسموح بها  ضد سياسة أو توجيهات UNM يمكن أن تكون جميع هذه الأسباب المنع وتقليل الوقت الذي يستغرقه الحصول على مدفوعات إدارة شؤون الإعلام الخاصة بحالات عدم التطابق الخاصة هذا DPI ، لفرد أو شركة ، هو الاحتفاظ بالشيك للاستلام.  إذا كانت المعالجة الخاصة هي "إرسال مستند بشيك" ، فيجب إرفاق نسخة من المستند مع عدم تطابق المعالجة الخاصة لإدارة شؤون الإعلام (DPI) تقول إدارة شؤون الإعلام هذه ، إلى أحد الموظفين ، أنه سيتم إيداعها مباشرة.  تشير أيضًا إلى "إرسال المستند بالشيك"  هذا غير صحيح.

سير عمل Pcard وعملية التغييرات

مقدم: لورا بوتز
تاريخ الطلب 09-16-2014

عرض تقديمي - PDF

  PcardWorkflow & Process Changes ، Laura Putz ، المراقب المساعد HSC في 16 و 17 سبتمبر 2014 PCardWorkflow - الموضوعات • الإحصائيات • نظرية سير العمل • عملية سير العمل وتصفية العناصر بكفاءة • قسم جديد للمساعدة في إحصائيات الكفاءة إجمالي معاملات PCard - السنة المالية 14 140,000+ معاملات PCardTransactions - السنة المالية 14 17,000+ سير عمل المعاملات التي تم مسحها - 14+ سير عمل للسنة المالية 7,900 معلقة 14+ السنة المالية 2,100 عناصر سير العمل معلقة أكثر من 13+ عناصر سير العمل قبل السنة المالية 1,100 معلقة 13+ عناصر سير العمل المعلقة 800+ نظرية سير العمل • تم تنفيذ العملية الآلية في يوليو 15 لتقليل الجهد المطلوب لتسوية معاملات السفر • حركات السفر الملتقطة بداية من 150 / 2010/1 • أكثر كفاءة لقسم PCard • قبل سير العمل ، لا يمكن الموافقة على كشوفات حامل البطاقة حتى يتم السفر • أكثر كفاءة للإدارات • تخبرنا بما لم يتم تسويته وربطه بـ DPI / DPEZ • عملية الرقابة الداخلية • تحسين التوثيق على ملف للتدقيق Bann er View -FZADPEZ Unassociated = لا تزال معاملة مستند "S" في القائمة المنسدلة لفئة الدفع كخيار تحديد عند إنشاء DPEZ البداية • يتم تشغيل سير العمل الآن بعد 1 يومًا من تاريخ المعاملة الأصلية عن طريق إنشاء إشعار بالبريد الإلكتروني إلى PCardholder • يوفر ارتباط إلى عملية سير العمل MyUNMMenu الوصول إلى معاملات بطاقات البطاقات التي لم يتم حلها الخيارات المدرجة لمسح عناصر PCardWorkflow http://www.evolvingtimes.com/wp-content/uploads/2010/30/choices-for-deliberate-creators.jpg الخيار الأول الخيار الثاني الخيار الثالث الخيار أربعة http://mayawhite.com/wordpress/wp-content/uploads/2009/04/down-arrow.jpeg الخيار خمسة تسوية معاملة PCard / DPEZ مخطط سير عمل جديد خيار جديد الخامس: سفر غير الموظفين - لا يوجد تعويض • يمكن القضاء على معظم طلبات البائعين الجدد • يمكن التخلص من معظم نقاط الدفع بدون مقابل DPEZ • التوفيق بين الوثائق الخاصة بالمراجعين الداخليين / الخارجيين http://mayawhite.com/wordpress/wp-content/uploads/2014/05/down-arrow.jpeg الخيار الخامس الخيار الخامس: المتطلبات • لا يمكن استخدامها لسفر الموظفين الذي لا يحتوي على تعويضات أخرى - يجب أن تفعل صفر دولارًا أمريكيًا (DPEZ) • لا يمكن استخدامها لأي مسافر أجنبي - يجب أن تفعل صفر دولار أمريكي (DPEZ) • حدد الخيار الخامس بدلاً من القيام بعملية دفع بقيمة صفر دولار أمريكي من أجل: • المجندون • المتحدث الضيف • الطلاب • غيرهم - يجب تحديد / تحديد • المراجعة والموافقة عليها من قبل مكتب المحاسبة الأساسي المناسب • يجب إرفاق نسخة من الإيصال الأصلي والوثائق الأخرى مثل جدول المقابلة ، نشرة المحاضرة ، إلخ.     الخيار الخامس: إقامة ليلية بقيمة صفر دولار أمريكي لكل من جريت جاي ، المتحدث الضيف لجولات بيدس جراند التي عقدت في 4/15/2014 - دومينيتشيAuditorium من 1 إلى 3.     إرفاق ملف إرفاق ملف إرفاق ملف سهل Peazy – Right ؟؟؟       الخيار الخامس: إقامة ليلية بقيمة صفر دولار أمريكي لكل من جريت جاي ، المتحدث الضيف لجولات بيدس جراند التي عقدت في 4/15/2014 - دومينيتشيAuditorium من 1 إلى 3.     الخيار الرابع - ليس السفر التقليدي • عملية مؤتمتة تم إنشاؤها بناءً على كود سلع البائعين التجاريين (MCC). • شرح موجز للمصروفات / الغرض التجاري المطلوب. • تمت مراجعتها واعتمادها من قبل PCardManager.       الخيار الرابع - ليست غرفة اجتماعات السفر التقليدية متباعدة في معتكف القسم الذي عقد في فندق XYZ في 7 يوليو 2014. 35 من أعضاء هيئة التدريس و 18 من الموظفين الحاضرين وثلاثة متحدثين ضيوف بالإضافة إلى الميسر. الخيار الثالث - زر الغفوة • تأجيل العملية لأن السفر يحدث في المستقبل. • سيتم إنشاء سير العمل مرة أخرى بعد عشرة أيام من تاريخ السفر المحدد بواسطة PCardholder. • يمكن مسحها مع عملية التحقق من صحة البيانات المؤتمتة مرتبطة ، ولكنها ستستمر في العودة إذا لم يتم اتخاذ أي إجراء.       الخيار الثالث - غفوة زر الخيار الثاني - عفوًا ، لقد نسيت! • يجب على القسم تحديد مستند DZ حيث يجب الإبلاغ عن المعاملة. • يجب على HSC مراجعة معاملة PCard الأصلية و DZ المشار إليها لتأكيد العناصر ذات الصلة. • يقوم النظام "بإدراج" السجلات في سجل DZ Banner. • يمكن استخدامها لـ "إرسال" صفر دولار أمريكي لكل بوصة (DPI) إلى مكاتب FSD بدلاً من التوجيه عبر بريد الحرم الجامعي الخيار II - عفوًا ، لقد نسيت!       DZ8675309 قبل بعد إرفاق ملف إرفاق ملف إرفاق ملف Easy Peazy – Right ؟؟؟       الخيار الثاني - لقد نسيت!   DZ8675309 الخيار الأول • لا يتعين على القسم البحث عن أرقام المستندات. الاكثر فعاليه. • تم التحقق من صحتها ليلاً باستخدام عملية مؤتمتة. الاكثر فعاليه. • سوف يعود إلى فشل التحقق من صحة Pcardholderif. • "أفضل الممارسات" لمعاملات DPEZ و PCard.       الخيار الأول عند رفض العناصر • إذا تم رفض عنصر سير العمل الذي ترسله أو رفضه ، فستتلقى رسالة بريد إلكتروني تخبرك بأن التصحيحات مطلوبة. • الإشعارات التي ينشئها النظام • الرفض من مكاتب الخدمات المالية • سيخبرك البريد الإلكتروني بالأسباب المحتملة لفشل سير العمل. • ارجع إلى عنصر سير العمل وصحح الخطأ عندما يكون للعناصر خطأ عند إرجاع العناصر ، أرفق الوثائق بسير العمل عندما: • لقد حددت الخيار II –DPEZ تمت معالجته بالفعل ، وكانت الوثائق الأصلية لمستند S الذي تقرنه بـ DPI غير مرفق بـ DPEZ الأصلي • مثال: تم استخدام سيارة مستأجرة ، مدفوعة الثمن بواسطة Pcard ، أثناء رحلة عمل. لم يكن مرتبطًا وقت اكتمال إدارة شؤون الإعلام للرحلة. امسح إيصال تأجير السيارة ضوئيًا وأرفقه بسير العمل الخاص بمستند S • لقد حددت الخيار الثاني - تمت معالجة DPEZ بالفعل ، ولم يتم إرسال صفر $ DPEZ بالبريد إلى مكتب FSD المناسب • لقد حددت الخيار الخامس - بدون EE Zero $ DPEZ • مثال : كان الفندق هو المصاريف الوحيدة لمقابلة المجند. قم بمسح وإرفاق فاتورة الفندق ومسار المجند بسير العمل الخاص بمستند S الخاص بالفندق للمشرفين والمديرين • يمكن الاستعلام عن عناصر سير عمل PCardReconciliation • أدخل اسم عائلة PCardHolders مع الحرف “٪” من نتائج الاستعلام والتحليل. العثور على بيان بطاقة PCard الأصلي والسجل والإيصال؟ أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى: حاملي بطاقات HSC: HSCFinancialServices@salud.unm.edu حاملو البطاقات الرئيسيون / الفرعيون: Gacal@unm.edu المعلومات التي يجب تضمينها: اسم حامل البطاقة رقم معرف شعار حامل البطاقة (وليس رقم بطاقة الائتمان) تاريخ الكشف (5 مايو 2012 ؛ 5 كانون الأول (ديسمبر) 2013) البائع والمبلغ (المؤسسة ، 92.48 دولارًا أمريكيًا) ملخص • تمت إضافة القسم الخامس لتحسين العملية ؛ يمكن في كثير من الأحيان تجنب DPIs صفر دولار. • يمكن الآن إرفاق المستندات الممسوحة ضوئيًا ، وإذا كان المستند مقبولاً بخلاف ذلك ، فلن يكون المستند الأصلي مطلوبًا. • سيؤدي التقديم في الوقت المناسب لـ DPEZs مع معاملات PCard (مستندات S) المرتبطة بشكل مناسب إلى إزالة أو تقليل عدد عناصر سير العمل لتقوم بمراجعتها. • سيتم إنشاء عناصر سير العمل بعد 30 يومًا من تاريخ نشر بطاقات الكمبيوتر. • ستكون التحسينات متاحة للاستخدام في 6 أكتوبر 2014.     ما هي أسئلتك؟  

إدارة النقد وقوائم الأموال

مقدم: الانا واتس
تاريخ الطلب 08-26-2014

عرض تقديمي - PDF

إدارة النقد وقوائم الأموال 26 و 27 أغسطس 2014 مقدمة من Alana Watts مقدمة • سياسة إدارة النقد 7200 موضوعات إدارة النقد التي يجب تغطيتها: • حساب UNM المصرفي 1.1 التدريب المطلوب  يجب على جميع الأفراد الذين يتعاملون مع النقد / الشيكات ويجب أن يأخذ مشرفهم المباشر هذه الدورة 1.3 المصروفات النثرية • المصروفات النثرية وصناديق التغيير - يجب أن تفي بمتطلبات التعامل مع النقد • المصروفات النثرية هي الطريقة الأقل تفضيلاً لإجراء المعاملات من وجهة نظر المحاسبة والمخاطر كلما أمكن ذلك 1.4 استخدام حساب UNM المصرفي • لا يجوز للإدارات إنشاء حساب مصرفي لها منظمة.   1.5 هدايا لمؤسسة UNM • يجب تسليم جميع الهدايا والنماذج إلى مؤسسة UNM للمعالجة • لا تودع هذه المبالغ بنفسك • https: //www.unmfund.org/unm-depositors-page/ • جهة الاتصال بالمؤسسة هي Jodi Wilson Jodie .frettern @ unmfund.org، 277-5871 Billings • تتم محاسبة الفواتير الخارجية من خلال نظام حسابات القبض لغير الطلاب (NSAR) يجب على الإدارات عدم إنشاء فواتير خاصة بها خارج NSAR • ضمان الامتثال لقوانين ولاية نيو مكسيكو للحصول على محاسبة جميع فواتير حسابات UNM المستحقة القبض باستخدام وحدة NSAR: إرسال الإيرادات إلى فهرسك على الفور الفواتير • إذا قمت بذلك ، فقم بإحضارها إلى المحاسبة غير المقيدة ، وسنقوم بإيداع وتطبيق الدفع لك 2 - الإيداع • الإيداع النقدي والشيكات المستلمة من قبل يوم العمل التالي • قسم أمين الصندوق متاح لاستلام الودائع للمساعدة في الامتثال إيداع الأموال المستلمة  يجب الاحتفاظ بالوثائق إذا أصبح ذلك ضروريًا لإعادة الإعمار • المعلومات السرية سوك يجب عدم الاحتفاظ بأرقام الضمان الاجتماعي بأي شكل من الأشكال. قوائم الأموال يجب أن تحتوي القوائم المالية المرسلة إلى مكتب بورصة على معلومات كاملة في جميع المجالات • التعليقات مهمة! في ملاحظة جانبية: الخطأ الأكثر شيوعًا: استخدام 07Z0 - إيرادات المبيعات الأخرى عندما يجب أن تكون 07ZZ - قوائم أموال سداد الموظف • يجب أن تتضمن نسخة "قائمة أموال القسم" القوائم المالية المرفقة للتحقق من النسخ الاحتياطي • تحقق رقم 2 من قوائم الأموال الاحتياطية المرفقة • الشيك # 1 نسخ وإرفاق قوائم الأموال قوائم الأموال • تأكد من تطابق إيصال أمين الصندوق مع إجمالي قائمة الأموال وإرفاقها بنسخة قائمة الأموال: معالجة معلومات بطاقة الائتمان لتسوية اللافتات • يتطلب القانون الفيدرالي أن تحمي الجامعة من التعرض والسرقة المحتملة للحساب و معلومات حامل البطاقة الشخصية التي تم تقديمها إلى UNM • قم بتنقيح المعلومات الممسوحة ضوئيًا قبل إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو الحفظ للرجوع إليها قم بإعادة كتابة جميع أرقام الحساب تغييرات بطاقة الائتمان  لا يتلقى مكتب بورسار مدفوعات CC • لا يزال مسموحًا للإدارة التي لديها محطات بطاقة ائتمان بمعالجة مجاميع الدُفعات الخاصة بهم كمسار عادي لأعمالهم. معالجة بطاقات الائتمان • لمجموعات بطاقات الائتمان عروض UNM معالجة بطاقات الائتمان TouchnetMarketplace • تم استخدام Touchnet بالفعل لتحصيل مدفوعات بطاقات الائتمان من قبل العديد من إدارات UNM • تم إعداد Touchnetcollection لقسمك بواسطة Patrick Patten في مكتب Bursar • سيتم إرسال بريد إلكتروني إليك تلقائيًا في كل مرة استلام إيداع ببطاقة الائتمان • لدى Touchnet وظيفة تقرير تتيح لك معرفة المدة التي دفعها ، والمبلغ الذي دفعه بواسطة بطاقة الائتمان • ستساعد تقارير TouchnetMarketplace هذه في التوفيق بين إيرادات بطاقة الائتمان الخاصة بك 3.

كيفية التوفيق بين المؤشرات

مقدم: تيري شويبوثام
تاريخ الطلب 06-10-2014

عرض تقديمي - PDF
نشرة - PDF

أساسيات تسوية الفهرس الجزء الأول من ثلاثة متخصصي تيري شويبوثام في إدارة الأعمال 6/10 و 11/2014 جدول المحتويات التعريفات والتفسيرات ......................... .................................................. ........................ 1 حساب ................................................ .................................................. ................................................. 1 وثائق المصدر ............................................... .................................................. ................................. 1 الفهرس ... .................................................. .................................................. ..... 1 ملفات داخلية ............................................... .................................................. ........................................ 1 PI ................................................ .................................................. .................................................. ............ 2 ماذا تعني المصالحة؟ .................................................. ......................................... 2 الإيرادات ... .................................................. .................................................. 2 رواتب ... .................................................. ................................................. 2 مصاريف أخرى ... .................................................. ...................................... 2 تنظيم المستندات ... .................................................. .............. 2 قم بإنشاء ملف لكل مؤشراتك ... .................................................. .... 3 تنظيم محتويات المجلد ... .................................................. ................ 3 طرق أخرى جيدة ... .................................................. ......................... 3 لاستعادة فهرس ، ما الذي أحتاجه؟ .................................................. ......... 3 التقارير ... .................................................. .................................................. . 3 معلومات الإيرادات ... .................................................. ........................... 4 P معلومات AYROLL .............................................. .................................................. ............................. 4 وثائق المصدر ... .................................................. ................................ 4 قلم أحمر ... .................................................. ............................................ 4 ما الذي تحتاج إلى معرفته لإعادة قراءة مؤشر؟ ... .............. 4 كيفية الحصول على وثائق المصدر ... .................................................. ........ 4 ما تقارير بانر التي ستستخدمها ، وكيفية الحصول عليها ..................................... ........................ 5 كيفية الحصول على معلومات قائمة الرواتب ............................................ .................................................. .......... 5 كيفية الحصول على معلومات الإيرادات ............................................ .................................................. ......... 5 ما هي الحسابات التي تقع على عاتق شخص آخر ... ............................. 5 كيف تستعيد فهرسًا؟ .................................................. ........................................... 5 اطبع تقرير البانر الخاص بك ... .................................................. ..................... 5 افتح المجلد غير المرخص لك ... .................................................. ............... 6 قارن بين ... .................................................. .................................... 6 مصاريف الرواتب ... .................................................. .................................. 6 مصاريف عامة ... .................................................. ................................. 6 التحقيق في التناقضات - المصاريف العامة ............................................ ...................................... 7 إنشاء ملخص فهرس للمصالحة ... ............................................ 9 التقارير المرتبطة ............................................... .................................................. .................... 9 مخطط التدفق - عملية مصالحة INDEX ... ........................ 10 مخطط تدفق - تنظيم المستندات ... .................................................. ......... 12 حساب التعريفات والتفسيرات - الحساب هو الرقم المكون من أربعة أرقام والذي يمثل مكان تسجيل الإيرادات أو المصروفات في Banner. على سبيل المثال ، 3100 هو رمز الحساب لمصروفات اللوازم المكتبية. يمكنك العثور على قائمة بحسابات UNM وتعريفاتها على http://ua.unm.edu/account-codes.html. المستندات المصدر - هذه مستندات أصلية أو نسخ من المستندات الأصلية. إنها المستندات التي تثبت حدوث المصروفات. قد تكون إيصالات UNM Bookstore للبضائع المشتراة. قد تكون فواتير داخلية من مراكز خدمة UNM. قد تكون نسخًا من DPIs أو نسخًا من الفواتير من البائعين الخارجيين. قد يكون لديهم رسائل بريد إلكتروني توضيحية أو مستندات أخرى مثل استمارات التسجيل في الندوة مرفقة بها. تتضمن مستندات المصدر الأخرى إيصالات / تقارير البطاقة P وطلبات الشراء الداخلية لـ UNM وطلبات الشراء وطلبات الشراء الشاملة ونماذج الدفع غير القياسية. هذه القائمة ليست شاملة. الفهرس - الفهرس هو الرقم المكون من ستة أرقام الذي يجمع الإيرادات والمصروفات في الحسابات لمشروع معين. قد يكون الفهرس غير مقيد ؛ مثل واحد للتعليم والتمويل العام. قد يكون الفهرس مقيدًا ومرتبطًا بمنحة. يجب تسوية جميع نفقات مؤشر معين كل شهر. يتم ترحيل العنصر اللاحق في Banner عندما يتم تسجيله في قاعدة البيانات المحاسبية. تظهر العناصر المنشورة فقط في تقارير محاسبة Banner. الملفات الداخلية - الملفات الداخلية هي الملفات التي تقوم بإعدادها لتسهيل مهمتك. بالنسبة لتسوية الحساب ، ستعمل هذه: المجلدات غير المحظورة - لكل فهرس قم بإنشاء مجلد مانيلا غير واضح. يضع هذا المجلد نسخًا من المستندات المصدر لكل مصروف لهذا الفهرس عند حدوث هذه النفقات. قم بإرفاق مستندات المصدر هذه بالتسوية ونقلها إلى "مجلد تسوية الحساب" في نهاية الشهر. مجلدات كشوف المرتبات - قم بإنشاء مجلد قائمة الرواتب لكل فهرس. في هذا المجلد ، ضع نسخًا من جميع تقارير / وثائق كشوف المرتبات كل شهر. قم بإرفاقها بالتسوية وانقلها إلى "مجلد تسوية الحساب" في نهاية الشهر. مجلدات تسوية الفهرس - قم بإنشاء مجلد تسوية فهرس مانيلا لكل فهرس. في هذا المجلد ، ضع حزمة تسوية الفهرس المكتملة كل شهر. هذا يتكون من:. ملخص تسوية الفهرس المكتمل [انظر الملحق]. تقرير تفاصيل تقاريري [FOROLDS]. لقد قمت بإلغاء تحديد المبالغ الموجودة في هذا التقرير والمبالغ الموجودة في المستندات المصدر أثناء تسوية الفهرس. .  تقرير / وثائق الرواتب. لقد قمت بمراجعة التفاصيل في تقرير كشوف المرتبات ، وتأكدت من تطابق التفاصيل مع التفاصيل الداخلية من وثائق القسم الخاص بك فيما يتعلق بمن سيتم تحصيله ، والنسبة المئوية التي سيتم تحصيلها من رواتبهم على هذا الفهرس. .  المستندات المصدر وأي جداول ذات صلة تم إنشاؤها في القسم الخاص بك للنفقات. لقد قمت بالتحقق من التفاصيل الموجودة في هذه وفي تقرير MyReports التفصيلي الخاص بك. يتم تدبيسها معًا كل شهر لتشكيل حزمة تسوية شهرية لكل مؤشر. هذه هي حزمة تسوية الفهرس المكتملة. يتم حفظ هذا في مجلد تسوية الفهرس الخاص بك كل شهر. ضع مجموعة مجلدات كل فهرس في مجلد معلق أخضر ، يسمى هذا الفهرس. الآن لديك كل المعلومات الخاصة بك لكل فهرس يمكن الوصول إليها بسهولة. الباحث الرئيسي PI. هذا هو الشخص الرئيسي المسؤول عن المنحة. قد يكون لديه منح متعددة. تحتوي كل منحة على مؤشر واحد على الأقل وقد تحتوي على أكثر من مؤشر واحد. ماذا تعني المصالحة؟ تعني التسوية التحقق من مستندات المصدر التي توضح المصاريف التي كان ينبغي تحميلها على فهرس مقابل النفقات التي تم تحميلها بالفعل على هذا المؤشر. ثم يتم التحقيق في أي تناقضات وتصحيحها أو شرحها. يتم ذلك شهريًا. الإيرادات مقارنة الإيرادات التي يتلقاها الفهرس الخاص بك في Banner بالإيرادات المتوقعة ، والتحقيق في أي تباينات. الرواتب ويشمل ذلك: 1) التأكد من أن الأشخاص (الرواتب) الذين يتم تقاضيهم يمثلون الأشخاص الذين يجب تحميلهم على هذا المؤشر. 2) التأكد من احتساب النسبة الصحيحة من رواتبهم. المصاريف الأخرى ويشمل ذلك: 1) معرفة المصاريف التي كان يجب تحميلها على المؤشر. 2) التحقق لمعرفة أنه تم تحميلهم على الفهرس. 3) التحقق للتأكد من عدم تحميل نفقات أي شخص آخر على هذا المؤشر ، عن طريق الخطأ. 4) فهم رسوم F & A وما يجب أن تكون بالنسبة للمؤشر. منظمة وثيقة منظمة الوثيقة لصالحك. تجعل المستندات جيدة التنظيم من السهل العثور على المستندات وتسويات كاملة. إليك طريقة مقترحة: قم بإنشاء ملف لكل من مؤشراتك.  قم بإنشاء مجلد Green Pendaflex لكل فهرس. قم بتسميته برقم الفهرس والاسم. .  قم بإنشاء ثلاثة مجلدات مانيلا لكل فهرس. قم بتسمية كل منها برقم الفهرس. بالإضافة إلى ذلك ، قم بتسمية واحدة "تسويات الفهرس" ، و "المستندات غير المحذوفة" ، و "كشوف المرتبات". قد يكون لدى بعض الأقسام قسم "للإيرادات". تنظيم محتويات المجلد.  بالنسبة للمجلدات التي لم يتم مسحها ، قد ترغب في التنظيم حسب نوع المستند ، ثم في كل نوع من أنواع المستندات [DPIs ، طلبات الشراء ، الفواتير ، أخرى] حسب رقم المستند أو تاريخ الإنشاء. .  بالنسبة لمجلد كشوف المرتبات الخاص بك ، قد ترغب في التنظيم حسب التاريخ ، التاريخ الأحدث أولاً في المجلد. عند اكتمال الشهر ، ستقوم بإزالة مستندات كشوف المرتبات لذلك الشهر وتثبيتها في تسوية الفهرس الخاصة بك. .  بالنسبة لمجلد تسوية الفهرس ، ضع المستندات بالترتيب الشهري ، وآخر شهر أولاً في المجلد. .  ستنهي التسوية الشهرية الخاصة بك عن طريق إرفاق جميع المستندات الخاصة بك معًا. o ضع أولاً ملخص تسوية الفهرس الذي يعرض البنود التي تمت تسويتها للشهر وكيف تم حلها. o ثانيًا ، أرفق تقرير MyReports الخاص بك [FOROLDS] الذي حددته بقلم الرصاص الأحمر. o ثالثًا ، ضع تقرير كشوف المرتبات الخاص بك ، وقم بإيقاف تشغيله أيضًا. رابعًا ، ضع جميع مستنداتك الأصلية بالترتيب الذي تم التحقق منه في التقرير.   طرق أخرى جيدة.  إذا كان لدى قسمك طريقة مختلفة لتنظيم المستندات وحفظها ، فيمكنك استخدامها. لا توجد طريقة واحدة صحيحة لتنظيم المعلومات. ما عليك سوى تسهيل العثور على المعلومات واستخدامها. .  الشيء المهم هو أن يتم تسوية المؤشرات كل شهر ويتم حل أي تباينات على الفور. لتسوية فهرس ، ما الذي أحتاجه؟ التقارير. a.   أنت بحاجة إلى نسخ مطبوعة من المصاريف التي تم تحصيلها في Banner ، حسب الحساب ، للفترة. يوصى بتقارير MyReports. تفاصيل FOROLDS تعمل بشكل جيد. قم بتشغيل هذا التقرير للشهر ، بعد إغلاق نهاية الشهر. يمكن الاطلاع على جدول إغلاق الشهر على موقع موارد الخدمات المالية على العنوان http://fssc.unm.edu/ أو يمكنك الاشتراك في سؤال المعلومات السريعة 897. b.   يمكنك استخدام أوراق عمل Excel لمساعدتك في تجميع أرقام Banner بالتنسيق الذي يفضله قسمك. لا يزال يتعين عليك الاحتفاظ بمستندات Banner لإظهار مصدر أرقام Banner الخاصة بك.   معلومات الإيرادات ج.  إذا كنت تقوم بتسوية فهرس غير مقيد ، فأنت بحاجة إلى معلومات من مسؤول القسم بخصوص الإيرادات المتوقعة. إذا كنت تقوم بتسوية فهرس مقيد ، فأنت بحاجة إلى نسخة من إشعار منح المنحة من وكالة التمويل. معلومات الرواتب د.  تقارير كشوف المرتبات للمؤشر توضح الراتب الفعلي المدفوع لكل حساب راتب ومزايا ، من قبل الموظف. سيوفر تقرير MyReports FNRSLBE حسب الفهرس هذه المعلومات. سيُظهر لك FNRLDST النسبة المئوية لتوزيع الموظفين التي يجب أن تكون في كل فهرس. e.  ميزانية أو مستند داخلي آخر يخبرك بأسماء الموظفين الذين يجب تحميلهم على هذا المؤشر ، والمبلغ بالدولار أو النسبة المئوية من رواتبهم التي يجب تحميلها على هذا المؤشر. وثائق المصدر. f.   قد تحتاج إلى معرفة كيفية الحصول على بعض هذه المستندات ، مثل فواتير الاتصالات الشهرية وفواتير Xerox وفواتير مركز الخدمة الداخلية وما إلى ذلك. قد تحتاج إلى الاتصال بالشخص المسؤول عن إنتاج الفاتورة أو الموافقة عليها للبدء في الحصول على نسخة في كل مرة يتم إنتاجها. g.   إذا كنت تقوم بالمحاسبة لقسمك ، فقد يكون ذلك بسيطًا مثل حفظ نسخة قبل إرسال النسخة الأصلية إلى مكتب الخدمات المالية الخاص بك للموافقة عليها والدفع. هناك حاجة إلى مستند مصدر لكل حساب يظهر في تقرير تفاصيل الشعار.   قلم أحمر ح.  ستقوم بإلغاء تحديد كل عنصر في تقرير كشوف المرتبات وكل مستند مصدر ، حيث تحدد موقعه في تفاصيل تقرير بانر الخاص بك الذي يسرد نفقات الشهر للفهرس. أفضل الممارسات هي البدء والتاريخ بجوار علامة الاختيار. ما الذي تحتاج إلى معرفته للتوفيق بين الفهرس؟ كيفية الحصول على المستندات المصدر أ.   تحتاج إلى معرفة من يقوم بإنتاج المستندات الداخلية [DPIs ، إلخ] التي تؤدي إلى فرض رسوم على الفهرس الخاص بك. i.  تحتاج إلى الحصول على نسخ ، أو لا يمكنك التوفيق. إذا كانت هذه العملية جديدة في منطقتك ، فلن يعلم أحد أنك بحاجة إلى النسخ. عليك أن تجد الأشخاص المناسبين وأن تخبرهم بذلك. ثانيا.  أنت بحاجة إلى نسخ من جميع مستندات P-Card التي يتم صرفها على الفهرس الخاص بك. b.   تحتاج إلى معرفة كيفية تشغيل الفواتير المتاحة لك ، مثل خدمات شبكة اتصالات ITS (فواتير الهاتف الداخلية). i.  يجب أن تحتوي جميع الرسوم على وثائق. إذا لم يكن لديك سجلات في ملفاتك ، فستحتاج إلى تعقبها لتحديد ما إذا كان قد تم تسجيلها في الفهرس الصحيح. ما هي تقارير الشعارات التي ستستخدمها وكيفية الحصول عليها ج.   بالنسبة للفهارس المقيدة أو غير المقيدة ، يمكنك استخدام تقرير MyReports FOROLDS. تشغيل بعد إغلاق نهاية الشهر. راجع موقع موارد الخدمات المالية http://fssc.unm.edu/ للحصول على الجدول الشهري ، أو اشترك في سؤال المعلومات السريعة 897. d.   تم العثور على تقارير لافتة في MyReports. قم بتسجيل الدخول من خلال My UNM ، علامة التبويب حياة الموظف.   كيفية الحصول على معلومات كشوف المرتبات ه.  أنت بحاجة إلى معرفة أسماء الأشخاص الذين يجب أن يتقاضوا رواتبهم على فهرسك ، وما هو المبلغ أو النسبة المئوية. i.  يجب أن يكون المسؤول أو المحقق الرئيسي قادرين على إعطائك هذه المعلومات. ثانيا.  أنت بحاجة إلى معرفة كيفية الحصول على تقرير الراتب الأساسي [FNRSLBE] ، حسب الفهرس ، وحسب الشخص داخل كل فهرس. يجب أن يكون لكل قسم شخص مخول لعرض تقارير الرواتب. سيُظهر لك تقرير MyReports FNRLDST جميع المؤشرات لموظف أو رمز مؤسسة. كيفية الحصول على معلومات الإيرادات و.  ناقش هذا مع المسؤول الخاص بك. يجب أن يكون لديك هذه المعلومات لتسوية هذه الحسابات. ما هي الحسابات التي تقع على عاتق شخص آخر ز.  تتضمن بعض الحسابات التي قد لا تكون مسؤولاً عن تسويتها ضرائب Banner وبعض حسابات الإيرادات والأموال والأموال. يجب النظر في هذه كل شهر للتأكد من أن المبلغ معقول وصالح.   كيف يمكنك التوفيق بين فهرس؟ بمجرد حصولك على المعلومات التي تحتاجها ، يصبح التوفيق أمرًا سهلاً. قد تجد الأمر أكثر صعوبة في المرة الأولى أو الثانية لأنها جديدة. بمجرد الوقوع في روتين القيام بذلك كل شهر ، سيستغرق الأمر القليل من الوقت. ستتيح لك التسوية اكتشاف الأخطاء التي تم ارتكابها في نظام بانر وتصحيحها بسرعة. طباعة تقرير الشعار الخاص بك أ.  اطبع تقرير FOROLDS نهاية الشهر التفصيلي للفهرس الخاص بك للشهر المنتهي للتو. i.  بعد إغلاق نهاية الشهر ، يمكنك تسوية الفهرس بسهولة. يفترض هذا التفسير أنك تقوم بالتسوية بعد إغلاق نهاية الشهر. افتح مجلد Uncleared الخاص بك ب.  خلال الشهر قمت بتجميع العديد من المستندات المصدر للفهرس الذي تقوم بتوفيقه في هذا المجلد. قارن بين نفقات كشوف المرتبات 1) حدد ما يمكنك مطابقته ، وقم بمسحها. a.   افتح مجلد كشوف المرتبات. b.   قارن مجاميع تقرير بانر بإجماليات تقرير كشوف المرتبات لهذا الفهرس. تحقق من تقرير بانر لكل حساب إجمالي يتطابق مع تقرير كشوف المرتبات. يجب أن تتطابق! c.   قارن قائمة أسماء الموظفين من إدارتك التي من المفترض أن يتم تحميلها على هذا الفهرس ، مع الأسماء الموجودة في تقرير كشوف المرتبات. تحقق من كل اسم في تقرير كشوف المرتبات يطابق قائمتك. اكتب أي أسماء مفقودة أو "إضافية" في ملخص تسوية الفهرس الخاص بك. d.  قارن قائمة المبالغ / النسب المئوية للموظفين بالمبالغ الواردة في تقرير كشوف المرتبات. يجب أن تتطابق. قم بتدوين أي شيء لا يتطابق في ملخص تسوية الفهرس الخاص بك. 2) التحقيق في التناقضات - الرواتب. a.  سنفترض أن جميع عناصر كشوف المرتبات الخاصة بك متطابقة. إذا لم يكن كذلك ، ناقش مع المسؤول الخاص بك. قد تحتاج إلى تقديم أنا.  EPAF - لتغيير موقع / تخصيص الموظف ii.  PHAREDS - لتصحيح خطأ في مبلغ الراتب المرحل. ثالثا.  كن على علم بأن التعديلات التي تم إجراؤها على كشوف المرتبات خلال الشهر الذي تقوم بتسويته ستؤدي إلى اختلاف إجمالياتك عما قد تتوقعه استنادًا إلى تقارير كشوف المرتبات الأخرى. طالما كانت التعديلات صحيحة ، فهذا مقبول. المصاريف العامة 3) حدد ما يمكنك مطابقته ، وقم بمسحها. a.  ابحث عن العنصر الأول من المصروفات غير المرتب [ربما نفقات المكتب ؛ الحساب 3100]. لنفترض أن هناك سطرين تحت هذا الحساب ، أحدهما بقيمة 12.52 دولارًا والآخر 219.18 دولارًا. b.   ابحث عن المستندات المصدر في المجلد Uncleared لهذا الحساب. تجد ثلاثة. واحد مقابل 12.52 دولارًا ، والآخر مقابل 83.67 دولارًا ، والآخر مقابل 422.12 دولارًا. c.   قمت بوضع علامة اختيار بجوار $ 12.52 في تقرير Banner الخاص بك. لقد وضعت علامة اختيار على مستند المنشأ تقول 12.52 دولارًا. أنت مبدئيًا وتاريخ هذه الوثيقة. ثم تقوم بإخراجه من المجلد Uncleared ، ووضعه جانبًا لإرفاقه لاحقًا بحزمة تسوية الفهرس الخاصة بك. يتم تسوية عنصر واحد. d.   تنظر إلى المستند مقابل 83.67 دولارًا. تلاحظ أن التاريخ الموجود في المستند هو اليوم الأخير من الشهر الذي تقوم فيه بالتوفيق. لذلك لا تتفاجأ من أنه لم يتم تسجيله بعد في Banner. يمكنك إعادته إلى مجلد Uncleared للشهر القادم. e.   تنظر إلى المستند مقابل 422.12 دولارًا. تلاحظ أنه في الجزء السفلي من الفاتورة يتم تقسيم المصروفات بين ثلاثة مؤشرات مختلفة. واحد من هؤلاء هو الفهرس الذي تقوم بتسويته. بجوار كل من أرقام الفهرس هذه ، يوجد مبلغ. مجموع المبالغ الثلاثة يساوي 422.12 دولار. المبلغ المجاور لرقم الفهرس هو 219.18 دولارًا. لقد قمت بوضع علامة اختيار بجوار 219.18 دولارًا أمريكيًا في تقرير بانر الخاص بك بعد أن تضع علامة اختيار بمقدار 219.18 دولارًا أمريكيًا على المستند المصدر ، وأولها وتاريخها. ثم تقوم بإخراجه من المجلد Uncleared ووضعه جانبًا لإرفاقه لاحقًا بحزمة تسوية الفهرس الخاصة بك. تهانينا! لقد قمت بتسوية أول حساب في الفهرس الخاص بك لهذا الشهر! f.   تستمر في التحقق من المستندات المصدر مقابل الرسوم المدرجة في تقرير Banner الخاص بك ، لكل سطر ، لكل حساب. تستمر في وضع علامات اختيار حمراء على كل من المستند والتقرير ، عندما يتطابقان. g.   عندما لا يتطابق مستند المصدر مع تقرير Banner ، فإنك تقوم بملء سطر في ملخص تسوية الفهرس. h.   إذا كان لديك أي عناصر بدون علامة اختيار في تقرير الشعار الخاص بك عند قيامك بمراجعة كافة المستندات المصدر ، فقم بإدراج هذا العنصر في سطر في صفحة ملخص تسوية الفهرس. 4) تم إدراج التناقضات في ملخص تسوية الفهرس أ.  عند الانتهاء ، يتطابق الجميع تمامًا ، باستثناء ثلاثة: i.  رقم واحد في بانر ، مقابل 87.32 دولارًا أمريكيًا ، ببساطة ليس في مجلدك. ليس لديك أي فكرة عن ماهيتها أو من أين أتت. لقد قمت بإدراجها في ملخص تسوية الفهرس الخاص بك. ثانيا.  رقم واحد في بانر هو أقل من 03 دولار من الفاتورة في مجلدك. خلاف ذلك ، فإنه يطابق الفهرس والحساب والإطار الزمني. إنه لنفس البائع. لقد قمت بإدراجها في ملخص تسوية الفهرس الخاص بك. ثالثا.  مستند إنشاء واحد ، DPI مقابل 2,940 دولارًا ، لا يزال في مجلدك ، على الرغم من أنه تم إنشاؤه منذ أكثر من شهر. لقد قمت بإدراجها في ملخص تسوية الفهرس الخاص بك. التحقيق في التناقضات - النفقات العامة هناك ثلاثة أنواع: 1) المبلغ الموجود في تقرير الشعار لا يتطابق مع المستند المصدر 2) المبلغ في تقرير البانر ولكن لا يوجد مستند مصدر 3) لديك مستند مصدر ، ولكن لا يمكنك العثور على المبلغ على الشعار تقرير هذه هي النقطة التي قد تحتاج فيها إلى المساعدة. لا تتردد في طلب ذلك. يجب عليك الآن معرفة ما يجب فعله حيال اختلافاتك. في المثال أعلاه ، الاختلافات الموجودة هي 87.32 دولارًا و 03 دولارًا و 2,940 دولارًا. .  الأسهل هو .03 دولار. لقد حددت أن هذه الرسوم بالتأكيد هي للفاتورة الموجودة في المجلد غير المحسوب. إنه لنفس الفهرس ونفس الحساب ونفس الإطار الزمني. والفرق الوحيد هو أن Banner دفع 03 دولار أقل مما تم دفعه. ربما هذا فرق غير مادي. ضع علامة في هذه الفاتورة على أنه تم دفعها في Banner (اكتب الشهر الذي ظهرت فيه الرسوم في Banner ؛ الشهر الذي تجري فيه التسوية حاليًا) ، وتم دفع 03 دولار أقل من الفاتورة. ضع علامة اختيار في تقرير الشعار الخاص بك ، بجوار هذا العنصر. قم بإزالة المستند المصدر من مجلد Uncleared الخاص بك ، وضعه جانبًا لإرفاقه بملخص تسوية الفهرس. اكتب "غير مادي" في قسم الملاحظات في سطر ملخص تسوية الفهرس الذي يسرد هذا العنصر. سيساعدك مسؤول القسم في تحديد مستوى الاختلاف [بشكل عام ، أقل من دولار واحد] يمكنك استخدام هذا الأسلوب. سوف تبلغ عن أي أنماط من الأخطاء ، أو المخالفات التي تجدها ، حتى لو كانت صغيرة جدًا. .  في بانر ، لكن بدون مستند مصدر. هذا هو $ 87.32. حدث واحد من شيئين. إما أنك لم تحصل على نسخة من المستند المصدر ، أو أنه تم تحميلها بشكل غير صحيح على الفهرس الخاص بك. تحتاج إلى تحديد أي من هذه حدث. انتقل لأسفل في Banner ، واكتشف رقم المستند ، واسحبه لأعلى إذا كان في XTender وقم بطباعة نسخة. يمكنك أيضا استدعاء المنشئ. اطلب المساعدة إذا احتجت إلى ذلك. تتبع تقدمك في صفحة ملخص تسوية الفهرس الخاصة بك عن طريق تضمين الملاحظات. .  مستند المصدر في ملف لم يتم مسحه ولكن لا يوجد نشر في الشعار. هذا هو 2,940،XNUMX دولار. حدث واحد من شيئين. إما أنه لم يتم تحصيله على الإطلاق ، أو أنه تم تحميله على مؤشر غير صحيح. تحتاج إلى تحديد أي من هذه حدث. لديك رقم DPI ويمكنك التحقق في Banner لمعرفة حالتها. إذا تم نشرها ، يمكنك معرفة مكانها. إذا لم يتم نشرها ، أو إذا تم إلغاؤها ، فهناك حاجة إلى مزيد من التحقيق. هل يحتاج شخص ما في AP إلى مزيد من الوثائق؟ هل ينتظر مكتب الخدمات المالية قطعة مستندات مفقودة؟ هل ضاعت DPI؟ تتبع تقدمك في ملخص تسوية الفهرس الخاص بك عن طريق تضمين الملاحظات. قم بإنشاء ملخص تسوية الفهرس iv.  هناك عدة طرق لإنشاء ملخص تسوية الفهرس. العديد من الإدارات لديها عمليات مطورة جيدًا يجب اتباعها. إذا لم تطلب إدارة القسم تنسيقًا محددًا ، فستعمل الطريقة الموحدة التالية: 1.  استخدم قالب ملخص تسوية الفهرس على موقع الخدمات المالية ضمن النماذج. هذه ورقة عمل Excel تسمح لك بسرد التناقضات ، والتي تسمى "تسوية العناصر" ، وشرح حالتها. عند حل كل منها ، أضف ملاحظة تشرح كيفية حلها. 2.  ضع ملخص تسوية الفهرس المكتمل هذا في مجلد تسوية الحساب ، بعد إرفاقه بتقرير MyReports FOROLDS Index وتقرير كشوف المرتبات ووثائق مصدر Banner التي تم إيقاف تشغيلها. هذه هي حزمة تسوية الفهرس التي تحتفظ بها لكل سنة مالية لكل مؤشر. إعداد التقارير المرتبطة بمجرد تشغيل ملفات تسوية الفهرس ، قد تجد أنه من المفيد إنتاج تقارير أخرى ذات صلة. أحد هذه التقارير هو تقرير "الرصيد المتبقي" الذي وجده العديد من الباحثين الرئيسيين والعمداء والرؤساء مفيدًا. يتم إنتاج هذا التقرير كل شهر. يتم استخدام العديد من القوالب المختلفة من قبل الإدارات المختلفة لإنتاج هذه التقارير في UNM. الهدف هو مساعدتك بسرعة وسهولة ودقة في إخبار موظفي الإدارة عن رصيدهم المتبقي (المبلغ المتبقي لإنفاقه هذا العام على هذا المؤشر) ، بعد طرح جميع النفقات الفعلية والمتوقعة. اجتمع مع الشخص المسؤول بشكل أساسي عن كل فهرس لمراجعة هذا التقرير كل شهر. يمنحك هذا الفرصة للتعرف على التغييرات في الموظفين ، أو النفقات الجديدة التي سيتم تحميلها على المؤشر في الأشهر المقبلة. الاجتماع الشهري [15 دقيقة عادة ما يكون طويلاً بما يكفي] يسمح أيضًا لموظفي الإدارات بطرح الأسئلة. من خلال إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة ، سيستفيد الجميع. مخطط التدفق - عملية تسوية الفهرس حدد المؤشرات التي تقوم بالتوفيق بينها. تقارير الرواتب لكل فهرس. قارن كل عنصر في تقرير مصروفات الشعار الخاص بك بمستندات المنشأ. قارن الأشخاص ونسبة رواتبهم بقائمة موظفي القسم / النسبة المئوية من الراتب.     مخطط التدفق - تنظيم المستندات DPIs ، JVs ، طلبات الشراء ، FNRSLBE-Invoices ، يظهر الدولارات الأخرى FNRLDST- يعرض التوزيع لكل شهر ، مدبس معًا:. ملخص تسوية الفهرس. تقرير FOROLDS للفهرس. تقرير (تقارير) الرواتب للشهر.  وثائق المنشأ التي تم مسحها خلال الشهر تسوية المؤشر الوسيط باستخدام شاشات Banner وتقارير MyReport الجزء الثاني من ثلاثة Terry Shoebotham أخصائي إدارة الأعمال 6/10 و 11/14 جدول المحتويات المراجعة الأساسية - عملية تسوية الفهرس ........ .................................................. ....... 1 وثائق المصدر ............................................... .................................................. ................................ 1 المعلومات المحاسبية الأساسية: ............................................. .................................................. ........... 1 البحث عن اختلافات قائمة الرواتب وحلها ............................................ .................. 2 أدوات PAYROLL ............................................... .................................................. ....................................... 2 معلومات قائمة الرواتب ............................................... .................................................. ............................ 2 معرّف الدفع ... .................................................. .................................................. 2 رموز التخلص ... .................................................. ................................ 2 أرقام التسلسل ... .................................................. ............................... 3 رموز الأرباح ... .................................................. .................................... 3 استخدام تقارير PAYROLL والشاشات ... .................................................. ..... 4 أصناف ... .................................................. ........................................... 4 FNRSLBE (كان Hyperion FSH0001) ... .................................................. ....... 8 FNRLDSP (was Hyperion FSH0002) ..................................................................................................10 PZRORGH ...........................................................................................................................................13 RESOLVING PAYROLL DISCREPANCIES......................................................................................................14 FINDING AND RESOLVING OTHER EXPENSE DISCREPANCIES ...............................................15 OTHER EXPENSES TOOLS ..........................................................................................................................15 OTHER EXPENSE INFORMATION ................................................................................................................16 Transactions Codes..............................................................................................................................16 FOROLDS Example.............................................................................................................................17 Banner Screens ....................................................................................................................................18 Journal Vouchers.................................................................................................................................18 Manual Journal Vouchers....................................................................................................................18 Feed Journal Documents .....................................................................................................................19 P-card invoice......................................................................................................................................19 DPEZ invoice.......................................................................................................................................20 Regular Invoice....................................................................................................................................20 Encumbrances......................................................................................................................................20 USING OTHER EXPENSE REPORTS AND SCREENS.......................................................................................21 FGIDOCR............................................................................................................................................21 FOIAPPH.............................................................................................................................................21 FOATEXT ............................................................................................................................................21 FOAAINP.............................................................................................................................................21 FAIINVE ..............................................................................................................................................21 FOIDOCH ...........................................................................................................................................21 FGIBDST .............................................................................................................................................22 FGITRND.............................................................................................................................................22 FRIGITD..............................................................................................................................................22 FRIGTRD.............................................................................................................................................22 FOROLDS............................................................................................................................................22 FGRGLDS............................................................................................................................................22 FRRGLDS ............................................................................................................................................22 RESOLVING OTHER EXPENSE DISCREPANCIES ..........................................................................................22   Basic Review – Index Reconciliation Process Index Reconciliation Fundamentals explains the basics of index reconciliation.  Some basic definitions are repeated in the Appendix section.  Source Documents Copies of source documents are used to reconcile an index. • مستندات مصدر الإيرادات - نسخ من قوائم الأموال والشيكات - التقارير النقدية للإدارة - نسخ من إدخالات الحسابات المدينة - نسخ من الفواتير المرسلة إلى العملاء - إدخالات دفتر اليومية • مستندات مصدر المصروفات - وثائق EPAF / PHAREDS ، والتي قد تتضمن: • بريد إلكتروني للمصادقة على التوقيع من الأفراد المرخص لهم ، مع المبالغ / أسماء الموظفين والتواريخ • توثيق الغرض التجاري من التغيير - طلبات إدارة شؤون الإعلام - طلبات الشراء / الطلبات / الفواتير - سجلات معاملات البطاقة الشخصية والكشوف والفواتير - الفواتير من الإدارات الداخلية أو البائعين الخارجيين - إدخالات دفتر اليومية الأساسية المعلومات المحاسبية: حساب بانر ليدجر نوع الحساب يبدأ بالرصيد العادي زيادة الرصيد إنقاص الأصول عام أ دكتور كر. الخصوم العامة L Cr. سجل تجاري. شركة Dr. Net Assets General N Cr. سجل تجاري. د. الإيرادات التشغيلية 0,1،2 كر. سجل تجاري. مصاريف التشغيل 9-2 Dr. أعباء التشغيل 9-2 د. كر. الحجوزات التشغيلية 9-XNUMX د. كر. البحث عن تناقضات الرواتب وحلها أدوات كشوف المرتبات عندما تبحث عن تناقض بين ما توقعت رؤيته في بانر وما تم نشره بالفعل في بانر في منطقة كشوف المرتبات ، ستستخدم شاشات الشعارات وتقارير كشوف المرتبات. اسم النوع يسمح بمشاهدة: شاشة البانر PHAREDS رسوم رواتب الموظف الفردي حسب الوظيفة والفهرس كما يسمح لك بإعادة توزيع رسوم العمالة. يمكنك أيضًا استخدام هذه الشاشة لمشاهدة التغييرات التي تم إجراؤها على توزيع العمالة للموظف. MyReports FNRSLBE مزايا وعقوبات العمل لراتب الراتب هذا هو المكان الذي يمكن فيه رؤية توزيعات الرواتب الأصلية والتعديلات بمجرد نشرها. MyReports FNRLDST تقرير توزيع العمالة يوفر معلومات توزيع الرواتب الحالية والمستقبلية. يمكن إنتاج التقرير من قبل المنظمة أو الموظف أو الفهرس. ePrint PZRORGH جهات الاتصال لكل مؤسسة توظيف. معرف الدفع لمعلومات كشوف المرتبات هذا هو رمز أبجدي رقمي مخصص لكل فترة دفع. يشير الحرف الأول إلى ما إذا كان الموظف يتقاضى أجرًا كل أسبوعين (2) أو شهريًا (5). يشير الحرفان الأخيران إلى فترة الدفع الفعلية كما هو محدد في تقويم كشوف المرتبات. يمكن العثور على تقويم الرواتب على http://payroll.unm.edu/pay-schedules.html على سبيل المثال: 2R19 يمثل أجرًا منتظمًا للموظف بالساعة لفترة العمل التي تبدأ في 8/23/14 وتنتهي في 9/05/ 14. 5R8 يمثل تعويض أغسطس 2014 للموظف بأجر. رموز الترتيب تشير رموز التصرف في كشوف المرتبات إلى حالة ترحيل كشوف المرتبات. على سبيل المثال: 60 إعادة توزيع تمت الموافقة عليها من قبل المحاسبة المركزية ولكن لم يتم ترحيلها إلى Banner Finance (يجب نشرها في يوم العمل التالي) 48 معاملة PHAREDS المعلقة أو المكتملة أرقام تسلسل أرقام التسلسل مخصصة لكل عملية كشوف رواتب: استخدام الكود 0 توزيع الرواتب الأصلي 1 خالي من التوزيع الأصلي 2 إعادة توزيع كشوف المرتبات 3 خالي من التسلسل رقم 2 التوزيع 4 إعادة نشر توزيع كشوف المرتبات رموز الأرباح هي قيم رقمية مكونة من ثلاثة أرقام تمثل فئة الأرباح التي تم دفعها. رموز الأرباح الشائعة هي: وصف الكود 010 الكسب العادي 012 المكاسب المؤقتة 022 طالب المدرسة الثانوية 015 العمل الإضافي 020 موظف المنزل 024 رواتب 025 دراسة عمل الولاية 027 دراسة العمل الفيدرالية 029 أرباح الطلاب العادية 037 الخريجين التعويض الإضافي 038 الجلسة الصيفية للخريجين 170 الإجازة السنوية 180 إجازة مرضية 200 تعويض إضافي 202 دفع حافز 430 تمويل جزئي VA 432 تمويل VA الكامل باستخدام تقارير وشاشات الرواتب. PHAREDS تُستخدم شاشة البانر هذه لإجراء إعادة توزيع العمالة. يمكنك مشاهدة راتب الموظف الخاص بك كما تم نشره في الأصل وأي إعادة توزيع لهذا الراتب على هذه الشاشة. انتقل إلى شاشة PHAREDS. يجب أن يكون لديك إذن للوصول إليه للمتابعة. اكتب معرف الموظف أو ابحث عنه: سيسمح لك تحديد "قائمة الموظف" بالاستعلام عن موظفك بالاسم أو المعرف. يعرض هذا الاستعلام ما يلي: ابحث عن الشخص الذي تريد رؤية راتبه وحدده ، وانقر نقرًا مزدوجًا. ثم حدد القائمة المنسدلة في "معرف كشوف المرتبات": سيؤدي ذلك إلى إظهار الشاشة التالية. إذا كانت هناك أي تصرفات 48 ، فهي عمليات إعادة توزيع معلقة لم يتم نشرها بعد. إذا كانت هناك عمليات إعادة توزيع معتمدة أو تم ترحيلها ، فستظهر على هذه الشاشة بترتيب 60 أو أعلى. من خلال تحديد فترة الدفع (انقر نقرًا مزدوجًا) ، سترى الشاشة التالية. سيظهر جزء "كسب توزيعات العمالة" من الشاشة للمؤشرات التي يتم توزيعها حاليًا لفترة الدفع. نظرًا لأنك "الكتلة التالية" من خلال PHAREDS ، ستتمكن من الوصول إلى قسم "توزيعات العمل للأرباح الجديدة" لتعديل مكان تغيير توزيع الأجور. للوصول إلى تقارير MyReports الخاصة بالرواتب: قم بتسجيل الدخول إلى علامة التبويب MyUNM حدد حياة الموظف سترى الشاشة التالية: حدد MyReports للوصول إلى MyReports ، حدد تقارير الموارد البشرية للوصول إلى تقارير الموارد البشرية الأخرى. FNRSLBE (كان Hyperion FSH0001) يعرض تقرير MyReports هذا معلومات كشوف المرتبات التاريخية من علامة التبويب MyReports Finance ، حدد التقرير المطلوب. في المثال التالي ، تم اختيار FNRSLBE من Finance / F All Campus Reports. يمكنك تحديد الشهر والسنة اللذين تريدهما للتقرير ، وكيف تريد الإبلاغ عن المعلومات. تتضمن خيارات تجميع التقارير ما يلي:. حسب الفهرس - مجمعة حسب رمز الحساب. حسب الفهرس - لا يوجد تجميع. حسب التنظيم حسب الفهرس. حسب التنظيم من قبل الموظف. اسم الموظف . ملخص حسب الفهرس. معدل هامش بواسطة Org. معرّف البانر في الشاشة أعلاه ، تم اختيار 2014 فبراير ، والتقرير حسب الطريقة المختارة كان الفهرس. تم اختيار الفهرس 258000. الصفحة الأولى من هذا التقرير تلي. يمثل كل قسم موظفًا واحدًا حصل على راتبه في هذا المؤشر في فبراير. يوجد قسم إجمالي في نهاية التقرير. FNRLDSP (كان Hyperion FSH0002) عند تحديد هذا التقرير ، تظهر الشاشة التالية. يمكنك تجميع التقرير حسب توزيعات العمل حسب:. الموظف . منظمة. فهرس . الأموال . المنحة في هذه الحالة يتم تشغيل التقرير من قبل الموظف. اكتب اسم الموظف في حقل البحث وحدد "بحث". سيتم عرض قائمة. حدد الموظف المطلوب وقم بتشغيل التقرير عن طريق تحديد الزر الموجود أسفل اليسار (1). يمكنك تحديد المؤسسة ، وما إذا كنت تريد الإبلاغ عن المعلومات بواسطة الموظف أو المؤسسة. في المثال التالي ، تم اختيار توزيع العمالة حسب المؤسسة لـ 258 ب. هذه هي الصفحة الأولى من التقرير: يعرض هذا التقرير معلومات توزيع العمالة حسب الموظف. يتم تطبيق النسبة المئوية لتوزيع كشوف المرتبات على مصروفات الراتب نصف الأسبوعية أو الشهرية لتحديد المبلغ الذي يتم ترحيله إلى كل مؤشر. نسبة التوزيع ليست دائما 100٪ من راتب الموظف. يمكن أن يكون هذا التقرير مفيدًا عند تسوية الأخطاء في قسم كشوف المرتبات في الفهرس. الوصول إلى تقارير E Print: للوصول إلى تقارير ePrint التالية ، قم بتسجيل الدخول إلى MyUNM ، وانتقل إلى مستودع E-Print الموضح أدناه. PZRORGH عند عرض هذا التقرير على شاشة الطباعة الإلكترونية (أعلاه) ، حدد التقرير الذي تريده. يتم عرض التواريخ على اليمين. إذا حددت "PDF" ، فسوف تسحب نسخة من التقرير. سيسمح لك "نص" بتنزيل التقرير ، وستسمح لك العدسة المكبرة بالبحث. أدناه هي الصفحة الأولى من هذا التقرير. سيعطيك هذا التقرير اسم المدير المالي والمستشار المالي في مؤسسة التوظيف. هذه المعلومات مفيدة إذا كنت بحاجة إلى معرفة الجهة التي يجب الاتصال بها بخصوص مشكلة تتعلق بالراتب في مؤسسة معينة. يمكنك البحث عن مؤسسة موظفك في الدليل على My UNM. حل التناقضات في كشوف المرتبات عندما تجد تناقضًا ، يجب عليك تحديد من لديه السلطة لتصحيحه في PHAREDS. بشكل عام ، فقط منظمة التوظيف الخاصة بالموظف هي التي تتمتع بهذه السلطة. إذا كان الموظف ينتمي إلى مؤسسة توظيف أخرى ، فستتصل بمؤسسة التوظيف تلك وتطلب منهم إجراء التعديل. استخدم تقرير PZRORGH من أجل العثور على جهة اتصال إذا لزم الأمر. إذا كان الموظف الذي يعاني من التناقض ينتمي إلى مؤسسة التوظيف الخاصة بك ، فيمكن لقسمك إجراء إعادة التوزيع. PHAREDS هي شاشة البانر المستخدمة في إعادة التوزيع. كل قسم لديه شخص لديه تصريح أمني لإجراء عمليات إعادة التوزيع هذه. تأكد من تضمين غرض عمل واضح عند إدخال إعادة التوزيع حتى يمكن الموافقة عليها ونشرها بسرعة. إذا تم عرض إعادة التوزيع في هذا التقرير ، فقد تمت الموافقة عليها ونشرها. إذا تم رفضه ، فسيظهر مرة أخرى كـ "معلق" في شاشة البانر PHAREDS. إذا تم نشره ، فسيكون في تقرير FNRSLBE ، وسترى تغييرًا في الرصيد على شاشة بانر FRIGITD أو FGIBDST. البحث عن التناقضات في النفقات الأخرى وحلها أدوات المصاريف الأخرى عند البحث عن تناقض بين ما توقعت رؤيته في Banner وما تم نشره بالفعل في Banner في أي منطقة حساب بخلاف كشوف المرتبات ، ستستخدم شاشات Banner وتقارير Hyperion. اسم النوع يسمح بمشاهدة: شاشة بانر FGIDOCR (Doc. استرجاع Inqury Form) المستندات المرسلة (JV ، الفاتورة ، الطلب ، أمر الشراء ، الرهن). يوفر التواريخ والوصف المختصر ومعلومات الفهرس. استخدم "خيارات" للوصول إلى شاشة نص المستند (FOATEXT). شاشة البانر FOATEXT (نموذج إدخال النص العام) شاشة نص المستند (JV ، فاتورة ، طلب ، أمر شراء ، رهن). المنطق وراء الوثيقة المنشورة. شاشة البانر FOIAPPH (نموذج محفوظات الموافقة على المستند) محفوظات الموافقة للعناصر المعلقة والمنشورة. يتضمن معلومات عن JVs ، وفواتير DPI ، وطلبات الشراء ، وأوامر الشراء ، والأعباء. (نموذج محفوظات المستند) معلومات محفوظات الدفع للشيكات والفواتير وطلبات الشراء وأوامر الشراء والعبوات. القدرة على الوصول إلى المستندات الممسوحة ضوئيًا في Xtender Banner Screen FGIBDST (Org. برعم. نموذج الحالة) الميزانية ونشاط ملخص الفهرس الفعلي حسب رمز الحساب شاشة البانر FGITRND (تفصيل Trans. نموذج النشاط) تفاصيل رمز الحساب نشاط المعاملة - شاشة لافتة السنة المالية بداية منحة FRIGITD حتى تاريخ ملخص النشاط شاشة لافتة FRIGTRD رمز حساب المنحة تفاصيل نشاط المعاملة - التأسيس حتى الآن MyRants FOROLDS تفاصيل دفتر الأستاذ التشغيلي وملخص (Income Stmt) MyReports FGRGLDS تفاصيل دفتر الأستاذ العام و ملخص (الميزانية العمومية) MyReports FRRGLDS Grant Ledger التفاصيل والملخص (الميزانية العمومية للمنحة) معلومات المصروفات الأخرى عناصر المصروفات الأخرى التي تم نشرها في فهرسك والتي قد لا تنتمي إلى فهرسك تحتاج إلى البحث. يجب نقل أي عناصر تنتمي إلى فهرس آخر إلى الفهرس الصحيح. مع جميع عناصر المصاريف ، ستستخدم تقرير MyReports لإلقاء نظرة على المعاملات التفصيلية التي تم نشرها. بالنسبة للحسابات غير المقيدة والمقيدة ، يتم استخدام FOROLDS بشكل عام. يمكنك أيضًا التعمق في نشاط لافتة من الشاشات FGITRND (مؤشرات غير مقيدة) و FRIGITD (مؤشرات مقيدة) رموز المعاملات يوضح الجدول التالي أنواع العناصر التي قد تجدها في تقرير تفاصيل المعاملة الخاصة بك: نوع المستند معرف المستند النوع القاعدة مرجع رمز الفئة على المثال أدناه JV Jxxxxxxx JV JE2 ، إلخ. 2 يبدأ مستند تغذية دفتر اليومية بحرفين ، مثل CHxxxxxx JV JFD / JFL / JFH PCard Transaction Sxxxxxxx INV IPNI 1 DPEZ Transactions Ixxxxxxx INV DP1 3 الفاتورة العادية Ixxxxxxx INV INEI طلب REQ Rxxxx إنشاء أمر شراء Pxxxxxxx PO PORD أمر شراء - تصفية طلب Pxxxxxxx PO POLQ FOROLDS مثال تم تشغيل التقرير للفهرس 258000 للسنة المالية حتى تاريخه في PDF. أنواع المستندات التالية موضحة أدناه: 1) مستندات دعم مستندات PCard مع سجل PCard 2) مستند دفتر اليومية اليدوي 3) شاشات لافتة معاملة الفاتورة DPEZ انظر الملحق لمعرفة شاشات الشعارات شائعة الاستخدام واستخدامها / التطبيق. قسائم دفتر اليومية تشمل إدخالات دفتر اليومية العديد من أنواع المعاملات المختلفة ، بما في ذلك:. المبيعات الداخلية . تخصيص الإيرادات. تحويلات التمويل بين البرامج. تحويلات التكاليف للمصروفات. تصحيح الأخطاء. موجز معلومات كشوف المرتبات والمزايا البحث عن مكان وجود إيصال دفتر اليومية غير المنشور في عملية الموافقة سيعرض لك FOAAINP جميع الموافقات المعلقة لمعاملة معينة. لا تظهر الموافقات بالترتيب. يجب أن تتم عمليات الترحيل بالترتيب التالي:. قوائم الانتظار على مستوى القسم - قائمة الانتظار تبدأ بشيء آخر غير "Z". o المستوى 10 ، o المستوى 20 (حسب متطلبات قائمة انتظار موافقة الإدارة). قوائم انتظار المكتب الأساسية - قائمة الانتظار تبدأ بـ "Z" o المستوى 10 o المستوى 20 (اعتمادًا على متطلبات الموافقة الأساسية للمكتب) قسائم دفتر اليومية اليدوية الخصائص المميزة لقسيمة دفتر اليومية اليدوية هي:. يبدأ نوع المستند بحرف "J" متبوعًا بأرقام. سيكون المستخدم البادئ هو معرف مستخدم الشخص. سيكون رمز فئة القاعدة هو JE2 عند بدء الإدخال في القسم. المكاتب الأساسية لديها رموز فئة القواعد الخاصة بمكاتبهم. ويرد في الملحق رموز فئة القاعدة شائعة الاستخدام. استخدام الشاشات: FGAJVCD، FGAJVCM، FGAJVCQ، FGIDOCR، FOIAPPH، FOAAINP تصحيح خطأ إيصال دفتر اليومية اليدوي سوف تقوم بعمل JV يدوي لتصحيح خطأ JV يدوي. مستندات يومية الخلاصة الخصائص المميزة للخلاصة هي:. نوع المستند هو "JV" برقم معرف يبدأ بحرفين أو ثلاثة بدلاً من "J". . عادةً ما يكون المستخدم البادئ هو "FINANCEAPPWORX" أو "FSMLOADX". يشير هذا إلى معرف النظام بدلاً من معرف المستخدم. . عادةً ما يكون رمز فئة القاعدة هو JFD (موجز قسم دفتر اليومية) أو JFL (معاملات كشوف المرتبات). استخدام الشاشات: FGIDOCR ارجع إلى القائمة المرجعية لرأس الدُفعة المدرجة في الملحق. القائمة الحالية تحتفظ بها ولايات ميكرونيزيا الموحدة. يتعين على الإدارات الاحتفاظ بالوثائق الداعمة لجميع الخلاصات المرسلة إلى FSM للتحميل إلى Banner. لا تملك ولايات ميكرونيزيا الموحدة الوثائق الداعمة للأعلاف. تصحيح إدخال موجز: ستقوم بإجراء JV يدويًا لتصحيح خطأ إدخال موجز. فاتورة البطاقة الشخصية الخصائص المميزة لفاتورة البطاقة الإلكترونية هي:. نوع الوثيقة هو INV. سيبدأ رقم معرف المستند بـ "S". سيكون رمز فئة القاعدة هو IPNI. لن يتم إقران أي أمر شراء أو طلب بالفاتورة. لن يتم إصدار شيك للدفع ؛ تتم تسوية ذلك إلكترونيًا. سيكون لدى حامل البطاقة P-Card وثائق هذه النفقات مع سجل PCard الشهري الخاص به. إذا لزم الأمر ، يمكن للشراء أيضًا توفير وثائق احتياطية حول رسوم PCard. يجب أن يقوم حامل البطاقة P بتخصيص الرسوم للمؤشرات والحسابات الصحيحة في غضون 10 أيام من الكشف. استخدام الشاشات: FWAINVT تصحيح إدخال بطاقة P: ستقوم بعمل JV يدوي لتصحيح فاتورة البطاقة الإلكترونية. فاتورة DPEZ الخصائص المميزة لـ DPEZ هي:.  نوع الوثيقة هو INV.  سيبدأ رقم معرف المستند بحرف "I".  فئة القاعدة هي DP1.  لن يتم ربط أي أمر شراء أو طلب برقم INV في شاشات استخدام FOIDOCH: FZADPEZ ، FZIDPEZ ، FGIDOCR ، FOIAPPH ، FOAAINP ، FAIVNDH ، FAIINVE تصحيح فاتورة DPEZ سوف تقوم بعمل JV يدوي لتصحيح فاتورة DPEZ التي تم نشرها بشكل غير صحيح. الفاتورة العادية الخصائص المميزة للفاتورة العادية هي:.  نوع الوثيقة هو INV.  سيبدأ رقم معرف المستند بحرف "I".  رمز فئة القاعدة هو INEI.  سيتم إقران رقم أمر الشراء أو رقم الطلب مع رقم INV في FOIDOCH.  سيتم إصدار شيك للدفع في FOIDOCH o إذا كان رقم الشيك يبدأ بـ "!" - الدفع بواسطة شاشات استخدام تحويل الأموال الإلكتروني: FGIDOCR ، FOIAPPH ، FOAAINP ، FAIVNDH ، FGAENCB ، FGIENCD ، FGIOENC ، FPIREQN تصحيح فاتورة عادية: ستقوم بعمل JV يدوي لتصحيح فاتورة عادية تم نشرها بشكل غير صحيح. الأعباء الخصائص المميزة للرهن هي:.  نوع المستند هو PO أو REQ.  سيبدأ رقم معرف المستند بحرف "P" أو "R".  سيتم عرض المبلغ في عمود "الرهونات / الحجوزات" استخدام الشاشات: FGIDOCR ، FOIAPPH ، FOAAINP ، FAIVNDH ، FGAENCB ، FGIENCD ، FGIOENC ، FPIREQN تصحيح الرهن: ستقوم بمراجعة الالتزامات لتصحيح عبء الترحيل بشكل غير صحيح. استخدام شاشات وتقارير المصاريف الأخرى FGIDOCR قم بالوصول إلى المستند المرسل ، مثل قسائم دفتر اليومية وطلبات الشراء وما إلى ذلك. يوفر تاريخ النشاط وتأثير الفهارس. FGIDOCR هي الشاشة المستخدمة للوصول إلى JVs المنشورة والمستندات الأخرى التي تم ترحيلها. إذا كان حجم JV كبيرًا جدًا ، فيمكنك استخدام "إدخال الاستعلام" للبحث عن نشاط لفهرسك المحدد. أدخل رقم المستند ، أو الكتلة التالية ، أو أدخل الاستعلام ، أو أدخل رقم الفهرس (أو المبلغ ، أو نوع دفتر اليومية ، وما إلى ذلك) ، وقم بتنفيذ الاستعلام. من FGIDOCR ، قم بالوصول إلى نص المستند باستخدام نص مستند قائمة الخيارات أو من خلال نموذج FOATEXT. هذا مفيد بشكل خاص في شرح السبب وراء تسجيل JV. هذا حقل مطلوب لجميع JVs اليدوية. لم يتم إدخال نص المستند في مستندات دفتر اليومية. يظهر FOIAPPH FOIAPPH محفوظات الموافقة للمستند. تبدأ قوائم انتظار الأقسام بالحرف "A" أو "B" أو "C". قوائم انتظار مكتب المحاسبة الأساسية ، مثل المحاسبة غير المقيدة للحرم الجامعي الرئيسي ، والمحاسبة غير المقيدة لـ HSC ، ومكاتب الميزانية ، وعقود ومنح الحرم الجامعي الرئيسي ، وعقود ومنح HSC تبدأ بالحرف "Z". يوفر FOATEXT FOATEXT الوصول إلى شاشة نص المستند للمشتركين المشتركين والفواتير وطلبات الشراء وأوامر الشراء والالتزامات. يوفر المعلومات المتعلقة بأغراض عمل UNM مثل من / ماذا / أين / متى / لماذا الوثيقة ضرورية. حدد FOAAINP FOAAINP الموافقة المعلقة على JV ، فاتورة ، طلب ، أمر شراء ، التزام للنشر في Banner Finance. تسمح لك FAIINVE FAIINVE بالعثور على التفاصيل في بطاقة DPEZ أو PCard أو فاتورة عادية. FOIDOCH معلومات عن الفواتير (جميع الأنواع) وطلبات الشراء وأوامر الشراء والالتزامات. تتضمن المعلومات المتوفرة معلومات الدفع وربط رقم الشيك بحركة الدفع. إذا كان رقم الشيك يبدأ بعلامة "!" ، فهذا يعني أن الدفع قد تم عبر التحويل الإلكتروني للأموال. ميزانية FGIBDST والنشاط الملخص الفعلي حسب رمز الحساب - استنادًا إلى نشاط السنة المالية - المستخدم في الفهارس غير المقيدة. FGITRND نشاط رمز حساب المعاملة بالتفصيل - استنادًا إلى نشاط السنة المالية المستخدم للمؤشرات غير المقيدة بدء منحة FRIGITD حتى تاريخ ملخص النشاط حسب رمز الحساب - استنادًا إلى نشاط البداية حتى تاريخه المستخدم للعقود المقيدة والمنح نشاط رمز حساب المعاملة بالتفصيل FRIGTRD - استنادًا إلى من البداية إلى التاريخ النشاط المستخدم للعقود المقيدة والمنح FOROLDS تفاصيل دفتر الأستاذ التشغيلي وملخص (مشابه لبيان الدخل) تفاصيل وملخص دفتر الأستاذ العام لـ FGRGLDS (على غرار الميزانية العمومية) تفاصيل وملخص دفتر الأستاذ لمنح FRRGLDS (الميزانية العمومية للمنحة) استخدم الشاشات والتقارير أعلاه لمعرفة ما تم نشره في حسابك ومن قام بنشره ولماذا تم نشره. بمجرد معرفة هذه المعلومات ، يمكنك تحديد من يجب أن يصحح الخطأ ، إذا كان في الواقع خطأ. إذا كنت تصحح تناقضًا أنشأه شخص آخر غيرك ، فأبلغ الشخص الذي أنشأ هذا التناقض. هذا الاتصال يقلل بشكل كبير من ازدواجية التصحيحات ؛ واحد بواسطتك وواحد من قبل شخص آخر في نفس الوقت.     تسوية متقدمة للمؤشر - كشوف المرتبات والإيرادات والتخصيصات الجزء الثالث من ثلاثة تيري شويبوثام أخصائي إدارة الأعمال 6/10 و 11/2014 جدول المحتويات نظرة عامة على مؤشر المصالحة ................... .................................................. ....................................... 1 عملية تسوية الفهرس .............................................. .................................................. ............................... 1 مخطط انسيابي لعملية مصالحة الفهرس .............. .................................................. ........................................... 2 البحث عن تناقضات PAYROLL وحلها. .................................................. ........................ 4 أدوات PAYROLL ............................................... .................................................. .................................................. ....... 4 استخدام تقارير PAYROLL ....................................... .................................................. .................................................. 6 الوصول إلى تقارير MyReports .............................................. .................................................. ............................... 6 FNRSLBE ................. .................................................. .................................................. ......................................... 8 FNRLDST - تقرير توزيع العمالة ... .................................................. .................................................. ....... 10 تقارير APEX للموارد البشرية - الرواتب وتوزيع العمالة .................................. .................................................. ... 12 الوصول إلى تقارير ePrint: ............................. .................................................. .................................................. ... 17 العثور على مدير مالي لمنظمة PZRORGH ...................................... ....................................... 18 اختلافات في قائمة الرواتب ........ .................................................. .................................................. .............................. 19 راتب الموظف مفقود - لم يتم احتسابه على المؤشر ... .................................................. ................................ 19 موظف خاطئ مكلف بالفهرس ... .................................................. .................................................. ... 19 نسبة التوزيع الخاطئ المحملة على المؤشر ........................................ .................................................. ... 19 المبلغ الخاطئ بالدولار الذي تم تحميله على المؤشر ........................................ .................................................. .................. 19 تصحيح الأسرار الخلاصة ................................................. .................................................. ................................ 20 صنفًا ................ .................................................. .................................................. ....................................... 20 LoboWeb علامة تبويب حياة الموظف إعادة توزيع العمالة .... .................................................. ...................................... 20 حالة إعادة توزيع العمالة ....... .................................................. .................................................. ................ 20 تسوية الدخل والتخصيص ... .................................................. ......... 21 الدخل ... .................................................. .................................................. ................ 21 معلومات عامة عن الدخل ... .................................................. ............................................... 21 نوعًا من دخل ................................................. .................................................. ............................................... 21 مخصصات. .................................................. .................................................. .................................................. .... 22 معلومات التخصيص العامة ... .................................................. .............................. 22 أنواع المخصصات ................ .................................................. .................................................. ........................ 23 نصيحة إضافية س ................................................. .................................................. ........................................ 23 اعتبارات العقد والمنح ............................................. .................................................. ................... 23 الاحتفاظ بجدول توزيع قيد التشغيل .......................... .................................................. .................................................. .. 25 العثور على هوية الموقّع المعتمد في مؤشر ...................................... .................................................. ... 25 منع التناقضات المستقبلية ........................................... .................................................. ...... 26 EPAF مقابل EPAN .............................................. .................................................. ................................................. 26 إنشاء EPAF عند الضرورة .............................................. .................................................. ............................ 27 اختيار منظمة التوظيف ... .................................................. .................................................. ...... 30 نظرة عامة على تسوية الفهرس عملية تسوية الفهرس هناك ثلاثة مستندات لتسوية الفهرس ؛ هذا هو الثالث. يتطرق المستند الأول ، أساسيات تسوية الفهرس - الجزء الأول من ثلاثة ، إلى أساسيات تسوية الفهرس ، ولا سيما تسوية النفقات غير المتعلقة بالرواتب. الوثيقة الثانية ، تسوية المؤشر المتوسط ​​- الجزء الثاني من ثلاثة ، تذهب إلى مزيد من التعمق ، وتشرح أنواع مستندات UNM ، والرموز ذات الصلة ، وهيكل المحاسبة بما في ذلك مستويات الصندوق والمنظمة. بعض المعلومات والتقارير الأساسية الخاصة بالرواتب مذكورة. يتم تكرار بعض التعريفات الأساسية في قسم "الملحق" للوثائق الثلاث. يوضح الرسم البياني التالي العملية الأساسية لتسوية الفهرس. هذا المستند الثالث ، تسوية الفهرس المتقدمة ، كشوف المرتبات ، الإيرادات والتخصيصات - الجزء الثالث من ثلاثة ، يتعمق أكثر في تسوية نفقات كشوف المرتبات وكيفية استخدام تقارير كشوف المرتبات MyReports لإنجاز التسوية. يتضمن نصائح مصممة خصيصًا لجزء كشوف المرتبات لتسوية الفهرس. تتناول هذه الوثيقة أيضًا تسوية الإيرادات والمخصصات. يمكن الوصول إلى كل هذه المستندات الثلاثة وطباعتها على: http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/LEARN.shtml ، ضمن "تسوية الفهرس". 1 مخطط انسيابي لعملية تسوية الفهرس المعلومات المحاطة بدائرة هي أساس هذا الدليل. حدد المؤشرات التي تقوم بالتوفيق بينها. تقارير الرواتب لكل فهرس. قارن الأشخاص ونسبة رواتبهم ودولاراتهم مع قائمة موظفي القسم / النسبة المئوية من الراتب. إضافة إلى ملخص تسوية الفهرس A تحقق من تم 2 يمكن الحصول على تعليمات تقرير تسوية الحساب من مشرفك أو موقع موارد الخدمات المالية على الويب على (http://www.unm.edu/~fssc/index.html). 3 البحث عن التناقضات في كشوف المرتبات وحلها أدوات كشوف المرتبات عند البحث عن تناقض بين ما توقعت رؤيته في بانر وما تم نشره بالفعل في حساب كشوف المرتبات في بانر ، ستستخدم أدوات البانر هذه: اسم النوع / الهاتف يسمح بمشاهدة: نموذج بانر PHAREDS فرد أجور رواتب الموظف حسب الوظيفة والفهرس. يستخدم هذا النموذج لإعادة توزيع رسوم كشوف المرتبات التي تم ترحيلها. لا يؤثر على التوزيعات المستقبلية. يمكن أيضًا استخدام هذا النموذج لعرض التغييرات التي تم إجراؤها على توزيع العمالة للموظف. سجل الدخول إلى MyUNM Portal Self Service. من علامة التبويب Finance ، حدد (My UNM) LoboWeb for Finance. يمكنك تشغيل استعلامات دفتر الأستاذ ؛ من نتائج الاستعلام ، يمكنك التنقل لأسفل في أي من أكواد الحساب ، بما في ذلك أكواد حساب كشوف المرتبات. سيوفر هذا قائمة المستندات ؛ يمكنك بعد ذلك التعمق في أي من المستندات لتحديد الموظفين الذين يشكلون المصاريف. LoboWeb EPAF واجهة نموذج إجراءات الموظفين الإلكترونية ، علامة تبويب الموظف ، يستخدم هذا النموذج لتغيير توزيعات العمالة المستقبلية. Lobo Web ، ستؤدي معالجة EPAFs في الوقت المناسب إلى تقليل EPAF ، الحاجة الجديدة إلى PHAREDS. لا يؤثر على توزيعات EPAF المنشورة. MyReports FNRSLBE تقرير مزايا العمل وعبء العمل للراتب يوفر العمالة التي تم ترحيلها بالإضافة إلى إعادة التوزيع (PHAREDS) التي تمت معالجتها. يمكن تشغيل هذا التقرير عن طريق الفهرس أو رمز المنظمة أو الموظف أو الملخص أو التفاصيل. 4 MyReports يسرد تقرير توزيع العمالة FNRLDST توزيعات العمالة النشطة. يمكن تشغيل هذا التقرير بواسطة الموظف أو الفهرس أو الصندوق أو رمز المؤسسة أو المنحة. ePrint PZRORGH جهات الاتصال لكل مؤسسة توظيف. متوفر من مستودع hrp_banp-HR / إنتاج تقارير كشوف المرتبات (banp) الخاص بـ ePrint ، يسرد هذا التقرير مستشار الموارد البشرية والمدير المالي لكل رمز تنظيمي خاص بالتوظيف. إدارة الخدمات المالية 377-4550 المساعدة في جميع الأسئلة المتعلقة بالشؤون المالية. إذا لم يتمكنوا من المساعدة ، فسوف يرسلون طلبك إلى خبير في قسم الخدمات المالية. دعم الموارد البشرية / الرواتب 277-4777 (HRPR) المساعدة في طلبات BAR الخاصة بأمان الموارد البشرية ، والتنقل في وظائف UNM ، وملاحة ضبط الوقت ، وملاحة EPAF ، وإيجاد تقارير HR ePrint. تقارير HR APEX Call HR 277 هذه هي تقارير كشوف المرتبات التي يمكنك تشغيلها بنفسك وفرزها وتنسيقها وتنزيلها. سوف تظهر توزيع العمالة ومبالغ الرواتب. التدريب المطلوب للوصول. 5 استخدام تقارير كشوف المرتبات لتسوية كشوف المرتبات المسجلة في فهرس ، يجب أن تعرف: 1) الأشخاص الذين يجب نشرهم في الفهرس. 2) نسبة رواتبهم التي يجب إدراجها في المؤشر. 3) مقدار رواتبهم بالدولار. هذه المعلومات داخلية للقسم ، ويجب أن تكون متاحة من مشرفك. بمجرد معرفة هذه المعلومات ، سيُظهر لك تقرير كشوف المرتبات FNRSLBE ، حسب الفهرس ، الأشخاص الذين لديهم رواتب يتم ترحيلها إلى الفهرس ، والمبلغ بالدولار المنشور. لن تظهر لك النسبة المئوية من رواتبهم التي يتم نشرها. للعثور على النسبة المئوية للراتب لكل موظف يتم نشره في الفهرس ، يمكنك تشغيل إما تقرير MyReports Active Labor Distribution (FNRLDST) أو تقرير APEX HR Payroll ، الذي تمت تصفيته لنسبة العمالة. سيتم عرض كيفية تشغيل هذه التقارير الثلاثة أدناه. الوصول إلى تقارير MyReports للوصول إلى تقارير MyReports ، قم بتسجيل الدخول إلى MyUNM انتقل إلى علامة التبويب حياة الموظف حدد 6 تسجيل الدخول إلى MyReports: ستظهر الشاشة التالية: حدد المجلد F All Campus Reports 7 ستظهر قائمة بالتقارير المتاحة لك. سننظر في تقرير FNRSLBE لمزايا العمل وعبء العمل وتقرير توزيع العمالة FNRLDST. FNRSLBE أولاً ، حدد FNRSLBE - تقرير استحقاقات العمل والعبء على راتب العمل للاطلاع على معلومات كشوف المرتبات التاريخية. نحن نختار لتشغيل هذا التقرير بالفهرس. أدخل الفهرس أو جزء من الفهرس وحرف بدل (* أو٪). حدد الفهرس المطلوب. حدد الشهر (أو الأشهر) والسنة المالية. قم بتشغيل التقرير عن طريق تحديد شارة الرتبة التي تشير إلى اليمين. تذكر تحديد نوع إخراج العرض الخاص بك. تتضمن خيارات تجميع التقرير 8 ما يلي:. حسب الفهرس. حسب الفهرس - لا يوجد تجميع. Org - عن طريق الفهرس. منظمة - من قبل الموظف. اسم الموظف . ملخص حسب الفهرس. معدل هامش بواسطة org. معرّف البانر جرّب المجموعات المختلفة لمعرفة أيها يمنحك المعلومات التي تحتاجها بأفضل تنسيق. هذا شخص واحد من التقرير أعلاه ، قم بتشغيل حتى تاريخه وحسب الفهرس: 9 لاحظ أن أمر الشهر الذي يظهر العمل هو أمر غير معتاد بعض الشيء. تأكد من إلقاء نظرة على الخط (الخطوط) الصحيحة. مثال على كيفية ظهور ترحيل إعادة توزيع العمالة PHAREDS في تقرير كشوف المرتبات FNRSLBE: FNRLDST - تقرير توزيع العمالة سيخبرك هذا التقرير بالتوزيع لأي فهرس أو موظف. لتشغيل التقرير ، قم بتسجيل الدخول إلى MyReports ، وحدد F All Campus Reports. ثم حدد تقرير FNRLDST. سوف تظهر الشاشة التالية. لاحظ أنه يمكنك تشغيل التقرير حسب الموظف أو المؤسسة أو الفهرس أو الصندوق أو المنحة. 10 هنا يتم تشغيل التقرير من قبل الموظف: 11 تمت كتابة حرف بدل (* أو٪) في حقل اسم الموظف ، ثم الاسم الأخير للموظف. تم إرجاع جميع الموظفين الذين يحملون هذا الاسم الأخير وأرقام هوياتهم. ثم تم اختيار الموظف المناسب. ويبين التقرير أن هذا الموظف يعمل بدوام كامل ، بتوزيع 32٪ إلى المؤشر 258000 ، وتوزيع 68٪ على 485000. يتم تطبيق النسبة المئوية لتوزيع كشوف المرتبات على مصروفات الراتب نصف الأسبوعية أو الشهرية لتحديد المبلغ الذي يتم ترحيله إلى الفهرس. يجب أن تتطابق نسبة التوزيع مع القائمة الداخلية الخاصة بك لتوزيع راتب كل موظف على هذا المؤشر. في هذا المثال ، سيتم توزيع 32٪ من أجر هذا الموظف على المؤشر 258000. تقارير APEX HR - الرواتب وتوزيع العمالة للوصول إلى تقارير HR APEX ، يجب عليك أولاً الحصول على التدريب المطلوب في Learning Central ، وتقديم BAR لـ الدور الذي تحتاجه. اتصل بالموارد البشرية إذا كانت لديك أسئلة على 277-5803. بمجرد الوصول ، حدد تقارير الموارد البشرية من MyUNM. تسجيل الدخول إلى تقارير الموارد البشرية: حدد تطبيق الموظف. يمكنك الآن تحديد المعايير التي تحتاجها لتقريرك. نريد أن نرى توزيع العمالة للموظفين في مؤسسة واحدة ؛ 258 أ. لذلك سنختار أولاً من خلال المستوى 3 Org ، إدارة AFA VP HSC بالنقر فوق الإدخال والسهم الفردي الذي يحرك الإدخال إلى اليمين. ثم حدد المؤسسة المناسبة ، في هذه الحالة ، 258A. 13 وقم بتشغيل التقرير. التقرير الذي تم إرجاعه يحتوي على معلومات أكثر مما هو مطلوب. استخدم زر الإجراءات لتحديد "تحديد الأعمدة". حدد فقط تلك الأعمدة المطلوبة. تم تحديد الاسم والمعرف والموضع والمسمى الوظيفي و Appt٪. انقل التحديدات من العمود الأيسر إلى اليمين كما كان من قبل ، باستخدام سهم واحد. سيتم عرض التقرير عند تطبيق التغييرات. 14 تم إرجاع التقرير التالي: 15 أنت تدرك أنك لا تريد موظفين متقاعدين. لإزالتها ، حدد زر الإجراءات والتصفية. التصفية حسب عنوان الوظيفة ، حدد عامل التشغيل "لا يساوي" من القائمة المنسدلة ، والتعبير "الموظف المتقاعد" ، وتطبيق. 16 الآن يوضح لك التقرير الموظفين العشرة في هذا المجال ، والنسبة المئوية للراتب السنوي الذي يكسبونه حاليًا في هذا المجال ، بالإضافة إلى إجمالي عدد الموظفين النشطين: 10. يمكن أن تكون هذه معلومات مفيدة عندما تقوم بتسوية مؤشراتك. يمكنك أيضًا ترك مبلغ الراتب وحساب عمود المبلغ الشهري. راجع التدريب المطلوب للحصول على وصول إلى التقرير للحصول على إرشادات أكثر تفصيلاً. الوصول إلى تقارير ePrint: للوصول إلى تقارير ePrint التالية ، قم بتسجيل الدخول ، وانتقل إلى المستودع الموضح أدناه. 17 PZRORGH-Finding Financial Manager لمنظمة ما تقرير PZRORGH متاح في ePrint ، من مستودع hrp_banp-HR / إنتاج تقارير الرواتب (banp). لتحديد هذا التقرير ، اتبع الإرشادات الموجودة في قسم الوصول إلى تقارير ePrint أعلاه. أدناه هي الصفحة الأولى من هذا التقرير. سيعطيك هذا التقرير اسم المدير المالي والمستشار المالي في مؤسسة التوظيف. هذه المعلومات مفيدة إذا كنت بحاجة إلى معرفة الجهة التي يجب الاتصال بها بشأن مشكلة الراتب التي تؤثر على الفهرس الخاص بك عندما تكون مؤسسة التوظيف للموظف هي قسم آخر. يمكنك البحث عن رمز مؤسسة الموظف من دليل UNM عبر الإنترنت ، وتحديد الجهة التي يجب الاتصال بها من هذا التقرير. 18 اختلافات في الرواتب: التناقض هو أي مما يلي: راتب الموظف مفقود - غير محسوب على المؤشر يمكن أن يحدث هذا لعدة أسباب. ومن أكثرها شيوعًا: 1) لم يقم أحد بتغيير توزيع العمالة (ePAN) للموظف الجديد في إدارتك. لا تزال الرسوم توزع على الإدارة القديمة للموظف. 2) خطأ في القفل. أثناء عملية كشوف المرتبات ، تم إدخال فهرس غير صحيح. 3) لاحظ أنه يجب أن يكون لديك أمان للوصول إلى هذه التقارير. لن تظهر تفاصيل كشوف رواتب الموظف إذا لم يكن لديك أمان لتشغيل التقارير. تحميل موظف خاطئ للفهرسة الأسباب المحتملة لفرض رسوم غير صحيحة على أحد الفهرس تشمل: 1) لم يقم أحد بتغيير توزيع العمالة (ePAN) للموظف ، الذي لم يعد موظفًا في إدارتك. لا يزال يتم توزيع الرسوم على القسم القديم للموظف - إدارتك. 2) خطأ في القفل. أثناء عملية كشوف المرتبات ، تم إدخال فهرس غير صحيح لك. النسبة المئوية للتوزيع الخاطئ المحملة على المؤشر 1) لم يقم أحد بتغيير توزيع العمالة (EPAF) للموظف الذي كان لديه تغيير في توزيع العمالة. لا تزال الرسوم توزع حسب التوزيع القديم غير الصحيح الآن. المبلغ الخاطئ بالدولار الذي تم تحميله على المؤشر 1) تغيير راتب أعضاء هيئة التدريس. ربما تغير راتب عضو هيئة التدريس. قد يكون المبلغ صحيحًا ، لكنه مختلف عما توقعته. قم بالتأكيد مع مشرفك. 2) يتم تحميل الطالب دراسة العمل على أساس الأجر الكامل بدلا من معدل دراسة العمل. قد يتم استنفاد أموال دراسة العمل ، أو أن المبلغ مرتفع للغاية. إخطار مكتب توظيف الطلاب. 3) تم منح تعويض خاص للموظف. قد يكون المبلغ صحيحًا ، لكن ليس ما كان متوقعًا. 19 تصحيح التناقضات إذا وجدت تناقضًا ، يجب عليك تحديد من لديه السلطة لتصحيحه في PHAREDS. منظمة التوظيف للموظف لديها هذه السلطة. إذا كان الموظف ينتمي إلى مؤسسة توظيف أخرى ، فستحتاج إلى الاتصال بمؤسسة التوظيف تلك واطلب منهم معالجة التعديل. إذا لزم الأمر ، استخدم تقرير ePrint PZRORGH للعثور على جهة اتصال. إذا كان الموظف في مؤسسة التوظيف الخاصة بك ، فإن إدارتك مسؤولة عن معالجة إعادة التوزيع. عندما يتم عرض إعادة التوزيع في تقرير FOROLDS ، فقد تمت الموافقة عليه وترحيله. إذا تم رفضه ، سترسل الخدمات المالية إلى المنشئ بريدًا إلكترونيًا لإعلامه برفضه ، مع توضيح السبب. سيكون للمعاملة مرة أخرى حالة "معلقة" في نموذج Banner PHAREDS. إذا تم نشر المعاملة ، فسترى تغييرًا في الرصيد في نموذج Banner FRIGITD أو FGIBDST ، لكن هذه النماذج لا توفر معلومات من قبل الموظف. PHAREDS لمعالجة إعادة التوزيع ، استخدم نموذج Banner PHAREDS. يجب أن يكون لدى كل مؤسسة توظيف شخص يتمتع بالأمان لمعالجة إعادة التوزيع من خلال نموذج شعار PHAREDS. للحصول على تفاصيل حول عملية PHAREDS ، يمكنك أخذ فئة FILR 100 لإعادة توزيع العمالة. يمكنك التسجيل في الفصل من خلال التخلص من الذخائر المتفجرة. دليل المشاركين للفصل متاح على موقع FSSC على http://www.unm.edu/~fssc/docs/FILR-100.pdf. للحصول على الأمان لعملية PHAREDS ، يجب أن تأخذ فئة إعادة توزيع العمالة FILR 100. LoboWeb Employee Life Tab إعادة توزيع العمالة الآن يمكنك إنشاء إعادة توزيع العمالة في LoboWeb عن طريق تحديد شهادات الجهد وإعادة توزيع العمالة. هذه العملية موضحة أيضًا في فئة FILR 100 لإعادة توزيع العمالة ، ودليل مشاركة إعادة توزيع العمالة على http://www.unm.edu/~fssc/docs/FILR 100.pdf. حالة إعادة توزيع العمالة بمجرد الانتهاء من إعادة توزيع العمالة ، ستنتقل إلى قوائم انتظار الموافقة للموافقة عليها. بمجرد الموافقة عليه بالكامل ، سيتم نشره في بانر. لن يتم نشر أي إعادة توزيع حتى تقوم بتغيير الحالة إلى مكتمل (راجع دليل مشارك إعادة توزيع العمالة في PHAREDS). إذا تم رفض إعادة التوزيع ، فسيتم تغيير الحالة مرة أخرى إلى معلق. سيرسل المحاسب الذي رفض PHAREDS أيضًا رسالة بريد إلكتروني تشير إلى رفضه وسبب رفضه. 20 تسوية الدخل والمخصصات الدخل معلومات الدخل العام يختلف الدخل المستلم في حسابات الدخل ، وكيفية توزيع الأقسام للدخل ، بشكل كبير حسب القسم. يجب أن تتعلم أنواع الدخل التي تتوقعها ، وما الحسابات التي تتوقعها فيها ، ومتى تتوقعها. يجب عليك التحقق من الدخل الموجود في حسابات غير معتادة للفهرس الخاص بك أو لمبالغ مختلفة بشكل كبير عما هو متوقع (بشكل عام ، المبلغ المتوقع هو المبلغ المدرج في الميزانية). يوجد حساب 07ZZ-Reimbursement Holding في قسم المبيعات والخدمات في حسابات الدخل. يستخدم هذا الحساب للاحتفاظ المؤقت بالمدفوعات التي يتلقاها الموظفون لسداد تكاليف الاستخدام الشخصي. يجب أن يكون هذا الحساب صفرًا في نهاية كل شهر. إذا قام الموظف بسداد نفقات السفر الشخصية للجامعة التي كانت موجودة على بطاقة PCard ، مثل ترقية مقعد شركة الطيران ، فسيتم إيداع الشيك في 07ZZ-Reimbursement Holding. ثم يتم نقل المبلغ مع إيصال دفتر اليومية إلى حساب المصروفات الذي يتم تعويضه. في حالة استرداد تكاليف السفر ، سيتم نقله إلى الفهرس والحساب الذي يحتفظ بمصروفات PCard التي كان الشيك يسددها. سيخصم إيصال دفتر اليومية حساب الإيرادات الذي يحتفظ بالسداد (07ZZ) ويقيد حساب المصروفات الذي يحتفظ بالمصروفات التي يسددها الموظف. أنواع الدخل يحتوي الجدول التالي على أنواع الدخل الأكثر شيوعًا في مؤشرات الإدارة العامة. لا يحتوي على جميع حسابات الإيرادات. نوع الإيرادات الحسابات وصف الإيرادات الدراسية 0120-01Z1 الإيرادات من الرسوم الدراسية رسوم الطلاب 0210-02Z1 الإيرادات الناتجة عن الرسوم المفروضة على الطلاب خدمات المرضى 0330-03Z0 الإيرادات من المرضى ، ومبالغ التعويض عن المنح المنح / العقود 0410-04Z0 الإيرادات المستمدة من عقد أو المنحة 21 المبيعات / الخدمات 0410-07ZZ تتضمن هذه المجموعة الانتقائية من الحسابات أنواعًا عديدة من الدخل ، بما في ذلك دخل مركز الخدمة الداخلية ، وحساب التسديد القابضة 07ZZ الإيرادات التشغيلية الأخرى 0810-08Z1 تشتمل هذه المنطقة على المكاسب المعترف بها عند إقفال العقد الاعتمادات 0710 -07D0 إيرادات الاعتمادات الفيدرالية والولائية ، بما في ذلك مخصصات GFS وتخصيصات ضرائب السجائر ، الهدايا وغيرها من 1000-1020 إذا لم تكن جزءًا من المؤسسة ، فتساءل عن أي إيرادات في هذه الحسابات! ربما لا ينبغي أن يكون لديك أي. والعديد من الأنواع الأخرى التي لا ينبغي أن يكون لديك في فهرس نموذجي التخصيصات العامة تخصيص معلومات الدخل الدخل الذي تم تحويله إلى الفهرس الخاص بك بواسطة فهرس آخر. هناك العديد من القواعد المتعلقة بالتخصيصات. هنا ، نحن مهتمون بشكل أساسي بما إذا كانت أي تخصيصات قدمها فهرسك أو استلمتها قد تم وضعها في الميزانية أم لا. سيساعدك الجدول التالي على فهم كيفية تعريف UNM للتخصيصات المختلفة. يقوم التخصيص بنقل الإيرادات الفعلية (وليس الموازنة) التي لا تتقاطع مع برامج Banner إلا ضمن P10 إلى P14 (برامج التعليمات والعامة). سيتم إجراء المخصصات بشكل عام من قبل المكتب الإداري للمدارس أو الكليات أو الأقسام الكبيرة جدًا ولن تتطلب موافقة مكتب الميزانية. إذا أراد القسم نقل الميزانية إلى جانب الميزانية الفعلية ، فيمكن إجراء إدخال في الميزانية. 22 أنواع التخصيصات نوع الحسابات وصف التخصيصات 1600-1668 حركة الإيرادات داخل الجامعة للاستخدام من قبل فهرس آخر غير المكان الذي تم ترحيله فيه في الأصل. عند مراجعة التخصيصات ، يجب أن تشاهد مبلغًا مدرجًا في الموازنة في الفهرس الذي يحتوي على التخصيص. في حين أن المؤشرات المختلفة ستتلقى (أو تمنح) مخصصاتها في أوقات مختلفة خلال العام ، إلا أنه يجب وضعها في الميزانية ، ويجب مراجعة أي مخصصات تتجاوز المبلغ المدرج في الميزانية وطرح الأسئلة. كما يجب التحقيق في المخصصات غير المتوقعة (غير المدرجة في الميزانية). نصائح إضافية اعتبارات العقد والمنحة لا تنقل الراتب إلى صندوق عقد أو منحة تجاوز تاريخ انتهاء ميزانيته أو تم إنهاؤه. تأكد من أن فترة الدفع التي تنقلها تقع ضمن فترة ميزانية الصندوق. لا تقم بإنشاء PHAREDS على المؤشرات التي يُطلق عليها اسم الصندوق دون الاتصال بمراقب المالية العامة أولاً. عند إنهاء صندوق مقيد ، على الرغم من أن التوزيع يشير إلى أن فترة الدفع قد تم ترحيلها إلى ذلك المؤشر المقيد ، فلن يتم ترحيل الرسوم إلى المؤشر. بدلاً من ذلك ، سيتم ترحيله إلى مؤشر الإنفاق غير المقيد لهذا الصندوق. الطريقة الوحيدة لإصلاح ذلك هي لفت انتباه مراقب المالية العامة في الخدمات المالية إليه. يمكن للمراقب المالي الخاص بك فتح الصندوق ومنع PHAREDS من ترحيل الرسوم إلى مؤشر النفقات الزائدة. 23 لتحديد فترة الميزانية على صندوق مقيد ، انظر في نموذج FRMFUND. لا يمكن ترحيل فترات الدفع بعد 31 مايو 2004 إلى هذا الصندوق. انتهت فترة الميزانية في 31 مايو 2004. ومع ذلك ، هل يسمى الصندوق؟ لتحديد ذلك ، انتقل إلى FTMFUND أدناه. (سيظل حقل تاريخ الإنهاء في شاشة FRMFUND فارغًا دائمًا.) تم إنهاء هذا الصندوق في 21 مارس 2007. لا يمكن إجراء توزيعات الرواتب أو الرسوم من أي نوع على هذا الفهرس المقيد ما لم يتم تغيير تاريخ الإنهاء إلى تاريخ في المستقبل. 24 احتفظ بجدول بيانات قيد التشغيل تجد بعض الأقسام أنه من المفيد الاحتفاظ بمستند يوضح تقسيم التخصيص بين المؤشرات لجميع موظفيك. يمكنك تتبع الرواتب عن طريق الفهرس لكل حساب. البحث عن المُوَقِّع المعتمد في فهرس يمكنك معرفة من هو المخول بالسماح بالنفقات على فهرس. سوف تحتاج إلى معرفة هذا إذا كنت تقوم بعمل PHAREDS. للعثور على نموذج تفويض توقيع لفهرس ، انتقل إلى FTMACCI للمؤشرات غير المقيدة ، أو FRAGRNT للمؤشرات المقيدة. في استعلام تحديد FTMACCI (F7) ، أدخل الفهرس ، وقم بتشغيل الاستعلام (F8). حدد أيقونة Xtender. سيتم عرض اعتماد التوقيع ، أو سيتم عرض قائمة المستندات المرفقة بهذا الفهرس. إذا تم عرض القائمة ، حدد المستند بنوع المستند "التوقيع". إذا كان هناك أكثر من مستند بنوع المستند "توقيع" ، فحدد الأحدث من خلال النظر إلى التاريخ الموجود في النموذج. بالنسبة للمؤشرات المقيدة الأقدم ، انتقل إلى FRAGRNT. أدخل رقم المنحة وحدد Next Block. حدد أيقونة Xtender. سيتم عرض اعتماد التوقيع ، أو سيتم عرض قائمة المستندات المرفقة بهذا الفهرس. إذا تم عرض القائمة ، حدد المستند بنوع المستند "التوقيع". إذا كان هناك أكثر من مستند بنوع المستند "توقيع" ، فحدد الأحدث من خلال النظر إلى التاريخ الموجود في النموذج. 25 يُسمح فقط للأشخاص المدرجين في نموذج اعتماد التوقيع الحالي بتفويض نقل المصروفات إلى ذلك الفهرس. يجب أن يشير الغرض التجاري إلى الجهة التي يتم إجراء التعديلات بموجب سلطتها. منع التناقضات المستقبلية EPAF مقابل ePAN في حين أنهما قد يبدوان متشابهين ، وكلاهما له علاقة بتوزيعات العمالة ، فإن EPAFs و ePAN هما شيئان مختلفان. EPAF هو النموذج المستخدم عندما يقوم موظف حالي بتغيير توزيع العمل داخل المؤسسة. الموارد البشرية لا توافق على EPAFs. يتم استخدام ePAN إذا كان الموظف جديدًا ، أو إذا كان يغير الإدارات ، أو تمت ترقيته. يوقع قسم الموارد البشرية على ePANs قبل دخولها حيز التنفيذ. يمكن العثور على ePan على موقع الموارد البشرية على http://hr.unm.edu/forms/allforms.php. حدد "نماذج" ، ثم حدد "نماذج التوظيف". يمكنك رؤية هذه الشاشة ، والتي تتيح لك الوصول إلى ePAN ، في طباعة الشاشة التالية. عند تحديد الرمز إلى أقصى اليمين بجوار ePAN ، سيظهر النموذج التالي. 26 يتم ملء هذا النموذج عند الحاجة إلى رقم ePAN. قم بإنشاء EPAFs عند الضرورة إذا وجدت خطأً في توزيع كشوف المرتبات وقمت بتصحيحه باستخدام PHAREDS ، فقد تحتاج إلى إنشاء EPAF أو ePAN لمنع حدوث الخطأ نفسه مرة أخرى. يجب أن يكون لديك أمان إنشاء EPAF للوصول إلى EPAF. إذا لم يتم ذكر توزيع الموظف بشكل صحيح في الفهرس الصحيح في تقرير FOROLDS ، فستحتاج إلى معالجة EPAF لتغيير توزيع مصروفات الرواتب المستقبلية. بينما سيؤدي هذا إلى تصحيح المشكلة من الآن فصاعدًا ، يجب عليك استخدام PHAREDS لتصحيح الأخطاء الموجودة. يتم إنشاء EPAFs بالانتقال إلى LoboWeb من علامة التبويب حياة الموظف في بوابة MyUNM. يتم استخدام EPAFs لتغيير توزيع العمالة للموظف بشكل دائم من أجل كشوف المرتبات المستقبلية. يجب أن يكون لديك "مبتكر تغيير توزيع العمل" EPAF لتتمكن من الوصول إلى هذه الشاشات. 27 28 يجب أن يكون لديك تأمين منشأ EPAF لمشاهدة رابط EPAF (المحاط بدائرة) أدناه. حدد نموذج إجراء الموظفين الإلكتروني و EPAF الجديد. تظهر الشاشة التالية. أكمل هذا حتى تحدث التغييرات المستقبلية ولن تستمر الحاجة إلى إكمال PHAREDS في كل فترة دفع. 29 اختيار منظمة التوظيف عند تعيين موظفين جدد ، يجب أن تكون متسقة مع منظمة التوظيف المستخدمة. إذا تم استخدام مستوى مختلف من منظمة التوظيف داخل إدارتك ، فقد لا ترى جميع الموظفين عند تشغيل التقارير لمؤسسة توظيف ، أو قد تفقد القدرة على تعديل توزيعات العمل السابقة أو المستقبلية. ما لم يُنص على خلاف ذلك ، استخدم دائمًا نفس مؤسسة التوظيف المستخدمة للموظفين الآخرين في الفهرس الذي سيتم إنفاق الموظف الجديد عليه. 30 ملاحق تسوية الفهرس الملاحق تيري شويبوثام أخصائي إدارة الأعمال 6/10 و 11/2014 جدول المحتويات ملاحق تسوية الفهرس ........................... .................................................. ............... 1 عينة من ملخص الفهرس المكتمل المصالحة ... ......................... 2 ملخص نموذج المصالحة ... .................................................. ........... 3 مخطط التدفق - عملية مصالحة INDEX ... .......................................... 4 قائمة تقارير المصالحة ... .................................................. ............. 6 تعريفات ... .................................................. ............................................. 7 شاشات بانر مستخدمة بشكل متكرر ... .................................................. ........ 9 أوصاف رمز فئة قاعدة المستند ... ............................................. 11 مرجع رأس الدفعة. .................................................. .................................................. ................ 12 ميزة نسخة مجلة .............................. .................................................. .......................................... 13 تقويم مرتبات السنة المالية 14 .... .................................................. .................................................. ............... 14 ملاحق تسوية الفهرسة عينة من ملخص تسوية الفهرس المكتمل - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ملخص ملخص تسوية الفهرس رقم الفهرس: 123456 شهر التسوية: 4/2008 شخص يكمل التسوية: اسمك لقد راجعت هذه التسوية وأعتقد أنها صحيحة: مسؤول القسم تسوية البنود: ملاحظات مبلغ الحساب 3100 87.32 لا توجد وثيقة. تقرر أن تنتمي المصاريف إلى المؤشر 124356. نقلتها JV 100632 إلى هناك في 5/21/08. 3140 غير مادي. تم التجاهل. تم إنشاء 03 3189 DPI D2940.00 في 12345/3/14. المصاريف لم تنشر. لم يتم استلام DPI أبدًا عن طريق المحاسبة. نسخة من DPI تم تسليمها في 5/16/08. تم النشر على بانر بتاريخ 5/20/08. النموذج - رقم فهرس ملخص التسوية: تسوية الشهر: الشخص الذي يكمل التسوية: لقد راجعت هذه التسوية وأعتقد أنها صحيحة: تسوية البنود من مسؤول القسم: مبلغ الحساب مخطط تدفق ملاحظات - عملية تسوية الفهرس تحديد المؤشرات التي تقوم بتسويتها. تقارير الرواتب لكل فهرس. قارن كل عنصر في تقرير مصروفات الشعار الخاص بك بمستندات المنشأ. قارن الأشخاص ونسبة رواتبهم بقائمة موظفي القسم / النسبة المئوية من الراتب. تم العثور على سبب للتناقض؟ الحصول على ملاحظة المساعدة: التناقض والحل في تقرير تسوية الحساب انتهى ملاحظة التناقض والحل في تقرير تسوية الحساب تم قائمة تقارير التسوية الرقم الاسم الاستخدام الموقع FOROLDS تقرير تفصيلي لدفتر الأستاذ يعطي تفاصيل المعاملة استنادًا إلى عنصر (عناصر) قانون FOPA المطلوب تقارير MyReports. علامة التبويب المالية ، F All Campus Reports / FOROLDS FNRSLBE تقرير عن مزايا العمل والعبء للراتب يوفر معلومات حول تفاصيل كشوف المرتبات والأموال المرهونة MyReports. علامة التبويب المالية ، F All Campus Reports / FNRSLBE FNRLDST تقرير توزيع العمالة يوفر تفاصيل حول توزيع مؤشر الرواتب في المستقبل MyReports. علامة التبويب المالية ، F جميع تقارير الحرم الجامعي / تقارير FNRLDST الإضافية التي يمكن استخدامها: تقرير تفصيلي لعقد FRRGLDS ودفتر الأستاذ المنحة المستخدم في بدء الفهرس المقيد حتى تاريخ إعداد تقارير MyReports. علامة التبويب Finance ، F All Campus Reports / FRRGLDS FOROLDS تقرير ملخص دفتر الأستاذ التشغيلي تقرير موجز عن النشاط - تحديد الخيار باستخدام FOH0001 MyReports. علامة التبويب Finance ، F All Campus Reports / FOROLDS PZRORGH Hiring Organization تظهر الأطراف المسؤولة عن طريق تعيين منظمة hrp_banp-Hr / تقارير الرواتب -إنتاج (banp) مستودع ePrint. حساب التعريفات - الحساب هو الرقم المكون من أربعة أرقام والذي يمثل مكان تسجيل الإيرادات أو المصروفات في بانر. على سبيل المثال ، 3100 هو رمز الحساب لمصروفات اللوازم المكتبية. يمكنك العثور على قائمة بحسابات UNM وتعريفاتها على http://ua.unm.edu/resources/oplegacctdef-12-06-13.pdf مستندات المصدر - هذه هي المستندات الأصلية أو نسخ من المستندات الأصلية. إنها المستندات التي تثبت حدوث المصروفات. قد تكون إيصالات UNM Bookstore للبضائع المشتراة. قد تكون فواتير داخلية من مراكز خدمة UNM. قد تكون نسخًا من DPIs أو نسخًا من الفواتير من البائعين الخارجيين. قد يكون لديهم رسائل بريد إلكتروني توضيحية أو مستندات أخرى مثل استمارات التسجيل في الندوة مرفقة بها. تتضمن مستندات المصدر الأخرى إيصالات / تقارير البطاقة P وطلبات الشراء الداخلية لـ UNM وطلبات الشراء وطلبات الشراء الشاملة ونماذج الدفع غير القياسية. هذه القائمة ليست شاملة. الفهرس - الفهرس هو الرقم المكون من ستة أرقام الذي يجمع الإيرادات والمصروفات في الحسابات لمشروع معين. قد يكون الفهرس غير مقيد ؛ مثل واحد للتعليم والتمويل العام. قد يكون الفهرس مقيدًا ومرتبطًا بمنحة. يجب تسوية جميع نفقات مؤشر معين كل شهر. يتم ترحيل العنصر اللاحق في Banner عندما يتم تسجيله في قاعدة البيانات المحاسبية. تظهر العناصر المنشورة فقط في تقارير محاسبة Banner. الملفات الداخلية - الملفات الداخلية هي الملفات التي تقوم بإعدادها لتسهيل مهمتك. بالنسبة لتسوية الحساب ، ستعمل هذه: المجلدات غير المحظورة - لكل فهرس قم بإنشاء مجلد مانيلا غير واضح. يضع هذا المجلد نسخًا من المستندات المصدر لكل مصروف لهذا الفهرس عند حدوث هذه النفقات. قم بإرفاق مستندات المصدر هذه بالتسوية ونقلها إلى "مجلد تسوية الحساب" في نهاية الشهر. مجلدات كشوف المرتبات - قم بإنشاء مجلد قائمة الرواتب لكل فهرس. ضع نسخًا من جميع تقارير كشوف المرتبات والوثائق الأخرى في هذا المجلد كل شهر. قم بإرفاقها بالتسوية وانقلها إلى "مجلد تسوية الحساب" في نهاية الشهر. مجلدات تسوية الفهرس - قم بإنشاء مجلد تسوية فهرس مانيلا لكل فهرس. في هذا المجلد ، ضع حزمة تسوية الفهرس المكتملة كل شهر. هذا يتكون من:. ملخص تسوية الفهرس المكتمل [انظر الملحق]. تقرير تفاصيل العنوان [تقرير تفصيلي FOROLDS]. لقد قمت بإلغاء تحديد المبالغ الموجودة في هذا التقرير والمبالغ الموجودة في المستندات المصدر أثناء تسوية الفهرس. .  تقرير / وثائق الرواتب. لقد قمت بمراجعة التفاصيل في تقرير كشوف المرتبات ، وتأكدت من تطابق التفاصيل مع التفاصيل الداخلية من وثائق القسم الخاص بك فيما يتعلق بمن سيتم تحصيله ، والنسبة المئوية التي سيتم تحصيلها من رواتبهم على هذا الفهرس. .  المستندات المصدر وأي جداول ذات صلة تم إنشاؤها في القسم الخاص بك للنفقات. لقد قمت بالتحقق من التفاصيل الموجودة في هذه وفي تقرير لافتة التفاصيل الخاص بك. يتم تدبيسها معًا كل شهر لتشكيل حزمة تسوية شهرية لكل مؤشر. هذه هي حزمة تسوية الفهرس المكتملة. يتم حفظ هذا في مجلد تسوية الفهرس الخاص بك كل شهر. ضع مجموعة المجلدات لكل فهرس في مجلد معلق أخضر ، يسمى هذا الفهرس. الآن لديك كل المعلومات الخاصة بك لكل فهرس يمكن الوصول إليها بسهولة. الباحث الرئيسي PI - هذا هو الشخص الرئيسي المسؤول عن المنحة. قد يكون لديه منح متعددة. تحتوي كل منحة على مؤشر واحد على الأقل وقد تحتوي على أكثر من مؤشر واحد. شاشات الشعارات المستخدمة بشكل متكرر نموذج عنوان نموذج الشعار استخدم نموذج إدخال FGAJVCD JV إنشاء مستند دفتر اليومية نموذج الإدخال الجماعي FGAJVCM JV إنشاء مستند دفتر يومية متعدد الأسطر FGAJVCQ JV نموذج الإدخال السريع إنشاء مستند دفتر يومية FGIBAVL موازنة توفر نموذج الحالة البحث عن رصيد صندوق / رصيد مؤسسة -NSF حالة الرفض FGIBDSR نموذج الملخص التنفيذي البحث عن نشاط مؤشر السنة المالية حتى تاريخه (الميزانية / المبالغ الفعلية / المرهونة) نموذج حالة ميزانية المؤسسة FGIBDST البحث عن نشاط مؤشر السنة المالية حتى تاريخه (الميزانية / المبالغ الفعلية / المرهونة) نموذج FGIDOCR لاسترداد المستندات قائمة المستندات التي تم ترحيلها ، والمستخدمة في JV's ، و Inv ، و Pos ، وما إلى ذلك. الأموال والحساب نموذج FGITRND التفصيلي لنشاط المعاملة استخدم هذا النموذج لعرض نشاط مستوى المعاملة على العناصر التي وصلت إلى رمز حساب في فهرس. أرقام النص والوصف المختصر FOAAINP Document Approval Form إمكانية مراجعة المستندات والموافقة عليها FOADOCU المستند حسب حالة نموذج المستخدم ، نوع المستند ، رمز المستند ، الوصف ، تاريخ النشاط ، مبلغ المستندات ، رفض المستندات الخاصة بك FOAUAPP نموذج موافقة المستخدم الفردية قائمة انتظار المستندات للمراجعة FOIAPHT نموذج تاريخ الموافقة تاريخ الموافقة على المستند أو الرفض نموذج الاستعلام FOIAPPD نموذج استعلام المستند المعتمد نموذج استعلام المستند المعتمد يعرض العناصر الموجودة في قائمة الانتظار التي تنتظر عملية FORAPPL - قد تكون مفيدة عند تعطيل الموافقات للتسوية (صباح كل جمعة و في نهاية الشهر) نموذج محفوظات الموافقة على المستند FOIAPPH يعرض المستند رقم ومن وافق عليه عند (على غرار FOIAPHT) استعلام محفوظات الموافقة على نموذج تاريخ المستند FOIDOCH لمستندات Banner. نموذج صيانة منحة FRAGRNT للعثور على الباحث الرئيسي لمنحة بداية منحة FRIGITD حتى الآن عرض النموذج حتى تاريخ نشاط صندوق / منحة مقيد استعلام نموذج صيانة رمز فهرس حساب FTMACCI لمعلومات الفهرس أو FOPA نموذج صيانة رمز صندوق FTMFUND المدير المالي للصندوق منحة FTMORGN نموذج صيانة رمز المنظمة بحث المؤسسة FTIFNDH التسلسل الهرمي لصندوق استعلام عن تسلسل هرمي للصندوق FTIORGH تسلسل هرمي لمنظمة FTIORGH استعلام عن هيكل تنظيمي تسلسل هرمي لبرنامج FTIPRGH تسلسل هرمي لبرنامج FRIAPPL تطبيق سجل الدفع استعلام نموذج محدد لنموذج منح نموذج الموافقة الإلكترونية للوقت لإدخال ساعات للموظفين غير المعفيين ووقت استثناء للموظفين المعفيين. يتطلب دور دخول الوقت والتدريب. Form and process owned by HR/PR  PHAREDS  Labor Redistribution Form  Used to redistribute Salary, Salary Redistribution role required.  Form owned by finance but process owned by HR/PR.  TGIACCD  Account Detail Query Form  Query document numbers created in Non-Student AR (NSAR) module that has been feed to Finance for posting  FAIVNDH  Vendor Detail History Form  Query Vendor Invoices by Vendor/Banner Id Number  FZADPEZ  Direct Pay EZ Form  Direct Pay DPEZ Form -Application  FZIDPEZ  Direct Pay EZ Query Form  Direct Pay EZ Query Form  FGAENCB  Encumbrance/Reservation maintenance Form  Anticipated allowable expenditures can be encumbered funds using this form  FGIENCD  Detail Encumbrance Activity Form  View detail of your encumbrances either PO encumbrance or one created by department  FGIOENC  Organizational Encumbrance List Form  Find Purchase Orders by Organization  FPARCVD  Banner Receiving Form  Used to receive goods purchased on PO's triggers AP to pay invoice  FPCRCVP  Receiving Goods PO Item Selection Form  Used indirectly, from FPARCVD  FPIPKSL  Receiver/Packing Slips Validation Form  Packing list numbers as they are associated with receivers  FPIPOHD  Purchase Order Validation Form  Quick snapshot of PO,  includes Vendor, buyer, date, status of completed and approved & amount  FPIREQN  Requisition Inquiry Document Information  Requisition Information  FTIIDEN  Entity Name/ID Search Form  Query for vender id -First letter case sensitive  FWAINVT  Purchase Card Transaction Document Info  Pcard transaction reallocation form  Document Rule Class Code Descriptions Rule Class  Rule Class  Code  Title  Code  Title  BCF  Budget Carry Forward -Encumb Roll  JAD  Journal Allocation Feed  BD01  Permanent Adopted Budget  JE16  General Journal Entry (Inter-Fund)  BD1  Permanent Adopted Budget  JE2  JE16 -Dept General Journal Entry  BD4  BD04-Temporary Budget Adjustment  JEA  GJE -Accounts Payable  BDT  Dept Budget Transfer Journal Entry  JEB  GJE -MC Budget Office  BTB  MC Budget Temporary Budget Adjust  JEC  GJE -Contracts and Grants  BTM  Bud Ofc Temp Budget Adjustment  JEF  GJE -Property Acct  CA1  Accounts Receivable Charge  JEG  GJE -General Accounting  CB1  Accounts Receivable Charge  JEH  GJE -HSC Controller  CB2  AR Charge-APPL-Different Line B  JEI  GJE -BTI  CDP  Payroll Disbursements  JEL  GJE -Payroll  CLR  Banner Clearing Payment  JEM  GJE -HSC Budget Office  CNEI  Cancel Check -Invoice w Encumbranc  JEN  GJE -Controller Office  CNNC  Cancel check -C/M w/o encumbrance  JEP  GJE -Purchasing  CNNI  Cancel Check -Invoice w/o encumb  JER  GJE -Accounts Receivable  CORD  Establish Change Order  JES  GJE -HSC Cont PST  CR2  Cash Receipts -Gen Deposits AR  JET  Dept Transfer Journal Entry  CR3  Cash Receipts -Gen Deposits BTI  JEU  GJE -Foundation  CR5  Cash Receipts -Gen Deposits Harwd  JFD  Journal Entry Feed  DEPR  DEPRECIATION RULE CLASS  JFH  Housestaff Journal Feed  DP1  Direct Pay Invoice DP-EZ  JFL  Journal Labor Feed  E090  Year End Encumbrance Roll  PA1  Accounts Receivable Payment  EC1  E100-Original Encumbrance  PCLQ  Cancel PO -Reinstate Request  EC2  E020 -Encumbrance Adjustment  PCRD  Cancel Purchase Order  EC4  Encum Liq. السماح بالتغييرات -Dept POBC أوامر الشراء دفعة إغلاق ECP Encum Liq. السماح بالتغييرات شراء أمر شراء POCL إغلاق FPAEOCD) منحة GRCC - رسوم حصة التكلفة POLQ طلب الشراء - طلب التصفية منحة GRCG - منحة حصة التكلفة POPN أمر الشراء المفتوح (FPAEOCD) GRIC Grant - رسوم التكلفة غير المباشرة PORD إنشاء أمر الشراء GRIR Grant - استرداد التكلفة غير المباشرة PR1 HRS إعادة توزيع الرواتب يوليو-ديسمبر 07 GRRV Grant - الإيرادات المستحقة PR2 HRS إعادة توزيع الرواتب يناير-يوليو 07 HEEL Payroll - مسئولية الموظف PR3 HRS إعادة توزيع الرواتب <يناير 07 HENA Payroll - تعديل الوظائف RCQP إلغاء طلب HENC الرواتب - عبء الراتب - RERQP HERL Payroll - مسؤولية صاحب العمل إغلاق طلب RQCL (FPAEOCD) HGNL Payroll -Gross Exp. لا يوجد تصفية لكشوف رواتب HGRB - مصروفات المنافع الإجمالية ICEC إلغاء مذكرة الائتمان مع إلغاء الفاتورة المقيدة بـ ICEI إلغاء الفاتورة مع Encumbrance ICNC إلغاء المذكرة الائتمانية w / o Encumbrance ICNI إلغاء الفاتورة دون فرض قيود INEC مذكرة ائتمان مع فاتورة INEI مرهونة مع مذكرة ائتمان INNC بدون قيود Encumbrance IPNC Zero Payment Memo IPNI Zero Payment Invoice Header Reference نسخ دفتر اليومية الميزة عند إنشاء إيصال دفتر اليومية ، يمكنك استخدام إما الرمز في الرأس أو تحديد "نسخ" في قائمة الخيارات لنسخ إيصال دفتر اليومية الحالي. يشير إيصال دفتر اليومية الحالي إلى إيصال دفتر يومية قيد المعالجة أو تم ترحيله بالفعل. انسخ دفتر يومية من نماذج إيصال دفتر اليومية باستخدام العملية التالية. 1.   حدد خيار Copy Journal من قائمة الخيارات أو اضغط على أيقونة Copy. 2.   أدخل رقم مستند إيصال دفتر اليومية المصدر. 3.   أدخل رقم مستند جديد ، اترك هذا الحقل فارغًا أو أدخل NEXT لإنشاء رقم مستند جديد. 4.   قم بتغيير تاريخ الحركة كما هو مطلوب (القيمة الافتراضية هي التاريخ الحالي). 5.   يمكنك عكس الدخول. حدد خانة الاختيار Reverse JV لإنشاء المجلة الجديدة بالعلامة المعاكسة من Copy From Journal. 6.   اختياري: حدد خانة الاختيار نسخ النص لنسخ نص الرأس من إيصال دفتر اليومية المصدر. 7.   اختر موافق.      

التفاعلات المالية - UH، SRMC، UNMMG

مقدم: لورا بوتز
تاريخ الطلب 04-24-2014

عرض تقديمي - PowerPoint

Financial interactions   University Hospital, Sandoval Regional Medical Center  and  UNM Medical Group Laura Putz, Associate Controller 4/24/14 Intercompany Invoicing  Financial Interactions routinely occur between UNM, University Hospital (UH), Sandoval Regional Medical Center (SRMC) and UNM Medical Group (UNM MG)  These interactions can involve either revenue or expense for Health Sciences Center (HSC) or Main Campus  UH, SRMC, UNMMG, UNM / HSC are related entities and these transactions must be tracked separately in order to comply with financial reporting requirements UNM HSC When HSC Bills UH UNM/HSC departments provide services and support to UH departments regularly.    Salary Agreement Contracts  HSC employee  providing UH with their services  Memorandum of Understanding (MOU)  general support  Other Agreements  space lease or flow through expenditures, such as utilities and insurance  When HSC bills UH An intercompany agreement is reached using:  Contract Director  Supporting Documentation  monthly invoices are prepared and sent to UH for payment  Non Student Accounts Receivable (NSAR) is used to produce and track invoices Salary Agreement Template  Salary Agreement Template  Salary Agreement Procedures UNM Employee  Salary Agreement Contract - HSC bills UH Identifying the Revenue  Revenue is recorded in the department index each time an invoice is generated  Banner form FGITRND supplies a detail listing of account detail  Account code 0340 – University Hospital Revenue is used Identifying the Revenue Identifying the Revenue Identifying the Revenue Travel Reimbursements UNM Hospital When UH bills HSC What they bill:  Salary Agreements  Memorandum of Understanding (MOU)  Interpreter Services  Catering Charges  Facility Charges related to Clinical Trials  X-rays  Blood tests  Lab work Salary Agreement Procedures UH Employee  When UH bills HSC  HSC department issues an internal purchase requisition When UH bills HSC When UH bills HSC Invoice numbers that begin with:  BL  are standard invoices  BM are credit adjustments When UH bills HSC Clinical Trials Billing Clinical Trials Billing  The clinical trial, not the patient is billed  Hospital guarantor number beginning with 9999 is assigned the clinical trial and used  A Referral Billing Questionnaire is completed before services can be provided at UH  The Referral Billing Questionnaire details what services can be provided and billed to the clinical trial Clinical Trials Billing  Timely UH invoice review is critical  Incorrect invoices charges must be reversed from the clinical trial  Many payers (ie: patient’s insurance company) have 90 day windows during which billing must occur  UH bills charges from the prior month.  Frequently  less than 60 days remain once the department is invoiced for UH to invoice another payer Internal Requisition- UH bills HSC Invoice - UH bills HSC General Guidelines Travel Reimbursements UH Catering Reconciliation Assistance  Unrestricted Accounting-HSC can provide reports with UH invoicing data.  Reports can be generated by  Index  Organization Level 5  Contact the HSC AR Coordinator to request reports  Invoice copies can also be obtained from the HSC AR Coordinator SRMC When HSC Bills SRMC  Memorandum of Understanding (MOU)  Salary support  general support  Other Agreements  Medical Malpractice and other insurance  Legal services  Marketing campaigns  Recruiting and Relocation expenses Identifying the Revenue  Revenue is recorded in the department index each time an invoice is generated  Banner form FGITRND supplies a detail listing of account detail  Account code 0360 – SRMC Revenue is used When HSC bills SRMC Other Reimbursed Costs  Requires pre-approval from SRMC  Minimal activity at this time  Expenses recorded in index 331135  SRMC-HSC Reimbursements  HSC AR Coordinator “sweeps” expenses and invoices SRMC NSAR SRMC Invoice Example When SRMC bills HSC What they bill:  Facility Charges related to Clinical Trials and other research projects  X-rays  Blood tests  Lab work  Invoice should be sent to Financial Services for     processing  Very little activity at this time When UNM MG bills HSC  The UNM Medical Group (UNM MG) pays for expenditures within their accounting system on behalf of a HSC department.  UNM MG فواتير HSC ليتم استردادها عن هذه النفقات.

باستخدام MyReports

مقدم: لورا بوتز
تاريخ الطلب 01-14-2014

عرض تقديمي - PowerPoint
نشرة - PDF

تعلم - تقاريري 14 و 15 يناير 2014 تغييرات تقارير UNM  MyReports هي أداتنا الجديدة لإعداد التقارير  العديد من التقارير المالية متاحة الآن  من المقرر أن تنتهي تقارير Hyperion في 31 مارس 2014 الوصول إلى MyReports الوصول إلى MyReports الوصول إلى قائمة MyReports تشمل جميع تقارير الحرم الجامعي: الكل تتضمن تقارير الحرم الجامعي ما يلي: تتضمن جميع تقارير الحرم الجامعي ما يلي: تقارير محددة لـ HSC تشمل: تقارير محددة لـ HSC تشمل: تقارير محددة لـ HSC تشمل: MyReports - فرص التدريب المالية الموارد FNRPCRD - تقرير معاملات PCard  متوفر فقط في MyReports كيفية حفظ تقرير للاستخدام في المستقبل  كيفية تصدير البيانات للتحليل  كيفية استخدام جداول Excel المحورية الوصول إلى تقرير PCard كيفية حفظ "My PCard Org Report" بعد الحفظ " My PCard Org Report ”تشغيل PCard حسب المؤسسة تشغيل التقرير  يمكن تشغيل هذا التقرير بعدة طرق: ◦ PDF ◦ HTML ◦ Excel Raw Excel Data: F NRPCRD بواسطة Org Excel Data Filters "إعادة توزيع". بيانات Excel والحساب 7: استخدام جدول محوري بيانات Excel: تصفية جدول محوري تشغيل PCard بواسطة المنشئ تشغيل PCard بواسطة المنشئ بيانات Excel الخام: FNRPCRD بواسطة PCard Holder بيانات Excel: تمت تصفيتها بواسطة حسابات السفر فهم نصائح وحيل الهيكل للتحليل  استخدام مخطط UNM للتسلسل الهرمي للحسابات الهيكل التنظيمي ◦ هيكل الصندوق ◦ هيكل البرنامج ◦ هيكل رمز الحساب أنواع الصناديق غير المقيدة أنواع الصناديق المقيدة مستوى الحساب 3100 - الإيرادات: مستوى الحساب 2 - المصروفات: ملخص تنفيذي تقرير تشغيل تقرير الإدارة التنفيذية تشغيل FOROLDs للخدمات البيانات الأولية التي تمت تسويتها البيانات المصنفة للتحليل باختصار:  2 يومًا والعدد جار ...  لن يتم إنتاج تقارير Hyperion بعد 74 مارس 31 MyReports ستكون أداة إعداد التقارير المالية MyReports تتيح مرونة أكبر في تحليل البيانات وخيارات الإخراج عروض التقرير الاختيارية

مراجعة شهادة الجهد (الحرم الرئيسي)

مقدم: روزا جونزاليس روزنبلات
تاريخ الطلب 08-14-2013

عرض تقديمي - PowerPoint

التدريب على الحصول على شهادة المجهود روزا غونزاليس-روزنبلات 8/14/13 UNM التدريب على شهادة الجهد. يجب أن يساوي المجموع التراكمي 100٪ • يشمل أنشطة التدريس والبحث • لا يشمل أي أنشطة خارج العمل المرتبط بالجامعة o لا يمكن أن يتجاوز 100٪ إذا كان العمل في مشاريع متعددة o لا يتم قياسه على أساس 40 ساعة عمل في الأسبوع ، ولكن على أساس فعلي وقت العمل. • سياسة اعتماد الجهد في كتيب كلية UNM لماذا نعتمد؟ • الجهد هو آلية لتأكيد الرواتب والأجور التي يتم تحميلها على مشروع تحت رعاية فيما يتعلق بالعمل المنجز والملتزم للوكالة في الاقتراح. o يطلب من UNM طمأنة الجهات الراعية الفيدرالية وغيرها من الجهات الراعية للجوائز بأن تخصيص الرواتب التي يتم تحصيلها عادل ومتسق وفي الوقت المناسب مع الجهد المبذول. • الغرامات المالية المحتملة لعدم الامتثال • عدم السماح بالنفقات - ستكون الإدارة مسؤولة عن سداد الرسوم للوكالة • عدم الامتثال في تدقيق A-133 - يمكن أن يؤثر على التمويل المستقبلي • ينطبق على الموظفين غير المقيدين بسجلات الدوام فقط عملية اعتماد الجهد • الشهادة التقارير التي يتم توزيعها واعتمادها نصف سنويًا من خلال LoboWeb o مرحلة ما قبل المراجعة • 30 يومًا بعد إنشاء التقارير o شهادة PI • تبدأ عند اكتمال مرحلة ما قبل المراجعة • تنتهي 60 يومًا تقويميًا بعد إنشاء التقارير o إشعارات البريد الإلكتروني • البريد الإلكتروني الأولي إلى المراجع المسبق فقط • سيتلقى PI بريدًا إلكترونيًا واحدًا في نهاية 30 يومًا • سيتم أيضًا إرسال التذكيرات والإخطارات المتأخرة • يجب إكمال المراجعة المسبقة قبل الحصول على تقارير الوصول إلى الشهادة • https://my.unm.edu/cp/home / displaylogin - لتسجيل الدخول إلى LoboWeb • حدد علامة تبويب الموظف - انقر فوق Lobo Web Select Effort Certification حدد مراجعة أو اعتماد التقارير انقر فوق بحث متقدم حدد سمة لبدء البحث ch فتح مربع البحث المنسدل - مخطط الحسابات البحث عن التقارير المراد مراجعتها • حدد القائمة المنسدلة للسمات o مخطط الحسابات - اكتب "U" البحث عن التقارير المراد مراجعتها حدد من قائمة الموظفين • تمييز السجل ، انقر نقرًا مزدوجًا لعرض إجراءات تقرير الجهد • ملاحظة حالة وحالة كل موظف تقرير جهد الموظف • يتم عرض توزيع المرتبات كنسبة مئوية. يعرض المخطط الدائري أيضًا توزيع الرواتب • التسامح +/- 5٪ الجائزة الأصلية مقابل. effort worked Pay Period Summary • Select Pay Period Summary to view effort by pay period o If grant is not active over whole effort certification period, this is where you can view detail by month Pay Period Summary • Select Monthly – Regular link to view FOAPA detail including index Routing Queue Selecting and Adding Proxy Access Navigation Tips • Scroll Bar o Click F11 if you have multiple items listed under sponsored projects and cannot see the scroll bar • Expand the columns o Click on the line you would like to expand and drag the line to make the column larger • Sort columns o Click on the top of the column you would like to sort by, you can sort by any of the columns listed • View routing queue o Select Routing Queue link on the left panel, to view all individuals in the queue and what actions have been or need to be taken o Note: The employee name will appear on routing queue as certifier, the only time they will be required to certify is if they are also the PI • View Effort Breakdown by Pay Period   Column Definitions Status  column: • Under Review – report has been created and is available for viewing • Awaiting Certification – Pre-Reviewer has reviewed and is ready for certification • Completed – effort report has been certified and completed Locked/unlocked column: • Locked – after an effort report is completed it is locked and cannot be modified • Unlocked – effort report is available for change by members of the routing queue • Awaiting Refresh – labor re-distribution has been completed and has updated the payroll record, report needs to be updated, reviewed and certified • Changes Submitted – when request change button is clicked Tips for Reviewing Effort • Effort is reported as an average over the reporting period (may be impacted by the number of months the award is active) • Compare reported effort percentage to proposed effort in original award document • Tolerance threshold of +/- 5% • Variances that may require agency prior approval: o Absences (generally 3 months or more) o Significant reductions of the PI and/or Key Personnel effort (25% or more) o Note: It is the PI’s responsibility to work with the Pre-award office to obtain sponsor’s prior approval   E-Print and Hyperion reports • E Print reports FRROEC01 and FRROEC01-HSC • Located in the fin_banp repository o Provides a report of the effort distribution in dollar values to correspond to the percentages displayed on the effort certification reports o Displays information by Org Code, PI, and Grant • Hyperion report FRRHOZ05-Effort Certification Status • Located in the Finance Reports/Finance Production Reports o List of employees in the effort queue o Status and State of the record o Action to be taken by Org • Hyperion report FRRHOC05 • Located in the Finance Reports/F Dept_School_College/F C&G folder o List of Account Administrators by Org Pre-Review Scenarios • Scenario 1 Pre-Review completed – no change necessary • Scenario 2 Pre-Reviewer needs labor re-distribution completed to update record     Scenario 1 – Complete Pre-Review • No change necessary for this employee • Click Review button to complete Pre-Review stage Scenario 2 – Record needs changes • Pre-reviewer identifies changes needed • Select Request Changes button; system prompts user to send an e-mail.  Send email to department labor re-distribution initiator (if needed), include all necessary information to complete labor re-distribution Clear Changes Requested • If Request Changes button was selected in error • Click Clear Changes to restore report to original  state to continue process Scenario 2 – Labor Re-Distribution has been requested o Status now Under Review-Changes Submitted and the Review button no longer appears. السيناريو 2 - اكتمال إعادة توزيع العمالة من قبل البادئ • إعادة توزيع العمالة التي تتم معالجتها بواسطة القسم ، ولم يتم تحديث سجلات كشوف المرتبات.  

مراجعة شهادة الجهد (HSC)

مقدم: كريستين سميث
تاريخ الطلب 08-13-2013

عرض تقديمي - PowerPoint

شهادة جهد UNM تعرف على سبب اعتمادنا؟ • الجهد هو آلية لتأكيد الرواتب والأجور التي يتم تحميلها على مشروع تحت رعاية فيما يتعلق بالعمل المنجز والملتزم للوكالة في الاقتراح. o يطلب من UNM طمأنة الجهات الراعية الفيدرالية وغيرها من الجهات الراعية للجوائز بأن تخصيص الرواتب التي يتم تحصيلها عادل ومتسق وفي الوقت المناسب مع الجهد المبذول. • العقوبات المالية المحتملة لعدم الامتثال • عدم السماح بالنفقات - ستكون الإدارة مسؤولة عن سداد الرسوم للوكالة • عدم الامتثال في تدقيق A-133 - يمكن أن يؤثر على التمويل المستقبلي • ينطبق على الموظفين الذين لا يعملون بنظام الدوام الرسمي فقط. ما هو الجهد • الجهد هو الوقت الذي يقضيه في مشروع تحت رعاية ، ويتم التعبير عنه كنسبة مئوية من إجمالي واجبات الموظفين المتعلقة بالجامعة. يجب أن يساوي الجهد 100٪ من الإجمالي التراكمي. لا يمكن أن تتجاوز 100٪ إذا كنت تعمل في مشاريع متعددة o لا يتم قياسها على أساس 40 ساعة عمل في الأسبوع ، ولكن على أساس الوقت الفعلي للعمل. o عتبة التسامح +/- 5٪ • اتفاقية المنح الأصلية ووقت العمل • ستتم إضافة سياسة اعتماد الجهد المعتمدة مؤخرًا إلى دليل كتيب كلية UNM لمراجعة الجهد • يتم الإبلاغ عن الجهد كمتوسط ​​خلال الفترة المشمولة بالتقرير (قد يتأثر بـ عدد الأشهر التي تكون فيها الجائزة نشطة) • مقارنة نسبة الجهد المبلغ عنها بالجهد المقترح في وثيقة الجائزة الأصلية • الفروق التي قد تتطلب موافقة مسبقة من الوكالة: o الغياب (بشكل عام 3 أشهر أو أكثر) o التخفيضات الكبيرة في الباحث الرئيسي و / أو جهد الموظفين الرئيسيين (25٪ أو أكثر) o ملاحظة: تقع على عاتق الباحث الرئيسي مسؤولية العمل مع مكتب ما قبل الجائزة للحصول على موافقة الكفيل المسبقة. مرحلة المراجعة • 30 يومًا تقويميًا بعد إنشاء التقارير o شهادة PI • تبدأ عند اكتمال مرحلة ما قبل المراجعة • تنتهي 60 يومًا تقويميًا بعد إنشاء التقارير o Em إعلام جميع المراحل • Dept. تم نسخ AA على البريد الإلكتروني الأولي للمراجعة المسبقة • سيتلقى الباحث الرئيسي رسائل بريد إلكتروني أسبوعية بعد انتهاء مرحلة ما قبل المراجعة • إرسال التذكير والمتأخر (الرئيس نسخة إلى) عبر البريد الإلكتروني أسبوعياً • يجب إكمال المراجعة المسبقة قبل عمود حالة تعريفات عمود الشهادة: • قيد المراجعة - تم إنشاء التقرير وهو متاح للعرض • في انتظار الشهادة - تمت مراجعة المراجع المسبق وهو جاهز للحصول على الشهادة • مكتمل - تم اعتماد تقرير الجهد وإكماله عمود مغلق / غير مؤمن: • مغلق - بعد تقرير الجهد مكتمل ، مغلق ولا يمكن تعديله • غير مؤمن - تقرير الجهد متاح للتغيير من قبل أعضاء قائمة انتظار التوجيه • في انتظار التحديث - تم الانتهاء من إعادة توزيع العمالة وتم تحديث سجل الرواتب ، ويجب تحديث التقرير ومراجعته واعتماده • تم تقديم التغييرات - عند النقر فوق زر طلب التغيير تقرير جهد الموظف • يتم عرض توزيع المرتبات كنسبة مئوية. كما يعرض الرسم البياني الدائري توزيع الرواتب • التسامح +/- 5٪ الجائزة الأصلية مقابل. تم عمل الجهود • ستعرض تقارير الطباعة الإلكترونية الحالة حسب المؤسسة والباحث والنشاط بالدولار تقارير E-Print و Hyperion • تقارير الطباعة الإلكترونية FRROEC01 و FRROEC01-HSC • تقع في مستودع fin_banp o تقدم تقريرًا عن توزيع الجهد بالقيم بالدولار لتتوافق مع النسب المئوية المعروضة في تقارير شهادة الجهد o يعرض المعلومات حسب رمز المؤسسة و PI والمنحة • تقرير Hyperion FRRHOZ05-Effort Certification Status • موجود في التقارير المالية / تقارير الإنتاج المالي o قائمة الموظفين في قائمة انتظار الجهد o الحالة وحالة السجل o الإجراء الذي يتعين على المؤسسة اتخاذه • تقرير Hyperion FRRHOC05 • موجود في مجلد التقارير المالية / F Dept_School_College / F C&G o قائمة مسؤولي الحساب بواسطة سيناريوهات المراجعة المسبقة للمؤسسة • اكتملت المراجعة المسبقة - لا يلزم إجراء تغيير • يحتاج المراجع المسبق إلى اكتمال إعادة توزيع العمالة لتحديث السجل • إكمال المراجع المسبق المراجعة ، ويطلب المصدق إعادة توزيع العمالة لتحديث السجل ملاحظة: يجب على جميع المراجعين المسبقينمراجعة كاملة للانتقال إلى مرحلة الشهادة السيناريو 1 - المراجعة المسبقة الكاملة • لا يلزم تغيير هذا الموظف • انقر فوق الزر "مراجعة" لإكمال مرحلة المراجعة المسبقة • سيتم إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني إلى PI أسبوعيًا بمجرد اكتمال مرحلة المراجعة المسبقة السيناريو 2 - بدء / إكمال إعادة توزيع العمالة من قبل البادئ • إعادة توزيع العمالة التي تمت معالجتها بواسطة الإدارة ، ولم يتم تحديث سجلات الرواتب. رسالة الملاحظة في الزاوية اليمنى العليا السيناريو 2 - تحديث تقرير المجهود • تم تطبيق التغييرات وفي انتظار التحديث ، يتم تحديث هذه التغييرات ليلاً. o متاح للمراجعة المسبقة بعد اكتمال التحديث o تغييرات الحالة إلى قيد المراجعة - غير مؤمن ويمكن اتخاذ إجراء المراجعة السيناريو 2 - إكمال المراجعة المسبقة • حدد زر المراجعة لإكمال هذه المرحلة • سيتلقى PI إشعارًا أسبوعيًا بالبريد الإلكتروني عندما انتهت مرحلة ما قبل المراجعة. السيناريو 3 - يطلب المصدق تغييرًا • إذا كانت هناك حاجة إلى تصحيح الجهود بعد اكتمال مرحلة المراجعة المسبقة - حدد "طلب التغييرات" لبدء رسالة بريد إلكتروني إلى موظفي الإدارة المعينين o يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني جميع المعلومات الضرورية لإكمال إعادة توزيع العمالة o التقرير الحالي سيتم تحديثه بعد اكتمال إعادة توزيع العمالة • سيتلقى الباحث الرئيسي إشعارًا أسبوعيًا عبر البريد الإلكتروني عند انتهاء مرحلة المراجعة المسبقة.  

تغييرات الشراء

مقدم: بروس شيرين
تاريخ الطلب 05-14-2013

عرض تقديمي - PowerPoint

Purchasing Changes LEARN - May 14 & 15, 2013 Bruce Cherrin Chief Procurement Officer UNM Procurement Services NEW LAW SUMMARY Four (4) legislative bills affecting Procurement were passed by the New Mexico State Legislature (NMSL) this session and signed by Governor Susana Martinez NEW NMSL LAWS All Effective 6/14/13 • Senate Bill 182 • Senate Bill 266 • Senate Bill 340 • Senate Bill 443 SB 443 – The Good News Formal Bid Limits Increase to $60,000 – Changes Small Purchase Limit – Changes Informal Bid Limit SB 443 – The Good News Goods Below $10,000 or Services Below <$5,000 • Small Purchase Goods $10,000.01 to $20,000 • One Quote or Other Documentation which describes price and product    SB 443 – The Good News Goods $20,000.01 to $60,000 – 3 Quotes • The Buyer may use 1 quote in the following circumstances: • Existing Contract (UNM, GSA, SPD, etc) • Urgency – Buyer’s sole discretion • Buyer’s Experience – Buyer’s determination that 1 quote represents fair value    SB 443 – The Good News Services or Goods and Services Combined 5,000.01 to $60,000 – – Informal Bid – Existing Contract – 3 Quotes (1 /Quote for the following): • Existing Contract • Urgency • Buyer’s Experience      SB 443 – The Good News Bid Limit Increases Impact on UNM Requisitioners: Fewer Purchases will be subject to the Formal Bidding Process or New Formal Sole Source Justification SB 443 – The Good News Bid Limit Increases Effective 6/14/2013 SB 182 – The Bad News New “30-Day Challenge” Law for Sole Source Purchases 30 Day Waiting Period for all Sole Source Purchases, no exceptions SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Applies only to Sole Sources above Formal Bid Limits – Requires Purchasing to Post a “Notice of Intent to Award” for a Sole Source Procurement 30 days prior to the purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Your Sole Source Form will be posted in the UNM Sunshine Portal to be viewed and challenged by other vendors SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – If the 30-day waiting period elapses without a challenge, your Sole Source Purchase can then be made SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – If your Sole Source is Challenged, Purchasing will follow PROTEST guidelines as posted at http://www.unm.edu/~purch/reg11.pdf and may be forced to use the Bid Process for your purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Also shifts Purchasing’s Responsibility on a Sole Source from Good Faith Effort to Due Diligence • Purchasing will have to verify the information on your Sole Source form SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Substantial Increase in  Sole Source Procurement Processing Time SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Requisitioners will need to plan well in advance of a Sole Source Purchase  • No longer a “Fast Track” method of Purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Might be faster to go out to Bid • Ex.  Sole Source Challenge on Day 29 SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: Your Sole Source Forms will be subjected to public scrutiny • Purchasing will require more thorough documentation than in the past SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: Your Sole Source Forms will be subjected to public scrutiny • 1-2 sentence Sole Source Justifications will no longer be adequate SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – “Per Terms of Grant” is No Longer sufficient for Sole Source Justification • Must now justify WHY it is required for Grant and why other substitutes are not acceptable SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Your Sole Source Justification Form must consider these factors: • What is unique about it • What other vendors sell it • Why it meets your needs and others do not   SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases In order to protect you from Sole Source Challenges, UNM Purchasing is currently updating our Sole Source Form to require a more thorough justification   SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases 30-Day Challenge Law is effective 6/14/13 • Therefore, the last possible day to issue a Sole Source PO using FY13 funds is the day before the law is effective, Thursday, 6/13/13.   SB 182 - الأخبار المزعجة؟ الانتهاك المتعمد لعقوبات قانون المشتريات: - جناية من الدرجة الرابعة للشراء> 4،50,000 دولار - جنح الشراء <50,000،182 دولار أمريكي XNUMX - الأخبار المزعجة؟ الانتهاك المتعمد لقانون المشتريات SB 182 - الأخبار المزعجة؟ الانتهاك المتعمد لقانون المشتريات ماذا يعني هذا بالنسبة لي بصفتي مقدم الطلب؟ يجب أن أكون قلقا؟؟؟   SB 182 - الأخبار المزعجة؟ الانتهاك المتعمد لقانون المشتريات لن يكون لهذا القانون أي تأثير على مقدم الطلب بشرط: • أن يكون طلب الشراء ساريًا قبل استلام السلع / الخدمة • يتصرف طالبو الطلبات بحسن نية SB 182 - الأخبار المزعجة؟ الانتهاك المتعمد لقانون المشتريات - هل سيتعلق في الغالب بإجراءات المشترين في الشراء ولكن يمكن أن تنطبق على إدارات UNM إذا تصرفوا دون شراء SB 182 - الأخبار المزعجة؟ الانتهاك المتعمد لقسم قانون المشتريات مثال على الانتهاك المتعمد: تقوم الإدارة بتعيين مستشار بمفردها (بدون شراء / أمر شراء). تم تحرير الفواتير قبل إصدار أمر الشراء. - إذا تجاوزت قيمة الشراء 50,000 دولار - جناية من الدرجة الرابعة - إذا كانت قيمة الشراء أقل من 4 دولار - جنحة SB 50,000 - الأخبار المزعجة؟ الانتهاك المتعمد لقانون المشتريات تظل القوانين الجنائية الأخرى التي تؤثر على الإدارات سارية المفعول (الاحتيال ، وما إلى ذلك): - الامتيازات غير القانونية - تقديم معلومات احتيالية لمصدر وحيد ، وعطاءات ، وما إلى ذلك SB 182 - الأخبار المزعجة؟  

رموز الحساب الرئيسية

مقدم: تيري شويبوثام
تاريخ الطلب 02-19-2013

عرض تقديمي - PowerPoint

رموز الحساب الرئيسية ، 19 و 20 فبراير 2013 ، تيري شويبوثام ، اختصاصي إدارة الأعمال CPA ما سنقوم بتغطيته:  ما هو رمز الحساب  ما هي الأنواع الأساسية لرموز الحساب تحديد رمز حساب لمستنداتك  المصاريف المسموح بها  F&A مستبعد رموز الحساب رمز الحساب مقابل. الفهرس  رمز الحساب  نوع المصاريف  الفهرس  حيث يتم تحصيلها أنواع رمز الحساب الأساسي أعلى مستوى هو "مصاريف التشغيل الأخرى" ، وهي مخصصة لرموز الحساب من 20xx إلى 9xxx.  يتم استخدام بعض هذه في مستنداتك تلك هي تلك التي سنناقشها فئات دفتر الأستاذ التشغيلي تحديد رمز حساب رموز حساب الكمبيوتر  3140 - برامج الكمبيوتر العامة تتضمن البرامج (على الأقراص أو المرخصة أو التي تم تنزيلها) المطلوبة للعمل في المنزل أجهزة الكمبيوتر. يتم تحميل جميع برامج الكمبيوتر التي تم شراؤها نفقات هنا 3150 - مستلزمات الكمبيوتر <5,001،3180 دولارًا أمريكيًا ملحقات الكمبيوتر (الطابعات ولوحات المفاتيح والشاشات والماوس) رموز حساب الكمبيوتر  5,001 - معدات غير رأسمالية <3189،5,001 دولارًا للطابعات و IPADS للمقيمين والزملاء في HSC إذا تم شراؤها باستخدام "Book Funds" 70 - أجهزة الكمبيوتر والخوادم <1،70 دولار. أجهزة الكمبيوتر مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة / أجهزة الكمبيوتر المكتبية / الخوادم / أجهزة IPAD الخاصة بالكلية. باستثناء الطابعات رموز حساب المصنع 0C9020 - ضمانات التجهيز / عقود الخدمة  5,000DXNUMX - صيانة إصلاح المعدات عامة  XNUMX - أجهزة الكمبيوتر> XNUMX دولار ما هي أسئلتك حتى الآن؟  أسئلة عامة حول رمز الحساب  أسئلة محددة حول رمز الحساب "F&A غير مستبعدة"؟  إرشادات F & A المستثناة  المصاريف المسموح بها فقط المصروفات المستثناة المسموح بها بموجب السياسة ولكن: ترويجي فقط  استقبالات للمانحين ، لمجموعات الموظفين المحتملين للإعلان عن مزايا UNM ، لجمع الأموال  الكحول  يذهب دائمًا في 31B0  لا يستمر أبدًا مؤشر I&G لا يسير على الإطلاق في أي عقد أو مؤشر منحة الغذاء المسموح به؟ F & A مستبعدة أم لا؟ • بالنسبة إلى مأدبة جمع التبرعات المسموح بها وغير المستثناة • لحفلة عيد الميلاد غير مسموح بها • لعقد اجتماع إلزامي لجميع أعضاء هيئة التدريس أثناء الغداء ، قد يكون مسموحًا به. غير مستبعد • للوجبات الخفيفة لموظفي غرفة الاستراحة طعام غير مسموح به مسموح به؟ F & A مستبعدة أم لا؟ • الوجبات الخفيفة للدراسة / جلسة المراجعة التي ترعاها هيئة التدريس قد يكون مسموحًا به. غير مستبعد • لكعكة التقاعد للموظف المتقاعد غير مسموح به • لحفل استقبال لجهة مانحة رئيسية قد يكون مسموحًا به. التوريدات / الخدمات المستثناة المسموح بها؟ F & A مستبعدة أم لا؟ • القمصان الموحدة لمحققي OMI المسموح بها. غير مستبعد • القمصان التي تحمل شعار UNM لموظفي القسم غير مسموح بها • الزهور لحفل تخرج UNM مسموح به. غير مسموح به • زهور لموظف تخرج لتوه من التوريدات / الخدمات غير المسموح بها في UNM؟ هل مسموح به؟ F & A مستبعدة أم لا؟ • أقلام تحمل شعار UNM للطلاب المحتملين مسموح به. غير مستثنى • أقلام مع شعار UNM لتعيين الموظفين المحتملين المسموح به.

مراجعة C&G للمفاهيم الأساسية (الحرم الجامعي الرئيسي)

مقدم: غير معروف
تاريخ الطلب 12-05-2012

عرض تقديمي - PowerPoint

العرض التقديمي للحرم الجامعي الرئيسي للعقود والمنح 5 ديسمبر 2012 نظرة عامة على القسم  محاسبة العقود والمنح هي المكتب المركزي المسؤول عن الإشراف على متطلبات الامتثال المالي المنصوص عليها في المنح التي ترعاها الجامعة بناءً على اقتراح مقدم من الباحث الرئيسي. نظرة عامة على القسم تابع  تفسير سياسات UNM والفيدرالية والولاية والجهة الراعية  إعداد الجائزة والميزانية في Banner  مراقبة النفقات للامتثال  مراجعة EPAFs وإعادة توزيع العمالة وطلبات الشراء والمشاريع المشتركة و DPIs معالجة معاملات المصروفات النثرية  إنشاء وإرسال الفواتير إلى الرعاة (بما في ذلك المجموعات)  معالجة السحوبات الآلية (المدفوعات)  تطبيق المدفوعات على الجوائز (الشيكات والأسلاك)  مراجعة فواتير المنح الفرعية ومعالجتها (الفواتير الواردة)  إنشاء تقارير المجهود وتتبعها  مراجعة وتتبع النقل- أكثر من الطلبات المقدمة من PI  إرسال التقارير المالية  إرسال بيانات الاختراع وتقارير المعدات / المخزون  إغلاق الجوائز في Banner ومع الراعي  الاستجابة لطلبات التدقيق جدول الأعمال: نماذج العقد والمنح واللافت العامة  الغرض التجاري  تحويلات التكاليف  90 يومًا المذكرات  جدول تحويلات الرواتب ، تابع: ما لا يجب تحصيله  سياسة الاحتفاظ نماذج لافتة مفيدة خاصة بالعقود والمنح نماذج لافتة مفيدة عامة FRAGRNT FRAGRNT FRAGRNTFTMACCI FRMFUND FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FOADOCU FOAAINP FOIAPPH FOIAPPH FGIDOCR FOIDOCH FOIDOCH FOIDOCH الغرض التجاري  مطلوب دائمًا  أساسي في عمليات الشراء الخاصة بالعقد أو المنحة  يبرر مصاريف الأعمال المطلوبة في شروط العمل  JV أو Pcard Exception أو طلب الشراء أو إعادة توزيع العمالة:  ليس فقط "ما اشتريته (أو أعيد توزيعه)"  ولكن أيضًا "لماذا اشتريته (أو أعيد توزيعه)" من ماذا وأين لماذا تبرر الغرض من العمل - أمثلة مثال جيد للفاتورة :  "شراء مفاعل د. سميث لإكمال التجارب النهائية على المنحة حتى يمكن الانتهاء من استنتاجات المنحة ". مثال ضعيف / غير مقبول:  "لإنفاق أموال المنحة المتبقية". غرض العمل - أمثلة مثال ضعيف / غير مقبول لمشروع مشترك: "نقل المصروفات إلى المؤشر الصحيح" مثال جيد:  "انقل جو سميث للسفر الجوي في جنوب غرب (S07564) لحضور ندوة حول الموضوع المتعلق بالمنحة ، وكيفية تحويل FSQ باستخدام دقة أكبر ، حضرت 7 / 12-16 / 2012 إلى فهرس المنحة "يجب أن تكون بنود سياسة تحويل التكلفة:  بتكلفة معقولة  مسموح بها في المنحة  قابلة للتخصيص للجائزة  يتم تحويلها عند تحديدها ◦ من الناحية المثالية خلال 90 يومًا ملاحظة: تخضع التحويلات خلال آخر 90 يومًا من فترة الميزانية للتدقيق الشديد ◦ هل يمكن لأي شخص أن يخمن لماذا؟ مذكرة 90 يومًا مطلوبة إذا لم يتم تخصيص المصروفات بشكل صحيح لمنحة خلال 90 يومًا تقويميًا من تاريخ المعاملة الأصلية  تتضمن الغرض التجاري للمعاملة تتضمن المذكرة شرحًا - لماذا حدث هذا الإدخال المتأخر؟  هذا وقائي - اشرح كيف لن يحدث هذا مرة أخرى. يجب أن تفي تحويلات الراتب أيضًا بجميع متطلبات تحويل التكلفة! إذا تأخرت عن 90 يومًا ، لا تزال هناك حاجة إلى مذكرة 90 يومًا بالإضافة إلى ذلك: يجب أن يكون الراتب الإجمالي انعكاسًا دقيقًا للعمل المنجز في المشروع يجب أن يشير غرض العمل إلى اسم الشخص الذي طلب التحويل (مع سلطة التوقيع)  يجب على الإدارة الاحتفاظ الوثائق الداعمة في ملفاتهم تذكير: يتم قفل سجلات الرواتب عندما يتم اعتماد الجهد الذي لا يتم تحصيله!

مراجعة C&G للمفاهيم الأساسية (HSC)

مقدم: غير معروف
تاريخ الطلب 12-04-2012

عرض تقديمي - PowerPoint

العقود والمنح العرض التقديمي للحرم الجامعي الرئيسي في 4 و 5 ديسمبر 2012 نظرة عامة على القسم  محاسبة العقود والمنح هي المكتب المركزي المسؤول عن الإشراف على متطلبات الامتثال المالي المنصوص عليها في المنح التي ترعاها الجامعة بناءً على اقتراح مقدم من الباحث الرئيسي. نظرة عامة على القسم تابع  تفسير سياسات UNM والفيدرالية والولاية والجهة الراعية  إعداد الجائزة والميزانية في Banner  مراقبة النفقات للامتثال  مراجعة EPAFs وإعادة توزيع العمالة وطلبات الشراء والمشاريع المشتركة و DPIs معالجة معاملات المصروفات النثرية  إنشاء وإرسال الفواتير إلى الرعاة (بما في ذلك المجموعات)  معالجة السحوبات الآلية (المدفوعات)  تطبيق المدفوعات على الجوائز (الشيكات والأسلاك)  مراجعة فواتير المنح الفرعية ومعالجتها (الفواتير الواردة)  إنشاء تقارير المجهود وتتبعها  مراجعة وتتبع الحمل- أكثر من الطلبات المقدمة من PI  إرسال التقارير المالية  إرسال بيانات الاختراع وتقارير المعدات / المخزون  إغلاق الجوائز في Banner ومع الراعي  الاستجابة لطلبات التدقيق جدول الأعمال: نماذج العقد والمنح واللافت العامة  الغرض التجاري  تحويلات التكاليف  90 يومًا المذكرات  جدول تحويلات الرواتب ، تابع: ما لا يجب تحصيله سياسة الاستبقاء  التزامنا تجاهك  مذكرة تحفيزية المشاركين نماذج لافتة مفيدة خاصة بالعقود والمنحنماذج لافتة مفيدة عامة FRAGRNT FRAGRNT FTMACCI FRMFUND FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRAAREV FRIBILL FOADOCU FOAAINP FOIAPPH FOIAPPH FGIDOCR FOIDOCH FOIDOCH فقط أو غرض شراء الأعمال غرض العمل مطلوب في DPEZ أو JV أو استثناءات بطاقة الائتمان أو طلب الشراء أو إعادة توزيع العمالة:  ليس فقط "ما اشتريته (أو أعيد توزيعه)"  ولكن أيضًا "لماذا اشتريته (أو أعيد توزيعه)" من ماذا وأين لماذا تبرر الغرض من العمل - أمثلة مثال جيد للفاتورة:  "شراء المواد المتفاعلة للدكتور. سميث لإكمال التجارب النهائية على المنحة حتى يمكن الانتهاء من استنتاجات المنحة ". مثال ضعيف / غير مقبول:  "لإنفاق أموال المنحة المتبقية". غرض العمل - أمثلة مثال ضعيف / غير مقبول لمشروع مشترك: "نقل المصروفات إلى المؤشر الصحيح" مثال جيد:  "انقل جو سميث للسفر الجوي في جنوب غرب (S07564) لحضور ندوة حول الموضوع المتعلق بالمنحة ، وكيفية تحويل FSQ باستخدام دقة أكبر ، حضرت 7 / 12-16 / 2012 إلى فهرس المنحة "يجب أن تكون بنود سياسة تحويل التكلفة:  بتكلفة معقولة  مسموح بها في المنحة  قابلة للتخصيص للجائزة  يتم تحويلها عند تحديدها ◦ من الناحية المثالية خلال 90 يومًا ملاحظة: تخضع التحويلات خلال آخر 90 يومًا من فترة الميزانية للتدقيق الشديد ◦ هل يمكن لأي شخص أن يخمن لماذا؟ مذكرة 90 يومًا مطلوبة إذا لم يتم تخصيص المصروفات بشكل صحيح لمنحة خلال 90 يومًا تقويميًا من تاريخ المعاملة الأصلية  تتضمن الغرض التجاري للمعاملة تتضمن المذكرة شرحًا - لماذا حدث هذا الإدخال المتأخر؟  هذا وقائي - اشرح كيف لن يحدث هذا مرة أخرى. يجب أن تفي تحويلات الراتب أيضًا بجميع متطلبات تحويل التكلفة! إذا تأخرت عن 90 يومًا ، لا تزال هناك حاجة إلى مذكرة 90 يومًا بالإضافة إلى ذلك: يجب أن يكون الراتب الإجمالي انعكاسًا دقيقًا للعمل المنجز في المشروع يجب أن يشير غرض العمل إلى اسم الشخص الذي طلب التحويل (مع سلطة التوقيع)  يجب على الإدارة الاحتفاظ الوثائق الداعمة في ملفاتهم تذكير: يتم قفل سجلات الرواتب عندما يتم اعتماد الجهد الذي لا يتم تحصيله!

الفواتير لغير الطلاب

مقدم: جون براندت ، ستايسي هيرلي ، كارين دياز
تاريخ الطلب 04-17-2012

عرض تقديمي - PowerPoint

الفواتير لغير الطلاب قدمها جون براندت وستايسي هيرلي وكارين دياز 17 و 18 نيسان (أبريل) 2012 نظام حسابات غير الطلاب المدينين (NSAR) • هو نظام الفواتير المحاسبية غير المقيدة • يُستخدم لفوترة العملاء الخارجيين • العملاء الخارجيون خارج UNM نظام الحرم الجامعي • عادةً ما يدفع العملاء الخارجيون باستخدام الشيكات ، ولكن في بعض الأحيان يستخدمون النقد أو بطاقات الائتمان أو المدفوعات الإلكترونية (تحويل الأموال الإلكتروني) • يتم النظر في مستشفى UNM (UNMH) ومجموعة UNM الطبية (UNMMG) والمركز الطبي الإقليمي ساندوفال (SRMC) العملاء الخارجيون معاملات UNMH و UNMMG و SRMC هناك معاملات جارية للسلع والخدمات بين أقسام UNM و UNMH / UNMMG / SRMC المتكبدة على الأموال غير المقيدة وتشمل مذكرات التفاهم واتفاقيات الرواتب • السلع والخدمات المقدمة من إدارات UNM إلى UNMH / UNMMG / SRMC ، يتم تحرير فواتيرها من قبل مكتب المحاسبة غير المقيدة HSC باستخدام نظام NSAR • السلع والخدمات ، المقدمة من UNMH / UNMMG / SRMC إلى إدارات UNM ، يتم تحرير فواتيرها من قبل مكتب UNMH / UNMMG / SRMC من خلال FUPLOADs مرة واحدة شهريًا ، ويتم تقديمها إلى مكتب المحاسبة غير المقيدة HSC لمعالجة معاملات UNMH و UNMMG و SRMC. راجع "التعلم" الخاص بنا المسمى "التفاعلات المالية - المستشفى وجامعة الأمم المتحدة" على موقعنا على الإنترنت (المقدمة في 11/9/09) http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/LEARN.shtml مذكرة بخصوص فواتير الكيانات الخارجية قد لا تقوم أقسام المعلومات المهمة إصدار فاتورة للكيانات الخارجية خارج هذه الأنظمة المعتمدة ، للقيام بذلك هو دعوة فريق التدقيق الداخلي التابع لبعثة الأمم المتحدة إلى المخيم على عتبة بابها. عندما يقوم قسم بإصدار فواتير خارج الأنظمة المعتمدة ، لا يتم ترحيل الحسابات المستحقة القبض إلى Banner General Ledger ، ولا يمكن التحقق من الطلب النقدي ولا يتم تقادم الحسابات أو السماح بها بشكل صحيح. نشاط نظام NSAR نشاط نظام NSAR نشاط نظام NSAR أهم 10 مزايا لاستخدام نظام NSAR • هل ذكرنا أنك ملتزم بسياسة UNM • أنشأنا خطابات تحصيل ، ونفعل المخصصات لحسابات الحسابات المشكوك في تحصيلها وإنشاء JVs احتياطي الديون المعدومة على أي فواتير لم يتم تحصيلها • نقوم بنشر المدفوعات ومعالجة قوائم الأموال نيابة عنك • نقوم بطباعة الفواتير وإرسالها بالبريد ، وإرسال نسخ إليك مع تقارير التقادم الخاصة بك • نقوم بجميع الأعمال تقريبًا نيابة عنك • يمكنك الوصول إلى مجموعة متنوعة من المعلومات وإنشاء التقارير • أنت ملتزم بسياسة UNM • لا يتعين عليك الانتظار لتلقي دفعة للاعتراف بإيراداتك عند استخدام NSAR • لديك المزيد من الوقت للعمل في مهام أخرى • لا تدفع مقابل رسوم البريد أو نسخ الأوراق NSAR دورة الفوترة دورة الفوترة NSAR يعتبر فصل الواجبات مهمًا للرقابة الداخلية وللتوافق مع مختلف سياسات أعمال UNM على سبيل المثال ، HSC Campus Unrestricted Account: • مدير المحاسبة أكواد التفاصيل ومعرفات العملاء • تقوم أقسام HSC بإنشاء الفواتير الخارجية غير التابعة لـ UNM • ينشئ منسق HSC Unrestg A / R فواتير UNMH و UNMMG و SRMC • يقوم منسق HSC Unrestricted A / R بطباعة / مسح / إرسال الفواتير بالبريد الإلكتروني • HSC يتلقى مساعد المسؤول الشيكات ويسجلها • يقوم HSC Fiscal Svcs Tech بنشر الشيكات في NSAR وإنشاء قوائم الأموال • يعالج صرافون UNM الودائع لقوائم الأموال • يقوم موظفو HSC Unrestg Acctg بإجراء تسويات يومية ونهاية الشهر ونهاية العام مثل سجل الشيكات الحية ضد. قوائم المال ، NSAR Ledger vs. دفتر الأستاذ العام وجداول التقادم دورة فوترة NSAR قبل طلب عميل جديد ، حدد ما إذا كان هذا العميل يدفع باستخدام الأموال الفيدرالية التي تطلب معرفات العميل ورموز التفاصيل ما هو رقم معرف العميل؟ • يتم إنشاء معرّف العميل لإعداد حساب لعميل • يتم استخدام الرقم الصادر في نموذج Banner TFADETL لفواتير العميل وتسجيل المدفوعات والائتمانات • يمكن أن يكون العميل شركة أو مؤسسة أو مؤسسة تعليمية أو شخصًا ، إلخ. • معلومات الفوترة التي يجب تقديمها إلى المحاسبة غير المقيدة - اسم العميل وعنوان الفوترة الفعلي وشخص الاتصال ورقم هاتف جهة الاتصال • تحقق من صحة المعلومات قبل الطلب • تبدأ أرقام عملاء HSC NSAR بالحرف "Y" وأرقام عملاء NSAR في الحرم الجامعي الرئيسي تبدأ بـ "N" • مثال على رقم هوية العميل الذي سيتم استخدامه لاحقًا هو Y01571497 طلب معرفات العميل ورموز التفاصيل ما هو رمز التفاصيل؟ • A detail code is needed to post an invoice into the NSAR system • A Core Office person creates the detail code in Banner • Each detail code is unique; it is used for a particular good or service, and is created with a short description • The requestor provides the index where the revenue is to be posted • It is programmed to post a transaction to a debit and a credit in the system • The debit posts as a receivable to the General Ledger (balance sheet) • The credit posts as a revenue to the Operating Ledger • Once the billing is posted in TFADETL, the Detail Code used creates the accounting entry • An example of a detail code to be used later is YD71: • Debit - 099311  A224  3U0064 • Credit -  099311  07Z0  3U0064 TFADETC – Detail Code Control Form Requesting Customer IDs & Detail Codes E-mail these contacts when requesting a new customer or new detail code: HSC Unrestricted Accounting To: John Brandt – jobrandt@salud.unm.edu Cc: Stacie Hurley – shurley@salud.unm.edu Main Unrestricted Accounting To: Justin Walters – jwalters@unm.edu Cc: Karen Diaz – kdiaz01@unm.edu NSAR Billing Cycle Keying Invoices into NSAR • You must be trained on the NSAR system and have the BAR roles before you can use NSAR • HSC Departments can key non-UNM external customers • Only HSC Unrestricted Accounting keys invoices billed to UNMH, UNMMG and SRMC • All back up documents for invoices keyed by Departments, that need to be mailed with invoices, should be sent to the Unrestricted Accounting offices no later than the end of the next invoice cycle • For invoices to be billed to UNMH, UNMMG or SRMC, all backup documentation must be sent with the request to the HSC Unrestricted Accounting office before the invoice can be created Keying Invoices into NSAR After invoice is keyed into TFADETL, saved, and the session closed: • The amount billed will post as revenue to the index after night train is run • The amount billed will post as a receivable to the fund after night train is run • The billing will post on the same transaction date as the invoice was keyed, but only if the session was closed using TGACREV The following Banner screen shots illustrate how a billing transaction is posted Detail code YD71: • Debit - 099311  A224  3U0064   $1,091.15 • Credit -  099311  07Z0  3U0064   $1,091.15   Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR NSAR Billing Cycle Invoices are printed, scanned and mailed • Unrestricted Accounting offices handle the printing and mailing of invoices • NSAR invoices are marked with Unrestricted Accounting offices’ return address for customers to mail payments • HSC Invoices are printed twice per month, 16th and 1st • Main Campus invoices are printed monthly on the 1st • During June, for year-end close, HSC invoices are printed 3 times per month - 11th, 21th, July 1st • Invoices are scanned, then scans are e-mailed to Departments for their files • Invoices and any backup are mailed to the customers • Copies of invoices and backup are kept in files at Unrestricted Accounting offices NSAR Billing Cycle Checks/payments are received at Unrestricted Accounting offices One employee receives payments: • A witness assists with opening the mail, and observes the handling of checks/cash • Checks/cash received are logged into a password, protected spreadsheet (check log) • Checks are date-stamped and endorsed immediately Checks and cash are put in a locked box and given to another employee, who posts payments in NSAR and creates the money list NSAR Billing Cycle Post payments and create money lists • A different employee posts the payments in the NSAR system the next working day • Any payments by wire transmittal or credit card are also posted at this time • Once payments are posted and balanced, this person creates the money list and takes it to UNM Cashier’s office that same day • The UNM Cashier’s office is responsible for making the deposit at the bank The payment will clear the Accounts Receivable amount for that particular billing as a credit and post the payment as cash in the assigned UNM Bank fund as a debit The following Banner screen shots illustrate how the payment for the previous billing transaction is shown as posted and cleared In TFADETL (billing screen), payment shows as detail code YP01 for HSC and NP01 for Main Campus Post payments and create money lists Post payments and create money lists NSAR Billing Cycle Aging reports are printed and analyzed • First business day of each month, aging reports are run and printed • Department aging reports are sent to Departments based on current billings • Reports are analyzed based on age of invoices, invoice amounts, duplications, total balances, etc.

عملية الموافقة DPI

مقدم: ستايسي هيرلي ولورا بوتز
تاريخ الطلب 10-11-2011

عرض تقديمي - PDF

  عملية اعتماد DPI 10/11/2011 Stacie Hurley A / R منسق Laura Putz HSC مدير المحاسبة غير المقيدة HSC للخدمات المالية محاسبة غير مقيدة HSC للخدمات المالية محاسبة غير مقيدة عملية DPI 1) يتم استلام DPI في مكتب HSC للخدمات المالية. 2) يتم تسجيل DPI في قاعدة بيانات Access وختم التاريخ.     3) بمجرد تسجيل دخول DPI إلى قاعدة البيانات ، سيتم تعيين DPI إلى أحد الموافقين. 1 2 3 4 5 Non-Travel DPI C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ W3XMYYZC \ MC900431509 [1] .png 1) التحقق من رمز الحساب- • غير مستخدم بشكل متكرر -رموز حساب السفر: • الكتب ، الدوريات - 3110 • الرسوم ، الرسوم - 31C0 • الترخيص ، التصاريح - 8061 • رسوم المشاركين - 4640 • رسوم المؤتمر - 63A0 • الرجوع إلى تعريفات رمز الحساب: http://www.unm.edu/ ~ gacctng / resources / OpLegAcctDef٪ 2003-02-10.pdf 2) التحقق من الغرض التجاري • وصف تفصيلي والغرض 3) التحقق من التوقيعات 4) فحص النسخ الاحتياطي- • عدم وجود ضريبة على السلع • المبلغ يطابق مبلغ DPI • المصاريف المسموح بها (راجع السياسات 4000 / 2410 http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/2410.htm، http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm 3 2 1 4 4 الحساب الصحيح تسجيل المؤتمر- 63A0 1) ينبغي إرفاق نسخة احتياطية من تسجيل المؤتمر في DPI. 2) في حالة سداد الموظف مقابل التسجيل ، لا يمكننا الموافقة على DPI للتسجيل إلا بعد حضور المؤتمر. - إذا تم رفض DPI: • سيتم إرسال بريد إلكتروني إلى مقدم الطلب • سيتم رفض DPI في قائمة الانتظار • سيتم تسجيل خروج DPI من قاعدة بيانات DPI • سيتم إرجاع DPI إلى القسم 3) في حالة الدفع مقابل التسجيل مباشرة إلى المؤتمر ، حسنًا لمعالجة DPI. قم بتضمين نسخة إضافية من التسجيل بالبريد بشيك.   يجب تضمين رسوم المشاركة في الحساب الصحيح- 4640 1) رقم البروتوكول ، إن أمكن. 2) السجلات المحفوظة في الإدارة.     أجهزة الكمبيوتر والخوادم - 3189 1) يجب أن يفي الجهاز بمتطلبات HIPAA. 2) اتصل بقسم تكنولوجيا المعلومات للتأكد من تلبية المتطلبات. 3) يحتاج الفرد إلى معرفة أن هذا الجهاز مملوك لـ UNM ، ومتى وإذا تم إنهاء التوظيف ، فسيتم تسليمه لأنه ملك لـ UNM.   الحساب الصحيح للمعدات غير الرأسمالية - 3180 1. يجب أن يفي الجهاز بمتطلبات HIPAA. 2. الاتصال بقسم تكنولوجيا المعلومات للتأكد من تلبية المتطلبات. 3- إذا تم شراء الجهاز لمقيم لديه أموال دفترية ، فسيكون ملكًا للمقيم ولن يتم وضع علامة عليه كممتلكات UNM. الحساب الصحيح Goods C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ W3XMYYZC \ MC900389270 [1] .wmf 1) التحقق من رمز الحساب- • رموز حساب البضائع المستخدمة بشكل متكرر: • الأعمال طعام محلي - 31A0 • توظيف - 31M0 • توظيف موظفين - 31M1 • طعام عمل - سفر - 3860 • Food IDC مستبعد (كحول) - 31B0 • الرجوع إلى تعريفات رمز الحساب: http://www.unm.edu/~gacctng/ Resources / OpLegAcctDef٪ 2003-02-10.pdf 2) تحقق من غرض العمل • وصف تفصيلي والغرض 3) تحقق من التواقيع 4) فحص النسخ الاحتياطي - • قائمة الحضور - إذا كان أقل من 20 مشاركًا • إيصالات مفصلة • خط سير الرحلة • المصاريف المسموح بها (انظر السياسات 4000/2410 http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/2410.htm، http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm 1 2 3 4 Travel DPI MP910216416.PNG 1 2 3 4 5 7 6 5 5 6 6 6 4 4 4 7 1) تحقق من رمز الحساب - • 3820 - السفر خارج الولاية • 3800 - السفر داخل الدولة • 3840 - السفر الخارجي 2) التحقق من غرض العمل - • وصف تفصيلي و pu rpose 3) تحقق من التوقيعات 4) إيصال الفندق - • يمكن أن يكون لليوم السابق للمؤتمر واليوم الذي يليه. •الإيصال الأصلي؟ • رصيد صفري عند الاستلام؟ 5) خط سير الرحلة - • تحقق من تاريخ المغادرة والوقت - 1 ساعة. قبل الرحلة الداخلية ، أو ساعتين. قبل السفر إلى الخارج • تحقق من تاريخ ووقت الإرجاع - ساعة واحدة بعد تناول الوجبة اليومية • رسوم الحجز المبكر - غير مسموح به • الإيصال الأصلي برصيد صفري • إذا تم الدفع ببطاقة P ، فإن المصاريف مدرجة ضمن. المصروفات المدفوعة مسبقًا. الرجوع إلى S Doc # • إذا كانت هناك نفقات نثرية ، فيجب إدراجها ضمن القسم V. 7 6) معلومات المؤتمر - • جدول الأعمال - تحقق من تواريخ البدء والانتهاء • تواريخ السفر قبل يوم واحد من المؤتمر ويوم واحد بعده • استفسر عن أي معلومات إضافية أيام • تقديم معلومات عن الإقامة مثل أسعار الفنادق ، إذا تم توفير خدمة النقل ، وما إلى ذلك. 7) الوجبة اليومية • هل يتم استخدام معدل البدل اليومي الصحيح • استقطاع أي وجبات مقدمة ، من الوجبة اليومية لكل يوم • خصم الوجبات إذا تم دفع الوجبات عند التسجيل في المؤتمر • هل الوجبات التي يتم تناولها خلال وقت المغادرة والعودة 8) تأجير السيارات • الإيصالات الأصلية • المصاريف المسموح بها - • لا GPS • لا تأمينات إضافية • الإيجار المبرر 9) متفرقات أخرى. المصاريف • الإيصالات الأصلية المتضمنة المصروفات - المعلومات المطلوبة 1) السفر في الدولة - السفر في نفس اليوم - تخضع الوجبات للضريبة للموظف ، ومبلغ الضريبة المكتوب في الجزء العلوي من إدارة شؤون الإعلام. 2) سداد الأميال - يتم استخدام مخطط الأميال على موقع سفر UNM ، إذا لم يكن الموقع موجودًا على الرسم البياني ، فيجب استخدام عداد المسافة في البداية والنهاية. http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4030ex_a.htm 3) عدد الأميال المُسددة - 50 دولارًا لكل ميل 4) مركبة شخصية بدلاً من السفر بالطائرة - يجب إجراء مقارنة الأسعار قبل السفر. يجب استخدام نفس تواريخ السفر. سيكون المبلغ الأقل من 2 هو السداد. 5) وجبات العمل أثناء السفر - يجب استخدام رمز الحساب 3860 ، ويجب تقسيم المبلغ إلى رمز الحساب الصحيح. أسماء المشاركين ، كيف يعود الاجتماع بالفائدة على UNM. يجب أيضًا خصمها من الوجبة اليومية ، لكل مسافر من UNM 6) نفقات متنوعة- • خدمة / نصائح التدبير المنزلي • غير مسموح بها ، مشمولة في معدل البدل اليومي. • الإنترنت - • المسموح به ، والمتعلق بالأعمال التجارية ، والمستثنى من رسوم الفندق 7) إذا كنت تسافر مع العائلة - فقط قم بسداد النفقات المرتبطة بموظف UNM. يجب فصل المبالغ عن نفقات الأسرة. 8) في حالة السفر بأيام شخصية ، يتم استرداد تكاليف أيام السفر المحددة فقط. 9) السفر إلى الخارج - يجب تضمين جميع تحويلات العملة وسدادها بعملة الولايات المتحدة. 10) الرعايا الأجانب- تحتاج إدارة شؤون الإعلام إلى المرور عبر قسم الضرائب. أولاً بسبب الآثار الضريبية. اعتبارات السفر الأخرى حسب الأسعار اليومية 5 أكتوبر 2011 Albuquerque Journal Regents للتصويت في كل يوم بقلم James Monteleone / Journal Staff Writer Faculty في جامعة نيو مكسيكو طلبت من الحكام يوم الثلاثاء وضع حد للتغييرات المقترحة في البدل اليومي. وبدلاً من ذلك ، أوصت لجنة الشؤون المالية والتسهيلات الحاكمة على مجلس الإدارة بإجراء تصويت نهائي على التغييرات المحتملة في سياسة السفر الأسبوع المقبل. كانت التغييرات قيد النظر منذ يونيو ، بعد أن انتقد مسؤولو الولاية سياسة بعثة الأمم المتحدة في دفع تعويضات الوجبة اليومية بالسعر الفيدرالي. في حالات مثل رحلة إلى سانتا في ، يمكن أن يكون السعر الفيدرالي أكثر من ضعف الـ 30 دولارًا التي تسمح بها الولاية.     سعر الصرف اليومي للأجانب في هاواي / ألاسكا Per Diem Rate حدد السنة المالية الصحيحة. التغييرات في الوجبات المحلية لشهر أكتوبر + Local Incidental = قائمة التحقق لكل يوم من معدل DPI: قائمة مراجعة DPI: تمت الموافقة على DPI C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ IJDAIHTJ \ MC900442139 [1]. png 1) تسجيل خروج DPI من قاعدة بيانات DPI 2) يتم فصل DPI عن طريق: • السفر • DPI's أخرى 3) مجمعة بشكل منفصل 4) مرسلة إلى الحسابات الدائنة عبر البريد الداخلي 5) تمت الموافقة على DPI قبل الساعة 2:30 مساءً سيجعل الاختيار اليومي قيد التشغيل. سيتم تضمين أي شيء بعد ذلك الوقت في تشغيل الفحص المعتمد في اليوم التالي DPI: قائمة انتظار اعتماد DPI DPI مرفوض C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ W3XMYYZC \ MC900432533 [1] الأخطاء الشائعة .png - خطأ في رمز الحساب - عدد المشاركين / الأسماء المفقودة - ضد السياسة - خطأ في معلومات النسخ الاحتياطي - كتيب المؤتمر / مسار الرحلة مفقود - طلب القسم - DPI غير مكتمل - DPR مكرر - لم تتم معالجته - موظف: Special Comp - موظف - يجب القيام بالعلاقات العامة - للموافقة - مرتبة الشرف للموظف - خطأ في الفهرس - المعلومات مفقودة - أخطاء الرياضيات - الإيصالات الأصلية لم يتم تقديمها - أخرى - موافقة الإدارة المعلقة - لكل محادثة - الخطأ اليومي - خطأ في الغرض - البروتوكول # / تواريخ الزيارة مفقودة - خطأ في قائمة الانتظار - الإيصال غير مفصل - ضريبة المبيعات على السلع - تقديم الخدمات لطلب الشراء - خطأ في التوقيع - نموذج خاطئ - رصيد صفري أجرة السفر فقط - رصيد صفري مرفوض للسفر DPI: 1) البريد الإلكتروني. بخصوص مشكلة متعلقة بـ DPI - رمز حساب خاطئ - نفقات مدفوعة مسبقًا مفقودة 2) معلومات تسجيل الدخول إلى سجل DPI (يتم تحديث هذه المعلومات يوميًا لمراجعتها من قبل القسم) 3) لدى مقدم الطلب 5 أيام لتحديث DPI أو إجراء تغييرات على DPI ، إذا لم يكن كذلك تم القيام به خلال الإطار الزمني ، يتم رفض DPI وإعادته إلى Dept. DPI مع وجود أخطاء DPI مرفوضة • انتقل إلى FOAAINP في Banner و Disapprove DPI • سيظهر مربع الرسالة • قدم رمزًا لسبب رفضه ، راجع قائمة الرموز • اكتب معلومات إضافية عن سبب الرفض • إرسال بريد إلكتروني إلى الطالب • تسجيل المعلومات في سجل DPI أدوات DPI C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ HSSCHXT4 \ MC900432556 [1] .png سياسة UNM 4320A (المراجعات معلقة) حالة DPI على الإنترنت • انتقل إلى موقع المحاسبة العامة: http://www.unm.edu/~gacctng/ • أيضًا على موقع HSC غير المقيد تحت عنوان "الموارد" • انقر على " بحث عن المستندات "• انقر فوق" بحث HSC "• أدخل في DPEZ # ثم بحث • الحالة i سيتم توفير المعلومات • يتم تحديث المعلومات يوميًا بواسطة Unrestricted Admin. حالة المساعد في الشعار • انتقل إلى FOIDOCH في Banner • أدخل INV ، ضمن نوع المستند • أدخل في DPI “I #” ، ثم الكتلة التالية • انقر داخل كتلة الفاتورة • انقر فوق أيقونة Xtender (تبدو مثل العدسة المكبرة) • DPI هي متاح للمراجعة 1 2 1 2 DPI Stats C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ IJDAIHTJ \ MC900205594 [1] .wmf أهم 10 أسباب لرفض DPI: 10) غرض العمل للمصاريف غير كاف أو غير واضح. اشرح كيف استفاد حساب UNM. لا تذكر فقط ما تم شراؤه. http://xmindshare.s3.amazonaws.com/thumb/business-purpose-and-objectives-mxxxx-1282054053366.jpg Top 10 reasons a DPI is denied: 9) The DPI has already been submitted; the current DPI is a duplicate. http://www.seo.com/wp-content/uploads/2010/11/duplicate-content.png Top 10 reasons a DPI is denied: 8) Unallowable Sales Tax was included in the reimbursement.  UNM does not generally pay gross receipts tax or reimburse gross receipts tax when it has been paid on tangible property from non governmental agencies. (مشتريات المطاعم استثناء) http://www.winner-aviation.com/show-image.php؟img=1006 أهم 10 أسباب لرفض DPI: 7) تم اختيار النموذج أو نوع المدفوع لأمره الخطأ. يجب أن تكون مدفوعات الخدمات المقدمة بناءً على طلب شراء. http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTAE3u3ucxMPoV-VOJ3Tu7OkqE85hgx9ZC0Fawehe0TGLVMAevs9w Top 10 reasons a DPI is denied: 6) The department or originator requested that the DPI be denied.  You can deny your own DPI by using form FOADOCU in Banner. http://www.310electro.com/wp-content/uploads/2010/08/requests.jpg Top 10 reasons a DPI is denied: 5) Original receipts are not included with the DPI.  If any other form of documentation is used other than the original receipt, such as a credit card statement, a memo with the signed department statement assuming responsibility for duplicate payment needs to be included with the backup. http://t3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSwLBGQgC7d8HluB0PD821PTf8QlN1ShKSsIcTQ53_FNoxoVEeuTw Top 10 reasons a DPI is denied: 4) The DPI contained a Policy violation.  -مشتريات الكحول غير المسموح بها -سداد رسوم المؤتمر قبل انعقاد المؤتمر-ديكورات العطلات -هدايا للموظفين-التبرعات-تسجيل الوصول المبكر (السفر بالطائرة) http://t1.gstatic.com/images؟q=tbn:ANd9GcS1KjCw7qkLKp2huSwoUNAZSK9qa4Lj -aTw24wgcKh2LINNvSriaA أهم 10 أسباب لرفض DPI: 3) لم يتم استلام DPI أو المستندات الاحتياطية في مكتبنا في غضون 10 أيام. http://avantwhat.files.wordpress.com/2011/01/late.gif Top 10 reasons a DPI is denied: 2) The incorrect account code was selected.  The account code must be within the correct account code area, and in some cases (ie: computer items) must be a particular code.   http://www.silhouettesclipart.com/images/Accounting-Clip-Arts.jpg And the #1 reason a DPI is denied: 1) The DPI involves travel.  Meal calculation errors, wrong per diem rate chosen, pre-paid items not on DPIs or pre-paid errors, lodging errors, and mileage calculation errors. http://www.tsata.com/images/travel.PNG Questions?  

معالجة مصاريف السفر

مقدم: تيري شويبوثام
تاريخ الطلب 10-11-2010

عرض تقديمي - PDF

    11 و 12 أكتوبر 2010 مقدم من Terry Shoebotham أخصائي إدارة الأعمال للتعامل مع تحديثات سياسة نفقات السفر. تم تحديث سياسة السفر الخاصة بـ UNM في 7/1/10. التغييرات التي تم إجراؤها في Bold RED على نشرة السياسة الخاصة بك http://www.wickersleykidsclub.co.uk/ images / policies_400.gif الأسئلة التي تظهر ... http://www.themillionairesecrets.net/images/2008/12/questions.gif http://www.themillionairesecrets.net/images/2008/12/questions.gif http: / /www.themillionairesecrets.net/images/2008/12/questions.gif يتم تعويض أميال المسافر الدائم: أ- فقط بمقدار أقل رحلة مماثلة متاحة ، حتى لو كانت تلك الرحلة على شركة طيران مختلفة. ب أبدا. ج- متى سمحت بذلك ممارسة القسم. د كل من أ. و C.   متى يتم استرداد أميال المسافر الدائم؟ 1 أميال المسافر الدائم (7.1.1) لا يُعد استخدام أميال المسافر الدائم نفقات نثرية فعلية وغير قابلة للاسترداد.   3074_frequent_flyer_cartoon.gif أ- لا يجب شراء تأمين إضافي من بائع السيارات المستأجرة. ب- الغرض من العمل واضح بذاته لأنه عند السفر بالطائرة تحتاج إلى سيارة في وجهتك. ج- بشكل عام ، يُسمح باستخدام نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) كإضافة سيارة مستأجرة إذا كانت ممارسة القسم تسمح بهذه الإضافة. د كل ما سبق قد يكون قابلاً للتطبيق عند استئجار سيارة ، 2 أ. التأمين (7.3.1) لأغراض التأمين ، يتعامل قسم إدارة المخاطر في ولاية نيو مكسيكو مع السيارات المستأجرة من قبل موظفي UNM والطلاب لأعمال UNM كما لو كانت مركبات تابعة لـ UNM. لا يجوز شراء أي تأمين إضافي من بائع تأجير السيارات. المخاطر٪ 20 الإدارة [1] .jpg ب. الغرض التجاري (7.3) يجب توضيح حاجة العمل للسيارة المستأجرة بالكامل في طلب السداد.   http://bradplumb.com/images/benfranklin.gif   C. نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) (7.3.2) بشكل عام ، لا تعتبر ميزة GPS التي تقدمها شركات تأجير السيارات "نفقات عادية وضرورية" والدفع مقابل هذه الميزة بأموال الجامعة غير مصرح به بشكل طبيعي. no_gps.jpg أ. لأميال السيارات الشخصية تم تحديد 55 سنت / ميل بواسطة سياسة UNM. ب- بالنسبة للسفر بالسيارة الشخصية ، فسيتم تعويضها دائمًا إذا تم اختيارها على السفر الجوي. ج- بالنسبة لأجرة سيارات الأجرة ، قد يتم تعويضها عن السفر من وإلى وجهة عمل مثل المطار والفندق وموقع المؤتمرات. د كل من أ. و C.   السداد: 3 أ. معدل السداد الشخصي للسيارة (7.4) يجب على كل إدارة أن تقرر وتعلن ما إذا كانت ستسدد بمعدل أقل من الحد الأقصى لمعدل UNM ، والذي هو في الوقت الحالي: 50 دولارًا لكل ميل ب. الأميال خارج الولاية (7.4.3) قد لا يتجاوز سداد النفقات المتكبدة عند السفر بالسيارة الشخصية بدلاً من السفر الجوي للسفر خارج الولاية التكلفة التي كان المسافر سيتكبدها إذا كان المسافر قد سافر بالطائرة. خائف٪ 20of٪ 20flying-saidaonline.jpg C. (7.6) قد يتم تعويض أجرة سيارات الأجرة عن السفر من وإلى وجهة عمل مثل المطار أو الفندق أو موقع المؤتمرات أو أي موقع آخر تقتضيه رحلة العمل. taxi.jpg خدمة تأجير كاملة AA بأسعار تنافسية. & ب. لا تستأجر D.UNM المركبات.   تقدم UNM: 4 أ. (7.7) يوفر مركز الجامعة الفيزيائية للسيارات خدمة تأجير كاملة الخدمات بأسعار تنافسية. راجع سياسة "استخدام المركبات الجامعية" رقم 7780 ، معلومات UBPmore. instrveh_fleet.jpg UNM A ، يمكن شراء نفقات السفر ، باستثناء الوجبات ، باستخدام بطاقة الشراء الجامعية (Pcard). كبديل لاستخدام Pcarda ، يجوز للمسافر استخدام الأموال الشخصية لدفع نفقات السفر وطلب السداد باستخدام DP- عملية EZ بعد عودتهم من Travel C. إذا تم استخدام Pcardis لإجراء عملية شراء للسفر لا تتوافق مع سياسة UNM ، فيجب على حامل البطاقة أن يسدد للجامعة على الفور المصاريف غير المسموح بها. د- كل ما سبق صحيح.   الاستخدام والسفر: 5 أ. إجراءات الشراء: يمكن شراء نفقات السفر ، باستثناء الوجبات ، باستخدام بطاقة الشراء الجامعية (Pcard) meal-m.jpg X B. إجراءات الشراء: كبديل لاستخدام مسافر PCarda ، يجوز له استخدام الأموال الشخصية لدفع مصاريف السفر وطلب السداد باستخدام عملية DP-EZ بعد عودتهم من السفر.   money.jpg C. إجراءات الشراء: إذا تم استخدام PCardis لإجراء عمليات شراء للسفر لا تتوافق مع هذه السياسة ، فيجب على حامل البطاقة تعويض الجامعة على الفور عن النفقات غير المسموح بها.   القبضة٪ 20of٪ 20Money.gif أ سيتم النظر فيها والمصرح بها فقط على أساس استثناء. ب- لم تتغير ويجب أن تكون موثقة جيدًا. ج- تخضع للموافقة النهائية من قبل الخدمات المالية DA و C.   سفر مقدم 6 أسئلة لتنشيط ذاكرتك! قد تساعدك هذه المراجعة في معالجة DPEZ الخاص بك بشكل أسرع بواسطة الخدمات المالية.   http://www.gwoltal.myfastmail.com/files/Elephant   The business purpose in the DPEZ should: 7 A.Include the name of the traveler and his/her destination B.Detail the travel dates of the trip C.Summarize any conference details so no conference brochure is required D.Explain who went where, why they went, how the trip furthers University business, and when the trip occurred.       عند تقديم DPEZ: 8 أ- أرسل DPEZ إلى Financial Services بمجرد إكمالها ، ثم أعد توجيه المستندات فور حصولك عليها. ب- حدد "الدفع المسبق أخرى" لبطاقات Pcarditems. ج- يجب عدم تقديم المنطقة الاقتصادية للمنطقة الاقتصادية الخاصة حتى يتم تضمين جميع المساعدات المسبقة. د- مكتب المحاسبة الذي تختاره في المنطقة الاقتصادية الخاصة لتعويض سلف السفر غير مهم ، طالما أن المنطقة الاقتصادية الخاصة نفسها قد تم تحويلها إلى المكتب الصحيح.       البدل اليومي: 9 أ- يتطلب البدل اليومي إيصالات الإقامة ب- تشمل الوجبة اليومية (مصاريف الوجبات والنفقات) عادة إيصالات الإقامة وكذلك ج- لا يُسمح بوجبات المؤتمرات عند استخدام الوجبة اليومية. 115 دولارًا لجميع المسافرين ، لكل 24 ساعة عند شراء تذكرة طائرة: يجب التحقق من 10 AA كحد أدنى من ثلاثة عروض أسعار قبل الشراء B ، وأقل أجرة هي دائمًا الأجرة الاقتصادية ج. كما هو موثق ، يلزم شراء أجرة DA "العين الحمراء" ، إذا كانت أقل سعرًا ، فإن GSA [الولايات المتحدة إدارة الخدمات العامة] جدول البدل اليومي: 11 ألفًا يستخدم لتحديد معدلات الوجبة اليومية في كل 50 من الولايات المتحدة. المعدلات د - مصروفات الانتقال A & C: 12 أ. عند تضمين أجرة الطائرة والوجبات ، يتم التعامل معها تمامًا مثل مصاريف السفر ب. يتم تحميلها جميعًا في الحساب 38L0 - مصروفات الانتقال ج. تنتمي فقط حركة السلع المنزلية للموظف الجديد 38L0- مصاريف الانتقال د- تُحسب نفقات البحث عن منزل قبل الانتقال كمصاريف توظيف. يتم احتساب المصاريف المرتبطة بالنقل الفعلي في 38L0 - مصاريف متحركة.       يجب إجراء الأعمال الجامعية الرسمية على مسافة تزيد عن ___ ميل من مكان العمل لتلقي تعويضات بخلاف الأميال. 13 A.25 B.50 C.20 D.10 يمكن إعادة تخصيص معاملات Pcardtravel إلى رمز فهرس آخر عن طريق: أ- معالجة DPEZ لتسوية المعاملة - سيتم ترحيل الرسوم إلى الفهرس المستخدم في DPEZ B. باستخدام PcardWorkflow لإقران المعاملة بـ DPEZ الذي تم إنشاؤه بالفعل ولكن الفهرس الصحيح و / أو الحساب غير مستخدم في DPEZ. ج- إعادة التخصيص في نموذج بانر FWAINVT د- معالجة قسيمة دفتر اليومية لنقل الرسوم إلى الفهرس ورمز الحساب الصحيحين. E.Both C & D   14     For purposes of computing the per diem allowances, travel time: 15 A.Does not include the time required to travel from the traveler’s residence to his place of employment B.Includes the time required to commute from the traveler’s home to the airport C.Includes time required to purchase sandwiches for the trip D.Includes travel time by car, even if travel by plane would have been less expensive       For commercial transportation, the traveler is allowed (for per diem purposes): 16 A.One and a half hours (1 ½) of  additional time before the scheduled departure for domestic travel B.Two hours (2) of additional time before scheduled departure for international travel C.One hour (1) after scheduled arrival home for both domestic and international travel D.All of the above       An employee may be reimbursed the cost of parking at the airport, or: 17 A.The cost of transportation to and from the airport, if this cost is less than parking at the airport B.The cost of mileage to and from the airport, if this cost is less than parking at the airport C.The cost of transportation to and from the airport, or reimbursement for mileage to and from the airport, if either cost is less than the cost of parking at the airport D.Only the cost of parking at the airport is an allowable expense       The preferred way to purchase airline tickets, conference fees and hotel charges is the: 18 A.Use of traveler’s personal credit card B.DPEZ form C.P-Card D.Cash       The appropriate per diem rate used by a traveler is based on: 19 A.The location of the traveler’s hotel B.The location where the business event occurred C.The location with the most reasonable per diem rate D.The location where the traveler spent the most time       A traveler’s per diem is W2 reportable when: 20 A.It is the law in the state traveled B.The traveler’s destination is in New Mexico C.The traveler has an overnight stay D.The traveler does not have an overnight stay       A “flat” per diem rate of $85.00 is reimbursed to the traveler and is: 21 A.In lieu of receipts for lodging and meals B.Intended for the state of New Mexico only C.Intended for each twenty-four hour period D.All of the above       A “flat” per diem rate of $115.00 is reimbursed to the traveler and is: 22 A.In lieu of receipts for lodging and meals B.Intended for International travel and all of the U.S., except New Mexico C.Intended for each twenty-four hour period D.All of the above       Other than using the “flat” per diem rates, a second method of reimbursing a traveler for meals and lodging is: 23 A.Actual lodging expenses plus a per diem meal reimbursement B.An amount deemed reasonable for the area C.What the department head authorizes D.All of the above       All per diem rates specified are the maximum that may be claimed unless: 24 A.The traveler’s meal qualifies as a conference meal B.The traveler chooses to submit actual receipts C.The traveler’s department authorizes  an additional amount D.All of the above       When attending a conference, which is false: 25 A.Meals included in the conference reduces meal per diem reimbursement B.Travelers must attach a copy of the conference advertisement to the DPEZ form C.Continental breakfasts provided by the conference does not require a reduction in per diem D.Conference meals cannot be reimbursed; the traveler is reimbursed at per diem rates only       The traveler left at 6am and returned the next day at 1pm. ما هي الوجبات التي يستحقها المسافر؟ 26 أ- فطور واحد ، وغداء واحد ، وعشاء واحد ب- وجبتان فطور وغداء وعشاء واحد ج- وجبتان فطور وغداء وعشاء واحد د- إفطار واحد ووجبتان غداء وعشاء واحد ، أي من العناصر المتنوعة التالية يتم تضمين المصروفات في معدلات بدل الإقامة في IRS ، وبالتالي لا ينبغي المطالبة بها بشكل منفصل؟  

استخدام الخدمة الذاتية لإعادة توزيع العمالة

مقدم: لورا بوتز ، الانا واتس
تاريخ الطلب 09-13-2010

عرض تقديمي - PDF

• مصمم ليكون "سهل الاستخدام" • أصبحت وظيفة إعادة توزيع العمالة متاحة الآن • يجب أن يكون للمستخدم دور BAR لإعادة توزيع العمالة (ليس هناك حاجة إلى دور جديد) • مطلوب أمان على المستوى التنظيمي (ليس مطلبًا جديدًا) Lobo Web Labour Redistribution المزايا / الفوائد • التعليقات لا تختفي • يمكن عرض التعليقات • يمكن إضافة التعليقات في أي وقت • حذف محتمل للورقة "مذكرة 90 يومًا" مع مجموعة من التعليقات وعيوب الموافقة "أثناء التنقل" • قدرة محدودة على تصحيح فترات دفع متعددة في وقت واحد • يجب أدخل التعليقات بشكل منفصل لكل معرّف دفع • وقت المعالجة - ربما يكون بطيئًا اعتمادًا على الكمبيوتر الفردي • مشكلات تسجيل الدخول المتقطع توصيات السمة معايير السمات الموصى بها للاستجابة السريعة للنظام: المعرّف (رقم معرّف البانر) معرّف الدفع (5R أو 2R) من سنة الدفع ( سنة التقويم: 2008 ، 2009 0r 2010) البحث والاستبدال • يُستخدم فقط لتغيير الفهرس • إذا لم يتم ملء FUND في الفهرس ، فسيتم إغلاق FUND وسيتم توجيه إعادة التوزيع إلى OVEREXPEN فهرس DITURE يمكن لهذا الحقل الآن أن يحل محل مذكرة 90 يومًا. قم بتضمين جميع المعلومات المطلوبة المطلوبة في مذكرة الـ 90 يومًا. السياسة 2450-90 وثائق المذكرة المطلوبة: • وصف التكلفة ، • سبب التحويل ، • شرح لكيفية استفادة الجائزة المدعومة المستلمة من التكلفة ، • تبرير السماح بتكلفة استلام الجائزة الممولة ، • اتخاذ إجراء تصحيحي للتأكد من أن عمليات النقل ليست مطلوبة في المستقبل (إن وجدت) ، و • موافقة فورية (OTF) من العميد أو المدير أو من ينوب عنه وشرح للتأخير إذا تجاوز التصحيح تسعين (90) يومًا بعد الرسوم الأصلية. HSC OTF Designee Unit Designee Net ID HSLIC Marcia Sletten MTRUAX SOM Katherine Rebolledo KREBOLLE CON Penny Fishel PFISHEL COP Chelsea "Beth" Walker BWALKER تسلسل مراجعة قائمة انتظار التوجيه 10 - لمعلوماتك يشير إلى ضرورة وجود مذكرة 90 يومًا مطلوب اعتماد التسلسل 70 مراقب مالي مدرج في Grant - قد يكون لديك أكثر من hrp_banp - تقرير الموارد البشرية / كشوف المرتبات - مستودع الإنتاج (banp) • PZROLRO - إعادة توزيع العمالة المعلقة حسب المنظمة • PZROLRR - إعادة توزيع العمل بواسطة المنشئ • PZROLRV - إعادة توزيع العمال عن طريق الموافق والمزيد ....... بواسطة Alana - تشغيل دفتر الأستاذ الاستعلامات • التنقل لأسفل إلى تفاصيل مستوى العنصر • التصدير إلى Excel • الاستفسارات المتكبدة • عرض المستندات • الموافقة على المستندات • إنشاء إيصالات دفتر اليومية

مخطط UNM للتسلسل الهرمي للحسابات

مقدم: لورا بوتز
تاريخ الطلب 08-09-2010

عرض تقديمي - PowerPoint

مخطط UNM للتسلسل الهرمي للحسابات قدمته Laura Putz 9 و 10 أغسطس 2010 (تمت مراجعته للاحتياطيات 11/8/11) الهيكل التنظيمي والتسلسل الهرمي للحساب UNM التدرجات الهرمية لقانون حماية البيئة الفيدرالية ورمز الفهرس  كيف يتم تنظيم UNM لأغراض إعداد التقارير  مخطط هيكل الحسابات كيف يتم تسجيل البيانات المحاسبية والإبلاغ عنها  Hyperion Reporting  Banner Forms ماذا يعني هذا؟  تقوم بتشغيل تقرير Hyperion: يحتوي على بيانات كانت في Banner الليلة السابقة. إذا تم نشر JV بالأمس وقمت بتشغيل التقرير اليوم ، فسترى JV المنشور منعكسًا في بيانات فترة إعداد التقارير. يمكنك التنقل لأسفل في نموذج Banner للاطلاع على بيانات التقرير: هذه البيانات هي ما هو موجود حاليًا في Banner. إذا تمت الموافقة على JV ونشره قبل ساعة ، فسوف ينعكس هذا JV في البيانات التي تشاهدها. لن ينعكس ذلك في تقرير Hyperion الخاص بك حتى يوم غد. أولاً ، طريقة هيكلة UNM: الفهرس - الاتصال السريع إلى FOPA الغرض:  تسهيل أنظمة التغذية  تسهيل إدخال البيانات  فهرس التقارير إلى FOPA Examples Index 258000 = 3u0044258BP131GNACTV Index 043420 = 3U0034043BP222043E01 Index 8510V4 = 379H0851R13N17 FOPA Structure-Fund Fund  يعين كيانًا ماليًا ومحاسبيًا مع مجموعة حسابات ذاتية التوازن  نقطة اتصال بين GL و OL يجب أن يكون لديك مدير مالي  محدد بواسطة SOURCE of Fund Organization  وحدة دائمة مع موظفين معينين وميزانية تشغيلية  يجب أن يكون لديك برنامج مدير مالي  يعين تصنيفات NACUBO الوظيفية مثل: التدريس والبحث والخدمة العامة.  يُستخدم بشكل أساسي لنشاط إعداد التقارير في إدارة التعليم العالي (HED) هو حدث أو مؤتمر أو مركز أو تعيينات أخرى تتطلب بيان دخل منفصل (الإيرادات والمصروفات) لتتبع التسلسل الهرمي للصندوق إذا تم تشغيل تقرير على مستوى الصندوق 2 ، 3U56-HU الخدمة السريرية العامة - سيتم تضمين جميع الصناديق الـ 13 التي يتم جمعها في هذا الصندوق. يظهر برنامج كونترا في التقارير المتعلقة باحتياطيات التأثير في المستوى 1 والمستوى 2.  إذا تم تشغيل تقرير على مستوى الصندوق 3 ، 3U0029-HU Clinical Residuals - جميع المؤشرات التي يتم تجميعها في هذه المجموعة الفرعية. لن يشمل ذلك أي مؤشرات في صناديق المستوى الثالث الأخرى. التسلسل الهرمي للصندوق في Banner - FTIFNDH Eprint-Fund Hierarchy Report FOPA Structure-Program Fund  يعين كيانًا ماليًا ومحاسبيًا مع مجموعة حسابات ذاتية التوازن  نقطة اتصال بين GL و OL يجب أن يكون لديك منظمة مدير مالي  وحدة دائمة بها الموظفين المعينين والميزانية التشغيلية  يجب أن يكون لديك مدير مالي البرنامج  يعين NACUBO التصنيفات الوظيفية مثل: التدريس والبحث والخدمة العامة.  يستخدم بشكل أساسي لتقارير إدارة التعليم العالي (HED) يجب أن يكون متسقًا مع نشاط اختيار الصندوق هو حدث أو مؤتمر أو مركز أو تعيينات أخرى تتطلب بيان دخل منفصل (الإيرادات والمصروفات) لتتبع التسلسل الهرمي للبرنامج  إذا تم تشغيل تقرير في برنامج المستوى 1 للبحث ، سيتم تضمين بيانات لجميع المؤشرات التي لديها برنامج بحث.  برامج كونترا مدرجة في حالة التقارير التي تم إنشاؤها بواسطة مستوى الصندوق 1 أو 2 إذا تم تشغيل تقرير على مستوى البرنامج 3 ، فلن يتم تضمين سوى بيانات المؤشرات الخاصة بهذا البرنامج أو المشروع المحدد. التسلسل الهرمي للبرنامج في Banner - FTIPRGH Eprint-Program Hierarchy Report FOPA Structure-Organization Fund  يعين كيانًا ماليًا ومحاسبيًا مع مجموعة حسابات ذاتية التوازن  نقطة اتصال بين GL و OL يجب أن يكون لديك مدير مالي منظمة  وحدة دائمة بها الموظفون المعينون والميزانية التشغيلية  يجب أن يكون لديك مدير مالي المستويات من 1 إلى 4 التي تحددها المؤسسة  المستويات من 5 إلى 8 التي يحددها القسم البرنامج  يعين تصنيفات NACUBO الوظيفية مثل: التدريس والبحث والخدمة العامة.  يُستخدم بشكل أساسي لنشاط إعداد التقارير في إدارة التعليم العالي (HED) هو حدث أو مؤتمر أو مركز أو أي تعيينات أخرى تتطلب بيان دخل منفصل (الإيرادات والمصروفات) تتبع FTMORGN FTMORGN التعمق في التسلسل الهرمي التنظيمي  التقارير التي يتم تشغيلها على المستوى التنظيمي "AF" (المستوى 2) ستحتوي على جميع بيانات الفهرس التي يتم تجميعها في منظمة AF (VP Health Sciences Center). وستحتوي التقارير التي يتم تشغيلها على المستوى التنظيمي "997B" (المستوى 6) على جميع بيانات الفهرس التي يتم تجميعها في 997B (إدارة طب الأطفال شعبة) منظمة ، والتي هي داخل منظمة VP مركز العلوم الصحية (AF) المستوى 2. تقرير التسلسل الهرمي التنظيمي Eprint لصندوق FOPA للهيكل والنشاط يعين كيانًا ماليًا ومحاسبيًا مع مجموعة حسابات ذاتية التوازن  نقطة اتصال بين GL و OL يجب أن يكون لديك منظمة مدير مالي وحدة دائمة مع موظفين معينين وميزانية تشغيلية  يجب أن يكون لديك برنامج مدير مالي  يعين التصنيفات الوظيفية لـ NACUBO مثل: التدريس والبحث والخدمة العامة.

معالجة JVs للسنة المالية السابقة

مقدم: جون براندت
تاريخ الطلب 07-19-2010

عرض تقديمي - PDF

      11/3/2011 1 معالجة المشاريع المشتركة للسنة المالية السابقة قدمها جون و. Brandt 19-20 يوليو ، 2010 بالتعاون مع: مكتب الموازنة HSC الرئيسي مكتب الميزانية الحرم الجامعي الرئيسي المحاسبة العامة HSC المحاسبة والتقارير غير المقيدة تم تحديثه في 10/2011 11/3/2011 2 عناصر معروضة I. ما هي المشاريع المشتركة للسنة المالية السابقة II. فهم الاحتياطيات III. عبور الصناديق و / أو البرامج من المستوى 2 IV. دليل المعالجة المحاسبية V. المخصصات ، 8045 ، والتحويلات VI. التحقق من GUAMESG في Banner 11/3/2011 3 I. ما هي JVs للسنة المالية السابقة؟ تُستخدم JVs للسنة المالية السابقة للمعاملات التي تم ترحيلها في السنة المالية السابقة. يمكن معالجة JVs السابقة للسنة المالية التي تنقل معاملة بين مؤشر مقيد ومؤشر غير مقيد باستخدام نفس المعالجة المحاسبية وفقًا لقواعد تحويل التكلفة (UBPPM 2450 تتطلب المشاريع المشتركة السابقة للسنة المالية التي تنقل المعاملات بين الصناديق غير المقيدة فقط معالجة محاسبية مختلفة 11/3/2011 4 المؤشر غير المقيد للسنة المالية السابقة إلى المؤشر غير المقيد هو المحور الأساسي لجلسة التعلم هذه ، ويمكن أن تكون المعاملات إما نفقات أو إيرادات. تعتمد المعالجة المحاسبية على جوانب معينة من المؤشرات المعنية. ثم تعتمد المعالجة المحاسبية على أفضل الممارسات الموصى بها. المعالجة المحاسبية هي شجرة قرارات هرمية 11/3/2011 5 II. فهم الاحتياطيات هذا القسم: 1. الخصائص 2. إدخالات الاحتياطيات النموذجية .3 رموز حساب الاحتياطيات الثلاثة .3 معادلة لحساب صافي مبلغ الاحتياطيات المتاحة .4 استخدام 5 لتصحيح إدخالات السنة المالية السابقة .1903 كيف تصبح الإيرادات / النفقات 6 - الاحتياطيات 1900 / 11/3 2011 الاحتياطيات - الخصائص: صافي الفائض أو العجز في الإيرادات والمصروفات في نهاية السنة المالية. يستخدم للمؤشرات غير المقيدة فقط. السنة المالية إلى السنة المالية الجديدة .تم عن طريق رمز الحساب 6 1900/11/3 2011 الاحتياطيات - الخصائص. يمكن نقل الاحتياطيات الفعلية دون نقل الميزانية. يمكن الميزانية لاحقًا إذا احتجت إلى الأموال (يتطلب SOM الموافقة المسبقة) يجب وضع الميزانية لإنفاقها على غرار الرصيد الافتتاحي في دفتر الشيكات الخاص بك 7/11/3 2011 إدخالات نموذجية للاحتياطيات. من مؤشر إلى آخر لتغطية عجز أو تمويل مؤشر آخر. إلى الصفر خارج فهرس يحتوي فقط على رصيد احتياطي. . إدخالات السنة السابقة الصحيحة 11/3/2011 9 رموز حساب الاحتياطيات الثلاثة 3xx - هي رموز حساب الإيرادات .19 - تستخدم فقط من قبل FSM .1900 - تستخدم لمبالغ احتياطيات الميزانية التي سيتم إنفاقها أو استردادها في السنة المالية الحالية .1901 - مستعملة لتحريك مبالغ الاحتياطيات 1903/11/3 2011 معادلة لحساب صافي مبلغ الاحتياطيات المتاحة تُستخدم هذه الصيغة عند نقل الأموال بين المؤشرات غير المقيدة ضمن نفس المستوى 10 الصناديق والبرامج زائد + 2 مبلغ أقل - 1900 مبلغ زائد + 1901 مبلغ صافي الاحتياطيات المتاحة المبلغ 1903/11/3 2011 صيغة لحساب صافي مبلغ الاحتياطيات المتاحة مثال رقم 11: 1 = 1900،1,200.00 دولارًا أمريكيًا 1901 = 500.00 1903 = (250.00) زائد + 1,200.00،500.00 دولار أقل - 250.00 زائد + (450.00) 450.00 دولارًا أمريكيًا XNUMX هو صافي فائض الاحتياطيات التي متاح يمكن خصمه ، أي يمكن تخفيضه لزيادة (ائتمان) الاحتياطيات لمؤشر الاستلام.       11/3/2011 12 معادلة لحساب صافي مبلغ الاحتياطيات المتاحة مثال رقم 2: 1900 = 700.00 دولار 1901 = 500.00 1903 = (250.00) زائد + 700.00 دولار أقل - 500.00 زائد + (250.00) (50.00) 50.00 دولار صافي مبلغ العجز محميات. لا يمكن الخصم منه أو استخدامه لزيادة الرصيد (الدائن) إلى الأمام لمؤشر الاستلام. يجب استخدام طريقة أخرى لتصحيح أو نقل المعاملة.       11/3/2011 13 استخدام 1903 لتصحيح إدخالات السنة المالية السابقة. يجب استخدامه مع مؤشرات غير محددة فقط في نفس المستوى 2 من الصناديق والبرامج. يجب استخدام 1903 على جانبي الإدخال (الخصم والائتمان). إلى الصفر. تُستخدم بعد إغلاق السجلات المحاسبية لنهاية السنة 1903/11/3 2011 مثال رقم 14 - كيف تصبح الإيرادات / المصروفات 1 - تغير الاحتياطيات في الاحتياطيات 1900/11/3 2011 UU مثال رقم 15 - كيف تصبح الإيرادات / المصروفات 1 - احتياطيات الاحتياطيات 1900/11/3 2011 III. عبور الصناديق و / أو البرامج من المستوى 2 نظرًا لمتطلبات الإبلاغ الخاصة بـ UNM ، لا يمكن استخدام 16xx أو 19xx لنقل الأموال بين صناديق و / أو برامج المستوى 2 على سبيل المثال ، لا يمكن استخدام 1 أو 1903 لنقل الأموال بين 1660U3 و 0002U3 ، بين 0034U2 و 0224U2 ، بين 0070U3 و 0034U2 ، إلخ. 2 على سبيل المثال ، لا يمكن استخدام 1903 أو 1660 لنقل الأموال بين برامج P171 و P181 .3 استثناء - يمكن نقل الأموال بين برامج المستوى 2 I&G P09 و P10 و P11 و P12 و P13 و P14 انظر أمثلة الرسم التخطيطي التالية 11/3 2011/17/11/3 م 2011/18/11 م 3/2011/19 م 11 رابعا. توجيه المعالجة المحاسبية 4 سيناريوهات للمشاريع المشتركة للسنة المالية السابقة 1 مقيد إلى / من غير مقيد 2 مؤشر مماثل 3 غير مقيد إلى غير مقيد - نفس المستوى 2 صندوق و / أو برنامج المستوى 2 4 غير مقيد إلى غير مقيد - تقاطعات المستوى 2 صندوق و / أو برنامج المستوى 2 11/3/2011 21 إرشادات المعالجة المحاسبية قبل سيناريو السنة المالية رقم 1 - السنة المالية 11 JV تصحيح معاملة السنة المالية 10 مقيدة إلى / من الفهارس غير المقيدة على سبيل المثال: Dr 160888 31S0 358Jx Cr 160999 3100 3U0032 مسموح بها - اتبع إرشادات إيصال دفتر اليومية العادية فهرس مقيد يمكن أن تحل محل قواعد JV للسنة المالية السابقة بسبب متطلبات تحويل التكلفة الفيدرالية. (راجع سياسة UBPPM - 2450 - تحويلات التكاليف) ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ا ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ تم النشر بتاريخ 5/18/10 في 160999/3100. 11/3/2011 22 تغيير في احتياطيات الاحتياطيات 11/3/2011 23 11/3/2011 24 11/3/2011 11/3/2011 26 الاحتياطيات 11/3/2011 27 الاحتياطيات 11/3/2011 28 11/3/2011 29 إرشادات المعالجة المحاسبية قبل السيناريو المالي رقم 2 - السنة المالية 11 JV تصحيح معاملات السنة المالية 10 نفس المؤشر غير المقيد على سبيل المثال: الدكتور 497999 63A0 3U0032 Cr 497999 3100 3U0032 غير مسموح به - لا يمكن نقل مصروفات السنة السابقة أو معاملة الإيرادات ضمن نفس المؤشر. تم ترحيل المصروفات الأصلية من السنة المالية 10 إلى رمز الحساب 1900- الاحتياطيات في السنة المالية 11. لم يعد موجودًا في رمز الحساب 3100 ؛ إنه في عام 1900. تؤدي إعادة تصنيفها في نفس الفهرس من 3100 إلى 31K1 إلى حدوث خطأ في الفهرس للسنة المالية 11. كوتشي ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ا ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ تم النشر في 5/18/10 في 497999/3100. سيناريو السنة المالية رقم 11 - تصحيح معاملة السنة المالية 3 JV غير مقيدة إلى غير مقيدة - نفس المستوى 2011 من برنامج الصندوق / المستوى 30 على سبيل المثال: Dr 11 3A2011 31U11 Cr 3 2011A32 11U3 مسموح - باستخدام التسلسل الهرمي لشجرة القرار التالي 2011) استخدم 33 حتى فائض 3xx متاح (+11 - 10 + 2) 2) استخدم 254999 إذا كان - متاحًا للاستخدام أو يمكن إنشاؤه (يجب أن يكون مدرجًا في الميزانية) 63) استخدم 0 عندما يصبح فائض 3xx صفرًا أو أقل أو عندما لا يمكن استخدام 0032 (تطبق قواعد 497999) 63 ) استخدم JET / BDT - 0xx و 3xx عندما لا يمكنك استخدام 0032 أو 1 أو 1903 راجع: Hyperion FORH19-HSC Transfers Allocations أو Hyperion FBRH1900Z1901 - التحويل أو التخصيص الذي تم إجراؤه في الحرم الجامعي الرئيسي والفرعي 1903/2/1660 3 إرشادات المعالجة المحاسبية قبل السنة المالية السيناريو رقم 8045 -السنة المالية 19 JV تصحيح معاملة السنة المالية 1660 غير مقيدة إلى غير مقيدة - نفس المستوى 8045 من الصندوق / المستوى 4 البرنامج المثال رقم 11 - فائض 12xx - نقل نفقات رسوم المؤتمر للسنة المالية السابقة البالغة 1903 دولار من 1660 إلى 8045. تم النشر في السنة المالية 008 في 0/1/11 في 3 2011 أ 34.   في السنة المالية 11 ، حتى تاريخه ، كان هناك فائض صافٍ في 19xx قدره 3,025.16،497999 دولارًا في المؤشر 1903 ، ويمكن استخدام 2,200 لتحريك XNUMX دولار.   11/3/2011 35 التغيير في الاحتياطيات 11/3/2011 36 الاحتياطيات في الموازنة تغير في الاحتياطيات 11/3/2011 37 الاستخدام المدرج في الميزانية للاحتياطيات التغيير في محاسبة الاحتياطيات إرشادات المعالجة قبل سيناريو السنة المالية رقم 3 - تصحيح JV للسنة المالية 11 صافي رصيد معاملة السنة المالية 10 إلى الأمام زائد + 1900 8,235.57 دولار أقل - 1901 2,000.00 زائد + 1903 (3,500.00) صافي متاح 2,735.57 دولار = فائض 11/3/2011 38 11/3/2011 39 11/3/2011 40 نقل باستخدام الاحتياطيات منذ المالية السابقة 11/3/2011 41 تغير الاحتياطيات في الاحتياطيات 11/3/2011 42 تغير الاحتياطيات في الاحتياطيات 11/3/2011 43 التغير في الاحتياطيات الاستخدام المدرج للاحتياطيات في الموازنة 11/3/2011 44 ​​إرشادات المعالجة المحاسبية قبل سيناريو السنة المالية رقم 3 - السنة المالية 11 JV تصحيح معاملة السنة المالية 10 غير مقيدة إلى غير مقيدة - نفس المستوى 2 من الصندوق / المستوى 2 البرنامج المثال رقم 2 - عجز 19xx ، ولكن لديه 1660 - نقل نفقات معدات التنفس للسنة المالية السابقة البالغة 5,312.50،8512 دولارًا من 3X85116 إلى XNUMXA. تم النشر في السنة المالية 10 بتاريخ 6/21/10 في 8512X3 9000.   في السنة المالية 11 ، حتى تاريخه ، هناك عجز صافٍ في 19xx قدره 214.39 دولارًا في المؤشر 85116A ، ولا يوجد مخطط 1660 أو 16xx في ميزانية 497999 ، ومع ذلك ، لا يمكن استخدام رمز الحساب 8045 لأن المعاملة تتجاوز 5,000 دولار في المعاملة الواحدة. السيناريو ، فإن أفضل ممارسة هي استخدام 1660 لنقل الأموال. يجب أن يتم إدراجها في الميزانية ، ويتم نقل الميزانية أيضًا نظرًا لعدم وجود ميزانية 11/3/2011 45 تغيير الاحتياطيات في الاحتياطيات 11/3/2011 46 تغيير الاحتياطيات في الاحتياطيات 11/3/2011 47 تغيير الاحتياطيات في احتياطيات المحاسبة إرشادات المعالجة السيناريو المالي السابق رقم 3 - تصحيح صافي الاحتياطيات المالية لمعاملة السنة المالية 11 زائد + 10 دولار (1900) أقل - 307.01 1901 زائد + 0.00 1903 صافي المتاح (92.62) = الفائض 214.39/11/3 2011 48/11/3 2011 49 / 11/3/2011 50 11 3/2011/51 11 3/2011/52 11 تغيير الاحتياطيات في الاحتياطيات 3/2011/53 11 تغيير الاحتياطيات في الاحتياطيات 3/2011/54 11 إرشادات المعالجة المحاسبية لسيناريو السنة المالية السابقة رقم 3 - تصحيح صفقة السنة المالية 2011 JV غير مقيدة إلى غير مقيدة - نفس المستوى 55 من الصندوق / المستوى 3 البرنامج المثال رقم 11 - عجز 10xx - نقل نفقات رسوم المؤتمر للسنة المالية السابقة البالغة 2،2 دولار من 3 إلى 19. نُشر في السنة المالية 10 بتاريخ 4/12/10 في 254999 63A0.   في السنة المالية 11 ، حتى تاريخه ، هناك عجز صافٍ في 19xx قدره 1,211.42،497999 دولارًا في المؤشر 1660 ، ولا يوجد مخطط 16 أو 497999xx في ميزانية 1903 ، ولا يجب استخدام 1660 أو 8045 في هذا السيناريو ، ورمز الحساب 5,000 هو الخيار الأفضل للنقل. التكاليف؛ أقل من 497999 دولار أمريكي ولن يتم وضع 254999 أو 20,000 فوق الحد السنوي 1903 دولار أمريكي. تذكر أن ضريبة بانر لا يتم احتسابها على 16 أو 8045xx أو 11 3/2011/56 11 تغيير الاحتياطيات في الاحتياطيات 3/2011/57 11 تغيير الاحتياطيات في الاحتياطيات 3/2011/58 3 تغيير الاحتياطيات في دليل المعالجة المحاسبية للاحتياطيات قبل السيناريو المالي رقم 11 - السنة المالية 10 JV تصحيح معاملات السنة المالية 1900 صافي الاحتياطيات: زائد + 2,311.42 دولار (1901،0.00) ناقص - 1903 1,100.00 زائد + 1,211.42 11،3 صافي المتاح دولار (2011،59) = العجز 11/3/2011 60 11 3/2011/61 497999 صافي الاحتياطيات لـ 11 به رصيد عجز 3/2011/62 11 تغير الاحتياطيات في الاحتياطيات 3/2011/63 11 تغير الاحتياطيات في الاحتياطيات الاستخدام المدرج في الميزانية للاحتياطيات 3/2011/64 4 إرشادات المعالجة المحاسبية السابقة للسيناريو رقم 11 - السنة المالية 10 JV تصحيح معاملة السنة المالية 2 غير المقيدة إلى غير المقيدة - برنامج المستوى 2 للصندوق / المستوى 523999 على سبيل المثال: Dr 3189 3 0029U497999 Cr 3189 3 0032U1 استخدم ما يليالتسلسل الهرمي لشجرة القرار 8045) استخدم 5,000 إذا كان يفي بالقواعد - <20,000 دولار / <2 دولار ، إلخ. 8045) إذا لم تتمكن من استخدام 11 ، استخدم JET \ BDT - 12xx و 008xx راجع: Hyperion FORH0-HSC Transfers Allocations أو Hyperion FBRH1Z11-Transfer or Allocation تم إجراؤه في الحرم الجامعي الرئيسي والفرعي 3/2011/65 4 إرشادات معالجة المحاسبة قبل سيناريو السنة المالية رقم 11 - السنة المالية 10 JV تصحيح معاملة السنة المالية 2 غير مقيدة إلى غير مقيدة - برنامج الصندوق / المستوى 2 CROSSES مثال رقم 1 - استخدم 8045 - يتحرك في السنة المالية السابقة حساب الكمبيوتر من 1,762.50 دولارًا من 497999 إلى 523999. نُشر في السنة المالية 10 بتاريخ 6/9/10 في 497999 3189.   .497999 هو الصندوق 3U0032 و 523999 هو الصندوق 3U0034 ، صندوقان مختلفان من المستوى 2. لا يمكن استخدام 2 أو 1903 في هذا السيناريو. كود الحساب 1660 هو أفضل خيار لنقل المصروفات ؛ أقل من 8045 دولار أمريكي لحد المعاملة الواحدة 5,000/11/3 2011 تغيير الاحتياطيات في الاحتياطيات 66/11/3 2011 الاحتياطيات 67/11/3 2011 68/11/3 2011 69/11/3 2011 إرشادات معالجة المحاسبة قبل السنة المالية السيناريو رقم 70 - تصحيح معاملة السنة المالية 4 JV غير مقيدة إلى غير مقيدة - برنامج الصندوق / المستوى 11 CROSSES من المستوى 10 - مثال رقم 2 - استخدام أكواد التحويل - ينقل هذا السيناريو فاتورة UNMH للسنة المالية السابقة بقيمة 2،2 دولارًا أمريكيًا من 19,150.00 إلى 523999. نُشر في السنة المالية 10 بتاريخ 6/28/10 في 523999 69Z0.   .497999 هو صندوق 3U0032 و 523999 هو صندوق 3U0034 ؛ صناديق مختلفة من المستوى 2. لا يمكن استخدام 1903 أو 1660 في هذا السيناريو. لا يمكن لرمز الحساب 8045 تحريك مصروفات السنة المالية 10 لأنه سينتج عنه دفع المؤشر 497999 فوق حد المعاملة السنوي البالغ 20,000 دولار. 19,150) أفضل خيار هو نقل المصروفات باستخدام رموز فئة قاعدة JET و BDT 2,100/497999/8045 11 الاحتياطيات 3/2011/71 11 الاحتياطيات 3/2011/72 11 تغيير الاحتياطيات في الاحتياطيات 3/2011/73 11 3/2011 / 74 11 3/2011/75 11 3/2011/76 11 3/2011/77 11 تغير الاحتياطيات في الاحتياطيات 3/2011/78 11 الاحتياطيات خامساً. التخصيصات ، 8045 ، والتحويلات .1 التخصيصات 2.8045 3. التحويلات .4 شجرة قرارات النقل أو التخصيص .5 مساعد التخصيص / التحويل .6 تقارير العينات - التحويل .7 ، نصائح أخرى للمشترك المشترك ، 11/3/2011 80 التخصيصات. مستوى الصندوق 2 ومستوى البرنامج 2. . الإيرادات غير المقيدة. بشكل عام ، استخدم 1660-التخصيصات الأخرى العامة كخصم وائتمان لهذا الإدخال (لا ينطبق على المخصصات السريرية). إذا لم يكن مدرجًا في الميزانية ، يجب أن يكون إدخال الميزانية مصحوبًا بإدخال التخصيص. موقع المحاسبة http://www.unm.edu/~gacctng/Allocation٪20JV٪20Instructions.html 11/3/2011 81 8045 إرشادات. تُستخدم لتسجيل "التحويلات" الصغيرة غير المدرجة في الميزانية بين الفهارس في برامج Banner المختلفة أو الجامعات المختلفة .يمكن عبور المستوى 2 ومستوى البرنامج 2. يسمح بتصحيح معاملات السنة المالية السابقة. لا يمكن أن يتجاوز 5,000 دولار لكل معاملة. لا يمكن أن يتجاوز 20,000 دولار لكل مؤشر لكل سنة مالية. يجب استخدامه على جانبي الخصم والائتمان ؛. net = صفر. يجب استخدامه بمفرده في JV ؛ لا توجد رموز حساب أخرى مسموح بها راجع الدليل الإرشادي على موقع "المحاسبة غير المقيدة الرئيسي" http://www.unm.edu/~gacctng/AC8045.html 11/3/2011 82 التحويلات. A ينقل التحويل الإيرادات بين الجامعات أو Banner. يسمح بحركة التمويل من صندوق بانر واحد من المستوى 2 أو مستوى البرنامج 2 إلى آخر. يتم استخدام إدخال التحويل عندما لا يُسمح بإدخال التخصيص. يتطلب كلاً من الإدخالات الفعلية والموازنة. انظر الدليل الإرشادي على موقع الويب الرئيسي للمحاسبة غير المقيدة http://www.unm.edu/~gacctng/transfer.html 11/3/2011 83 11/3/2011 84. . . . . . شجرة قرارات التحويل أو التخصيص ابدأ من هنا قم بتشغيل تقرير Hyperion للبحث عن الفهرس. لاحظ بيانات مستوى الصندوق والبرنامج للمؤشرات. هل تعرف كود الصندوق والبرنامج لكلا المؤشرين؟ التخصيص هل كودتا الصندوق في نفس صندوق المستوى 2؟ التحويل هل رمز البرنامج هو نفسه لكلا المؤشرين؟ هل رموز برنامج المستوى 2 ضمن التعليمات وعام؟ تخصيص التحويل لا نعم نعم نعم لا لا نعم لا 11/3/2011 85 I&G Funds (3U0044): P09، P10، P11، P12، P13، P14 تعامل مع كل هذه على أنها نفس رمز التخصيص بين رموز المستوى 2 لبرنامج I&G جميع الصناديق الأخرى : P15، P16، P17، P18، P19، P20، P21، P22، P50، P501، P502، P503، P504 تعامل مع كل من هذه على أنها تحويل رمز مختلف بين أي من هذه الرموز ، أو أحد هذه الرموز ورمز I&G التخصيص / مساعد التحويل أكواد البرنامج من المستوى 2 اسم التقرير النوع الوصف الموقع FORH008 (HSC) FBRH0Z01 (الرئيسي / الفروع- Hyperion Hyperion يقدم تقريرًا يوضح نوع إدخال التخصيص / التحويل المراد استخدامه وما الذي يجب الخصم / الائتمان Brio / Finance Reports / F Dept_School_College Brio / التقارير المالية / تقارير الإنتاج المالي F تقرير بحث الفهرس Hyperion يسمح للشخص بتحديد أكواد البرنامج والأموال لأي مؤشر Brio / تقارير مالية / تقارير إنتاج مالية / بحث عن مؤشر F أدوات مفيدة 11/3/2011 86 نموذج تقرير - نموذج تقرير تحويل HSC - التحويل الرئيسي 11/3/2011 87 11/3/2011 88 نصائح أخرى للمشترك المشترك. لا تستخدم كلمة "تخصيص" في قيد التحويل ؛ استخدم كلمة "نقل". لا تستخدم كلمة "نقل" في قيد التخصيص ؛ استخدم كلمة "تخصيص" نص العنصر الذي يتعارض مع نوع إيصال دفتر اليومية الذي تقوم بإنشائه. نص العنصر الذي لا يحدد مصدر الأموال في الأصل ، راجع مجموعات المساعدة المالية التي تسمى معلومات إدخال دفتر اليومية المطلوبة http://hsc.unm.edu /financialservices/accounting/fiscalaidkit.shtml سادسا. التحقق من GUAMESG في Banner فيما يلي أمثلة على رسائل Banner (GUAMESG) المستخدمة عند رفض JVs للسنة المالية السابقة: .9-JV مرفوض. في العام السابق ، ولكن يتجاوز الصناديق المستوى 2 ، وأكثر من 5,000 دولار. سيتعين عليك استخدام فئات القاعدة JET & BDT. تواصل مع تيريزا في SOM Dean's Office. John 5-4567 .9-DOCUMENT غير موافق عليه في العام السابق - يتقاطع مع أموال المستوى 2 ؛ استخدم كود الحساب 8045 للمدين والائتمان. شكرًا ، ساندي 2-2080 .9-الوثيقة مرفوضة. لا يُسمح بتغيير رمز الحساب المعامَلة للسنة السابقة في نفس الفهرس ، وسوف يتحول إلى الأمام كـ 1900. لا تقم بإعادة تقديم JV. ثكس ، ساندي 2-2080 .9. الوثيقة مرفوضة. معاملة العام السابق. يجب استخدام 1903 على كلا الجانبين (CR) و (DR). شكرًا ، Alana 2-3628 .9-DOCUMENT تم رفضه في معاملة العام السابق ؛ استخدم كود الحساب 1903 للمدين والائتمان.    

فهم الوظائف في Banner و UNM Jobs

مقدم: جويس مكارثي وسيدني ماسون كون
تاريخ الطلب 06-15-2010

عرض تقديمي - PDF

    LEARN 15 و 16 يونيو 2010 لون شعار UNM- الموارد البشرية فهم المواقف في Banner و UNMJobs جويس مكارثي مدير عمليات برنامج الموارد البشرية تحسينات عمليات الموارد البشرية سيدني ماسون كون أخصائي التحكم في الموقف جدول أعمال التحكم في الموقف ما هو المنصب؟ لماذا المناصب مهمة؟ .ما الفرق بين إدارة الموقف / التحكم في الموقع؟ كيف تدير مراكزك؟ كيف تستخدم الوظائف في UNMJobs؟         ما هو المنصب؟ . "المركز هو مربع في مخطط مؤسستك" - من المهم للإدارات تطوير مخطط هيكلي لإدارة أقسامهم بشكل فعال. هناك نوعان من المواقف - المواقف الفردية - المراكز المجمعة المراكز الفردية. عادةً ما تمثل تصنيفًا واحدًا. يتم تحديد الميزانية بشكل فردي ، ومن الأمثلة على الوظائف الفردية: مدير البرنامج ، وأعضاء هيئة التدريس بدوام كامل ، ومساعد إداري 2 وظائف مجمعة. تمثل مربعًا أكبر في المخطط التنظيمي يمكن أن يحتوي على العديد من الأفراد. تشمل المناصب: TPTs ، والموظفون تحت الطلب ، والموظفون من الطلاب ، و UNMTemps لماذا يعتبر المنصب مهمًا؟ يتم استخدام الوظيفة في الميزانية ، والشؤون المالية ، والموارد البشرية ، وكشوف المرتبات ، والأمن - الميزانية. وضع الميزانية. مخطط الرواتب - نشر الوظائف (UNMJobs). يتضمن واجبات محددة للوظيفة في إدارتك. المؤهلات المفضلة وأسئلة مقدم الطلب. لماذا يعتبر المنصب مهمًا؟ يتم استخدام المنصب في الميزانية ، والشؤون المالية ، والموارد البشرية ، وكشوف المرتبات ، والأمن - إعداد الوظائف (لافتة). إعداد دقيق للراتب ، وفئة الوظيفة ، والفئة الإلكترونية ، وجدول الرواتب ، والدرجة - الأمن. ORg on position التي تقود مخطط الرواتب .Org on الوظيفة تدفع إدخال الوقت ، ومعظم وسائل الأمان الأخرى للموارد البشرية / العلاقات العامة لماذا يعتبر المنصب مهمًا؟ مفتاح إدارة الموقع والتحكم في الموقع هو القدرة على تحديد الموضع المناسب بدقة قبل البدء في أي نوع من الإجراءات.       الموقف مقابل. المنصب الوظيفي • المركز رقم • رمز المؤسسة • تصنيف الوظيفة • ميزانية المركز • الدرجة الاقتصادية • توزيع العمالة • وظيفة FTE • المركز رقم • رمز المنظمة • الموظف • معرّف البانر • الراتب على الوظيفة • رمز المنظمة • توزيع العمالة • التعيين ٪ • لاحقة المناصب في UNMJobs. الجمع بين البيانات في موقع Banner والوظيفة. يتضمن الملخص المخصص والمؤهلات المفضلة وأسئلة المتقدمين. يوفر بيانات من الوظيفة والوظيفة والمنشورات التي تم إنشاؤها من هذه المعلومات للسماح لك بسهولة نشر الوظيفة في المستقبل كيف هل أجد مناصب؟ أولاً ، ابحث في UNMJobs. تهتم إدارة الموقف بجميع البيانات الأخرى المتعلقة بالوظائف. . مثل:. تصنيف الوظيفة - تصحيح الحد الأدنى من المتطلبات ، رموز المنظمة ، درجات الرواتب ، الفصول الإلكترونية الفرضية الأساسية لإدارة الوظيفة. الحفاظ على دقة معلومات التصنيف - إعادة التصنيف - السلالم الوظيفية. - إدارة الوظائف الشاغرة - إلغاء الوظائف إذا لم يذهبوا أبدًا شغلها - معرفة وقت إنشاء منصب جديد. هل هو FTE إضافي؟ هل لدي وظيفة شاغرة لن يتم ملؤها ويمكن إعادة تصنيفها لهذا الإعلان؟           الفرضية الأساسية للتحكم في الموقع. يجب ألا تقوم الأقسام بتوظيف عدد أكبر من الأفراد الذين لديهم تمويل. يجب أن يساوي عدد FTE المدرجين في الميزانية عدد المناصب في المؤسسة الأساسية للتحكم في الموقع. يجب إلغاء تنشيط الوظائف الشاغرة التي ليس لدى الإدارات ميزانية لها أو إعادة تصنيفها إلى ألقاب لديك ميزانية لها. يجب على الأقسام استخدام التقارير لتحديد الوظائف الموجودة في مؤسستك (مؤسساتك) التي تدير المناصب في UNMJobs. بيانات الموقع في UNMJobs هي نتيجة. ما تم تحميله اعتبارًا من نوفمبر 2008 وما تم تعديله / إضافته من الأقسام منذ ذلك الحين. .كيف أقرر كيفية المضي قدمًا في UNMJobs عند نشر وظيفة.         إدارة المناصب الخاصة بك في UNMJobs. لا تظهر جميع الوظائف في UNMJobs ولكن إذا كان لديك منصب في Banner (PZROEMA أو PZROVACR) ليس في UNMJobs - يجب عليك اختيار الإجراء: "إنشاء وظيفة جديدة وطلب النشر" تأكد من قم بالإشارة إلى رقم الوظيفة الموجود في Banner ولكن ليس في UNMJobs.       إدارة وظائفك في UNMJobs. إذا كان لديك وظيفة شاغرة أو وظيفة سيتم إخلائها قريبًا وهي التصنيف الصحيح ، فاستخدم هذا المنصب. .إذا لم يكن لديك منصب شاغر أو ستخلو قريبًا في التصنيف الصحيح ، ولكن لديك وظيفة لا تنوي شغلها ، فاستخدم هذا المنصب وأعد تصنيفه. .UNMJobs Action: "قم بتعديل موقع موجود واطلب إرسال" PPT18.png PPT6D5.png PPT6D4.png مرر لأسفل PPT6DB.png PPT23.png PPT2A.png الوضع المستقبلي. المشروع قيد التقدم لمزامنة بيانات الموقع في Banner و UNMJobs. . بالفعل مزامنة ORGs بين الوظائف والمواقف. العمل على نقل IB / PC من اقتراح التوظيف إلى الإرسال. • البحث عن القدرة على نقل جميع المعاملات من خلال الأنظمة إلكترونياً.         نرحب بأسئلتكم؟    

العمل مع الاحتياطيات والموازنات آجلة

مقدم: تيري شويبوثام
تاريخ الطلب 07-13-2009

عرض تقديمي - Word
نشرة - PDF

   العمل مع التغييرات في الاحتياطيات (الحساب 1903) على المؤشرات غير المقيدة التي قدمها تيري شويبوثام 7/13 و 29/09 المنقحة 10/2011 من إعداد تيري شويبوثام أخصائي إدارة الأعمال جدول المحتويات الاحتياطيات ............ .................................................. .................................................. .................................................. ..3 الحساب 1900 - الحجوزات - ما هو؟ ...................................... .................................................. ......................................... 3 لماذا يغير الطريقة التي تنقل بها النفقات في نهاية العام ...................................... .................................................. ............. 3 كيف تقرر ما إذا كنت بحاجة إلى إدخال صحيح ........................................ .................................................. ..... 4 الحساب 1903 - التغيير في إدخال الاحتياطيات: .................................... .................................................. ................................. 4 فهم هيكل الصندوق ... .................................................. ........................................ 5 فهم هيكل البرنامج ... .................................................. .................................. 6 استثناء تعليمي وعامة ... .................................................. ........................... 6 8045 إدخالات ............................................... .................................................. .................................................. ................. 7 لا يلزم الدخول ... .................................................. .................................................. .......... 7 إجراء تغيير من خلال إدخال الاحتياطيات ... .................................................. ................................ 7 مثال ................................................ .................................................. .................................................. ................. 8 إجراء تغيير من خلال إدخال 8045 ... .................................................. .................................... 9 مثال ................................................ .................................................. .................................................. ................. 9 عندما تحتاج إلى موافقة مسبقة ... .................................................. ....................................... 9 ماذا عن تصحيحات المؤشرات المقيدة؟ .................................................. .................................................. ................... 9 أخطاء قسيمة الجريدة الشائعة التي يجب تجنبها: ... .................................................. ... 10 أنواع أخرى من إدخالات الاحتياطيات ... .................................................. .............................. 10 تغطية عيب في مؤشر آخر ... .................................................. .................................................. .... 10 مثال ................................................ .................................................. .................................................. ............... 10 إغلاق مؤشر ... .................................................. .................................................. ..... 11 الحساب 1901 - استخدام الميزانية لدخول الاحتياطيات: ... .................................................. ..11 تذكيرات بإدخالات الميزانية ذات الصلة: .......................................... .................................................. .................................... 11 نصائح عامة حول إدخال الميزانية: ... .................................................. ...................................... 11 تقوم بإجراء المكالمة ... .................................................. .................................................. 13 الملحق 1 - رموز الحساب الاحتياطية ... .................................................. .................... 17 الملحق 2-HSC هيكل صندوق غير مقيد ...................... .................................................. ......................... 17 الملحق 3-هيكل صندوق الحرم الجامعي الرئيسي غير الخاضع للضوابط ................ .................................................. .............. 22 الملحق 4 - عناصر FOAPAL - دليل مرجعي سريع .......................... .................................................. .......... 33 الملحق 5-يمكنك إجراء إجابات المكالمة ............................... .................................................. ........................... 34 الملحق 6 - موارد أخرى ................. .................................................. .......................... ................................ 35 الاحتياطيات طوال السنة المالية ، للإدارات إيرادات ومصروفات مسجلة في مؤشراتها المختلفة غير المقيدة . عند تسوية المؤشرات ، يتم نقل أي نفقات تم ترحيلها بشكل غير صحيح من الفهرس غير الصحيح إلى الفهرس الصحيح. ثم يتم تسجيل المصاريف في كلا المؤشرين بشكل صحيح. ومع ذلك ، فإن نفقات السنة المالية السابقة لا تعمل بهذه الطريقة. تكافح الإدارات ، خاصة في بداية السنة المالية الجديدة ، لتصحيح إدخالات المصروفات التي تم نشرها بشكل غير صحيح في السنة المالية السابقة بشكل صحيح. فيما يلي شرح لماذا لا تستطيع الأقسام نقل النفقات غير المقيدة التي تم نشرها بشكل غير صحيح مباشرةً إلى المؤشر الصحيح. ليس عليك أن تفهم هذا التفسير. يجب عليك فهم الطريقة الصحيحة لنقل نفقات السنة السابقة غير المقيدة التي تم نشرها بشكل غير صحيح. سيوضح باقي هذا الدليل الطريقة الصحيحة لنقل النفقات غير المقيدة للسنة السابقة التي تم نشرها بشكل غير صحيح. الحساب 1900 - الحجوزات - ما هو؟ بالنسبة للمؤشرات غير المقيدة ، فإن المبلغ المتبقي [أي الأموال المتبقية للإنفاق] أو العجز النقدي [أي الأموال التي أنفقتها ولكن لم يكن لديك] في نهاية السنة المالية يتم ترحيلها إلى الأمام في نظام المحاسبة إلى السنة المالية الجديدة. إنه مثل رصيد البداية في دفتر الشيكات الخاص بك. يتم ترحيل إعادة التدوير إلى رمز الحساب 1900 ويشار إليها باسم الاحتياطيات. لا يمكن إجراء إدخالات دفتر اليومية باستخدام رمز الحساب 1900. تمثل الاحتياطيات دولارات فعلية وليست ميزانية. تستخدم عملية لفة نهاية العام رمز فئة قاعدة JBF لترحيل الاحتياطيات إلى الحساب 1900. لماذا يغير طريقة دفعك للمصروفات في نهاية العام فكر في دفتر الشيكات الخاص بك. عندما تقوم بإيداع شيك ، تزداد الأموال التي يتعين عليك إنفاقها. عندما تكتب شيكًا ، يصبح الرصيد أصغر. في نهاية الشهر ، يأخذ البنك الذي تتعامل معه جميع ودائعك ويضيفها إلى رصيدك ، وجميع نفقاتك ويطرحها من رصيدك. المبلغ الجديد هو رصيدك الأولي. NĻŃƋ ĸıŀ'Ŀ ĿĭŅ ŅĻŁ ıĭĸĵņıİ ĭIJŀıľ ŀĴı ĹĻĺŀĴ ıĺİıİ ĭĺİ ŀĴı Įĭĺķ İ İıŀıľĹĵĺıİ ŅĻŁľ ıŃ رصيد البداية ، لقد أرسل البنك إلى حسابك شيكًا بقيمة 100 دولار كتبه شخص آخر. يمكنهم نقل هذا الشيك إلى الحساب الصحيح ، وفرض عليهم 100 دولار. يمكنهم إعادة 100 دولار إلى حسابك ، وسيزداد رصيد حسابك. عندها سيظهر التوازن الصحيح لكلاكما بعد التصحيح. WĴŅ įĭĺ'ŀ UNM ĸıŀ ŅĻŁ İĻ ŀĴı ĿĭĹı ŀĴĵĺij؟ في نهاية العام ، يجب على UNM تحديد النفقات بدقة لكل عام ، لكل منطقة. في المثال أعلاه ، بمجرد إغلاق نهاية العام في UNM ، تكون نفقاتك مبالغًا فيها بمقدار 100 دولار. تم الإبلاغ عن الشخص (ŀĴĵĺķI ıı) ŃĴĻ “ŃľĻŀı ŀĴı įĴıįķ” ĭĺİ ŃĭĿ ĺĻŀ įĴĭľijıİƋ بخس قدره 100 دولار. سيبقى هذا على هذا النحو. التأثير الصافي هو صفر إلى UNM. ومع ذلك ، فهو خطأ 100 دولار لكل مؤشر. ولكن إذا تم نقل المصاريف من فهرس إلى فهرس باستخدام حساب المصاريف ، فسيتم تكرار الخطأ في العام الجديد YĻŁ ŃĻŁĸİ ĺĻŃ Ĵĭłı ĭ ĿŁĮŀľĭįŀĵĻĺ IJľĻĹ ŀĴĵĿ Ņıĭľ'Ŀ ıńļıĺĿıĿ ŀĴĭŀ ŅĻŁ لا ينبغي أن يكون هذا العام ، والشخص (ŀĴĵĺķ " ĵĺİıń ") الذين" ı ı įĴıįķ "ĸĭĿŀ ıĭľ ŃĻŁĸİ ı 100 $ ĻIJ ıńļıĺĿıĿ ŀĴĵĿ ıĭľ ŀĴĭŀ ĵĿ ĺĻŀ Ņıĭľ'Ŀ ıńļıĺĿıƎ TĴĵĿ İ مؤشرات فوق (أو أقل) في الميزانية في العام الجديد ، عندما تكون في حدود الميزانية. قد يؤدي ذلك إلى تضليل المديرين بشأن ما تم إنفاقه هذا العام. عندما تقوم الإدارات بتصحيح أخطاء السنة السابقة ، فإنها لا تريد إنشاء بيانات خاطئة عن السنة الحالية. يتم تمثيل النفقات غير المقيدة للسنة الحالية بشكل صحيح عندما يتم تصحيح البيانات الخاطئة للسنة السابقة باستخدام إدخالات تضبط فقط "ıijĵĺĺĵĺij Įĭĸĭĺįı" (أو الاحتياطيات) من "įĴıįķĮĻĻķ" لتعديله مع إدخال الاحتياطيات. لاحظ أننا لا نتحدث عن العقود والمنح. كيف تقرر ما إذا كنت بحاجة إلى إدخال صحيح عند التوفيق بين مؤشراتك لشهر يونيو ، قد تجد بعض البيانات الخاطئة Lıŀ'Ŀ ĭĿĿŁĹı ŅĻŁ IJĵĺİ ŀĴı التالية: 1) يجب أن يكون قد تم تحميل 500 دولار على مصروفات اللوازم المكتبية العام الماضي مقابل السفر. كان الفهرس صحيحًا. 2) يجب تحميل 200 دولار أمريكي على مصروفات اللوازم المكتبية على حساب الكمبيوتر لمؤشر مختلف. هل أنت بحاجة لتصحيح كلا التحريفين؟ الجواب: لا. فكر في دفتر الشيكات مرة أخرى. إذا كتبت شيكًا بمبلغ 500 دولار كان لمصروف خاص بك ، فلن يؤثر ذلك على رصيدك الأول للشهر التالي. في المقابل ، إذا كان لديك مصروفات سنة سابقة لم يتم تحميلها على الحساب الصحيح ، ولكنها موجودة في الفهرس الصحيح ، فلن يؤثر ذلك على رصيدك الأولي للعام الجديد. إذا لم يؤثر على رصيد البداية في العام الجديد ، فلن يُسمح بالدخول. ماذا عن الخطأ الثاني؟ نعم ، يجب تصحيح هذا الخطأ. ربما ستستخدم تغييرًا في إدخال الاحتياطيات. الحساب 1903 - التغيير في إدخال الاحتياطيات: يتضمن الإدخال الأكثر شيوعًا الذي يتم إجراؤه في حسابات الاحتياطيات حركة رصيد من مؤشر إلى آخر لتغطية عجز في المؤشر أو لتمويل مؤشر. سبب شائع آخر لإدخال الاحتياطيات هو إغلاق مؤشر له رصيد ولكن ليس له أي نشاط في السنة الحالية ؛ الحساب الوحيد الذي لديه رصيد هو 1900 في هذه الحالة. سبب آخر لإدخالات الاحتياطيات هو تصحيح إدخالات السنة السابقة. عندما يتم العثور على خطأ في فهرس غير مقيد بعد إغلاق السجلات المحاسبية للسنة المالية ويؤثر التحريف فقط على المؤشرات غير المقيدة ، فإن التغيير في إدخال الاحتياطيات هو طريقة لتصحيح الخطأ. تستخدم هذه الإدخالات الحساب 1903 على جانبي الإدخال. يجب أن تكون المؤشرات المعنية في نفس مستوى الصندوق 2 ومستوى البرنامج 2. إذا كانت المؤشرات لا تنتمي إلى نفس مستوى الصندوق 2 ومستوى البرنامج 2 ، يلزم إدخال تحويل بشكل عام. قم بمراجعة إدخالات التحويل في إرشادات قسيمة دفتر اليومية الخاصة بإدخالات التخصيص والتحويل والاحتياطيات. تعلم من 7/14/08 ، المنشور على http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml للحصول على إرشادات حول هذه الإدخالات. تنطبق نفس المبادئ: لا تستخدم حسابات المصاريف. فهم هيكل الصندوق من أجل تحديد الحسابات التي يجب استخدامها عند إجراء إدخال تصحيح ، يجب أن تعرف صندوق المستوى 2 الذي يوجد فيه كل مؤشر. إذا كانت المؤشرات في نفس صندوق المستوى 2 ، فقد تتمكن من استخدام إدخال التغيير في الاحتياطيات. إذا لم تكن المؤشرات في نفس صندوق المستوى 2 ، فلا يمكنك استخدام إدخال تغيير في الاحتياطيات. يُظهر الملحقان 2 و 3 هيكل الحرم الجامعي الرئيسي و HSC. لاحظ أن الرقم الأول من رقم الصندوق يشير إلى الحرم الجامعي. الفروع لها رقم بداية بخلاف 2 (الحرم الجامعي الرئيسي) أو 3 (HSC). لاحظ أنه لكي تكون الصناديق من المستوى 2 في نفس الصندوق ، يجب أن يكون لها نفس الغرض الأساسي. يتم تجميع الأموال التعليمية والعامة معًا ، ويتم تجميع البحث معًا ، وكذلك التعليم والخدمة السريرية والخدمة العامة والخدمات التعليمية الأخرى والخدمات الداخلية وغيرها من المجالات. يمكنك استخدام الملحق لتحديد صندوق المستوى 2 من خلال إيجاد صندوق المستوى 3 أولاً لمؤشر من نموذج Banner FTMACCI. الصناديق 2U0005 و 2U0237 موجودة في صندوق المستوى 2 2U2G أدناه. إذا كانت برامجهم هي نفسها ، فيمكن إجراء إدخال تغيير في الاحتياطيات. الصناديق 2U0224 و 2U0237 في صناديق مختلفة من المستوى 2. لا يمكن إجراء تغيير في إدخال الاحتياطيات. إذا كان مبلغ التحريف صغيرًا (أقل من 5,000 دولار أمريكي) ، فيمكن عادةً إجراء إدخال 8045 لتصحيح أخطاء السنة السابقة بين المؤشرات في صناديق مختلفة من المستوى 2. قسم الملحق 3 - هيكل صندوق الحرم الجامعي الرئيسي 2U1G MU عام I & G 2U0224 MU I & G 2U2 MU Research 2U2G MU البحث العام 2U0005 MU Department Research 2U0006 MU Idc 2U0237 MU IDC Recovery for Special Programme يمكنك عرض أحدث إصدار من هذا تقرير في ePrint، Repository fin_banp-Finance Banner Production (banp). اسم التقرير هو FGRFNDH-Fund Hierarchy Report. فهم هيكل البرنامج بشكل عام ، سيكون الملحق 4 كافيًا لمساعدتك على تحديد ما إذا كانت المؤشرات في نفس المستوى 2 من البرنامج أم لا. من أجل إجراء تغيير في إدخال الاحتياطيات ، بالإضافة إلى أن كلا المؤشرين لهما نفس مستوى الصندوق 2 ، يجب أن يكون لهما أيضًا نفس مستوى البرنامج 2. عندما تنظر إلى ŀĴı ĵĺİıń 'O! P! Ļĺ FTMACCI ، سترى صندوق مستوى البرنامج 3 ، وليس صندوق المستوى 2. _N_R! LLY (ŀĴıı ĭľı ĿĻĹı ıńįıļŀĵĻĺĿǥ) سيبدأ برنامج المستوى 3 بنفس الرقمين الأولين كرمز برنامج المستوى 2. إذا لم تكن متأكدًا ، يمكنك البحث عن رمز البرنامج في تقرير التسلسل الهرمي للبرنامج وتحديد رمز المستوى 2 من هذا. يمكنك أيضًا استخدام FTIPRGH. انظر إلى تقرير التسلسل الهرمي للبرنامج أدناه. إذا كانت أكواد البرنامج التي تجدها في FTMACCI لمؤشرين هي P221 و P23 ، فهي في نفس رمز برنامج المستوى 2 ، P22. إذا كانت رموز البرنامج هي P221 و P151 ، فهي في أكواد برامج مختلفة من المستوى 2 ولا يمكن إجراء إدخال تغيير في الاحتياطيات. الاستثناء العام والتعليمي يوجد استثناء رئيسي واحد لهذا المستوى 2 من ترميز البرنامج. لاحظ في الملحق 4 أن جميع أكواد البرامج التعليمية والمستوى العام 2 تعتبر في نفس رمز برنامج المستوى 2. هذا يعني أن أي أموال تعليمية وعامة في نفس رمز الصندوق من المستوى 3 يمكن أن يتم تصحيحها من خلال إدخال تغيير في الاحتياطيات. نموذج صفحة لتقرير ePrint ، مستوى تقرير التسلسل الهرمي للبرنامج يمكنك عرض أحدث إصدار من تقرير ePrint هذا في المستودع fin_banp-Finance Banner-Production (banp). اسم التقرير هو FGRPRGH. 8045 إدخالات إذا كان إدخال تصحيح صغير (أقل من 5,000 دولار) مطلوبًا ، وكان المؤشران غير المقيدان المعنيان لا ينتميان إلى نفس مستوى الصندوق 2 و / أو مستوى البرنامج 2 ، فيمكن استخدام الحساب 8045. سيؤدي هذا الإدخال إلى تجنب استخدام إدخال تحويل أكثر تعقيدًا. يتم استخدام 8045 لكل من الجانب المدين والائتمان للإدخال. يجب أن يكون الإدخال صافيًا إلى الصفر. يتم تقييم إدخالات 8045 باستخدام المعايير التالية: • لا يجوز استخدام عناصر السطر التي تؤثر على أي رموز حساب أخرى في JV حيث يتم استخدام كود الحساب 8045. • هناك حد قدره 5,000 دولار لكل معاملة و 20,000 دولار في السنة لكل مؤشر. هذا يعني أن إجمالي معاملة المستند لا يمكن أن يتجاوز 10,000 دولار و 5,000 دولار للخصم و 5,000 دولار للائتمان. • يجب الموافقة على أي استثناءات لهذه الحدود من قبل الخدمات المالية قبل تقديم الإدخال. • لا يمكن نقل الرواتب باستخدام كود الحساب 8045. [استخدم PZAREDS للقيام بإعادة توزيع العمالة.] • لا يسمح بميزانيات لهذا الحساب. • لا يمكن استخدام كود الحساب 8045 مع المؤشرات المقيدة. • يجب أن يكون هناك وصف مفصل لنوع المصروفات التي يتم إصدار فواتير بها. لا يلزم الإدخال إذا كان هناك خطأ ما بين رموز الحساب في نفس الفهرس ، فلا يلزم إدخال أي إدخال. تزيد إدخالات الاحتياطيات (أو تقلل) الرصيد المتبقي في نهاية العام السابق في المؤشرات المتأثرة. لا تؤثر على حسابات المصاريف حيث حدثت الإدخالات في الأصل. يجب توثيق إدخالات الاحتياطيات بشكل جيد حتى يمكن تحديد الإدخال الأصلي الذي يتم تصحيحه. إجراء تغيير مع إدخال الاحتياطيات 1) حدد هذا هو الإدخال الصحيح: أ. التحريف ينطوي على مصروفات غير مقيدة لسنة سابقة تحريف. (أو تقوم بنقل الاحتياطيات لسبب آخر). ب. تحقق للتأكد من أن لديك رصيدًا للتحرك. c. جميع المؤشرات المعنية لها نفس المستوى 2 من الصندوق د. جميع المؤشرات المعنية لها نفس المستوى 2 من البرنامج يمكنك تحديد المستوى 2 من الصندوق والبرنامج باستخدام الملاحق من 2 إلى 4. يمكنك تحديد برنامج المستوى 2 باستخدام الملحق 4 أو تقرير ePrint تقرير التسلسل الهرمي للبرنامج ، أو نموذج الشعار FTIPRGH. مثال تم تحميل 200 دولار على مصروفات اللوازم المكتبية في المؤشر 123456 والتي كان يجب تحميلها على حساب الكمبيوتر في المؤشر 654321. كلا المؤشرين لهما نفس صندوق المستوى 2 ونفس برنامج المستوى 2. توجد احتياطيات كافية في الفهرس 654321 ، الحساب 1900. سيبدو التغيير في إدخال الاحتياطيات على النحو التالي: خفض "المصروفات" في المؤشر 123456 ، لأنه لا ينبغي تحميل هذه المصروفات على هذا المؤشر. يُترجم الانخفاض في المصروفات عن العام السابق إلى زيادة في حساب الإيرادات ، مما يعني أنك تضيف تغيير 1903 في حساب الاحتياطيات. زيادة "المصروفات" في المؤشر 654321 ، لأنه كان من المفترض أن يكونوا قد دفعوا المصاريف العام الماضي. تُترجم الزيادة في المصروفات عن العام السابق إلى انخفاض في حساب الإيرادات (لقد أنفقوه بالفعل العام الماضي) ، مما يعني أنك خصم 1903 Change في حساب الاحتياطيات. طريقة أسهل للتفكير في الأمر: إذا كنت بحاجة إلى زيادة "المصروفات" في مؤشر ما ، فقم بخصم 1903. لتقليل "المصاريف" ، ائتمن 1903. يجب أن يحتوي الفهرس الذي تريد الخصم منه على احتياطيات كافية لإزالتها. لاحظ أنك لا تستخدم أي حسابات مصاريف لهذا الإدخال. 1903 هو حساب الإيرادات. الفعلي: هذا الدخول متوازن. صافي إدخالات 1903 إلى الصفر. هذا مطلب لجميع إدخالات 1903. إجراء تغيير باستخدام إدخال 8045 في بعض الأحيان ، يلزم إجراء إدخال تصحيح ، لكن الفهرس الذي يحتاج إلى تلقي المصروفات لا يحتوي على احتياطيات كافية لتغطية النفقات. ماذا بعد؟ عندما يحتاج فهرس غير مقيد إلى نقل مصروفات السنة السابقة إلى الفهرس ، ولا توجد احتياطيات كافية ، ستستخدم بشكل عام رمز حساب المصاريف 8045-Interdepartmental Support. لن تستخدم أي حساب نفقة أخرى. يمكن استخدام هذا الحساب سواء أكان مستوى الصندوق 2 ورموز المستوى 2 للبرنامج متطابقة أم لا. مثال تم تحميل 200 دولار على مصروفات اللوازم المكتبية في المؤشر 123456 والتي كان يجب تحميلها على حساب الكمبيوتر في المؤشر 654321. لا توجد احتياطيات كافية في الفهرس 654321 ، الحساب 1900. قد يكون لكلا المؤشرين نفس صندوق المستوى 2 ونفس برنامج المستوى 2 وقد لا يكون لهما. سيبدو إدخال التصحيح على النحو التالي: خفض "المصروفات" في المؤشر 123456 ، لأنه لا ينبغي تحميل هذه المصروفات على هذا المؤشر. إنقاص المصروفات عن العام السابق عن طريق إيداع 8045-حساب الدعم المشترك بين الإدارات. هذا حساب مصاريف. لا تستخدم أي حساب نفقة أخرى. زيادة "المصروفات" في المؤشر 654321 ، لأنه كان من المفترض أن يكونوا قد دفعوا المصاريف العام الماضي. زيادة المصروفات عن العام السابق عن طريق خصم 8045 من حساب الدعم المشترك بين الإدارات. لا تستخدم أي حساب نفقة أخرى. هذا الدخول متوازن. صافي إدخالات 8045 إلى الصفر. هذا مطلب لجميع إدخالات 8045. يمكن استخدام إدخالات 8045 عندما لا تكون مستويات الصندوق و / أو البرنامج في نفس المستوى 2 من الصندوق و / أو البرنامج. عندما تحتاج إلى موافقة مسبقة ، فأنت لست بحاجة إلى موافقة مسبقة لتصحيح أخطاء السنة السابقة من خلال إدخال تغيير في الاحتياطيات. يجب أن تحصل الأقسام في كلية الطب على موافقة مسبقة لأي نوع آخر من إدخالات الاحتياطيات IJľĻĹ ı SOM'Ŀ _ıĭĺ'Ŀ ĻIJIJĵįıƎ ماذا عن تصحيحات الفهرس المقيدة؟ باستخدام المؤشرات المقيدة ، يمكنك الاستمرار في نقل التحريفات باستخدام حسابات المصاريف. الحفاظ على مجاميع تراكمية دقيقة للمصروفات المقيدة في الحسابات الصحيحة له أهمية قصوى. لا تحتوي المؤشرات المقيدة على حساب احتياطي 1900 ، ولم يتم إجراء أية إدخالات في 1903 تغيير في حساب الاحتياطيات لفهرس مقيد. إذا تم تضمين مؤشر مقيد ، حتى إذا كان المؤشر الآخر غير مقيد ، فاستخدم حسابات المصروفات الصحيحة في كلا المؤشرين لتصحيح الخطأ. أخطاء قسيمة المجلة الشائعة التي يجب تجنبها: • إنشاء إدخال احتياطي يتخطى صناديق المستوى 2 أو برامج المستوى 2. • محاولة نقل إدخالات السنة السابقة غير المقيدة لتصحيح الإدخالات في كود الحساب الأصلي. يجب نقلها في رمز حساب الاحتياطيات [1903] كخصم وائتمان للمؤشرات المعنية. • الديون لا تساوي الائتمانات. • تقديم قيد احتياطي بدلاً من نقل مصروفات السنة الحالية إلى المؤشر المناسب. • TĴı ĵĺİıı ĭĺİ ĭįįĻŁĺŀİı İ ĭľı Įıĵĺij ĹĻłıİ “IJľĻĹ” ı ĺĻŀı ĿŁIJIJĵįĵı IJŁĺİĿ ĵĺ 1900. لا يمكن أن يكون نتيجة الرصيد السلبي. أنواع أخرى من إدخالات الاحتياطيات يتم استخدام إدخالات الاحتياطيات لنقل الأرصدة ، لذلك يمكن أن يحدث الإنفاق في مؤشرات أخرى. يمكن أيضًا استخدام الاحتياطيات لتفريغ فهرس حتى يمكن إغلاقه. تغطية العجز في مؤشر آخر إذا كان المؤشر يحتوي على احتياطيات سلبية ، فهذا يعني أن المؤشر كان لديه نفقات أكثر من الإيرادات للسنة السابقة. لتصحيح هذا الموقف ، قد يُطلب منك نقل الاحتياطيات من فهرس أكثر صحة إلى هذا الفهرس لإزالة حالة الاحتياطيات السلبية. مثال في نهاية العام ، كان لمؤشر 123456 احتياطيات تبلغ 8,000 دولار. هذا يعني أن المؤشر 123456 كان لديه 8,000 دولار من الأموال المتبقية في نهاية العام ، بعد طرح جميع النفقات. من ناحية أخرى ، كان لدى المؤشر 654321 احتياطيات سلبية قدرها 1,000 دولار. لقد تم إخبارك باستخدام بعض الأموال في 123456 لرفع الاحتياطيات السلبية إلى الصفر. الفهرس 654321 لا يحتوي على ميزانية. يحتوي الفهرس 123456 على ميزانية متوازنة تبلغ 20,000 دولار. لم يتم وضع أي من أموال الاحتياطيات في الميزانية في 654321. لا تحتاج إلى القيام بأي إدخال في الميزانية. بافتراض أن كلا المؤشرين في نفس صندوق المستوى 2 وبرنامج المستوى 2 ، سيكون الإدخال: حساب قاعدة الفهرس (Dr) (Cr) رمز رمز الفئة 123456 JE2 1903 1,000،654321 2 JE1903 1,000 654321،1901 إذا كانت أموال الاحتياطيات التي يتم نقلها قد تم إدراجها في الميزانية في XNUMX ، يجب تخفيض المبلغ المدرج في الميزانية ، في عام XNUMX وفي منطقة المصروفات. إغلاق فهرس كما هو موضح أعلاه ، إذا كنت تنهي مؤشرًا يحتوي فقط على مبلغ احتياطي سالب 1900 (ولا توجد نفقات) ، فأنت تقوم بإزالة الاحتياطيات مع تغيير 1903 في إدخال الاحتياطيات. إذا كان الفهرس المراد إغلاقه يحتوي على احتياطيات سلبية ، فستضيف إلى هذا المؤشر ، باستخدام الحساب 1903 ، المبلغ المحدد في مبلغ 1900 الاحتياطي السالب. سوف تقوم بخصم مؤشر آخر في نفس صندوق المستوى 2 ونفس البرنامج لهذا المبلغ. إذا كان المؤشر الذي سيتم إنهاؤه يحتوي على مبلغ احتياطي موجب ، فستقوم أيضًا بإزالة الاحتياطيات الإيجابية بإدخال احتياطيات 1903. ستخصم من هذا الفهرس ، باستخدام الحساب 1903 ، المبلغ المحدد في حساب الاحتياطيات 1900. سوف تقوم بإضافة مؤشر آخر في نفس صندوق المستوى 2 ونفس البرنامج لهذا المبلغ. سيترك لك هذا الإدخال صافي رصيد صفري في الفهرس ليتم إنهاؤه ، ويمكنك بعد ذلك إرسال الفهرس للإنهاء. تذكر أن تُدرج في قسيمة دفتر اليومية الخاصة بك شرحًا لسبب قيامك بهذا الإدخال ؛ لإنهاء فهرس غير ضروري. ACCOUNT 1901 - استخدام الميزانية لدخول الاحتياطيات: عمل الحرم الجامعي الرئيسي ومركز العلوم الصحية معًا لتطوير إجراء تشغيل قياسي لاحتياطيات الميزانية (SOP) لعام 1901 والذي يشرح إرشادات المعالجة ويعطي أمثلة على الإدخالات 4 دينار بحريني. هناك اختلافات طفيفة في المتطلبات بين الجامعات. يجب أن تعمل كل منطقة مع مكتب الميزانية (الحرم الجامعي الرئيسي أو HSC) بشأن أسئلة الميزانية المحددة الخاصة بهم والرجوع إلى SOP الموجود على موقع ويب الحرم الجامعي الرئيسي http://www.unm.edu/~budget/sop/. تذكيرات بإدخالات الميزانية ذات الصلة: • يجب أن يكون لديك المال الفعلي لنقله. لا يمكنك التحرك مع دخول 1903 أكثر مما تبقى في عام 1900. على الإطلاق. • يجب أن يكون التمويل المراد نقله مدرجًا في الميزانية. (لا ينطبق هذا على تصحيح الأخطاء.) • قم بإعداد إدخالات الميزانية المطلوبة في نفس الوقت الذي يتم فيه الإدخال الفعلي. يمكنك استخدام نفس المشروع المشترك لكل من الميزانية والمدخلات الفعلية. • لاستخدام احتياطيات الميزانية ، يجب استخدام رمز الحساب 1901. • تذكر أن حساب المصاريف 8060 هو الافتراضي. استخدام حساب المصاريف الصحيح. (حساب حيث سيتم إنفاق الأموال الآن ، وللفهرس العطاء ، الحساب حيث تم تحديد الميزانية في الأصل.) • لا يمكن استخدام رموز الحساب 1900 أو 1903 في إدخالات الميزانية. إرشادات عامة حول إدخال الميزانية: • يجب أن تكون قيود الميزانية بالدولار الكامل. لا سنتات. 11 • الميزانية "İı" "ı İ [ŀĴĵĿ ıĺŀľŅ ĵĿ ļŁŀ ĵĺŀĻ ı JĻŁľĺĭĸ ıĺŀľŅ ŃĵŀĴ ĺıı Ŀĵijĺƌ ı تنخفض لهذه الحسابات] يجب أن يكون لديها ما يكفي من المال لتغطية الدخول. [على سبيل المثال ، إذا كانت الميزانية الحالية هي 9,000 دولار ، والنفقات الفعلية 500 دولار وهناك عبء 1,500 دولار ، لم يتبق سوى 7,000 دولار (9,000 - 500 دولار - 1,500 دولار = 7,000 دولار) ويمكن نقل 7,000 دولار فقط]. • تذكر: إذا قمت بنقل التمويل من (أو إلى) مؤشر ، فيجب عليك أيضًا نقل نفس المبلغ من المصروفات خارج (أو إلى) الفهرس. يجب أن تظل الميزانية في حالة توازن. • في حالة مبالغ الاحتياطيات ، استخدم كود الحساب 1901 وفئة القاعدة BD4 لنقل التمويل من مؤشر إلى آخر. إذا كنت ترغب في إنفاق أموال الاحتياطيات غير المدرجة في الميزانية والموجودة في عام 1900 ، فيجب عليك وضع ميزانية لاستخدام التمويل في رمز الحساب 1901. الرجوع إلى تقرير Hyperion الخاص بك لمعرفة مقدار استخدام الاحتياطيات المدرجة في الميزانية حاليًا. • قمت بإجراء المكالمة 1) أثناء التوفيق بين نشاط يونيو للمؤشر المقيد 443123 ، تجد رسومًا بقيمة 500 دولار أمريكي لا تنتمي إلى الفهرس. بدلاً من ذلك ، فهو ينتمي إلى الفهرس غير المقيد 543123. كان رمز الحساب الذي تم تحصيله هو 3100 ، وكان الشراء لطابعة. يحتوي المؤشر غير المقيد على 4,550 دولارًا أمريكيًا في حساب الاحتياطيات الفعلي 1900. a. سأستخدم حساب الاحتياطيات 1900 لإئتمان المؤشر 443123. سأقوم بخصم حساب الاحتياطيات 1900 ، الفهرس 543123 ، مع تحريك المصاريف. b. سأستخدم التغيير في حساب الاحتياطيات 1903 لمؤشر الائتمان 443123 وتغيير الخصم في حساب الاحتياطيات 1903 ، ومؤشر 543123 حساب الائتمان المدين لحساب المؤشر 543123 1903 500.00 443123 1903 دولارًا 500.00 ج. يتضمن هذا فهرسًا مقيدًا ، لذلك سأقوم بنقل مصروفات الطابعة من 443123 عن طريق قيد الحساب 3100-Office Supplies General ، ونقله إلى الفهرس غير المقيد 543123 عن طريق حساب الخصم 1903 - التغيير في الاحتياطيات. الائتمان المدين لحساب المؤشر 543123 1903 $ 500.00 443123 3100 $ 500.00 د. يتضمن هذا فهرسًا مقيدًا ، لذلك سأقوم بنقل مصروفات الطابعة من 443123 عن طريق قيد الحساب 3100 - اللوازم المكتبية العامة ، وحساب الخصم 3150 - مستلزمات الكمبيوتر> 5,000 دولار في الفهرس 543123. الائتمان المدين لحساب المؤشر 543123 3150 $ 500.00 443123 3100 $ 500.00 2) أثناء تسوية نشاط يونيو للمؤشر غير المقيد 333123 ، تجد رسومًا بقيمة 500 دولار لا تنتمي إلى الفهرس. بدلاً من ذلك ، فهو ينتمي إلى الفهرس غير المقيد 543123. كان رمز الحساب المشحون 3100-Office Supplies General ، وكان الشراء للورق لآلة التصوير. كلا المؤشرين غير المقيدين لهما 4,550 دولارًا لكل منهما في حساب الاحتياطيات 1900. كلا المؤشرين في نفس المستوى 2 ونفس المستوى 2 البرنامج. a. سأستخدم التغيير في حساب الاحتياطيات 1903 لمؤشر الائتمان 543123 وتغيير الخصم في حساب الاحتياطيات 1903 ، الفهرس 333123 ب. نظرًا لأن التغيير في حساب الاحتياطيات 1903 هو حساب إيرادات ، فسوف أقوم بخصم المؤشر 543123 لإزالة الإيرادات الزائدة التي تم ترحيلها بسبب عدم وجود مبلغ المصروفات ، وتغيير الائتمان في حساب الاحتياطيات 1903 ، المؤشر 333123 لزيادة عائدات الترحيل إلى الأمام. الائتمان المدين لحساب المؤشر 543123 1903 $ 500.00 333123 1903 $ 500.00 3) أثناء التوفيق بين نشاط يوليو للمؤشر غير المقيد 333123 ، تجد رسوم شهر يوليو بقيمة 500 دولار أمريكي والتي لا تنتمي إلى الفهرس. بدلاً من ذلك ، فهو ينتمي إلى الفهرس غير المقيد 543123. كان رمز الحساب المشحون 3100 ، وكان الشراء للورق لآلة التصوير. كلا المؤشرين غير المقيدين لهما 4,550 دولارًا لكل منهما في حساب الاحتياطيات 1900. a. نظرًا لأن التغيير في حساب الاحتياطيات 1903 هو حساب إيرادات ، فسوف أقوم بخصم المؤشر 543123 لإزالة الإيرادات الزائدة التي تم ترحيلها بسبب عدم وجود مبلغ المصروفات ، وتغيير الائتمان في حساب الاحتياطيات 1903 ، المؤشر 333123 لزيادة عائدات الترحيل إلى الأمام. الائتمان المدين لحساب المؤشر 543123 1903 500.00 دولارًا 333123 1903 500.00 دولارًا. نظرًا لأن هذا ليس تصحيحًا للسنة السابقة ، فسوف أقوم بخصم 3100 في المؤشر 543123 وحساب الدائن 3100 لإزالة المصاريف في المؤشر 333123 ائتمان الخصم لحساب المؤشر 543123 3100 $ 500.00 333123 3100 $ 500.00 4) أثناء تسوية نشاط يونيو للمؤشر غير المقيد 333123 ، يمكنك العثور على رسوم بقيمة 1,500 دولار أمريكي (أو ما يعادله بالعملة المحلية) لا تنتمي إلى الفهرس. بدلاً من ذلك ، فهو ينتمي إلى الفهرس غير المقيد 543123. كان رمز الحساب المشحون بشكل صحيح هو 2020-Payroll. أ. نظرًا لأن التغيير في حساب الاحتياطيات 1903 هو حساب إيرادات ، فسوف أقوم بخصم المؤشر 543123 لإزالة الإيرادات الزائدة التي تم ترحيلها بسبب عدم وجود مبلغ المصروفات ، وتغيير الائتمان في حساب الاحتياطيات 1903 ، المؤشر 333123 لزيادة عائدات الترحيل إلى الأمام. b. نظرًا لأن هذا حساب راتب ، فسوف أقوم بإجراء PZAREDS لنقل الراتب إلى المؤشر 543123. وسأقوم أيضًا بالتحقق من تقرير Hyperion Finance FSH0002 لتوزيع العمالة للموظف ، للتأكد من صحة التوزيع الآن. c. سأقوم بمعالجة نموذج إعادة توزيع العمالة لنقل الراتب لهذا الموظف. 5) أثناء التوفيق بين نشاط يونيو لمؤشر 333123 غير المقيد ، تجد رسوم 800 دولار لا تنتمي إلى الفهرس. بدلاً من ذلك ، فهو ينتمي إلى الفهرس غير المقيد 543123. كان رمز الحساب الذي تم شحنه بشكل صحيح هو 3100-Office Expense General. لا يحتوي الفهرس 333123 على رصيد في الحساب 1900-الاحتياطيات ، وللمؤشر 543123 رصيد سلبي قدره 5,000 دولار في الحساب 1900¬ الاحتياطيات. المؤشرين كلاهما في نفس مستوى الصندوق 2 ونفس البرنامج. a. نظرًا لأن التغيير في حساب الاحتياطيات 1903 هو حساب إيرادات ، فسوف أقوم بخصم المؤشر 543123 لإزالة الإيرادات الزائدة التي تم ترحيلها بسبب عدم وجود مبلغ المصروفات ، وتغيير الائتمان في حساب الاحتياطيات 1903 ، المؤشر 333123 لزيادة عائدات الترحيل إلى الأمام. الائتمان المدين لحساب المؤشر 543123 1903 800.00 دولارًا 333123 1903 800.00 دولارًا. سأقوم بخصم مؤشر 543123 حساب المصروفات 3100-Office Expense General لنقل مبلغ المصروفات الخاطئ إلى هذا المؤشر ، وحساب الائتمان 3100-Office Expense General ، والمؤشر 333123 لتقليل نفقاتها بنفس المبلغ. الائتمان المدين لحساب المؤشر 543123 3100 $ 800.00 333123 3100 $ 800.00 c. نظرًا لأن حساب الاحتياطيات 1900 لا يحتوي على رصيد إيجابي ، فسوف أقوم بخصم المؤشر 543123 ، والحساب 8045-الدعم المشترك بين الإدارات لنقل مبلغ المصروفات الخاطئ إلى هذا المؤشر ، وائتمان 8045-الدعم المشترك بين الأقسام ، المؤشر 333123 لخفض نفقاتهم بنفس المبلغ. 15 الملحق 1 - رموز الحساب الاحتياطية رمز الحساب العنوان الوصف الملحق 2-HSC غير محدد هيكل الصندوق 3U56 HU General Clinical Service 3U54 HU الداخلية ملحق 3-MAIN CAMPUS UnESTRICTED FUND STRUCTURE قد ترى أحدث إصدار من هذا التقرير في ePrint ، المستودع fin_banp-Finance إنتاج البانر (banp). اسم التقرير هو FGRFNDH-Fund Hierarchy Report. تحديث 07/1/08 2U0206 MU Summer Professional Development 2U0108 MU Maxwell San Felipe 2U54 الخدمات الداخلية 2U0113 MU Microprobe Sem Lab 2U0114 MU ECRF OTV Cost Center 2U0115 MU الرياضيات والإحصاء 2U0116 MU الرياضيات والإحصاء متاجر Kyner 2U0117 MU Stat Consulting Clinic 2U0118 2U0119 MU Media Tech Service 2U0120 MU SIMS Laboratory 2U0121 MU Ce Shop Account 2U0122 MU Ce Hydraulics Labee 2U0150 MU Xrd Lab 2U0232 MU المستوى الثاني 2U2 MU Banner Tax 0233U2 MU Catastrophic Leave 0236U2 0239MU MU PPD Environmental Services 2U0240 MU PPD Work Control Level 2 0241U2 MU الموظفون وتطوير المنظمة 0242U3 MU Univ Library الداخلية Svcs 2U0243 MU التعليم المستمر 2U0244 MU معمل المسح بالليزر المتحد البؤر 2U0245 ITS خدمات الحوسبة 2U0246 ITS Communications Network Services 2U0249 Capital Projects 2U0250 MU-Benefits 2U0253 CHTM-Technical Support 2U0254 A&S Biolo مراكز خدمة gy 2U0255 EDAC Internal Services 2U0256 MU NMIRA Laboratories 2U0258G MU General Student Aid 2U0260 MU Endured Spending 2U0262 MU Student Aid 2U5 Tribal Student Aid 2U0008 MU أخرى 2U0226 MU Masters Of Management 2U0261 MU Application Santa Fe Mend Graduate Center 2U55 ELEMENTS-QUICK REFERENCE GUIDE تعامل كصندوق برنامج واحد من المستوى 2. وصف البرنامج المستوى 2 تعليمات رموز الحساب تبدأ التعليمات وإيرادات التشغيل العامة بالإيرادات التعليمية والعامة P09 إيرادات الرسوم الدراسية 01 تعليمات غير مقيدة Ex 10 P10 رسوم الطلاب 02 برعاية Instr Restr Ex 10 P10R رسوم الطلاب الإلزامية 02Z1 الدعم الأكاديمي Unrestr Ex 11 P11 خدمات المرضى 03 Acad برعاية دعم Restr Ex 11 P11R المنح والعقود 04 خدمات الطلاب المثال 12 P12 المبيعات والخدمات 05 برعاية طالب Srvc Restr Ex 12 P12R المبيعات الداخلية الدعم المؤسسي Ex 13 P13 (يستخدم فقط في P18 الخدمات الداخلية) برعاية Inst Support Restr Ex 13 P13R الاعتمادات 07 ( number) العمليات والصيانة مثال 14 P14 المبيعات والخدمات 07Z الإيرادات التشغيلية الأخرى 08 المثال الاجتماعي والثقافي للطالب 15 P15 إيرادات السندات غير التشغيلية 09 Research Unrestr Ex 16 P16 الهدايا ودخل الاستثمار والأبحاث الممولة Ex 16 P16R 10 التحويلات الأخرى 11 أو 12 غير برعاية Pub Svc Unrestr Ex 17 P17 المخصصات الراعي الخدمة العامة Restr Ex 17 P17R المكتسبة Rev enue 1600 تخصيص F&A 1601 الخدمات الداخلية Ex 18 P18 (مستخدمة فقط في P16 Research) المخصصات SOM Gen 1610 Student Aid Unrestr Ex 19 P19 التخصيص المجمع 1640 مساعدة الطلاب Restr Ex 19 P19R (تستخدم فقط من قبل الأقسام. للميزانية الأصلية) UNM Bond Proes 1650 Auxiliaries Ex 20 P20 General Coations 1660 Overhead Internal 1661 Athletics Ex 21 P21 (تستخدم فقط في P16 Research) Rıijıĺŀ'Ŀ RıĭĸĸĻįĭŀĵĻĺ 1665 العمليات المستقلة Ex 22 P22 الاحتياطيات الاحتياطيات 1900 البرامج المؤسسية الأخرى P50 (غير مستخدمة من قبل الإيداعات على الإطلاق) مصنع ومعدات P501 الميزانية موازنة التغيير 1901 الوكالات P502 (أغراض الميزانية فقط) برامج قروض الطلاب P503 التغيير في الاحتياطيات 1903 برامج الوقف P504 (نقل الرصيد الفعلي فقط) النفقات المرتبات 20 مزايا كشوف المرتبات 21 مصاريف أخرى 31 من خلال 99 دعم متداخل 8045 الميزانية الطارئة 80E0 الملحق 5-أنت تقوم بإجابات المكالمة 1) الإجابة الصحيحة هي D a. هذه الإجابة غير صحيحة لأن حساب الاحتياطيات 1900 يُستخدم فقط في نهاية العام بواسطة Finance Systems Management لإعادة الأرصدة إلى الأمام. تم إجراء إدخالات التصحيح غير المقيدة في عام 1903 ، التغيير في الاحتياطيات. هذه الإجابة غير صحيحة أيضًا لأن أي إدخال تصحيح يتضمن فهرسًا مقيدًا يتم باستخدام حسابات المصروفات الفعلية للإدخال ، وليس إدخال الاحتياطيات. b. هذه الإجابة غير صحيحة لأن أي إدخال تصحيح يتضمن فهرسًا مقيدًا يتم باستخدام حسابات المصروفات الفعلية للإدخال ، وليس إدخال الاحتياطيات. c. هذه الإجابة غير صحيحة لأن أي إدخال يستخدم التغيير في حساب الاحتياطيات 1903 يجب أن يستخدم الحساب 1903 لكل من الجزء المدين والائتمان من الإدخال. d. هذا هو الجواب الصحيح. تمت إزالة القيد من حساب المؤشر 443123 3100 بائتمان ، ويتم إنفاقه بشكل صحيح عن طريق حساب الخصم 3150 في الفهرس 543123 2) الإجابة الصحيحة هي ب أ. هذه الإجابة غير صحيحة لأن العلامات (مدين / دائن) معكوسة. b. هذا هو الجواب الصحيح. نظرًا لأن الاحتياطيات عبارة عن حساب إيرادات ، يجب عليك اعتماد الفهرس المصروف بشكل غير صحيح وخصم الفهرس الذي كان يجب أن يكون قد حصل على المصروفات باستخدام الحساب 1903. 3) الإجابة الصحيحة هي (ب أ). هذه الإجابة غير صحيحة لأن تصحيح شهر يوليو لنفقات شهر يوليو ليس إعادة صياغة لمصاريف السنة السابقة. يتم استخدام الحساب 1903 لإعادة بيان السنة السابقة ، وليس لإعادة بيان السنة الحالية. b. هذا هو الجواب الصحيح. تتم إزالة مصروفات السنة الحالية من المؤشر والحساب غير الصحيحين بائتمان ، ويتم نقلها إلى الفهرس الصحيح والحساب المدين. 4) الإجابة الصحيحة هي (ب أ). هذه الإجابة غير صحيحة لأن مصروفات الراتب لا يتم نقلها مع سندات دفتر اليومية. b. هذا هو الجواب الصحيح. يتم نقل مصروفات الراتب في Banner مع نموذج PZAREDS. c. هذه الإجابة غير صحيحة لأن إعادة توزيع العمالة انتهت بتطبيق نظام Banner Payroll في الأول من يوليو 1. 2008) الإجابة الصحيحة هي C a. هذه الإجابة غير صحيحة لأنه لا يمكنك نقل مبلغ احتياطي غير موجود. إذا كان هناك احتياطي أقل من المبلغ المطلوب إزالته من فهرس ، فلا يمكن استخدام 1903-التغيير في الاحتياطيات. b. هذه الإجابة غير صحيحة لأنه لم يتم استخدام حساب المصاريف 3100 مطلقًا لتصحيح خطأ غير مقيد بمصروفات العام السابق. ج. هذا هو الجواب الصحيح. نظرًا لأن كلا المؤشرين موجودان في نفس صندوق المستوى 2 ولهما نفس البرنامج ، وبما أنه لا يوجد مبلغ احتياطي لنقله ، والمبلغ الذي تم نقله صغير (<5,000 دولار أمريكي) ، يتم استخدام الحساب 8045-الدعم المشترك بين الأقسام. تذكر أن المبلغ الإجمالي الذي تم نقله باستخدام هذا الحساب لا يمكن أن يتجاوز 20,000 دولار في السنة ، ولا يمكن أن يتجاوز أي إدخال واحد 5,000 دولار.

إعادة النظر في رموز الحساب

مقدم: جون براندت
تاريخ الطلب 05-11-2009

عرض تقديمي - PowerPoint
نشرة - كلمة

  تمت إعادة النظر في رموز حساب المصروفات التي قدمها جون براندت في 5/11/09 من إعداد تيري شويبوثام أخصائي إدارة الأعمال بالتعاون مع HSC & Main Campus المحاسبة غير المقيدة HSC والحرم الجامعي الرئيسي ومنح المحاسبة مراقبة المخزون (خدمات الجامعة) محاسبة الضرائب (الحرم الجامعي الرئيسي غير مقيد المحاسبة 277-2018) المشتريات (277-2036) جدول المحتويات يوضح رموز الحساب هذه 3 مصاريف التصنيف - المبادئ التوجيهية 3 فئة ليدجر التشغيلية الصحيحة؟ 3 أين يمكن العثور على قوائم رمز الحساب؟ 4 فيما يلي بعض أنواع النفقات التي لا يجوز استخدام أموال الجامعة من أجلها: 5 التوريد أو الخدمة 5 هل النفقات "مستثناة من التسهيلات والنفقات الإدارية"؟ 8 طلاب أجانب ، زائرون ، بائعون (مرتبطون بالضرائب) 8 مصروفات نقل (متعلقة بالانتقال) 9 نفقات سفر أو نفقات غذائية 10 مصاريف كمبيوتر (أو ذات صلة) 10 أثاث / تركيبات / مشتريات معدات 11 رصيد متكرر أو غير ثابت 11 الأخطاء الشائعة 13 التوريد أم الخدمة؟ 14 متطلبات جهاز الكمبيوتر الخاص برقابة المخزون 14 الصيانة أو الإصلاح أو التجديد؟ 16 الهدايا / البرامج الترويجية / الإعلانات 16 يمكنك إجراء المكالمة 16 الملحق 18: تعريفات رمز الحساب والاستخدام 18 الملحق 18: مراقبة المخزون 19 رموز الحساب فقط للمكتبة: 1 أكبر من أو تساوي 27 دولار معدة 2 التحكم في المخزون 32 كود حساب تشغيل فئات ليدجر 32 الملحق 10,000: رموز حساب الطعام 32 الملحق 32: تقوم بإجراء إجابات المكالمات 3 توضيح رموز الحساب هذه إذا نظرت إلى مخطط حسابات UNM مؤخرًا ، فقد لاحظت أن هناك الكثير من رموز حساب المصاريف. خلال السنة المالية 36 ، تم استخدام 4 رمز حساب ، لا تشمل المكافآت الفرعية أو رموز حساب كشوف المرتبات ، لتصنيف العناصر التي تم شراؤها من قبل UNM. من المتوقع أن تحدد رمز الحساب الأنسب لكل حساب تشرف عليه. على سبيل المثال ، يوجد 37 رمز حساب توريد و 5 رمز حساب سفر ، واحد منها هو الأفضل لأي معاملة معينة. في محاولة لجعل عملك أسهل ، سنشرح بعض المبادئ التوجيهية لاختيار رمز حساب الإنفاق الأنسب. ستساعدك هذه المبادئ في تحديد رمز الحساب الذي سينتج عنه عادةً موافقة الخدمات المالية. سنراجع أيضًا هذه المبادئ ونمارس استخدامها ، لا سيما فيما يتعلق ببعض أكواد الحساب الأكثر شيوعًا التي يساء استخدامها. إذا تعلمت استخدام هذه المبادئ التوجيهية بشكل صحيح ، فسوف تقلل بشكل كبير من احتمال إرجاع مستنداتك إليك عن طريق المحاسبة المركزية للتصحيح. تصنيف المصروفات - المبادئ التوجيهية الصحيحة فئة ليدجر التشغيل؟ يتم استخدام فئات قليلة فقط لتنظيم المعلومات المالية الواردة في تقارير Hyperion Operating Ledger. تصنف التقارير الموجزة أكواد الحساب على أنها إما إيرادات أو مصاريف بينما تنظم تقارير التفاصيل أكواد الحساب ضمن الفئات الثلاث للإيرادات ومصروفات الراتب والمصروفات الأخرى. في كلا التقريرين ، سيتم سرد كل رمز حساب له نشاط مالي خلال الفترة المحددة. لأغراض هذا الدليل ، سيركز الجزء المتبقي من مناقشتنا على رموز الحساب المصنفة على أنها "مصروفات أخرى" أو "نفقات تشغيل أخرى" (كما هو الحال في تقرير التسلسل الهرمي لحساب ePrint). تشمل الفئات الفرعية الرئيسية المستخدمة: اللوازم ، والسفر ، وتكاليف الطلاب ، وتكاليف البحث ، وتكاليف رعاية المرضى ، ورسوم الاتصالات ، والخدمات ، وصيانة المصنع ، والمرافق ، والنفقات الرأسمالية ، والنفقات الأخرى. تقع أكواد الحساب المحددة ضمن كل فئة من هذه الفئات الفرعية. بشكل عام ، بالنسبة للعقود والمنح ، سيكون رمز الحساب المناسب لاستخدامه هو الرمز الذي يحتوي على ميزانيتك المعتمدة. المبدأ التوجيهي هو: اختر رمز حساب يندرج تحت الفئة الفرعية الأكثر ملاءمة. إذا كانت نفقاتك تتضمن وجبات تم شراؤها لاجتماع عمل يحضره موظفون من خارج UNM ، وتم الشراء بواسطة موظف أثناء السفر ، فيجب أن يكون رمز الحساب الذي تستخدمه تحت عنوان السفر. إذا كانت النفقات تتضمن نفس النوع من اجتماعات العمل ، ولكنها عبارة عن شراء طعام لاجتماع عمل محلي ، فلا ينبغي أن تكون النفقات ضمن "السفر" ، بل ضمن "المستلزمات".   تحت Travel ، ستجد رمز الحساب 3860-Bus Meals and Hospitality Gen. أسفل المستلزمات ستجد رمز الحساب 31A0-Bus Food-Local. أفضل طريقة لتحديد رمز الحساب الذي يجب استخدامه هي أن تصبح على دراية كبيرة بهيكل رمز الحساب كما هو وارد في تقرير التسلسل الهرمي للحساب (والمصادر الأخرى المدرجة أدناه) ثم اتباع المبدأ التوجيهي ؛ اختر رمز حساب يندرج تحت أنسب فئة فرعية. إذا كان الشراء مرتبطًا بالسفر ، فهو ينتمي هناك. إذا لم يكن مرتبطًا بالسفر ، فإنه ينتمي إلى الإمدادات. إذا كانت عملية الشراء عبارة عن خدمة (تحتوي على كتيبات ملزمة لك) بدلاً من كونها سلعة (شراء الورق المستخدم لطباعة الكتيبات) ، فستنتمي إلى فئة الخدمات الفرعية. يمكن العثور على فئات دفتر الأستاذ التشغيلي والتلميحات المفيدة في الملحق 3. أين يمكن العثور على قوائم رمز الحساب تعرض تعريفات رمز حساب دفتر الأستاذ التشغيلي جميع رموز الحساب النشطة في UNM ، وتوفر تعريفًا واستخدامًا لكل رمز حساب. لعرض هذه القائمة أو طباعتها ، انتقل إلى http://www.unm.edu/~gacctng/resources/OpLegAcctDef 6-23-08.pdf. يحتوي موقع الويب على http://www.unm.edu/~gacctng/ على قائمة "برموز الحسابات المستخدمة بكثرة". تكفي هذه القائمة لمعظم احتياجاتك. إنه أقصر بشكل ملحوظ ويحتوي على تعريفات لرموز الحساب المدرجة. يمكنك الحصول على قائمة بجميع رموز الحساب عن طريق تشغيل تقرير ePrint FGRACTH. تم العثور على هذا التقرير من خلال تسجيل الدخول إلى ePrint ، والانتقال إلى fin banp - Finance Banner - دليل الإنتاج (banp) ، واختيار FGRACTH من قائمة التقارير في المربع المنسدل الصغير أسفل الصفحة.   لا يقدم هذا التقرير تعريفًا أو استخدامًا لرموز الحساب.   هيكل رمز الحساب الأساسي يرجى ملاحظة: تبدأ رموز حساب الدخل بصفر أو واحد وبغض النظر عن الاسم ، لا يجب استخدامها لتغطية النفقات. الرقم الأول من رمز الحساب نوع رمز الحساب 0 الإيرادات 1 الإيرادات والتحويلات 2 مصاريف العمل 3 اللوازم والسفر 4 تكاليف الطلاب والبحث 5 تكاليف رعاية المرضى 6 رسوم وخدمات الاتصالات (انظر الخدمات أدناه) 7 صيانة المصنع (أي الإصلاح ، الصيانة ، الطلاء ، غالبًا نوع من الخدمة) 8 المصاريف الأخرى ، نفقات العقود والمنح الخاصة 9 النفقات الرأسمالية ، والسندات ، والنفقات غير النقدية أو المزايا الإضافية توجد فقط ثماني فئات فرعية للمصروفات (رموز الحساب تلك التي تبدأ بالأرقام من 2 إلى 9). من بين هذه الرموز ، رموز الحساب التي تبدأ بالرقم 2 هي رموز حساب العمل ، ولا يجب استخدامها في النفقات العامة. يجب استخدام رموز الحساب التي تبدأ بالرقم 8 فقط لبعض نفقات العقد والمنح. هذا يترك فقط ست فئات فرعية مستخدمة بانتظام. يعد التأكد من وضع كل مصروف في الفئة الفرعية الصحيحة أهم خطوة في تسجيل نفقاتك ؛ ومع ذلك ، يحدد اختيار القسم أحيانًا رمز الحساب الصحيح ضمن تلك الفئة الفرعية. ومع ذلك ، يجب استخدام بعض رموز الحسابات لعمليات شراء معينة. ستتم مراجعة رموز الحساب هذه في هذا الدليل. نص العنصر والغرض التجاري - يتم تفصيله وتحديده يتم رفض بعض المستندات ليس بسبب تحديد رمز الحساب الخاطئ ، ولكن لأن نص العنصر أو الغرض التجاري لم يشرح المعاملة بشكل كافٍ لدعم اختيار رمز الحساب. المبدأ التوجيهي هنا هو شرح الصفقة!  من (الطلاب ، أعضاء هيئة التدريس ، الموظفون ، الأسماء ، الألقاب ، UNM أم لا) ماذا (رقم تعريف الشعار والتاريخ ، الحدث ، النشاط ، الشراء ، العقد) أين (في الحرم الجامعي مقابل. خارج الحرم الجامعي)  لماذا (غرض تجاري) قم بتوفير أرقام مستندات Banner الأصلية وتواريخ الترحيل لأي معاملات تقوم بنقلها إلى مكان آخر. أدخل اسمك ورقم هاتفك. لن يتم رفض المستند الخاص بك إذا قدمت معلومات أكثر مما هو مطلوب ؛ ومع ذلك ، يمكن رفضه إذا لم تعطِ ما يكفي. على سبيل المثال: قد يشير غرض عمل غير كاف إلى: حضور مؤتمر طبي في هاواي. قد يشير غرض عمل أكثر كفاية إلى: حضور مؤتمر AMA لأمراض القلب حول تصوير القلب والأوعية الدموية ، والذي يفيد د. Smith و UNM بتعلم أحدث تقنيات التصوير التي يمكن تدريسها في الفصول الدراسية واستخدامها في العمليات السريرية.   هل النفقات مسموح بها؟ UNM Business Policy 4000 - المصروفات المسموح بها وغير المسموح بها ، والتي تشرح ما هو مسموح به وغير مسموح به يمكن العثور عليها في http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm. فيما يلي ملخص موجز لمساعدتك في بعض الأسئلة الأكثر شيوعًا التي تظهر.   ما يلي هو بعض أنواع النفقات قد لا تستخدم صناديق الجامعة في: لا يجوز استخدام أموال الجامعة لدفع تكاليف صيانة وصيانة المركبات المملوكة للقطاع الخاص ، مثل التأمين والوقود والضبط وزيوت التشحيم والإطارات والتراخيص ، والإصلاحات الأخرى ، على الرغم من إمكانية استخدام هذه المركبات في أعمال الجامعة. ومع ذلك ، قد يكون الموظف مؤهلاً لسداد بدل الأميال بموجب سياسة السفر بالجامعة. يُحظر شراء الهدايا الشخصية ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر ، الزهور وغيرها من الهدايا التي تعبر عن التعاطف أو الفجيعة أو التهنئة لأعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب ، ما لم معتمدة من قبل السياسة المنشورة للجامعة الأخرى (على سبيل المثال ، جوائز خدمة الموظفين). لا يجوز استخدام أموال الجامعة لشراء زينة العيد لمكاتب ومباني الجامعة. يحظر شراء المرطبات المكتبية (بما في ذلك ماكينات صنع القهوة والأطعمة والمشروبات) ، إلا في حالة تناول المرطبات بشكل أساسي من قبل ضيوف الجامعة أو في اجتماعات العمل. الترفيه عن موظفي الجامعة (على سبيل المثال ، نفقات الوجبات) ، بخلاف ما يتوافق مع سياسة السفر بالجامعة ، محظور. يُسمح بالإعفاءات عندما تكون الوظيفة مناسبة للضيافة تشمل موظفي الجامعة وضيوف الجامعة المدعوين. وفقًا للوائح دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) ، يجب أن تكون جميع طلبات سداد نفقات الضيافة أو طلبات دفع الفواتير مصحوبة بقائمة بالأفراد الذين يحضرون الوظيفة. بالنسبة للوظائف التي يحضرها أكثر من عشرين (20) شخصًا أو مفتوحة للجمهور ، يكفي وصف الوظيفة وتعريف الضيوف المدعوين. يحظر شراء المشروبات الكحولية إلا عند تكبدها في أداء أعمال الجامعة مثل حدث الضيافة لضيوف الجامعة. عندما يتم تقديم المشروبات الكحولية في الحرم الجامعي ، يجب أن يوافق الرئيس مسبقًا على الوظيفة. لا يجوز الدفع أو السداد لشراء المشروبات الكحولية من التعليمات والأموال العامة المناسبة أو العقود ومن صناديق المنح. عند تقديم المشروبات الكحولية في الحرم الجامعي ، يجب الالتزام بقيود الجامعة على الموقع ومشاركة الطلاب. يجب أن تكون المصروفات لغرض عام يعود بالفائدة على الجامعة.  إذا لم تكن متأكدًا من السماح بمصاريف ما ، فاتصل بالمحاسب أو المراقب المالي قبل إجراء عملية الشراء. التوريد أو الخدمة عند شراء المواد التي سيتم استخدامها في القسم بشكل أساسي ، فأنت تشتري أحد المستلزمات. مثال: التوريد: اشترينا المواد. اشترينا ورقًا خاصًا ، وغراءًا ، ومثبتات لإنشاء كتيبات غير ترويجية الاستخدام: 31G0 - مواد ملزمة للتجهيزات المستخدمة لتجميع المنشورات ، والكتيبات اليدوية ، وما إلى ذلك ... أو 3100 - اللوازم المكتبية العامة أو رمز حساب التوريد الآخر المستخدم من قبل القسم الخاص بك مثال: الخدمة : لقد دفعنا لشخص آخر للقيام بالمهمة ، لقد دفعنا لشركة Kinkos لطباعة و / أو ربط الكتيب الخاص بنا. تكلفة جميع النماذج والمستندات المطبوعة غير الترويجية. تتضمن تذاكر وبرامج للأحداث الرياضية أو العروض المسرحية ، وكتالوجات العروض الفنية ، ونشرات البحث والمجلات ، ومنشورات الطلاب ، ورسائل البريد ، وبطاقات الاتصال ، والقرطاسية ، واستمارات الإيصالات ، والمواد المطبوعة الأخرى. يتضمن أيضًا أي تكاليف ملزمة مرتبطة. أو رمز حساب خدمة مناسب آخر يستخدمه إدارتك. خدمات أخرى 63A0 - رسوم المؤتمر الرسوم العامة المدفوعة لحضور المؤتمرات. رسوم 63A1-Event مدفوعة لقفل الأداء أو الحدث. مثال: حدث متحف ماكسويل. (ليست الرسوم المدفوعة لحضور مؤتمر.) 70C1 - ضمانات المعدات / عقود الخدمة ، ضمانات المعدات وعقود الخدمة للمعدات. 70D0- معدات صيانة إصلاحات عام تكلفة إصلاح وصيانة معدات UNM.   هل النفقات "مستثناة من التسهيلات والنفقات الإدارية"؟ مطلوب من الجامعة أن تتبع بشكل منفصل نفقات "F&A غير مستثناة" للأغراض المحاسبية. المصروفات والتسهيلات الإدارية هي تلك المصروفات التي ، على الرغم من أن سياسة UNM تسمح بها ، لا يُسمح بها كمصروفات عندما تحسب UNM معدلات F&A الفيدرالية كل 4 سنوات. يجب على UNM فصل هذه النفقات حتى يمكن إزالتها من حسابات F & A عند حساب هذا المعدل. النفقات التي تسمح بها سياسة UNM ولكنها ترويجية فقط هي F&A غير مستثناة. [راجع منشور OMB Circular A-21 للحصول على شرح أكثر تفصيلاً.] إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كانت النفقات غير مستثناة من F&A ، فاتصل بالمحاسب أو المراقب المالي واسأل. الغرض من الحساب 31B0-Food F&A المشروبات الكحولية المستبعدة ؛ نفقات الطعام للترفيه وجمع الأموال والتسويق ؛ والأنشطة الطلابية ونفقات الخريجين. 37Y0- تكاليف التوريد F&A اللوازم المستثناة المستخدمة في الأنشطة الترويجية. 39Y0-Travel F&A السفر المستثنى المرتبط باللوبي والترفيه. 6350-Exp الترويجية F&A العناصر الترويجية العامة والهدايا وتكاليف الإعلان والعلاقات العامة المصممة فقط للترويج لـ UNM. 69Y0-ProfessionalService F&A الخدمات المستثناة المشتراة للأنشطة أو العناصر غير المستثناة من F&A. الطلاب الأجانب والزائرون والموردون (المرتبطون بالضرائب) إذا كان لديك معاملة تشمل طالبًا أو زائرًا أو بائعًا أجنبيًا ، فيجب عليك استخدام أحد رموز الحساب التالية. تضمن أكواد الحساب هذه مراجعة المعاملة بشكل صحيح لأغراض الاستقطاع: السفر 3850 ، 4682 ، 4683 الجوائز 4021 رسوم المشاركين 40A1 الرواتب 4661 Honoraria 63E1 الخدمات 63V1 الإتاوات 8081 العقود من الباطن 88XX (C&G فقط) نفقات النقل (المرتبطة بالانتقال) يجب أن يتم إنفاقها باستخدام الحساب 38L0-New Employee Moving Expense Gen. House Hunting هي مصروفات متحركة لا يمكن صرفها على حسابات السفر الأخرى. تنتمي جميع المصاريف المتعلقة بالانتقال إلى مصاريف الانتقال في 38L0. يشمل ذلك جميع التكاليف المرتبطة برحلات البحث عن منزل ، بالإضافة إلى المصاريف الفعلية المتكبدة أثناء الانتقال نفسه. عندما تكون في شك ، اسأل محاسبك أو مراقب مالي. نفقات السفر أو الطعام تنتمي نفقات الطعام عمومًا إلى أحد الحسابات التالية: 31A0 - طعام العمل - طعام محلي مستهلك محليًا ، بشكل أساسي من قبل الموظفين وأعضاء هيئة التدريس وضيوفهم في UNM في المواقف التي تكون فيها الوجبة عرضية للاجتماع والمحاضرة وما إلى ذلك. أمثلة: المرطبات للموظفين (أو الطلاب) خلال معتكف لمدة يوم كامل ، أو مؤتمر ، أو جلسة تدريبية ؛ وجبة مع ضيف المتحدث ؛ أو وجبات خفيفة للمتطوعين في أحداث Popejoy. يرجى تقديم قائمة مفصلة بالأسماء والشركات والمسميات الوظيفية إذا كان عدد الحاضرين أقل من 20 شخصًا أو قائمة عامة بمن ومن أين إذا كان> 20. 31B0-Food IDC مستثنى Gen All كحول. الغذاء للأنشطة الطلابية التي لا تتعلق بالتعليمات والغذاء للتسويق والتسلية وجمع التبرعات والأنشطة الترويجية. يجب أن تشمل الأحداث الجمهور / المجتمع / الطلاب. أمثلة: ساعة اجتماعية للشواء مع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس ، ومأدبة غداء مع متبرعين محتملين ، وترفيه الوفد التجاري البرازيلي ، وعشاء مع طلاب الدراسات العليا والمتحدث الضيف. يرجى تقديم قائمة مفصلة بالأسماء والشركات والمسميات الوظيفية إذا كان عدد الحاضرين أقل من 20 شخصًا والقائمة العامة لمن ومن أين إذا كان> 20. تم شراء 31M0-Recruitment Expense Gen Food لتوظيف أعضاء هيئة التدريس. قدم الأسماء والشركات والمسميات الوظيفية. الحساب ليس فقط للطعام. 3860-Bus Meals and Hospitality Gen جميع نفقات الطعام المتعلقة بالأعمال التجارية (باستثناء نفقات الوجبات المتعلقة بالتوظيف) التي يتكبدها موظفو UNM أثناء السفر. رمز الحساب هذا يندرج تحت فئة السفر الفرعية. لا توجد نفقات طعام محلية تنتمي في هذا الحساب. 40C0-Food Services Gen عادة منح C&G أو ألعاب القوى. يشمل مصاريف الوجبات المدعومة بشكل خاص من قبل وكالة التمويل للمشاركين من الطلاب. يرجى تقديم قائمة مفصلة مع الأسماء والوصف.   تنتمي مصاريف السفر عمومًا إلى أحد الحسابات التالية: 3800-In State Travel Gen يشمل جميع نفقات السفر داخل الولاية التي يتكبدها الموظفون أثناء السفر نيابة عن UNM باستثناء موظفي إدارة الرياضة. تشمل المصروفات المحددة المسموح بها المسافة المقطوعة من / إلى المطار ، واستئجار المركبات ، والنقل العام ، والأسعار ، ورسوم وقوف السيارات ، والإقامة ، والوجبات ، ومتنوعات أخرى. نفقات السفر. 3820-Out of State Travel Gen يشمل جميع نفقات السفر خارج الولاية التي يتكبدها الموظفون أثناء السفر نيابة عن UNM. لا يشمل سفر الموظفين الرياضيين. تشمل المصروفات المحددة المسموح بها المسافة المقطوعة من / إلى المطار ، واستئجار المركبات ، والنقل العام ، والأسعار ، ورسوم وقوف السيارات ، والإقامة ، والوجبات ، ومتنوعات أخرى. نفقات السفر. 3840-Foreign Travel Gen يشمل جميع نفقات السفر إلى الخارج التي يتكبدها الموظفون أثناء السفر نيابة عن UNM. لا يشمل سفر الموظفين الرياضيين. تشمل المصروفات المحددة المسموح بها المسافة المقطوعة من / إلى المطار ، واستئجار المركبات ، والنقل العام ، والأسعار ، ورسوم وقوف السيارات ، والإقامة ، والوجبات ، ومتنوعات أخرى. نفقات السفر. 3850-زائر أجنبي إلى UNM Travel General Travel نفقات السفر التي تكبدها زائر أجنبي إلى UNM (وليس موظفًا) ؛ يشمل سفر الطلاب الأجانب. 3860-Business Meals and Hospitality Gen جميع مصاريف الطعام المتعلقة بالأعمال (باستثناء نفقات الوجبات المتعلقة بالتوظيف) التي يتكبدها موظفو UNM أثناء السفر. هذا الحساب يندرج تحت فئة السفر الفرعية. لا توجد نفقات طعام محلية تنتمي إلى رمز الحساب هذا. 38N0-Travel Recruiting Gen Transportation ، والإقامة ، ونفقات الوجبات للمرشحين الذين يسافرون إلى حرم UNM ؛ يمكن أن تشمل الزوج إذا رأى مسؤول التوظيف ذلك مناسبًا. 38N1-Travel Recruitment Student نفقات السفر والإقامة والوجبات للمرشحين المسافرين إلى حرم جامعة UNM ؛ يمكن أن تشمل الزوج إذا اعتبر ذلك مناسبًا من قبل موظف التوظيف أو رحلات التجنيد بواسطة ألعاب القوى. 38P0-Travel Group Gen يشمل جميع رحلات سفر الفريق وسفر مجموعة الطلاب / المدرسين مثل النقل والإقامة ونفقات الوجبات. 39Y0-Travel IDC غير مستثنى من نفقات السفر المرتبطة بالضغط أو الترفيه أو تكاليف IDC الأخرى غير المستبعدة.   39Z1-Travel غير موظف UNM - غير أجنبي يشمل جميع نفقات السفر التي تكبدها موظفون من غير موظفي UNM أثناء السفر نيابة عن UNM. لا يشمل سفر موظفي قسم الألعاب الرياضية. تشمل المصروفات المحددة المسموح بها المسافة المقطوعة من / إلى المطار ، واستئجار المركبات ، والنقل العام ، والأسعار ، ورسوم وقوف السيارات ، والإقامة ، والوجبات ، ومتنوعات أخرى. نفقات السفر. 4080-Student Travel Gen يشمل نفقات السفر التي تدعمها وكالة التمويل على وجه التحديد. قد يشمل السفر إلى موقع المؤتمر. لا تنطبق على منحة المساعدة الرياضية. الكمبيوتر (أو ما يرتبط به) EXPENSE 3189- أجهزة الكمبيوتر يتضمن هذا الحساب أجهزة الكمبيوتر ، مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المكتبية ، بتكلفة أقل من 5,001،XNUMX دولار. ملاحظة: رمز الحساب هذا لا يشمل الخوادم والطابعات والشاشات إذا تم تفصيلها بشكل منفصل. عند ترميز أمر الشراء ، يجب تقسيم أنظمة الكمبيوتر ، إذا أمكن ، إلى مكوناتها الفردية. يجب أن تكون أجهزة الكمبيوتر المكتبية مخصصة لوحدة المعالجة المركزية فقط ، وقم بتشفير الباقي إلى 3150 (إن أمكن). إذا تم تحديد رسوم الشاشة والملحقات الأخرى بشكل منفصل ، فيجب ترميز هذه الرسوم إلى الحساب 3150. ومع ذلك ، فإن الأنظمة التي لا يمكن تقسيمها وتكلفتها أكثر من 5,001،9020 دولار يتم تحميلها على 5,000 أجهزة كمبيوتر> XNUMX دولار. مثال: قسم يشتري نظام كمبيوتر مكتبي مقابل 4,000 دولار. يتم تحميل وحدة المعالجة المركزية (CPU) إلى 3189. يتم احتساب تكاليف الشاشة المفصلة والماوس ولوحة المفاتيح حتى 3150. 3150-مستلزمات وخوادم الكمبيوتر يشتمل رمز الحساب هذا على ملحقات الكمبيوتر والطابعة والأجهزة الطرفية والطابعات التي تقل قيمتها عن 5,001،5,001 دولار. عناصر مثل الشاشات وأدوات الحماية من زيادة التيار والفئران والأجهزة اللوحية وورق الطابعة ومسحوق الحبر يتم إنفاقها على هذا الحساب. يتم هنا مصاريف خوادم الكمبيوتر التي تقل عن 5,001،9020 دولار. إذا كانت التكلفة أعلى من 5,000،XNUMX دولار ، فاستخدم XNUMX-Computer Hardware> XNUMX دولار. مثال: قسم يشتري ، مقابل 4,500 دولار ، نظام كمبيوتر كامل يتضمن طابعة ونخيل طيار لرئيس القسم. يتم احتساب كل من الشاشة المفصلة ، والماوس ، ولوحة المفاتيح ، والطابعة ، وجهاز راحة اليد إلى رمز الحساب 3150. يتم احتساب تكلفة وحدة المعالجة المركزية إلى رمز الحساب 3189. 9020-أجهزة الكمبيوتر> 5,000 دولار أمريكي تشمل أجهزة الكمبيوتر والخوادم وأنظمة الكمبيوتر الأكبر حجمًا التي تكلف أكثر من 5,000 دولار . 70C1- ضمانات المعدات / عقود الخدمة للضمان أو اتفاقية الصيانة التي يوجد عقد بشأنها.   70D0- إنشاء صيانة المعدات يستخدم هذا الحساب لإجراء مكالمات متفرقة لإصلاح المعدات المكسورة أو المعطلة التي لا يوجد عقد بشأنها. مشتريات الأثاث / التجهيزات / المعدات 3180 - معدات غير رأسمالية <5,000 دولار. رمز الحساب هذا مخصص للمعدات التي تقل تكلفة كل عنصر فيها عن 5,001،XNUMX دولار. أمثلة: الكراسي والطابعات ورفوف الكتب. 3185-C & G Non Capital Equip $ 1,000،5,000- $ 1,000،5,000 يستخدم رمز الحساب هذا للمعدات غير الحاسوبية الخاصة بالعقود والمنح بتكلفة لكل عنصر تتراوح بين XNUMX،XNUMX دولار و XNUMX،XNUMX دولار. لاستخدام الصندوق المقيد. 9000-معدات / أثاث> 5,000 دولار يستخدم كود الحساب هذا لتكلفة المعدات والأثاث الذي تمت رسملته ، بتكلفة تزيد عن 5,000.00 دولار لكل عنصر. 9040-معدات غير UNM بعنوان Gen يُستخدم رمز الحساب هذا للمعدات التي تم شراؤها من خلال عقد أو منحة بتكلفة وحدة> 5,000 دولار ، حيث يتم منح ملكية المعدات إلى وكالة التمويل. 9060-Equipment Fabricated Gen يُستخدم كود الحساب هذا كحساب للتكاليف المرتبطة بقطعة مُصنَّعة (مُصنَّعة) من المعدات ، والتي سيكون لها تكلفة الوحدة> 5,000 دولار عند اكتمالها. ستكون هذه التكاليف عبارة عن إيصال دفتر اليومية إلى رمز حساب رأس المال عند الانتهاء. 9300-Fixed Equipment Gen يتضمن رمز الحساب هذا تكلفة المعدات الثابتة (المثبتة أو الملصقة أو المرفقة بهيكل المبنى). أكواد الحساب التي يساء استخدامها بشكل متكرر اللوازم 3100-اللوازم المكتبية Gen تشمل تكلفة المنتجات الورقية ، ومواد الكتابة ، والإمدادات المتنوعة المستخدمة في وظائف المكتب الإداري ، وليس لإعادة البيع. يتكون بشكل أساسي من المواد الاستهلاكية ، ولكنه يتضمن أيضًا مخزونًا من الأدوات المكتبية منخفضة التكلفة ، مثل الدباسات. مرنة جدا. غالبًا ما يتم استخدام رمز الحساب هذا كرمز حساب افتراضي لبطاقة P. 3140-Computer Software Gen يشمل البرامج (على الأقراص أو المرخصة أو التي تم تنزيلها) المطلوبة لتشغيل أجهزة الكمبيوتر الداخلية. جميع برامج الكمبيوتر المشتراة يتم دفعها هنا. سيتم نقل مشتريات البرامج الكبيرة للغاية إلى رمز الحساب الصحيح تحت عنوان الإنفاق الرأسمالي في نهاية العام. سيتم توزيع تكاليف المؤتمرات المحلية للمؤتمرات المحلية. يتم استخدام رموز الحساب التالية بشكل متكرر: 31A0 - وجبات طعام تجارية - وجبات اجتماعات محلية. 31B0- Food IDC Excludable Gen Alcohol. 39Z1- السفر لغير موظفي UNM- سفر غير أجنبي إلى الحدث. رسوم 63A1-Event مدفوعة لقفل الأداء أو الحدث. 63B1-Media Rentals video، DVD، إلخ. الإيجارات. 7060-منشأة مصاريف إيجار غرفة اجتماعات إيجار. البرامج تنتمي البرامج إلى رمز الحساب 3140. ومع ذلك ، فإن العناصر التالية ليست برمجيات: 6310-Internet رسوم الخدمات العامة التي يتم الوصول إليها عبر الإنترنت ، بما في ذلك برامج الكمبيوتر المستأجرة أو المستأجرة يتم دفعها هنا. 6315-قواعد البيانات الإلكترونية التي يتم تخزينها وصيانتها وصيانتها من قبل الآخرين مقابل رسوم يتم دفعها هنا. استخدام المكتبة فقط. المعدات مقابل الضمانات وعقود الخدمة للمعدات: 3180 - معدات غير رأسمالية <5,001،XNUMX دولار تستخدم للأموال غير المقيدة. المعدات التي تقل تكلفتها لكل عنصر عن 5,001،XNUMX دولار. أمثلة: الكراسي وأرفف الكتب وآلات تمزيق الورق وأدوات الفرقة وخزائن الملفات. 70C1- ضمانات المعدات / ضمان عقود الخدمة أو اتفاقيات الصيانة التي يوجد عقد بشأنها. إنه ليس جزءًا من مشتريات رأس المال.   صيانة المصنع أو تحسين رأس المال صيانة المصنع: الاستبدال الروتيني للعناصر البالية ، حتى لو كانت باهظة الثمن مثال: استبدال جميع الأسلاك الكهربائية في مبنى بمبلغ 250,000 دولار. [هو استبدال عنصر بالية أو قديمة. يكلف أقل من 500,000 دولار.] رموز حساب 70xx. اتصل بمراقبة المخزون إذا لم تكن متأكدًا من رمز الحساب الدقيق. تحسين رأس المال: معدات جديدة أو ترميمات باهظة الثمن مثال: إنشاء إضافة 1,000,000،500,000،9 دولار إلى مبنى ، مما يؤدي إلى توسيع حجمه بشكل كبير. [إنه عنصر جديد. يكلف أكثر من XNUMX دولار] XNUMXxxx أكواد الحساب. اتصل بمراقبة المخزون إذا لم تكن متأكدًا من رمز الحساب الدقيق. الأخطاء الشائعة يقدم هذا القسم أمثلة نراها للأخطاء الشائعة في استخدام رمز الحساب. توريد أم خدمة؟ مثال: قام قسم بشراء 5 صناديق من الورق من الشركة التي صممت شعار القسم. الورقة عبارة عن توريد ، ولا ينبغي صرفها على كود حساب الخدمة. 3100-Office Supplies General هو رمز حساب مقبول. 69Z0-Other Professional Services General ، ليس رمز حساب مقبولاً. مثال: قام قسم بشراء تصميم شعار قسم جديد. تصميم الشعار هو خدمة ، ولا ينبغي صرفه على كود حساب التوريد. 69Z0-Other Professional Services General هو رمز حساب مقبول. 3100-Office Supplies General ، ليس رمز حساب مقبولاً. يتم تحصيل رسوم معظم المستلزمات الأساسية التي لا تتعلق بالمريض على 3xxx. يتم دفع رسوم معظم الخدمات إلى 6xxx. تتطلب الخدمات SPQ إلكترونيًا [استبيان مقدم الخدمة ، المتوفر على http://www.unm.edu/~gacctng/forms.html] إذا لم يكن البائع مقدم خدمة شامل. أسهل طريقة لمعرفة ما إذا كان البائع هو مقدم الخدمة الشاملة (USP) هي إلقاء نظرة على القائمة الموجودة على موقع الشراء على العنوان http://www.unm.edu/~purch/SPQ.pdf. إذا كان البائع مدرجًا ، فهو USP. هناك طريقة أخرى لمعرفة ما إذا كان البائع هو موفر خدمة شامل (USP) وهي استخدام نموذج Banner FTIIDEN. يمكنك: • كتابة معرف البائع والاستعلام عنه. • انقر فوق رمز Web Xtender. • إذا كان نموذج SPQ موجودًا ، فهو إذن USP معتمد. • انقر نقرًا مزدوجًا فوق مستند SPQ لمراجعته. إذا كنت تعتمد على Universal SPQ ، فيجب عليك تضمين البيان التالي في حقل غرض العمل / وصف العنصر التفصيلي عند إكمال طلبك في LoboMart: "تمت الموافقة على المورد كموفر خدمة شامل ، وعلى حد علمي لا يوجد تعارض بين الفائدة وفقًا للسياسة 4325 ، القسم 3. " متطلبات بطاقة التحكم في المخزون عند شراء جهاز كمبيوتر مع PCard ، يتطلب التحكم في المخزون معلومات معينة تتعلق بشراء الكمبيوتر. لتوفير هذه المعلومات ، يرجى استخدام نموذج شراء الكمبيوتر لمراقبة المخزون. يمكن العثور على هذا النموذج على موقع الشراء على العنوان: http://www.unm.edu/~purch/pcardtrain/computer.html. يتم إعادة توجيه نموذج الويب هذا تلقائيًا إلى مراقبة المخزون حتى يتم إصدار علامة المعدات للكمبيوتر. مشاكل أو أسئلة مع النموذج؟ اتصل بالشراء على 277-2036. الصيانة أم الإصلاح أم التجديد؟ عندما يتم التعاقد مع شركة واحدة لإجراء تغييرات كبيرة في مكان ما ، يكون لديك تجديد. عندما يتم التعاقد مع شركة بشكل أساسي لجعل المساحة البالية تبدو أفضل من خلال تطبيق طلاء جديد أو استبدال السجاد البالي ، فأنت تحتاج إلى صيانة. عندما يتم إصلاح المناطق التالفة ، مثل استبدال الألواح على نافذة مكسورة ، أو استبدال بلاط السقف المتدلي الناجم عن تسرب السقف ، يكون لديك إصلاح. إذا كنت تشك في رمز الحساب الصحيح ، فاتصل بمراقبة المخزون ، واشرح تفاصيل حالتك ، واطلب منهم رمز الحساب الصحيح. الهدايا / الدعم / الإعلان يجب تكبد نفقات من هذا النوع فقط للترويج للجامعة. لا يمكن تقديم الهدايا للموظفين أو أعضاء هيئة التدريس. بالإضافة إلى ذلك ، لا يمكن استخدام أموال I&G لشراء الهدايا أو الهدايا التذكارية أو الإعلانات. إذا تم شراء أي عنصر يبدو أنه هدية ، فسيتم فحصه بشكل خاص. كن محددًا جدًا في نص العنصر الخاص بك. اشرح كيف روجت العناصر المشتراة للجامعة. تنتمي هذه العناصر إلى رمز حساب مستثنى من F&A مثل 6450 أو 37Y0. تنتمي ترتيبات الأزهار للتخرج إلى 37 سنة 0.   أنت تقوم بالاتصال 1) د. كان لدى سميث كتيب إعلاني تم إنتاجه لمكتبه. وظف مارتي جونسون من ABC Printing للمساعدة في تصميم الوثيقة وإنتاجها. لقد تلقيت للتو فاتورة مارتي ، والتي تنص على ما يلي: ما رمز الحساب أو أكواد الحساب التي يمكنك استخدامها لحساب هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) كود الحساب 3100-اللوازم المكتبية عام. اشترينا الورق مع الطباعة عليه. هذا هو العرض. ب) كود الحساب 6370-طباعة / نسخ / ربط عام. اشترينا تصميم الكتيب. هذه خدمة تشمل الطباعة والتجليد. ج) رمز الحساب 6350-النفقات الترويجية F&A غير مستثناة. هذه خدمة لعنصر F&A غير قابل للاستبعاد. د) كود الحساب 55Z0- تكاليف التوريد الأخرى للمرضى. هذه الكتيبات مخصصة للمرضى ، لذلك يتم إدراجها في فئة تكلفة رعاية المرضى.   2) لدى Popejoy كتيب تعليمي تم إنتاجه لمعلمي المدارس الابتدائية لتعزيز الوعي الثقافي ببرنامجهم. لقد استأجر شركة Van Johnson Designs، Inc.. لقد استلمت للتو فاتورتهم ، والتي تنص على ما يلي: ما رمز الحساب أو رموز الحساب التي يمكنك استخدامها لإنفاق هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) رمز الحساب 6350 - المصاريف الترويجية F&A غير مستثناة. هذه خدمة لعنصر F&A غير قابل للاستبعاد. ب) كود الحساب 6370-طباعة / نسخ / ربط عام. اشترينا تصميم الكتيب. هذه خدمة تشمل الطباعة والتجليد. ج) كود الحساب 3100-اللوازم المكتبية عام. اشترينا ورق أكثر (12,000 دولار) من التصميم (2,500 دولار). هذا هو العرض. د) كود الحساب A801 ​​- جرد أخرى. لقد حصلنا على الكثير من الكتيبات ، لذا فهي مخزون الآن.   3) د. احتاج ريد موند إلى استطلاعات الرأي لمرضاه. وظف رالف جيتي لتصميم الاستطلاعات وطبعها في المنزل. فاتورة رالف مكتوبة بخط يد د. أعطتك ريد موند للتو ، ما يلي: ما رمز الحساب أو رموز الحساب التي يمكنك استخدامها لإنفاق هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) 20P0- الراتب المؤقت Gen. رالف فرد وليس شركة. تم تعيينه مؤقتًا من قبل UNM لتصميم هذا المسح. ب) 0280- رسوم الاختبار عامة. سيتم استخدام هذه الاستطلاعات لفحص المرضى من أجل أمراض مختلفة. ج) 3100 - لوازم مكتبية عامة. يمكن استخدام هذه الفئة لجميع مشتريات اللوازم المكتبية. د) رمز الحساب 69Z0- خدمات مهنية أخرى. قدم رالف خدمة من خلال تصميم الكتيبات.   4) أنت تقوم بإعادة تخصيص PCard في Banner (FWAINVT). أنت تعيد تخصيص عملية شراء لقسمك بلغ إجماليها 3,527.32 دولارًا. كان هذا الطلب لشراء رزم من الورق (2,006.00،892.17 دولار) ، وخراطيش حبر لعدة طابعات (629.15 دولارًا) ، وآلة تصوير جديدة (XNUMX دولارًا). سيتم استخدام الورق لمختلف الطابعات وآلة التصوير. يشمل عملك الروتيني عمل نسخ من النماذج وأوراق التعليمات والكتيبات لأطباء مختلفين في قسمك. ما رمز الحساب أو رموز الحساب التي يمكنك استخدامها لحساب هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) كود الحساب 3100 - اللوازم المكتبية العامة. هذه كلها لوازم مكتبية. هذه هي الفئة الأنسب. ب) كود الحساب 3100 - اللوازم المكتبية العامة للورق والحبر. كود الحساب 3150-لوازم وخوادم الكمبيوتر <$ 5,001،XNUMX لآلة التصوير. ج) كود الحساب 3100 - اللوازم المكتبية العامة للورق والحبر. كود الحساب 9530- تحسين الموقع عام للناسخة. حسنت آلة التصوير موقع عملنا بشكل كبير. د) كود الحساب 3100 - اللوازم المكتبية العامة للورق والحبر. كود الحساب 3180 - معدات غير رأسمالية <5,001،XNUMX دولار لآلة التصوير.   5) يحتفظ قسمك بسجلات لاستخدام آلة النسخ ويتقاضى رسومًا على فهرس المستخدمين بناءً على عدد النسخ التي يتم إجراؤها كل شهر بسعر 5 سنت / صفحة. خلال الشهر تم عمل 4,000 نسخة من قبل الإدارات المختلفة. ما رمز حساب الإيرادات أو رموز الحساب التي يمكنك استخدامها لهذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) رمز حساب الإيرادات؟ سأقرض 3100-Office Supplies General مقابل التكلفة ، لتقليل تكلفة الورق والحبر الذي استخدمناه لعمل هذه النسخ. ب) سأضيف رمز حساب إيرادات مركز الخدمة الداخلية الجديد ، 0699-Miscellaneous Services. ج) سأضيف رمز الحساب 08Z0-Miscellaneous Gen. لهذا القدر الضئيل من الإيرادات. د) سأقوم بخصم 37Z0 - تكاليف التوريد الأخرى بشكل عام ، لأنها تجاوزت الإنفاق حاليًا وما زلنا بحاجة إلى شراء المزيد من المستلزمات باستخدام رمز الحساب هذا. ما رمز حساب المصاريف أو رموز الحساب التي يمكنك استخدامها لحساب هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) سأقوم بصرف هذه النسخ إلى 3100-Office Supplies General. هذا ورق وحبر. ب) سأقوم بصرف هذه النسخ إلى 69Z0-Other Professional Services General. قدمنا ​​خدمة للأقسام الأخرى من خلال عمل هذه النسخ لهم. ج) سأقوم بصرف نسخ الأطروحات إلى 63C0-Copying Gen. نحن نبيع النسخ. د) يستخدم قسمنا نظام المقايضة. يتم تعويض النسخ ببعض الأثاث المستعمل الذي قدموه لقسمنا الشهر الماضي. لا حاجة للدخول.   6) اشترى قسمك جهاز كمبيوتر سطح المكتب مزودًا بشاشة ولوحة مفاتيح وماوس. في نفس الوقت اشتريت أيضًا من نفس البائع طابعتين جديدتين. الفاتورة أدناه: ما رمز الحساب أو رموز الحساب التي يمكنك استخدامها لحساب هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) سأستخدم 9020-Computer Hardware لجميع هذه الرسوم. ب) سأستخدم 3189- كمبيوتر للكمبيوتر ، و 3150- مستلزمات وخوادم الكمبيوتر لبقية بنود الفاتورة. ج) نظرًا لأن هذه عملية شراء واحدة ، فسوف أستخدم 3189-Computers للفاتورة بأكملها. د) سأستخدم 3180 - معدات غير رأسمالية لجميع الرسوم حيث أن الإجمالي أقل من 5,001،XNUMX دولار.   7) مكتبك قيد التجديد. تم التعاقد مع شركة خارجية لهدم جدارين ، واستبدال ستة نوافذ ، اثنان منها متصدع ، واستبدال السجادة البالية بسجادة جديدة. كما يقومون بتزويد 3 محطات عمل جديدة بتكلفة 4,500 دولار لكل محطة. تتضمن كل محطة حوائط مقصورة (1,970،800 دولارًا) ، واثنتين علويتين (450 دولار لكل منهما) وخزانة واحدة سفلية (300 دولارًا) ، وسطح مكتب (180 دولارًا) ، وكرسيًا (XNUMX دولارًا). فاتورتهم كما يلي: ما رمز الحساب أو رموز الحساب التي يمكنك استخدامها لحساب هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) ليس لدي أي فكرة ، لذلك أعتقد أن 9220-Building Improvement Gen Gen هو الصحيح. تبدو جيدة جدا…. ب) ليس لدي أي فكرة ، لذلك سأقسم كل شيء ، على النحو التالي: العمل إلى: 69Z0 - خدمات مهنية أخرى عامة والباقي إلى: 9000 - معدات / أثاث> 5,000 دولار (إذا كنت مخطئًا ، فربما لن يلاحظ أحد ….) ج) ليس لدي أي فكرة ، لذلك اتصلت بصديقي في قسم آخر كان لديه نفقات مماثلة العام الماضي. قررنا: العمالة والنوافذ والسجاد إلى 7000 - إصلاحات النبات والأثاث إلى 9000 - المعدات / الأثاث> 5,000 د. ، السجاد إلى 7000 - إصلاحات المصنع أثاث معياري إلى 9000 - معدات / أثاث> 5,000 دولار كراسي مكتبية إلى 3180 - معدات غير رأسمالية <5,001،8 دولار XNUMX) قام قسمك بشراء قطعة من المعدات.           ما رمز الحساب أو رموز الحساب التي يمكنك استخدامها لحساب هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) رمز الحساب 9000 - المعدات / الأثاث> 5,000 دولار ، لأن هذه معدات رأسمالية ، والمبلغ بأكمله مرسوم. ب) رمز الحساب 9000 - معدات / أثاث لكل شيء ما عدا الضمان. يسري الضمان في رمز الحساب 70C1 - ضمانات المعدات / عقود الخدمة. لا يتم رسملة الضمانات. ج) هذا مقرف. تذهب المعدات في 9000 - المعدات / الأثاث> 5,000 دولار ، الضمان في 70C1 - ضمانات المعدات / عقود الخدمة ، الشحن في 31D0-Freight In-Bound ، التثبيت في 63X0-Technical Services Gen ، والتدريب في 63T0-Contract Services عام. د) نظرة واحدة على هذا ولدي صداع. عدت إلى المنزل مريضة وقام مشرفي بشيء ما بها. أينما ذهبت ، فهذا ليس خطأي!   الملحق 1: تعريفات رمز الحساب والاستخدام جامعة نيو مكسيكو أكثر رموز الحساب استخدامًا الحرم الجامعي الرئيسي موقع ويب المحاسبة غير المقيدة حيث يقع: http://www.unm.edu/~gacctng/ 07ZZ المبالغ المستردة من الموظفين: يتم استخدام هذه الإيرادات عند استخدام الأموال يتم استلامها من موظف وفي بعض الحالات من مصادر أخرى ولكن يجب تطبيقها مقابل النفقات عبر إيصال دفتر اليومية. يجب أن يكون لديك رصيد صفري في نهاية السنة المالية. 08Z0 Miscellaneous Revenue Gen: الإيرادات غير المحددة على وجه التحديد في كود حساب منفصل. 3100 Office Supplies عام: تكلفة المنتجات الورقية ، ومواد الكتابة ، واللوازم المتنوعة المستخدمة في وظائف المكتب الإداري ، وليس لإعادة البيع. يتكون بشكل أساسي من المواد الاستهلاكية ، ولكنه يتضمن أيضًا مخزونًا من الأدوات المكتبية منخفضة التكلفة ، مثل الدباسات. 3110 كتب دوريات عامة: مجلات كتب ، مواد مرجعية. لا يشمل الكتب المدرسية أو كتب المكتبة. 3131 أشرطة فيديو: تشمل وسائط VHS أو DVD. 3140 Computer Software Gen: يشمل البرامج والأقراص المطلوبة لتشغيل أجهزة الكمبيوتر الداخلية. 3150 أجهزة الكمبيوتر وملحقاتها وخوادمها <5,001،5,001 دولارًا أمريكيًا: تتضمن ملحقات الكمبيوتر والطابعة والأجهزة الطرفية والطابعات التي يقل سعرها عن XNUMX،XNUMX دولارًا أمريكيًا ، مثل أدوات الحماية من زيادة التيار والفئران والأجهزة اللوحية وورق الطابعة والحبر. يشمل خوادم الكمبيوتر أقل من 5,001،XNUMX دولار.   مستلزمات ناسخة 3160 Gen: تشمل الورق ، ومستلزمات الحبر الأخرى المستخدمة لتشغيل آلة التصوير. 3170 مستلزمات الحراسة العامة: وتشمل مستلزمات النظافة والصرف الصحي. 3180 معدات غير رأسمالية <5,001،5,001 دولارًا أمريكيًا: معدات بتكلفة أقل من XNUMX،XNUMX دولار لكل عنصر. أمثلة: الكراسي والطابعات وأرفف الكتب.   3185 C&G Non Capital Equip 1,000،5,000 $ - 1,000،5,000 $: C&G معدات غير كمبيوتر بتكلفة كل عنصر بين XNUMX،XNUMX $ و XNUMX،XNUMX $. لاستخدام الصندوق المقيد. 3189 أجهزة كمبيوتر <5,001،5,001 دولار أمريكي: أجهزة كمبيوتر ، مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المكتبية ، بتكلفة أقل من XNUMX،XNUMX دولار أمريكي. ملاحظة: باستثناء الخوادم والطابعات. 31A0 Business Food-Local: الطعام الذي يستهلكه بشكل أساسي ضيوف الجامعة أو في اجتماع عمل حيث يكون الطعام عرضيًا للاجتماع. الطعام المسجل في رمز الحساب هذا غير مرتبط بالسفر. 31B0 Food F & A Excludable Gen: يجب تحميل جميع مدفوعات المشروبات الكحولية ، بشرط أن تستوفي جميع متطلبات الجامعة الأخرى ، على رمز الحساب هذا. نفقات الطعام التي يتم تكبدها أثناء الترفيه ، وجمع الأموال ، وأنشطة الخريجين والتسويق ، والمرطبات المكتبية التي لا يستهلكها بشكل أساسي ضيوف الجامعة أو في اجتماعات العمل. 31C0 Dues Memberships Gen: يشمل رسوم العضوية في منظمات مثل المنظمات المهنية أو الاتحادات الإقليمية أو الوطنية. يشمل أيضًا رسوم الترخيص المهني. 31K0 Postage Gen: يشمل شراء الطوابع البريدية والبطاقات المختومة والمغلفات والفواتير الداخلية من مكتب بريد UNM للخدمات الخاصة مثل البريد المعتمد. 31L0 مستلزمات الطباعة Gen: تكلفة المستلزمات المتعلقة بالطباعة مثل الحبر والورق والصباغة. 31M0 Recruitment Expense Gen: تشمل التكاليف المرتبطة بعمليات المقابلة داخل الحرم الجامعي مثل إعلانات التوظيف أو رسوم وكالة التوظيف أو نفقات الاتصالات أو وجبات الطعام لأعضاء لجنة البحث التي تكبدها المرشح خلال زيارات الحرم الجامعي (ألعاب القوى وتوظيف أعضاء هيئة التدريس وما إلى ذلك) UBPP 4040. عام نفقات توظيف الموظفين في 31M1: تشمل التكاليف المرتبطة بعمليات المقابلة داخل الحرم الجامعي مثل إعلانات التوظيف أو رسوم وكالة التوظيف أو نفقات الاتصالات أو وجبات الطعام لأعضاء لجنة البحث التي يتم تكبدها أثناء زيارات المرشحين إلى الحرم الجامعي (تعيين الموظفين). 37Y0 تكاليف التوريد F&A غير مستثناة: تكاليف التوريد التي لا يمكن استبعادها بموجب منشور OMB Circular A-21. تشمل لوازم البدء وتكاليف النشاط الطلابي وأنشطة الخريجين وجمع التبرعات. 37Z0 تكاليف التوريد الأخرى Gen: تكاليف التوريد التي لا يمكن تصنيفها في أكواد الحساب 31xx.   3800 In State Travel Gen: يشمل جميع نفقات السفر داخل الولاية التي يتكبدها الموظفون أثناء السفر نيابة عن UNM. لا يشمل سفر موظفي الإدارة الرياضية لأغراض الاستكشاف أو التوظيف أو سفر الفريق ، أو نفقات نقل الموظفين أو نقلهم. تشمل المصاريف المحددة المسموح بها ما يلي: الأميال من / إلى المطار ، واستئجار المركبات ، والنقل العام ، والأسعار ، ورسوم وقوف السيارات ، والإقامة ، والوجبات ، ومتنوعات أخرى. نفقات السفر. UBPP 4030 3820 السفر خارج الولاية Gen: يشمل جميع نفقات السفر خارج الولاية التي يتكبدها الموظفون أثناء السفر نيابة عن UNM. لا يشمل سفر موظفي الإدارة الرياضية لأغراض الاستكشاف أو التوظيف أو سفر الفريق ، أو نفقات نقل الموظفين أو نقلهم. تشمل المصاريف المحددة المسموح بها ما يلي: الأميال من / إلى المطار ، واستئجار المركبات ، والنقل العام ، والأسعار ، ورسوم وقوف السيارات ، والإقامة ، والوجبات ، ومتنوعات أخرى. نفقات السفر. UBPP 4030 3840 السفر الخارجي العام: يشمل جميع نفقات السفر إلى الخارج التي يتكبدها الموظفون أثناء السفر نيابة عن UNM. لا يشمل سفر موظفي الإدارة الرياضية لأغراض الاستكشاف أو التوظيف أو سفر الفريق ، أو نفقات نقل الموظفين أو نقلهم. تشمل المصاريف المحددة المسموح بها ما يلي: الأميال من / إلى المطار ، واستئجار المركبات ، والنقل العام ، والأسعار ، ورسوم وقوف السيارات ، والإقامة ، والوجبات ، ومتنوعات أخرى. نفقات السفر. UBPP 4030 3850 زائر أجنبي إلى UNM Travel Gen: نفقات السفر التي يتكبدها مواطن أجنبي (وليس موظفًا). UBPP 2180. يشمل سفر الطلاب الأجانب. 3860 وجبات الطعام والضيافة العامة: جميع مصاريف الطعام المتعلقة بالعمل التي تم شراؤها للضيوف أثناء السفر ، باستثناء مصاريف الوجبات المتكبدة في عملية التوظيف. 3880 عام مصاريف السيارة: سداد الأميال مقابل استخدام المركبات الشخصية للاستخدام داخل المدينة. 38L0 تكاليف نقل الموظف الجديد Gen: النفقات الفعلية لنقل الأمتعة المنزلية والمفروشات والأمتعة الشخصية الفورية ، بما في ذلك التعبئة والتغليف والتأمين. UBPP 4020 38N0 Travel Recruiting Gen: النقل والإقامة ونفقات الوجبات للمرشحين الذين يسافرون إلى حرم جامعة UNM ؛ يمكن أن تشمل الزوج إذا رأى مسؤول التوظيف ذلك مناسبًا. UBPP 4030 & 4040 39Y0 السفر F&A غير مستثنى: نفقات السفر المرتبطة بالضغط أو الترفيه أو تكاليف F&A الأخرى غير المستثناة. انظر OMB Circular A-21.   39Z1 السفر لغير موظفي UNM - غير الأجانب: يشمل جميع نفقات السفر التي تكبدها موظفون من غير موظفي UNM أثناء السفر نيابة عن UNM. لا يشمل سفر موظفي الإدارة الرياضية لأغراض الاستكشاف أو التوظيف أو سفر الفريق ، أو نفقات نقل الموظفين أو نقلهم. تشمل المصاريف المحددة المسموح بها ما يلي: الأميال من / إلى المطار ، واستئجار المركبات ، والنقل العام ، والأسعار ، ورسوم وقوف السيارات ، والإقامة ، والوجبات ، ومتنوعات أخرى. نفقات السفر. 6350 F&A للعرض الترويجي: العناصر الترويجية والتذكارات العامة المستثناة ، بما في ذلك النماذج والهدايا والتذكارات ؛ تكاليف الإعلان والعلاقات العامة المصممة فقط للترويج للجامعة. تعميم OMB A-21 القسم J1. 6370 Printing / Copy / Binding Gen: تكلفة جميع النماذج والمستندات المطبوعة. تشمل التذاكر والبرامج للأحداث الرياضية أو العروض المسرحية وكتالوجات العروض الفنية ونشرات البحث والمجلات ومنشورات الطلاب والبريد الإلكتروني وبطاقات الاتصال والقرطاسية واستمارات الإيصالات والمواد المطبوعة الأخرى. يشمل أيضًا أي تكاليف ملزمة مرتبطة بما سبق ذكره.   63A0 رسوم المؤتمر العامة: الرسوم المدفوعة لحضور المؤتمرات. 63A2 الندوات / رسوم التدريب: الرسوم المدفوعة لحضور الدورات التدريبية و / أو الندوات.   63C0 Copying Gen: تكلفة النسخ التي يتم إجراؤها خارج القسم ، وليس لإعادة البيع (على سبيل المثال ، النسخ التي يتم إجراؤها بواسطة خدمات النسخ بالجامعة). 63E0 Honoraria Gen: دفعة للفرد الذي حقق إنجازًا خاصًا أو شهرة ، مقابل رغبة ذلك الفرد في زيارة الجامعة والمشاركة في حدث جامعي قصير المدة (مثل المتحدث ، والمراجع ، والمشارك في الندوة ، وما إلى ذلك) مع الفهم. أن المبلغ المدفوع لا يشكل تعويضاً يتناسب مع الخدمات الفعلية المقدمة. SPQ غير مطلوب. قد لا يتم الدفع للموظف. 63E1 Honoraria - زائر أجنبي: دفعة للفرد ذي الإنجاز الخاص أو الشهرة ، مقابل رغبة ذلك الفرد في زيارة الجامعة والمشاركة في حدث جامعي قصير المدة (مثل المتحدث ، المراجع ، المشارك في الندوة ، وما إلى ذلك) مع على أساس أن المبلغ المدفوع لا يشكل تعويضاً يتناسب مع الخدمات الفعلية المقدمة. SPQ غير مطلوب. الأفراد الأجانب فقط. قد لا يتم الدفع للموظف. 63V1 أتعاب استشاري - زائر أجنبي: فرد "أجنبي" يقدم خدمات استشارية. 69Y0 Professional Service F&A: الخدمات المهنية المستثناة المستبعدة بموجب تعميم OMB A-21. 69Z0 الخدمات الاحترافية الأخرى Gen: تشمل تكلفة الخدمات المهنية المقدمة من مصدر خارجي خارج الحرم الجامعي ، وفقًا لما تم الاتفاق عليه بموجب العقد ، باستثناء تلك المخصصة لأكواد الحساب 63 * أو 69 * الأخرى. 8045 الدعم المشترك بين الإدارات: راجع HSC للمحاسبة غير المقيدة أو موقع الويب الرئيسي للسياسة والإجراءات. يجب أن يكون رمز الحساب 8045 هو الجانب المدين والائتمان لأي إدخال يتم استخدامه فيه. 8060 تكاليف التشغيل الأخرى Gen: التكلفة المطلوبة للعمليات المستمرة ، باستثناء تلك التكلفة المحددة في مكان آخر في مخطط الحسابات. 9000 معدات / أثاث> 5,000 دولار: يشمل تكلفة المعدات والأثاث المرسم ، بتكلفة أكبر من 5,000.00 دولار لكل عنصر.   9020 أجهزة الكمبيوتر> 5,000 دولار: يشمل تكلفة أجهزة الكمبيوتر وأجهزة الكمبيوتر المرسملة ، بتكلفة لكل عنصر تزيد عن 5,000 دولار (لكل عنصر وحدة المعالجة المركزية والشاشة مجتمعة.) أمثلة: كمبيوتر محمول مع تكلفة الوحدة> 5,000 دولار ، كمبيوتر سطح المكتب مع تكلفة الوحدة> 5,000 دولار ، خوادم الكمبيوتر. لا تتضمن ضمانات أو اتفاقيات صيانة أو برامج تكميلية غير ضرورية لتشغيل الكمبيوتر.   الملحق 2: مراقبة المخزون أسئلة مراقبة المخزون؟  اتصل على: 277-7715 البريد الإلكتروني: plantfun@unm.edu الموقع الإلكتروني: http://www.unm.edu/~plantfun/ LIBRARY ONLY ACCOUNT CODES: لا يمكن استخدام رموز الحساب التالية إلا بواسطة مكتبات الحرم الجامعي الرئيسية ، مثل HSC Library ، مكتبة Zimmerman ، مكتبة Parish ، مكتبة Centennial للعلوم والهندسة ، إلخ. لا يمكن استخدام رموز الحساب هذه لمكتبات الأقسام. 6312 ، 6313 ، 6314 ، 6315 ورموز الحساب التي تبدأ بـ 91 **. أكبر من أو يساوي 10,000 دولار من المعدات يتطلب قانون المشتريات الخاص بإدارة التعليم العالي (HED) لولاية NM أن أي قطعة مفردة من المعدات التي يكون سعر شرائها أكبر من أو يساوي 10,000 دولار يجب أن يتم تحميلها على مؤشر صندوق المصنع. يجب أن تستخدم الأقسام مؤشر صندوق المصنع لهذا النوع من المعدات. سيكون للصندوق "P" في الوصف. على سبيل المثال ، 2Pxxx و 3Pxxx وما إلى ذلك. سيكون رمز البرنامج الخاص بالفهرس هو P501. اتصل بمراقبة المخزون إذا كان لديك أي أسئلة. تعريفات رمز حساب مراقبة المخزون (الموجودة في http://www.unm.edu/~plantfun/ ، "المذكرات والتحديثات") استلم قسم مراقبة المخزون مؤخرًا أسئلة بخصوص رموز الحساب التي يجب استخدامها لشراء المعدات وأجهزة الكمبيوتر. تهدف هذه المذكرة إلى توضيح استخدام أكواد حساب معينة لهذه المشتريات ولتكملة شجرة قرارات كود حساب المعدات المرفقة. إذا كانت لديك أي أسئلة حول هذه المعلومات أو بخصوص رمز الحساب الذي يجب استخدامه لشراء المعدات أو الكمبيوتر ، فيرجى الاتصال بمراقبة المخزون على 277-7715 أو عبر البريد الإلكتروني على plantfun@unm.edu. رمز الحساب 3140 برامج الكمبيوتر - يُستخدم رمز الحساب هذا في الأنواع التالية من عمليات الشراء: • برنامج Microsoft PowerPoint • برنامج Adobe Acrobat ملاحظة: هذا هو فقط برنامج تطبيقي تم شراؤه لأجهزة الكمبيوتر الموجودة (على سبيل المثال ، الكمبيوتر لم يكن مثبتًا عليه البرنامج بالفعل عندما تم شراء الجهاز في الأصل). رمز الحساب 3150 مستلزمات الكمبيوتر <5,001،XNUMX دولار - يُستخدم رمز الحساب هذا لنوع عمليات الشراء التالية: • الطابعات • أجهزة الكمبيوتر المحمولة (أي Palm Pilots) • خوادم الكمبيوتر • الشاشات (الشاشات البديلة فقط) • ملحقات الكمبيوتر (أي الماوس ولوحة المفاتيح وما إلى ذلك) يتم شراؤها بشكل منفصل عن نظام الكمبيوتر بأكمله. ملاحظة 1: يجب أن يكون لكل عنصر من العناصر المذكورة أعلاه تكلفة فردية قدرها 5,000.00 دولار أمريكي أو أقل. ملاحظة 2: قد يعني نظام الكمبيوتر بأكمله أن هناك تكلفة واحدة (1) مذكورة في عرض الأسعار / أمر الشراء للكمبيوتر والشاشة وجميع الملحقات. رمز الحساب 3180 معدات غير رأسمالية <5,001،5,000.00 دولار - يُستخدم رمز الحساب هذا لنوع المشتريات التالي: • أجهزة الفاكس • أجهزة العرض • معدات المختبر (أجهزة الطرد المركزي ، الأرصدة) • أي معدات تبلغ تكلفتها XNUMX دولار أمريكي أو أقل ولا تلبي متطلبات معايير أي رمز حساب آخر مدرج في هذه المذكرة. رمز الحساب 3189 الكمبيوتر <5,001،5,000.00 دولار - يُستخدم رمز الحساب هذا لنوع عمليات الشراء التالية: • أجهزة كمبيوتر سطح المكتب (وحدة المعالجة المركزية فقط) • أجهزة الكمبيوتر المحمولة • أجهزة الكمبيوتر اللوحي ملاحظة: يجب أن يكون لكل عنصر من العناصر المذكورة أعلاه تكلفة فردية قدرها XNUMX دولار أمريكي أو أقل. كود الحساب 70C1 ضمانات المعدات / عقود الخدمة - يُستخدم رمز الحساب هذا للضمانات أو عقود الخدمة التي لها تكلفة مذكورة منفصلة في أمر الشراء. رمز الحساب 70E0 صيانة أجهزة الكمبيوتر - يُستخدم رمز الحساب هذا لإصلاح أو صيانة أجهزة الكمبيوتر. رمز الحساب 70E1 صيانة برامج الكمبيوتر - يُستخدم رمز الحساب هذا لإصلاح برامج الكمبيوتر أو صيانتها. رمز الحساب 9000 المعدات / الأثاث> 5,000 دولار - يُستخدم رمز الحساب هذا لمشتريات المعدات / الأثاث التي تحتوي على الخصائص الثلاثة (3) التالية: • إنها قابلة للنقل • تكلفة العنصر نفسه أكبر من 5,000.00 دولار أمريكي • عمر العنصر أكبر من سنة واحدة (1). ملاحظة 1: إذا كانت هناك رسوم شحن أو تركيب (بغض النظر عن التكلفة) مرتبطة بهذا الشراء - يجب أيضًا ترميز هذه الرسوم إلى رمز الحساب 9000. ملاحظة 2: إذا كانت هناك ترقيات لقطعة من المعدات الموجودة أكبر من 5,000.00 دولار (لكل ترقية فردية) ، فيجب أيضًا تحميل هذه المشتريات على رمز الحساب 9000. مثال: إذا اشتريت 10,000 دولار في كراسي مكتب وكان كل كرسي يكلف 50 دولارًا - يجب أن يتم تحميل عملية الشراء بالكامل على رمز الحساب 3180 لأن تكلفة كل عنصر على حدة لا تزيد عن 5,000.00 دولار. رمز الحساب 9020 أجهزة الكمبيوتر> 5,000 دولار - يتم استخدام رمز الحساب هذا لأجهزة الكمبيوتر والخوادم (الأجهزة فقط) التي تحتوي على جميع (3) الخصائص التالية: • إنها قابلة للنقل • تكلفة العنصر نفسه أكبر من 5,000.00 دولار أمريكي • عمر العنصر أكبر من عام واحد (1). ملاحظة 1: إذا كانت هناك رسوم شحن أو تركيب (بغض النظر عن التكلفة) مرتبطة بهذا الشراء - يجب أيضًا ترميز هذه الرسوم إلى رمز الحساب 9020. ملاحظة 2: إذا كانت هناك ترقيات لجزء موجود من أجهزة الكمبيوتر أكبر من 5,000.00 دولار (لكل ترقية فردية) ، فيجب أيضًا تحميل هذه المشتريات على رمز الحساب 9020. مثال: إذا اشتريت 10 أجهزة كمبيوتر بإجمالي 6,000 دولار (كل كمبيوتر يكلف 600 دولار) ، فيجب تحميل قيمة الشراء بالكامل على رمز الحساب 3189 لأن تكلفة كل عنصر فردي لا تزيد عن 5,000.00 دولار. رمز الحساب 9040 معدات غير عنوانها UNM - يتم استخدام رمز الحساب هذا إذا: • تم شراء المعدات بموجب عقد أو منحة تنص على أن المعدات هي ملك لوكالة التمويل. • لن يكون لدى UNM سندات ملكية المعدات التي يتم شراؤها. • متحرك ويزيد عمره عن سنة واحدة.   كود الحساب 9060 تم تصنيع المعدات - يتم استخدام رمز الحساب هذا إذا: • تم شراء أجزاء للمعدات التي سيتم بناؤها (ملفقة) في UNM. • التكلفة الإجمالية النهائية للمعدات أكبر من 5,000.00 دولار. • لن تكون القطعة النهائية من المعدات جزءًا من مبنى أو ملحقة بهيكل. ملاحظة 1: لا يتم استخدام رمز الحساب هذا لتكاليف التجميع أو التثبيت المرتبطة بعنصر لم يتم تصنيعه في UNM. ملاحظة 2: عند اكتمال مشروع التصنيع (المعدات) ، يرجى إبلاغ إدارة مراقبة المخزون حتى نتمكن من الاستفادة من هذه القطعة من المعدات. مثال: يقوم قسم بشراء قطع غيار لاستخدامها في بناء قطعة من معدات المختبر التي سيتم استخدامها لإجراء التجارب. سيتم تحميل سعر هذه الأجزاء على رمز الحساب هذا. رمز الحساب 9300 المعدات الثابتة - يُستخدم رمز الحساب هذا لنوع المشتريات التالي: • أنظمة HVAC • أنظمة الإنذار • أنظمة رشاشات الحريق. ملاحظة: هذا الجهاز ثابت وغير متحرك. يستخدم رمز الحساب هذا للمعدات المرفقة بجزء من المبنى.   الملحق 3: تشغيل فئات LEDGER هذه هي الفئات التي يجب أن تقع فيها نفقاتك بشكل صحيح. لاحظ أنه في بعض الحالات (معظمها مذكور في هذه المادة) يجب أن تكون النفقات أيضًا في رمز حساب معين. في أوقات أخرى ، يمكن للقسم اختيار رمز حساب ضمن الفئة الصحيحة حيث يرغبون في انخفاض النفقات. رواتب ملاحظة الفئة إعادة التوزيع إلى نفس رمز الحساب. سيتم إعادة توزيع مزايا الرواتب على نفس رمز الحساب. المستلزمات كن حذرا مع المصاريف المتعلقة بالحاسوب. السفر كن حذرا مع الزوار الأجانب. يجب أن تكون جميع نفقات النقل في 38L0. تكاليف البحث تكاليف الطلاب تكاليف رعاية المرضى تكاليف الاتصالات خدمات صيانة المصنع احتفظ بالضمانات منفصلة عن الإصلاحات. المرافق المصاريف الأخرى مصاريف عقد المنحة الخاصة بشكل أساسي جميع الحاصلين على منح من الباطن. النفقات الرأسمالية عندما تكون في شك ، اتصل بمراقبة المخزون. تلميحات مفيدة لترميز النفقات الجديدة: 1) اقرأ أوصاف كود الحساب. 2) انظر إلى المصاريف السابقة المتشابهة. ما هو رمز الحساب الذي يستخدمه قسمك؟ 3) اتصل بالمحاسب أو المراقب المالي إذا كان لديك شك. الملحق 4: رموز حساب الغذاء وصف رمز الحساب الغرض 31A0 طعام تجاري - طعام محلي مستهلك محليًا ، بشكل أساسي من قبل الموظفين وأعضاء هيئة التدريس وضيوفهم في UNM في المواقف التي تكون فيها الوجبة عرضية للاجتماع والمحاضرة وما إلى ذلك. أمثلة: المرطبات للموظفين (أو الطلاب) خلال معتكف لمدة يوم كامل ، أو مؤتمر ، أو جلسة تدريب ، ووجبة مع متحدث ضيف ، ووجبات خفيفة للمتطوعين في أحداث Popejoy. يرجى تقديم قائمة مفصلة بالأسماء والشركات والمسميات الوظيفية إذا كان عدد الحاضرين أقل من 20 شخصًا أو قائمة عامة بمن ومن أين إذا كان> 20. 31B0 Food F&A مستبعد جميع أنواع الكحول. الغذاء للأنشطة الطلابية (غير المتعلقة بالتعليم) ، والتسويق ، والترفيه ، وجمع الأموال ، والأنشطة الترويجية. الأحداث يشارك فيها الجمهور / المجتمع / الطلاب. أمثلة: ساعة اجتماعية للشواء مع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس ؛ مأدبة غداء مع المانحين المحتملين ، ترفيه الوفد التجاري البرازيلي ؛ عشاء مع طلاب الدراسات العليا والمتحدث الضيف. يرجى تقديم قائمة مفصلة بالأسماء والشركات والمسميات الوظيفية إذا كان عدد الحاضرين أقل من 20 شخصًا والقائمة العامة لمن ومن أين إذا كان> 20. 3800 ، 3820 ، 3840 ، إلخ. السفر اليومي أو مصاريف الطعام الفعلية للمسافر ، بما في ذلك النقل والفندق وما إلى ذلك. 3860 وجبات العمل والضيافة العامة جميع مصاريف الطعام المتعلقة بالعمل التي تم شراؤها للضيوف أثناء السفر ، باستثناء وجبات التوظيف. يرجى تقديم الأسماء والشركات والمسميات الوظيفية. 31M0 مصاريف التوظيف / أغذية أعضاء هيئة التدريس المشتراة لتوظيف أعضاء هيئة التدريس. يرجى تقديم الأسماء والشركات والمسميات الوظيفية. ليس فقط للطعام. مصاريف التوظيف في 31M1 / أغذية الموظفين المشتراة لتعيين الموظفين. يرجى تقديم الأسماء والشركات والمسميات الوظيفية. ليس فقط للطعام. منح 40C0 Food Services Student C&G ، عادةً ، أو ألعاب القوى: نفقات الطعام مدعومة بشكل خاص من قبل وكالة التمويل للمشاركين من الطلاب. يرجى تقديم الأسماء والوصف. تستخدم أيضًا في أغذية الرعاية النهارية. 4640 حوافز المشاركين منح C&G ، عادةً ، أو البحث: الطعام المقدم "كمكافأة أو هدية" للمشاركة في دراسة أو تجربة. يرجى تقديم الأسماء والوصف.   الملحق 5: إجراء إجابات الاتصال 1) تم طلب الكتيبات من شركة خارجية ، ABC Printing وتزويدها بها. • سيتم استخدام رمز حساب الخدمة. • أفضل رمز حساب هو 6350-F&A المصروفات الترويجية غير مستثناة. سيكون الخيار المقبول هو 69Y0-Professional Services F&A Exclusion. هذه مصاريف غير مستثناة من F&A في فئة الخدمات. هذه هي رموز حساب F&A الوحيدة القابلة للاستبعاد في فئة الخدمات. • تضمين نص العنصر المناسب لتبرير رمز الحساب المختار. 2) تم طلب الكتيبات من شركة خارجية ، Van Johnson Designs، Inc. وقدمت من قبلها • سيتم استخدام رمز حساب الخدمة. • اعتمادًا على كيفية وضع هذا العنصر في الميزانية ، وكيف يتم التعامل معه عادةً من قبل د. قسم Barstow والتفاصيل الأخرى ذات الصلة ، قد يكون رمز الحساب الصحيح واحدًا من هذه: 6370-Printing / Copy / Binding Gen ، أو 63L0-Typesetting Printing Gen ، أو 63L1-Graphic Design Gen ، أو 63X0-Technical Services Gen ، أو 69Z0-Professional Professional خدمات. • تضمين نص العنصر المناسب لتبرير رمز الحساب المختار. 3) تم طلب تصميم المسح وتزويده من قبل شخص خارجي. تم إنتاج الاستبيان في المنزل بواسطة د. قسم ريد موند. • سيتم استخدام رمز حساب الخدمة لدفع رالف. • اعتمادًا على كيفية وضع هذا العنصر في الميزانية ، وكيف يتم التعامل معه عادةً من قبل د. قسم Red Mond والتفاصيل الأخرى ذات الصلة ، قد يكون رمز الحساب الصحيح لتكلفة تصميم Ralph واحدًا من هذه: 63L1-Graphic Design Gen أو 63X0-Technical Services Gen أو 69Z0-Other Professional Services. • قم بتضمين نص عنصر كافٍ لتبرير رموز الحساب المختارة. 4) هذه هي مصاريف التوريدات والمعدات. • سيتم استخدام رمز الحساب أو رموز الحساب في منطقة المستلزمات للورق والحبر ، مثل 3100-Office Supplies General. • كود الحساب 3180-Non Capital Equi9pment <5,001،XNUMX دولار سوف يستخدم لحساب الناسخ. • قم بتضمين نص عنصر كافٍ لتبرير رموز الحساب المختارة. 5) هذه مخصصات ثانوية (100,000 دولار / سنة في المبيعات) لمركز الخدمة الداخلية. راجع المزيد من إرشادات مركز الخدمة الداخلية لمزيد من المعلومات على: http://www.unm.edu/~gacctng/changesinternalservicecenterproc.html • رمز حساب الإيرادات هو 0699 • رمز حساب المصاريف هو 63C0-Copying Gen • لاحظ أنك لا تفعل ذلك استخدم 3100-Office Supplies كرمز حساب المصاريف الخاص بك. هذا رمز حساب المستلزمات ، وقد قدمت خدمة. • تضمين نص العنصر المناسب لتبرير رموز الحساب المختارة. اذكر أن هذا هو تخصيص ثانوي لمركز الخدمة الداخلية. 6) هذا هو شراء جهاز كمبيوتر بسعر يقل عن 5,001،XNUMX دولار أمريكي وطابعة. البنود مفصّلة في الإيصال. • الكمبيوتر (1,200 دولار) سيتم إنفاقه تحت 3189- أجهزة الكمبيوتر • الطابعتان (750 دولارًا) والشاشة (400 دولار) سيتم إنفاقهما تحت 3150 - مستلزمات وخوادم الكمبيوتر <5,001،XNUMX دولار. • قم بتضمين نص عنصر كافٍ لتبرير رموز الحساب المختارة. 7) هذا هو شراء تجديدات المكاتب والكراسي والأثاث المعياري. • سيتم إنفاق العمالة والنوافذ والسجاد على حساب كود 7000 صيانة إصلاحات المصنع لأن الرسوم لا مجموعها 500,000 دولار أو أكثر ولا تشكل مشروعًا كبيرًا. • سيتم تحميل المقصورات ، وسطح المكتب ، والكراسي ، والخزائن ، وهي أثاث معياري ، على رمز الحساب 9000 - المعدات / الأثاث> 5,000 دولار ، نظرًا لأن التكلفة المجمعة هي> 5,000 دولار. إذا كانت التكلفة المجمعة أقل من 5,000 دولار ، فسيتم إنفاقها على 3180 من المعدات غير الرأسمالية <5,000 دولار. • سيتم إنفاق الكراسي المكتبية الثلاثة على رمز حساب التوريدات مثل 3180 - معدات غير رأسمالية <5,000 دولار أمريكي ، نظرًا لأنها أقل من 5,000 دولار أمريكي. 8) هذا هو شراء معدات أكبر من 5,001،XNUMX دولار. يجب رسملة هذه المعدات. • سيتم إنفاق Gizmo على رمز الحساب 9000 - المعدات / الأثاث> 5,000 دولار أمريكي • ستتم أيضًا رسملة الشحن والتركيب وتدريب الموظفين في رمز الحساب 9000 - المعدات / الأثاث> 5,000 دولار أمريكي • سيتم دفع الضمان في رمز الحساب 70C1- ضمانات المعدات / عقود الخدمة ، حيث لا يتم رسملة الضمانات.  

تجنب NSF من خلال الميزانية المناسبة

مقدم: نورما ألين
تاريخ الطلب 02-09-2009

عرض تقديمي - PowerPoint
نشرة - كلمة

  تجنب NSF من خلال الميزانية المناسبة مقدمة من Norma Allen 2/9/09 (تم التحديث للاحتياطيات 11/8/11) أعده Terry Shoebotham أخصائي إدارة الأعمال بمساعدة كبيرة من: مكتب التخطيط والميزانية والتحليل HSC الميزانية والإدارة جدول المحتويات NSF Checking 3 من وماذا يتأثر برفض NSF؟ 3 كيف يحسب بانر NSF؟ 3 معاملات تخضع للتحقق من NSF: 3 معاملات لا تخضع لفحص NSF: 4 رموز حساب لا تؤثر على NSF 4 كيف تخبر أنك في حالة NSF 4 مؤشرات NSF: 4 أدوات لمساعدتك في التحقق من NSF بما في ذلك: 6 كيف تجنب مواقف NSF 12 إجراءً استباقيًا يمكن اتخاذه لتفادي NSF: 12 حل مشاكل NSF 13 هل أعاني من مشاكل تجاوزت أكثر من سنة مالية واحدة؟ 13 هل توزيعات عمالي حديثة ودقيقة؟ 13 هل مصاريفي مشحونة بالشكل الصحيح؟ 14 هل أنا أنفق احتياطيات غير خاضعة للميزانية؟ 14 هل توجد أي معاملات معلقة يجب تطهيرها من نظام بانر؟ 15 هل شرط NSF بسبب مؤشر آخر داخل مؤسستي؟ 16 إرشادات الميزانية يجب أن تظل 16 مؤشرًا متوازنًا 16 استخدام الدولار بالكامل يجب أن تكون الميزانية الكافية متاحة لنقل 18 ميزانية كافية لا يمكن إنشاء أرصدة حساب مصروفات سلبية مع إدخالات في الميزانية 18 حساب عائدات سريري جديد مقابل 18 مبلغًا مقدما حمل إلى الأمام 19 احصل على شهرة مع المبادئ التوجيهية للتعلم و UNM الرئيسية لميزانية الحرم الجامعي صفحة الويب 19 تقريرًا يساعد في وضع الميزانية وميزانية NSF 20 على مستوى المؤشر 20 دليل المرجع السريع 21 شخصًا 21 موقعًا إلكترونيًا لـ 22 أخرى 22 الملحق 22 - تقرير HYPERION جديد 23 NSF يتفحص من وما الذي يتأثر برفض NSF؟ عندما تكون مؤسسة من المستوى 5 في حالة الأموال غير الكافية (NSF) ، يتم رفض المعاملات مثل JVs و DP-EZ وطلبات الشراء في انتظار اتخاذ الإجراء التصحيحي من قبل الوحدة. على وجه التحديد ، تم تعيين NSF للرفض في Banner لـ: 1. مؤسسة المستوى 5 ومستوى الصندوق 3 باستخدام أموال I&G. 2. منظمة المستوى 5 ومستوى الصندوق 3 باستخدام مؤشرات بحثية غير مقيدة. 3. المستوى 5 للمؤسسات والصندوق من المستوى 3 باستخدام مؤشرات الخدمة العامة غير المقيدة بما في ذلك مؤشرات المؤسسة غير الممنوحة .. 4. ألعاب القوى في المستوى التنظيمي 6 ملاحظة حول HSC: لكلية التمريض ، وكلية الصيدلة ، ومركز المعلوماتية بمكتبة العلوم الصحية ، وإدارة HSC بالإضافة إلى الشيكات الإعلانية من المستوى 5 ومستوى الصندوق 3 ، والتحقق من HSC للخدمات المالية يدويًا لحالة NSF على مستوى المؤشر. كيف يحسب بانر NSF؟ يستخدم Banner الصيغة أدناه لحساب ميزانيتك المتاحة للإنفاق. إذا تم حساب رقم سالب ، فأنت في NSF. هذا يعني أنه إذا كان هناك خطأ في أي من العناصر في الصيغة ، فقد تكون في NSF عن غير قصد. يجب أن يُنشئ كل جزء من الصيغة رقمًا صحيحًا حتى يعمل NSF بشكل صحيح. إجمالي ميزانية المصاريف المتراكمة ناقصًا: السنة المالية حتى تاريخه فعليًا ناقصًا: الالتزامات المالية حتى تاريخه حتى تاريخه (الالتزامات / الحجوزات) ناقصًا: المعاملات المعلقة [لا يشمل ذلك العلاقات العامة الداخلية] = الميزانية المتاحة لمعاملات الإنفاق الخاضعة للتحقق من NSF: جميع المستندات التي تم بدءها في بانر ، بما في ذلك: - قسائم دفتر اليومية - الفواتير - طلبات الشراء من LoboMart - أوامر الشراء - الأعباء العامة - إعادة تخصيص بطاقات P - المعاملات غير الخاضعة للتحقق من NSF: أي يغذي في Banner: - كشوف المرتبات - P-card - ضرائب Banner - الاتصالات السلكية واللاسلكية - خلاصات المبيعات الداخلية ، مثل مكتبة ، إلخ. يرجى ملاحظة: المعاملات التي لا تخضع لفحص NSF يمكن أن تضع الوحدة في حالة عجز إذا لم تكن هناك ميزانية متاحة كافية لتمويل المعاملة. التوفيق بين خلاصاتك من Banner شهريًا. رموز الحساب لا تؤثر على NSF إن نقل الأموال المدرجة في الميزانية من رمز حساب إلى آخر داخل مؤشر أو صندوق المستوى 3 أو مستوى المؤسسة 5 لن يعفي أبدًا من حالة NSF. يجب إجراء التغييرات كما هو موضح في هذا الدليل. كيف تخبر أنك في مؤشرات حالة NSF الخاصة بـ NSF: • سيرى منشئ المستند رسالة خطأ أثناء محاولته إكمال المستند إذا كانت المؤسسة بالفعل في حالة NSF (ميزانية غير كافية لتمويل المعاملة الفعلية). لا يمكنك إكمال DPEZs وطلبات الشراء في Banner إذا كانت المؤسسة بالفعل في حالة NSF. يمكنك إكمال JVs إذا كانت مؤسستك في NSF. ومع ذلك ، سيتم توجيه هذه JVs إلى قائمة NSF Queue. إذا كانت جميع السطور في نموذج ملخص JV بها مؤشر "P" ، فإنها قابلة للنشر. يشير المؤشر "E" إلى وجود خطأ ولن يقوم JV بالإرسال. يشير المؤشر "N" إلى توجيه NSF و JV إلى قائمة انتظار NSF. • إذا كانت المنظمة تنفق عجزًا أثناء انتظار الموافقة على المستند ، فسيتم توجيه المستند إلى قائمة انتظار موافقة NSF بعد الموافقة العادية. • يمكن للمبدئ تتبع المستند للتأكد من أنه ينشر (FOAAINP) • إذا تم تعليق المستند بسبب NSF ، فسيكون في قائمة انتظار "NSF-Over Budget".   لاحظ أنه عند محاولة إدخال JV لمؤشر في صندوق NSF المستوى 3 ، تتلقى الرسالة التالية ، وستكون الحالة "N". ينبهك هذا إلى حالة NSF. لن يسمح لك Banner بمعالجة JVs أو DPIs في حالة وجود شرط NSF.     تشمل الأدوات التي تساعدك في التحقق من NSF ما يلي: يمكن العثور على تقارير Hyperion على: - تقرير Hyperion FOH0003: تفاصيل توفر الميزانية وتقارير موجزة. يمكن العثور على هذا التقرير في مجلد تقارير الإنتاج المالي. إذا قمت بالاستعلام باستخدام خيار التفاصيل ، فسيعرض لك التقرير أرقام المستندات المعلقة الفردية التي تحتفظ بالرصيد المتاح. إذا حددت خيار Department Deficit (عجز القسم) ، فستتم طباعة جميع مؤسسات المستوى 5 الموجودة في NSF ، مما يسمح لك بتحديد المؤشرات المسؤولة عن مشكلة NSF. للعثور على مؤسستك من المستوى 5 ، إذا كنت تعرف بداية الكود فقط ، فضع في البداية ، متبوعًا بعلامة٪. ثم حدد "بحث". سيتم سرد جميع رموز المؤسسات من المستوى 5 مع تلك البداية. حدد الخيار الصحيح. هنا ، تم اختيار 997A. الآن سنقوم بإنشاء قائمة بالأموال التي تعاني من عجز 997A: طب الأطفال المستوى 5. بعد أن (1) "حدد القيم" واختر من (2) "التقارير المتوفرة" ، انقر فوق (3) "إنشاء تقرير".   هذه هي الصفحة 6 و 7 من التقرير. في هذا المثال ، يمكنك أن ترى أنه ضمن Fund 3U0007 ، فإن Org 997A تعاني من عجز في مستوى المؤسسة 5 ، ومستوى الصندوق 3 للصندوق 3U0007. إذا حددت عرض ، ثم حددت كتالوج القسم ، فستظهر قائمة على اليسار. يمكنك بعد ذلك إلقاء نظرة على المعلومات التي قمت بتشغيلها (في هذه الحالة ، 997A ، المستوى 5) بتنسيقات مختلفة دون إعادة تشغيل التقرير. هنا مثال على تقرير الملخص التنفيذي. - تقرير Hyperion FSH0002: تقرير توزيع العمالة. يمكن العثور على هذا التقرير في مجلد تقارير الإنتاج المالي ، وسيسمح لك بالتحقق مما إذا كانت توزيعات عمل المؤسسة حديثة ودقيقة. - نموذج البانر FGIBAVL ، نموذج حالة توافر الميزانية - يسمح لك بالاستعلام عن طريق رمز الفهرس أو مجموعة محددة من الصناديق / المنظمة والتحقق من الرصيد المتاح على مستوى المؤسسة 5 والتمويل. يعرض لك FGIBAVL الاستعلام عن الرصيد المتاح ، حدد F7 ، أدخل أرقام الصندوق والمؤسسة ، وحدد F8. الصندوق في هذا المثال هو 3U0007 ، وهو صندوق من المستوى 3. هذا هو ما نظرنا إليه في الصفحتين 6 و 7 من تقرير FORH0003 ، في المثال السابق. مؤسسة المستوى 5 هي 997A ، من استعلامنا الأصلي عن التقرير.   سيُظهر لك FGIBAVL ، نموذج بانر ، في سطر واحد الرصيد المتاح في مستوى المؤسسة 5 لهذا الصندوق من المستوى 3. في هذه الحالة ، نتحقق من الصندوق 3U0007 ، الموضح أعلاه وفي الصفحتين السادسة والسابعة من تقرير FOH6 المستخدم في المثال أعلاه بشكل أكبر. يمكنك أن ترى أن هذا الصندوق لديه ميزانية قدرها 7 دولارًا ، وحتى الآن أنفق هذا العام المالي 0003 دولارًا. لا توجد التزامات ، لذا فإن الصندوق 1,515U3,189.27 لطب الأطفال المستوى 3 Org (0007A) يعاني من عجز في الإنفاق قدره 5 دولارًا. - نموذج بانر FGIBDST ، نموذج حالة الميزانية التنظيمية - يسمح لك بالاستعلام عن طريق رمز الفهرس والتحقق من الرصيد المتاح. يوضح لك FGIBDST الرصيد المتاح لمؤشر أو صندوق. أدخل رقم الفهرس وحدد "الكتلة التالية".   الفهرس في هذا المثال هو نفسه الموجود في الصفحتين 6 و 7 من تقرير FORH0003 ، في مثال سابق. يمنحك هذا تفصيل الحساب. حسابات المصاريف [-428.44 ، -1537.98 ، 308.72 ، -16.57 = 1,674.27،XNUMX] تضيف إلى نفس الإجمالي.   بإلغاء تحديد مربع "تضمين حسابات الإيرادات" ، سيمنحك هذا النموذج نتائج الأموال ، على النحو التالي: مرة أخرى ، يظهر الرصيد المتاح أن المستوى 3 للصندوق 3U0007 يعاني من عجز بمقدار 1,674.27،XNUMX دولارًا. كيفية تجنب مواقف NSF التدابير الاستباقية التي يمكن اتخاذها لتجنب NSF: - ميزانية دقيقة داخل Banner لجميع مؤشراتك الحالية غير المقيدة. - التوفيق بين جميع المؤشرات في الوقت المناسب للتحقق من أن النفقات كاملة ودقيقة (خاصة المعاملات التي يتم تحميلها على نظام البانر الذي يتجاوز الموافقة المحاسبية المركزية). - بما أن الرواتب تشكل حوالي 80٪ من معظم الموازنة ، تحقق من توزيع العمالة وقم بالتوفيق بين التغييرات في الرواتب في الوقت المناسب. - تغييرات عملية إعادة توزيع العمالة في الوقت المناسب. - مراجعة أوامر الشراء المعلقة للحاجة والملاءمة. - معالجة أي تعديلات ضرورية على أوامر الشراء في الوقت المناسب. - تجديد أوامر الشراء الرئيسية على أساس السنة المالية. - تصفية العبء اليدوي بمجرد اكتمال المعاملة / ترحيلها إلى Banner. [لا يحدث هذا "تلقائيًا"!] - مبالغ احتياطيات الميزانية التي تنوي الوحدة إنفاقها في السنة المالية الحالية. - تطهير أي معاملات معلقة من نظام Banner التي تم بدئها ولكن لم يعد من المزمع إكمالها. استكشاف الأخطاء وإصلاحها في NSF ، هل لديّ PO تمتد لأكثر من سنة مالية واحدة؟ يبحث Banner في المبلغ المتبقي في أمر الشراء ويفترض أنه سيتم إنفاقه في السنة المالية الحالية. مثال: لديك أمر شراء لمدة خمس سنوات مقابل 5,000 دولار ، وتنوي إنفاق 1,000 دولار في السنة ، وميزانية 1,000 دولار فقط في بانر. يطرح Banner مبلغ 5,000 دولار أمريكي بالكامل من ميزانيتك ، مما يجعلك تتجاوز 4,000 دولار أمريكي. تعديل أوامر الشراء متعددة السنوات باستخدام نموذج تعديل أمر الشراء. يجب أن يعكس كل أمر شراء ما سيتم إنفاقه في السنة المالية الحالية. نسق جهودك مع الشراء. يجب أن يكون طلب الشراء الأصلي بالمبلغ الكامل لتمكين الشراء لتجنب الشراء المتزايد ، وهو أمر غير قانوني بموجب رمز الولاية. بعد إصدار أمر الشراء الأصلي ، لكامل المبلغ ، يمكنك تعديله ليشمل جزء السنة الحالية فقط. هل توزيعات عمالي حالية ودقيقة؟ التوفيق بين مؤشراتك شهريًا. يمكن تحديث توزيعات العمل باستخدام EPAF ، والذي يمكنك الوصول إليه من خلال Loboweb. بمجرد الموافقة على EPAF ونشره ، سيتم نشر توزيع العمالة بشكل صحيح لوظائف الرواتب المستقبلية. من أجل إنشاء EPAFs ، يجب أن تكون قد التحقت بدورة EPAF-BAN HRP EP 101 المقدمة عبر Learning Central وقدمت شريطًا باسم "إنشاء EPAF لتوزيع العمالة" لإنشاء EPAF في Loboweb. يتم تعديل أعباء كشوف المرتبات عند نشرها ، لذلك قد لا ترى التعديل الخاص بك على الفور. تتم إعادة توزيع العمالة باستخدام PZAREDS. هذه هي الطريقة التي تصحح بها العمالة التي تم نشرها بالفعل والتي ليست في الفهرس الصحيح. PZAREDS هو نموذج لافتة يمكنك الوصول إليه من داخل Banner. يجب أن تكون قد التحقت بدورة PZAREDS المقدمة من خلال Learning Central وقدمت BAR باسم "Department Labour Redistribution" للوصول إلى PZAREDS في Banner. بمجرد نشر PZAREDS الخاص بك ، سيتم نقل المعاملات غير الصحيحة ، إلى جانب الفوائد ذات الصلة ، إلى الفهرس الصحيح. يرجى ملاحظة أن إعادة توزيع العمالة لا تؤثر على الأعباء.   هل مصاريفي مشحونة بالشكل الصحيح؟ التوفيق بين مؤشراتك شهريًا. راجع معلومات التعلم المنشورة على http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml بعنوان ، أساسيات تسوية الفهرس ، وتسوية المؤشر المتوسط ​​للحصول على المساعدة أو مركز دعم الخدمات المالية تحت Banner Bytes: http: // www. unm.edu ~ fssc / bannerbyte.html للمساعدة. ملاحظة خاصة: • يغذي لافتة. سيقومون بالنشر سواء كنت في NSF أم لا. وهذا يشمل رسوم أنظمة النقل الذكية (الاتصالات). يمكنهم وضعك في NSF. هل أنا أنفق احتياطيات غير خاضعة للميزانية؟ أي احتياطيات (أموال لم يتم إنفاقها من العام السابق) ترغب في إنفاقها في العام الحالي يجب وضعها في الميزانية. إذا كان لديك مبلغ احتياطي مدرج في الميزانية ، فسيكون في الحساب 1901. حتى إذا كان لديك احتياطيات فعلية كبيرة في الحساب 1900 ، فلا يجب إنفاقه ما لم يكن مدرجًا في الميزانية في الحساب 1901. إذا كنت تنفق احتياطيات غير مدرجة في الميزانية ، فإنك تخاطر بوضع صندوق راية المستوى 3 في NSF. إذا لزم الأمر ، أرسل مراجعة للميزانية ، مع توثيق كيفية إنفاق الاحتياطيات. لتقديم مراجعة الميزانية ، يجب عليك تقديم إيصال دفتر يومية بنوع دفتر اليومية 4 دينار بحريني. بمجرد الموافقة على قسيمة دفتر اليومية هذه ونشرها ، يجب أن يخفف الإدخال من حالة NSF الخاصة بك.   هل توجد أي معاملات معلقة يجب تطهيرها من نظام بانر؟ عند حساب NSF ، يطرح Banner جميع JVs و DPEZ وطلبات الشراء المعلقة. يطرح Banner هذه سواء تم نشرها أو تعليقها. إذا كانت لديك مستندات موجودة لن يتم نشرها مطلقًا ، فقم بإزالتها. مستند لإزالة نموذج لاستخدامه كيفية تطهير قسيمة دفتر اليومية FGAJVCQ سجل / حذف ، مرتين DPEZ FZADPEZ Record Remove ، مرتين طلب الشراء الجزء الأول FOADOCU حذف أو "رفض ذاتي" طلب الشراء المكتمل. ملاحظة: هذا مخصص فقط للطلبات المعلقة التي لم تتلق الإجراء النهائي في الشراء. يمكن اتخاذ هذا الإجراء إذا لم يتم تحويل المستند إلى أمر شراء. http://www.unm.edu/~purch/ Purchasing Requisition Part 2 LoboMart Remove purchase requisition request if not completed for approval routing in Banner.   هل شرط NSF ناتج عن مؤشر آخر داخل مؤسستي؟ إذا لم يكن الفهرس الخاص بك في NSF ، لكنك تحصل على مؤشرات NSF ، فقد يكون السبب هو فهرس آخر داخل مؤسستك. تحقق من الرصيد المتاح لقسمك باستخدام نموذج Banner FGIBDSR ، نموذج الملخص التنفيذي. يسمح لك هذا النموذج بالاستعلام عن طريق مؤسسة معينة للتحقق من الرصيد المتاح. إذا كانت مؤسستك ككل هي NSF ، فستكون جميع المؤشرات داخل المنظمة في حالة NSF. ناقش الموقف مع مشرفك. BUDGET TIPS INDICES MUST STAY BALANCED 1) In any BD4 or BDT entry that you prepare, you need to make sure that the indices "stay balanced" on all indices whose budgets will be changed by your JV.  To "stay balanced", the sum of the budget adjustments to the revenue account codes (including 1901) must equal the sum of the budget adjustments to the expenditure account codes for each index.  (As is required when entering original budgets, Revenues must equal Expenditures on every index.) 2)  If you are wanting to increase the overall amount you are allowed to spend on an index, the amounts of both revenue and expenditure budget adjustments to that index will be entered as positive (+) amounts; and the resulting sum of your revenue budget adjustments must equal the sum of your expenditure budget adjustments.  (Much of the confusion that I have encountered when reviewing JV's has to do with initiators wanting to offset positive revenue adjustments on an index with negative expenditure adjustments on the same index, or vice versa, which does not keep the index in balance.)  Conversely, if you are wanting to decrease the overall amount you will be able to spend on an index, the amounts of both revenue and expenditure budget adjustments to the index will be entered as negative (-) amounts; and the resulting sum of the revenue budget adjustments must equal the sum of the expenditure budget adjustments.   Here are a couple of examples:  To increase the overall amount you can spend from an index by using carried forward balance, the JV would be structured like this:         BD4   043XXX  1901   $2,000 (+)        BD4   043XXX  3100   $1,000 (+)        BD4   043XXX 3820   $500  (+)        BD4   043XXX 8060   $500  (+) To decrease the overall amount you can spend from an index if, for instance, anticipated revenue has decreased, the JV would look like this:             BD4  043XXX 07Z0   $100,000  (-)         BD4  043XXX 2000   $  75,000  (-)          BD4  043XXX 21J0   $  25,000  (-)        To move budget from one index to another, here is an example of how the JV might look:         BD4   043XXX 0381 $100,000 (-) (Giving Index)         BD4   043XXX 69Z0 $100,000 (-) (Giving Index)         BD4   043XX1 0381 $100,000 (+) (Receiving Index)         BD4   043XX1 3100 $  50,000 (+) (Receiving Index)     BD4  043XX1 3820  $50,000 (+) (Receiving Index)  In each of these three examples, all indices have "stayed balanced" - the sum of the adjustments made to revenue account budgets equals the sum of the adjustments made to expenditure account budgets on each index.  You also can have a budget revision entry that has only revenue account adjustments or only expenditure account adjustments.  However, in this case, the entries must net to zero when summed.  For example, if you are wanting to reclassify $1,000 of revenue to account 0380 that was originally budgeted to account 0310, the JV would look like this:           BD4 043XXX 0390 $1,000  (-)        BD4 043XXX 0380 $1,000  (+) Similarly, if you are wanting to increase the amount you can spend from account 3820 by reducing the amount you had originally budgeted to 3100, the JV would look like this:    BD4 043XXX 3100 $1,000  (-)   BD4  043XXX 3820 $1,000  (+) In each of these two cases, the indices "stays balanced".   The sum of the revenue adjustments in the first example is zero, and since there are no adjustments to expenditure account codes, the index stays in balance.  Similarly in the second example, there are no revenue adjustments, and the sum of the expenditure adjustments is zero, keeping the index in balance. استخدم الدولار بالكامل 3) يجب إدخال جميع إدخالات الميزانية (رموز فئة القاعدة BD4 أو BDT) باستخدام دولارات كاملة وبدون سنتات. (تنطبق هذه القاعدة أيضًا عند إدخال الميزانيات الأصلية - لا بنسات ، من فضلك!) يجب أن تكون الميزانية الكافية متاحة للتنقل 4) إذا كنت تريد نقل الميزانية من مؤشر إلى فهرس آخر ، فيجب عليك أولاً تحديد ما إذا كانت هناك ميزانية كافية متاحة لذلك يمكن تخفيضها على مؤشر "العطاء". صيغة حساب "الميزانية المتاحة" على المؤشر هي: إجمالي ميزانيات المصروفات المتراكمة أقل من النفقات المالية حتى تاريخه ، النفقات الفعلية ناقص النفقات المالية حتى تاريخه ، تكاليف أقل معاملات النفقات المعلقة. إذا وجدت أنه لا توجد "ميزانية متاحة" كافية للسماح بتخفيض الميزانية على فهرس "العطاء" ، فقد تحتاج أولاً إلى نقل الرسوم من فهرس "إعطاء" إلى فهرس مختلف لتحرير "الميزانية المتاحة".          هناك طريقة سريعة للتأكد من المبلغ المتاح لتقديمه من الفهرس وهو الانتقال إلى نموذج بانر FGIBDST. أدخل رقم فهرس "العطاء" ، ثم قم بإلغاء تحديد مربع "تضمين حسابات الإيرادات". بعد القيام بذلك ، اضغط على زر "Next Block". المبلغ الموجود في أسفل النموذج ضمن "الرصيد المتاح" هو "ميزانيتك المتاحة" قبل أي معاملات نفقات معلقة. قم بخصم أي معاملات إنفاق معلقة من مبلغ "الرصيد المتاح" للوصول إلى "ميزانيتك المتاحة" التي يمكن نقلها إلى مؤشر آخر. (يوجد أيضًا تقرير في Hyperion يسمى: FOH0003 & 4 تفاصيل توفر الميزانية وتقارير موجزة يمكن أن تساعدك في تحديد ما إذا كان الفهرس يحتوي على ميزانية متاحة كافية يمكن نقلها إلى فهرس آخر. تم إرفاق شرح لميزات هذا التقرير في مرة أخرى من هذه النصائح.) لا يمكن إنشاء أرصدة حساب مصروفات سلبية مع إدخالات الميزانية 5) لا يمكن أن تؤدي التعديلات على ميزانيات حساب الإنفاق إلى مبالغ سلبية. (هذا صحيح أيضًا عند إعداد الميزانيات الأصلية في الربيع - لا يمكن إدخال ميزانيات المصروفات كمبالغ سالبة.) إذا كنت ترغب في تقليل مبلغ ميزانية الإنفاق على مؤشر ما ، فأنت بحاجة إلى النظر أولاً في مقدار الميزانية الحالي لهذه النفقات. كود الحساب (راجع نموذج بانر FGIBDST). على سبيل المثال ، إذا كان لديك 1,000 دولار فقط في الميزانية لحساب 3100 على أحد مؤشراتك ، فلا يمكنك إدخال دينار بحريني JV يخفض ميزانية الحساب 4 على هذا المؤشر بمقدار 3100 دولار. سيؤدي القيام بذلك إلى أن تعكس ميزانية الحساب 1,500 مبلغًا سلبيًا (-3100 دولارًا أمريكيًا) ، مما قد يؤدي إلى رفض JV الخاص بك. إذا لم يكن لديك أي شيء مدرج في الميزانية حاليًا لرمز حساب الإنفاق في الفهرس ، فلا يجب عليك إرسال JV الذي يعكس تخفيض رمز الحساب في هذا الفهرس. بالإضافة إلى ذلك ، فإن النفقات الفعلية والالتزامات والمعاملات المعلقة تقلل الميزانية المتاحة على مستوى رمز الحساب لكل فهرس. إذا كان لديك في رمز الحساب 2000 لأحد المؤشرات الخاصة بك مبلغ 100,000 دولار أمريكي في الميزانية ولديك 15,000 دولار أمريكي في الرسوم المالية الفعلية حتى تاريخه و 85,000 دولار أمريكي في الرسوم ، فلا يمكن تخفيض الميزانية لرمز الحساب 2000 لأن الميزانية المتاحة لرمز الحساب هذا في هذا الفهرس هي صفر بالفعل (100,000 دولار مطروحًا منه 15,000 دولار مطروحًا منه 85,000 دولار = 0 دولار). حسابات الإيرادات السريرية الجديدة 6) يجب توزيع الإيرادات السريرية باستخدام الحسابات 0381 (0311 سابقًا) ، 0391 (0321 سابقًا) ، 0341 أو 0351. في حالة توزيع دولارات FOM التي تم إنشاؤها في الأصل في الحساب 0380 (سابقًا 0310) أو 0390 (سابقًا 0320) من مؤشر FOM إلى مؤشر FOM آخر (حيث يتم تجميع الأموال المرتبطة بكل مؤشر إلى المستوى 2 Fund 3U41 - HU UPA) ، سيكون رمز الحساب المناسب لاستخدامه في هذا التوزيع إما 0381 (0311 سابقًا) أو 0391 (0321 سابقًا). إذا تم توزيع دولارات UH التي تم إنشاؤها في الأصل في الحساب 0340 من مؤشر UH واحد إلى مؤشر UH آخر (حيث يتم تجميع الأموال المرتبطة بكل مؤشر في صندوق المستوى 2 3U42 - HU UNMH) ، فإن رمز الحساب المناسب لاستخدامه في هذا التوزيع يكون 0341. الأساس المنطقي وراء استخدام 0381 و 0391 و 0341 كما هو محدد أعلاه هو أن هذا يتبع المبدأ التوجيهي الأولي لإعادة توزيع هذه الأنواع من التمويل من إدارة إلى قسم (أو قسم إلى قسم) ، ويحافظ على مصدر التمويل صحيحًا لأصله لأغراض إعداد التقارير. . قد تتم إدخالات توزيع الإيرادات السريرية هذه عبر الأموال عند الاقتضاء. هذا مثال يوضح المتطلبات المذكورة أعلاه: BD4 043XXX 0381 $ 25,000 (-) (مؤشر العطاء) BD4 043XXX 69Z0 25,000 دولار (-) (مؤشر العطاء) BD4 043XX2 0381 $ 25,000،4 (+) (مؤشر الاستلام) BD043 2XX3100 25,000 0381 دولار (+) (فهرس الاستلام) في هذا المثال ، مجموع المبالغ التي تمت زيادتها وخفضها في 50,000 يساوي صفرًا ، والمبالغ المتزايدة والمخفضة في حسابات المصروفات تساوي صفرًا ، وإجمالي المبالغ التي تمت زيادتها وخفضها في JV يساوي صفرًا (-50,000 دولارًا + دولارًا) +0،XNUMX = XNUMX دولار). يجب أن يكون صافي المبالغ إلى الصفر 7) عند تخصيص مخصصات من مؤشر إلى آخر ، يجب تعويض المبالغ "المعطاة" من مؤشر واحد ، باستخدام رموز الحساب التي تبدأ بـ "16" (1600 ، 1610 ، 1620 ، 1660 ، إلخ) بالدولار لـ بالدولار بالمبالغ "المستلمة" في فهرس آخر باستخدام نفس أكواد الحساب "16XX" ، بحيث تصبح جميع إدخالات رموز الحساب ذات الصلة في JV صافية إلى الصفر. فيما يلي مثال يوضح متطلبات الفقرة أعلاه: BD4 043XXX 1660 $ 10,000،4 (-) (مؤشر العطاء) BD043 3100XXX 10,000 $ 4،043 (-) (مؤشر العطاء) BD1 1660XX10,000 4 $ 043،1 (+) (مؤشر الاستلام) BD3820 10,000XX10,000 043 $ 1660،10,000 (+ ) (فهرس الاستلام) في هذا المثال ، إذا أضفت -043 دولار أمريكي مخفض في حساب 1XXX 1660 إلى $ + 1660،8 زيادة في حساب المؤشر 09XX09 09 ، فإن مجموع هذه التعديلات البالغ عددها XNUMX داخل JV يساوي صفرًا. طلب الموافقة المسبقة على استخدام الميزانية الإضافي للحمل إلى الأمام. يُطلب من الإدارات تبرير طلباتها لاستخدام الميزانية لمرحّل لم يكن مدرجًا في الميزانية (أو يُسمح بوضعه في الميزانية) خلال موسم الميزانية في أبريل. يجب أن يكون الطلب في مذكرة أو بريد إلكتروني ويجب أن يحدد: المؤشرات المحددة المعنية ، ومقدار الترحيل حسب الفهرس الذي تعتقد أن إدارتك ستنفقه بالتأكيد في السنة المالية XNUMX إذا تمت الموافقة على الطلب ، والسبب الذي يجعلك تحتاج إلى إنفاق ترحيل (بمعنى آخر ما سيتم استخدام الأموال المرحلة من أجله) ، ولماذا لا يمكن إنفاق الإنفاق الذي تطلبه من إيرادات العام الحالي. لن نكون قادرين على السماح بوضع جميع الأرصدة المُرحَّلة في الميزانية ، وبالتالي نطلب منك أن تنظر بعناية في جميع مؤشراتك لمعرفة ما إذا كانت هناك خيارات أخرى للحصول على ما تحتاجه في السنة المالية XNUMX دون وضع ميزانية إضافية للترحيل . تعرف على إرشادات التعلم وصفحة ميزانية الحرم الجامعي الرئيسية في جامعة الأمم المتحدة 9) أصدرت الخدمات المالية مؤخرًا وثيقة تناقش التخصيصات والتحويلات وحركة الاحتياطيات باستخدام الحساب 1903. (تعلم إرشادات إيصال دفتر اليومية للاحتياطيات والتخصيص وإدخالات التحويل المقدمة في يوليو 2008. يمكن العثور على هذه الوثيقة على موقع المحاسبة غير المقيدة ، HSC Website: http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml أو على موقع مركز دعم الخدمات المالية (FSSC) تحت Banner Bytes: http: / /www.unm.edu/~fssc/bannerbyte.html. اختر خيار Word.) يناقش بالتفصيل الإجراءات التي تحتاج إلى اتباعها عند إعداد أي من هذه الأنواع من JV's. من المهم جدًا أن تتعرف على القواعد والإجراءات الواردة في هذا المستند لأن القواعد الواردة فيه يجب اتباعها عند إجراء توقعات منتصف العام في يناير وميزانيات السنة المالية 10 الخاصة بك في وقت لاحق من الربيع. 10) في موقع ويب مكتب التخطيط والميزانية والتحليل في الحرم الجامعي الرئيسي لجامعة الأمم المتحدة ، الموجود في http://www.unm.edu/~budget/ ، حدد منطقة SOP باللون الرمادي. سيُظهر لك هذا العديد من إجراءات التشغيل القياسية الحالية لوضع الميزانية. للحصول على إرشادات أكثر تفصيلاً حول استخدام إدخالات BD4 و BDT ، راجع إرشادات قسيمة دفتر اليومية لـ LEARN الخاصة بالاحتياطيات والتخصيصات وإدخالات التحويل المنشورة على موقع ويب المحاسبة والتقارير غير المقيدة على http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/ learn.shtml أو في موقع مركز دعم الخدمات المالية (FSSC) تحت Banner Bytes: http://www.unm.edu/~fssc/bannerbyte.html. اختر خيار Word.) يدخل هذا الدليل في تفاصيل كثيرة تشرح الإرشادات الخاصة بإجراء هذه الإدخالات.   التقارير التي تساعد في وضع الميزانية و NSF FOH0003 & 4 توفر الموازنة التفاصيل والتقارير الموجزة: الغرض: تقديم ملخص وتفاصيل معلومات توفر الموازنة التي يمكن استخدامها لتحليل ميزانية المنظمة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها. روابط لـ FGIBAVL في البانر الأصلي للإنترنت. تحديثات على حساب NSF للسنة المالية 09: هناك أكثر من 80 صندوقًا (بحث غير مقيد ، خدمة عامة غير مقيدة ، تعليمات وعامة ، وألعاب القوى) تم تعيينها الآن للرفض لتوفر الميزانية. ينظر الحساب أولاً إلى مستوى المؤسسة 5 ، ثم مستوى التمويل 3 لحساب توفر الميزانية. أوصاف التقرير: تقرير الملخص التنفيذي: مُجمَّع حسب المستوى التنظيمي 3 (إذا تم اختياره) ، ثم حسب المستوى التنظيمي 5 ، ثم التمويل ، ثم مستوى المؤسسة 6 لتوفير مجاميع فرعية لتوافر الميزانية التي سترتبط بـ BANP. تقرير ملخص القسم: يتم تجميعه حسب مستوى المؤسسة 5 ، ثم التمويل ، ثم المنظمات ذات المستوى الأدنى (6 و 7 و 8) لتقديم تفاصيل أكثر قليلاً من تقرير الملخص التنفيذي. تمت كتابة هذا التقرير بشكل أساسي للإدارات الكبيرة جدًا التي لن تحتاج إلى الرجوع على الفور إلى تقرير مفصل لتحليله. تقرير تفاصيل القسم: مُجمَّع حسب مستوى المؤسسة 5 ، ثم التمويل ، ثم المؤسسات ذات المستوى الأدنى (6,7,8 ، XNUMX ، XNUMX) ثم الفهرس ، ثم رمز الحساب لتوفير أكبر قدر ممكن من التفاصيل لتحليل توافر الميزانية. الغرض الأساسي من هذا التقرير هو تقديم تفاصيل حول ما هو موجود في عمود "الالتزامات غير المنشورة" ، حيث إن هذه المعلومات غير متاحة من خلال أي نموذج في Internet Native Banner. تقرير عجز القسم: مثل التقرير التفصيلي للقسم ، ولكن تم فرزه حسب الرصيد المتبقي بترتيب تنازلي ، بحيث تظهر تلك المؤشرات الموجودة داخل المؤسسة / الصندوق التي تعاني من العجز أولاً. يمكن أن يكون هذا مفيدًا عند استكشاف أخطاء سيناريو الأموال غير الكافية داخل المنظمة وإصلاحها. الميزانية على مستوى المؤشر يجب أن يحتوي كل مؤشر تخطط منه لإنفاق الأموال على هذه النفقات ومبلغ الإيرادات المقابل في الميزانية في هذا المؤشر. دليل مرجعي سريع أسئلة إعداد الميزانية للأشخاص: الحرم الجامعي الرئيسي: …………………………………………………………………………………………………………؛ 277- 6465 HSC الحرم الجامعي: ………………… .. …………………………………………………………………………………………… .. 272-2885 محاسبة غير مقيدة الأسئلة: الحرم الجامعي الرئيسي: ……………………………………………………………………………………………………………………………………. .................................................................................................. …………………… ... ……………………………………… .. ……… 277-2018 أسئلة EPAF: مركز دعم HRPR ………………………………… ……………………………………………………………………. 272-6264 WEBSITES HSC Budget: edu / Financialservices / محاسبة / محاسبة غير مقيدة رئيسي: http://www.unm.edu/~gacctng/ محاسبة العقود والمنح HSC: http://hsc.unm.edu/financialservices/postaward/ محاسبة العقود والمنح الرئيسية: http : //www.unm.edu/~cgacctng/ مركز دعم الخدمات المالية: http://www.unm.edu/~fssc/index.html معلومات سريعة: http://fastinfo.unm.edu/v277/index. php مواد تعليمية أخرى: HSC Campus: http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml (بما في ذلك جدول التعلم للموضوعات القادمة والأدلة السابقة وعروض Power Point التقديمية السابقة) الحرم الجامعي الرئيسي: http: // www. unm.edu/~fssc/index.html (حدد "Banner Bytes" على اليسار. ستجد العديد من العروض التقديمية ، بما في ذلك عروض LEARN التقديمية) مركز دعم الخدمات المالية: [http://www.unm.edu/~fssc/ index.html] Banner Bytes- يحتوي على العديد من العروض التقديمية المفيدة ، بما في ذلكجميع عروض LEARN التقديمية - المساعدون الوظيفيون - "كيف يتم" المساعدة ، لإكمال المهام المالية المحددة أدلة المشاركين - أحدث الأدلة المستخدمة في نماذج فئات التخلص من الذخائر المتفجرة - روابط مباشرة لنماذج الخدمات المالية تعليمات ITS: http://its.unm.edu/ support / index.html يسرد هذا الموقع أرقام الهواتف لمكاتب المساعدة في الحرم الجامعي الرئيسي وحرم HSC والمستشفى وغيرها. لديه ارتباط مباشر إلى Fast Info. يسرد عدة طرق أخرى للحصول على الدعم الفني ، كل ذلك في الصفحة الرئيسية.   الملحق 1 - نماذج البانر المفيدة الأخرى - نموذج البانر FGIBDSR ، نموذج الملخص التنفيذي - ستعرض الميزانية الفعلية والمتاحة بعدة طرق مختلفة حسب الفهرس أو الصندوق أو المؤسسة ، إلخ. إذا قمت بتحديد مربع "تضمين حسابات الإيرادات" (انظر أدناه) ، يمكنك رؤية ميزانيتك والنشاط المعدل من العام حتى تاريخه لحسابات الإيرادات والاحتياطيات. يمكنك التعمق للحصول على التفاصيل في هذه الصفحة. الصندوق 3U0007 [بما في ذلك حسابات الإيرادات]: من الواضح أنه إذا تم وضع المبلغ غير المدرج في الميزانية لعام 1900 في الميزانية ، فسيخرج هذا الصندوق من العجز. تذكر أنه ما لم يتم وضع الميزانية في المستقبل ، فلا يمكنك إنفاقها.   إذا قمت بإلغاء تحديد مربع "تضمين حسابات الإيرادات" (انظر أدناه) ، فسوف تستفسر فقط عن نفقات المصروفات المدرجة في الميزانية. يمكنك أن ترى بوضوح هنا أن هذا المؤشر يعاني من عجز بمقدار 1,674.27،XNUMX دولار ؛ تظهر الميزانية المعدلة أقل نشاط حتى تاريخه أقل من مبلغ الالتزامات ، في عمود الرصيد المتاح. صندوق 3U0007 [لا يشمل حسابات الإيرادات]: يرجى ملاحظة أن النتائج لا يتم إرجاعها دائمًا على الفور لأن هذا النموذج يتطلب الكثير من الموارد.   الملحق 2 - تقرير HYPERION الجديد عند الانتهاء من هذا الدليل ، لم يتم نشر هذا التقرير في مجلد Finance Production ، ولكن يجب نشره قريبًا. قد يتغير الاسم قليلاً. تم تصميم هذا التقرير خصيصًا لمساعدة الأقسام على رؤية وتحليل مواقف NSF.

رمز الحساب التمهيدي

مقدم: جون براندت
تاريخ الطلب 12-12-2008

عرض تقديمي - PowerPoint
نشرة - كلمة

  كتاب تمهيدي لرمز الحساب مقدم من جون براندت 12/12/08 أعده تيري شويبوثام أخصائي إدارة الأعمال بالتعاون مع: HSC & Main Campus Unrestricted Account HSC & Main Campus Contract & Grant Accounting Property Accounting (277-7715 plantfund@unm.edu) الضرائب المحاسبة (277-2018) المشتريات (277-2036) جدول المحتويات الذي يوضح تلك الرموز 3 مصاريف التصنيف - المبادئ التوجيهية 3 هل النفقات مسموح بها؟ 3 لا يجوز استخدام أموال الجامعة للأنواع التالية من النفقات. 3 هل النفقات "التسهيلات والنفقات الإدارية مستثناة"؟ 4 صحيح تشغيل فئة ليدجر؟ 4 أين تجد قوائم رمز الحساب 5 البنية الأساسية للحساب 6 رموز الحساب التي يساء استخدامها بشكل متكرر 7 الإمداد أو الخدمة؟ يوجه الجواب اختيار رمز الحساب 7 صيانة المصنع أو تحسين رأس المال؟ يوجه الجواب عملية اختيار الحساب. 8 أخطاء شائعة 9 3189-كمبيوترات 9 3150-كمبيوتر وملحقات وخوادم 9 معدات- ضمان أم صيانة؟ 9 توريد أم خدمة؟ 9 متعلقة بالضرائب: 10 طلاب أجانب أو زوار أو بائعون 10 مصاريف نقل 10 متطلبات حساب بطاقة الملكية 10 متطلبات الصيانة أو الإصلاح أو التجديد؟ 10 هدايا / مزايا / إعلانات 11 نص عنصر والغرض من الأعمال - يتم تفصيلها وتحديدها 11 يمكنك إجراء المكالمة 12 الملحق 1: تعريفات رمز الحساب والاستخدام 20 الملحق 2: حساب الملكية الذي يساوي 25 حسابًا مكتبيًا فقط: 25 دولارًا أو ما يعادله بالعملة المحلية 10,000 تعريفات رمز حساب ملكية حساب الملكية 25 الملحق 25: تشغيل فئات LEDGER 3 الملحق 29: حسابات الطعام 4 الملحق 30: إجراء إجابات الاتصال 5 توضيح هذه الرموز إذا كنت قد نظرت في مخطط حسابات UNM مؤخرًا ، فقد لاحظت وجود الكثير من رموز حساب المصاريف. خلال السنة المالية 31 ، تم استخدام 2008 رمزًا ، لا تشمل المكافآت الفرعية أو رموز الرواتب ، لتصنيف العناصر التي تم شراؤها من قبل UNM. من المتوقع أن تحدد الرمز الأنسب لكل حساب تشرف عليه. هذا ليس دائما سهل. يوجد 291 كود توريد. في منطقة السفر ، هناك 50 رمزًا ، واحد منها هو الأفضل لأي معاملة معينة. في محاولة لجعل عملك أسهل ، سنشرح بعض المبادئ التوجيهية لاختيار رمز حساب الإنفاق الأنسب. ستساعدك هذه المبادئ في تحديد رمز سينتج عنه عادةً موافقة الخدمات المالية. سنقوم أيضًا بمراجعة وممارسة استخدام هذه المبادئ ، لا سيما فيما يتعلق ببعض الرموز الأكثر شيوعًا التي يساء استخدامها. إذا تعلمت استخدام هذه المبادئ التوجيهية بشكل صحيح ، فسوف تقلل بشكل كبير من عدد المستندات المرفوضة التي تواجهها. تصنيف النفقات - المبادئ التوجيهية هل النفقات مسموح بها؟ UNM Business Policy 4000 - المصروفات المسموح بها وغير المسموح بها ، توضح ما هو مسموح به وغير مسموح به. تم العثور على هذا في http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm. فيما يلي ملخص موجز لمساعدتك في بعض الأسئلة الأكثر شيوعًا التي تظهر.   لا يجوز استخدام أموال الجامعة لأنواع النفقات التالية. لا يجوز استخدام أموال الجامعة لدفع تكاليف صيانة المركبات المملوكة للقطاع الخاص وصيانتها ، مثل التأمين والوقود والضبط وزيوت التشحيم والإطارات والتراخيص وغيرها من الإصلاحات ، على الرغم من إمكانية استخدام هذه المركبات في أعمال الجامعة. ومع ذلك ، قد يكون الموظف مؤهلاً لسداد بدل الأميال بموجب سياسة السفر بالجامعة. يُحظر شراء الهدايا الشخصية ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر ، الزهور وغيرها من الهدايا التي تعبر عن التعاطف أو الفجيعة أو التهنئة لأعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب ، ما لم معتمدة من قبل السياسة المنشورة للجامعة الأخرى (على سبيل المثال ، جوائز خدمة الموظفين). لا يجوز استخدام أموال الجامعة لشراء زينة العيد لمكاتب ومباني الجامعة. يحظر شراء المرطبات المكتبية (بما في ذلك ماكينات صنع القهوة والأطعمة والمشروبات) ، إلا في حالة تناول المرطبات بشكل أساسي من قبل ضيوف الجامعة أو في اجتماعات العمل. الترفيه عن موظفي الجامعة (على سبيل المثال ، نفقات الوجبات) ، بخلاف ما يتوافق مع سياسة السفر بالجامعة ، محظور. يُسمح بالإعفاءات عندما تكون الوظيفة مناسبة للضيافة تشمل موظفي الجامعة وضيوف الجامعة المدعوين. وفقًا للوائح دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) ، يجب أن تكون جميع طلبات سداد نفقات الضيافة أو طلبات دفع الفواتير مصحوبة بقائمة بالأفراد الذين يحضرون الوظيفة. بالنسبة للوظائف التي يحضرها أكثر من عشرين (20) شخصًا أو مفتوحة للجمهور ، يكفي وصف الوظيفة وتعريف الضيوف المدعوين. يحظر شراء المشروبات الكحولية إلا عند تكبدها في أداء أعمال الجامعة مثل حدث الضيافة لضيوف الجامعة. عندما يتم تقديم المشروبات الكحولية في الحرم الجامعي ، يجب أن يوافق الرئيس مسبقًا على الوظيفة. لا يجوز الدفع أو السداد لشراء المشروبات الكحولية من التعليمات والأموال العامة المناسبة أو العقود ومن صناديق المنح. عند تقديم المشروبات الكحولية في الحرم الجامعي ، يجب الالتزام بقيود الجامعة على الموقع ومشاركة الطلاب. يحظر شراء التغطية التأمينية التي تماثل التأمين الجامعي (على سبيل المثال ، تغطية إدارة المخاطر لمعدات الجامعة). هل النفقات "مستثناة من التسهيلات والنفقات الإدارية"؟ مطلوب من الجامعة أن تتبع بشكل منفصل نفقات "F&A غير مستثناة" للأغراض المحاسبية. المصروفات والتسهيلات الإدارية هي تلك المصروفات التي ، على الرغم من أن سياسة UNM تسمح بها ، لا يُسمح بها كمصروفات عندما تحسب UNM معدلات F&A الفيدرالية كل 4 سنوات. يجب على UNM فصل هذه النفقات حتى يمكن إزالتها من حسابات F & A عند حساب هذا المعدل. النفقات التي تسمح بها سياسة UNM ولكنها ترويجية فقط هي F&A غير مستثناة. [انظر المنشور الفيدرالي A-21 للحصول على شرح أكثر تفصيلاً.] إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كانت النفقات غير مستثناة من F&A ، فاتصل بالمحاسب أو المراقب المالي واسأل. الغرض من الحساب 31B0-Food F&A المشروبات الكحولية المستبعدة. نفقات الطعام للترفيه وجمع الأموال والتسويق. الأنشطة الطلابية ونفقات الخريجين. 37Y0- تكاليف التوريد F&A اللوازم المستثناة المستخدمة في الأنشطة الترويجية. 39Y0-Travel F&A السفر المستثنى المرتبط باللوبي والترفيه. 6350-Exp الترويجية F&A العناصر الترويجية العامة والهدايا وتكاليف الإعلان والعلاقات العامة المصممة فقط للترويج للجامعة. 69Y0-Professional Service F&A الخدمات المستثناة التي تم شراؤها للأنشطة أو العناصر غير القابلة للاستبعاد. صحيح تشغيل فئة ليدجر؟ يتم استخدام عدد قليل فقط من الفئات لتنظيم المعلومات المالية الواردة في تقارير دفتر الأستاذ التشغيلي Hyperion: في التقارير الموجزة ، يتم تصنيف أكواد الحساب الفردية إما على أنها إيرادات أو مصروفات ، بينما تنظم تقارير التفاصيل أكواد الحساب ضمن الفئات الثلاث للإيرادات ومصروفات الراتب وغيرها. مصروف. في كلا التقريرين ، سيتم سرد كل رمز حساب له نشاط مالي خلال الفترة المحددة. لأغراض هذا الكتاب التمهيدي ، ستركز بقية مناقشتنا على رموز الحساب المصنفة على أنها "مصروفات أخرى ، أو" نفقات تشغيل أخرى "(كما هو الحال في تقرير التسلسل الهرمي لحساب ePrint). تشمل الفئات الفرعية الرئيسية المستخدمة: اللوازم ، والسفر ، وتكاليف الطلاب ، وتكاليف البحث ، وتكاليف رعاية المرضى ، ورسوم الاتصالات ، والخدمات ، وصيانة المصنع ، والمرافق ، والنفقات الرأسمالية ، والنفقات الأخرى. ضمن كل فئة من هذه الفئات الفرعية تقع أكواد حساب محددة. بشكل عام ، بالنسبة للعقود والمنح ، سيكون رمز الحساب المناسب لاستخدامه هو الرمز الذي يحتوي على ميزانيتك المعتمدة. المبدأ الإرشادي هو: اختر رمز حساب يندرج تحت الفئة الأكثر ملاءمة. إذا كانت نفقاتك تتضمن وجبات تم شراؤها لاجتماع عمل يحضره موظفون من خارج UNM ، وتم الشراء بواسطة موظف أثناء السفر ، فيجب أن يكون الرمز الذي تستخدمه تحت عنوان السفر. إذا كانت النفقات تتضمن نفس النوع من اجتماعات العمل ، ولكنها كانت عملية شراء لاجتماع عمل محلي ، فلا ينبغي أن تكون النفقات ضمن "السفر" ، بل ضمن "المستلزمات". تحت Travel ، ستجد الرمز 3860-Bus Meals and Hospitality Gen. أسفل المستلزمات ستجد الكود 31A0-Bus Food-Local. أفضل طريقة لتحديد رمز الحساب المراد استخدامه هي أن تصبح على دراية كبيرة بهيكل رمز الحساب كما هو وارد في تقرير التسلسل الهرمي للحساب (والمصادر الأخرى المدرجة أدناه) ثم اتباع المبدأ التوجيهي. إذا كان الشراء مرتبطًا بالسفر ، فهو ينتمي هناك. إذا لم يكن مرتبطًا بالسفر ، فإنه ينتمي إلى الإمدادات. إذا كانت عملية الشراء عبارة عن خدمة (تحتوي على كتيبات ملزمة لك) بدلاً من كونها سلعة (شراء الورق المستخدم لطباعة الكتيبات) ، فستنتمي إلى فئة الخدمات الفرعية. يمكن العثور على فئات دفتر الأستاذ التشغيلي والتلميحات المفيدة في الملحق 3. من أين يمكن العثور على قوائم رمز الحساب تعرض تعريفات رمز حساب دفتر الأستاذ التشغيلي جميع الحسابات النشطة في UNM ، وتوفر تعريفًا واستخدامًا لكل حساب. لعرض هذه القائمة أو طباعتها ، انتقل إلى http://www.unm.edu/~gacctng/resources/OpLegAcctDef 6-23-08.pdf. يحتوي موقع الويب على http://www.unm.edu/~gacctng/ على قائمة "برموز الحساب المستخدمة بكثرة". تكفي هذه القائمة لمعظم احتياجاتك. إنه أقصر بشكل ملحوظ ، ويحتوي على تعريفات للحسابات المدرجة. يمكنك الحصول على قائمة بجميع أكواد الحسابات عن طريق تشغيل تقرير ePrint FGRACTH. تم العثور على هذا التقرير من خلال تسجيل الدخول إلى ePrint ، والانتقال إلى fin banp - Finance Banner - دليل الإنتاج (banp) ، واختيار FGRACTH من قائمة التقارير في المربع المنسدل الصغير أسفل الصفحة.   لا يقدم هذا التقرير تعريفًا أو استخدامًا للحسابات. هيكل الحساب الأساسي لاحظ أن حسابات الدخل تبدأ بصفر. بغض النظر عن الاسم ، لن يتم استخدامها لتغطية النفقات. الرقم الأول من رمز الحساب نوع الحساب 0 الدخل 1 الدخل والتحويلات 2 مصاريف العمل 3 اللوازم والسفر 4 تكاليف الطلاب والبحث 5 تكاليف رعاية المرضى 6 رسوم وخدمات الاتصالات (انظر الخدمات أدناه) 7 صيانة المصنع (على سبيل المثال: الإصلاح ، الصيانة ، لوحة. في كثير من الأحيان نوع من الخدمة.) 8 المصاريف الأخرى والعقود الخاصة ومصاريف المنحة 9 رأس المال والسندات والنفقات غير النقدية الخدمات هي شيء يتم إجراؤه لقسمك ، مقابل رسوم. قد تشتمل على مكون "سلع" ، ولكنها في الأساس ليست "شيئًا". من الأمثلة على ذلك خدمات الطباعة. نعم ، ينتهي بك الأمر بمواد مطبوعة ، لكن الشيء الأساسي الذي تم شراؤه هو خدمة طباعة الورق ، وليس الورق. كثيرا ما تواجه صعوبة في هذا المجال. إذا كنت في شك ، فاتصل بالمحاسب أو المراقب المالي ، واشرح الموقف ، ودعهم يساعدونك في اختيار حساب. أكواد الحساب التي يساء استخدامها بشكل متكرر اللوازم 3100-اللوازم المكتبية Gen تشمل تكلفة المنتجات الورقية ، ومواد الكتابة ، والإمدادات المتنوعة المستخدمة في وظائف المكتب الإداري ، وليس لإعادة البيع. يتكون بشكل أساسي من المواد الاستهلاكية ، ولكنه يتضمن أيضًا مخزونًا من الأدوات المكتبية منخفضة التكلفة ، مثل الدباسات. مرنة جدا. غالبًا ما يتم استخدام هذا الحساب كحساب افتراضي Pcard. 3140-Computer Software Gen يشمل البرامج الموجودة على الأقراص أو المرخصة أو التي تم تنزيلها والمطلوبة لتشغيل أجهزة الكمبيوتر الداخلية. يتم دفع معظم برامج الكمبيوتر هنا. قد يكون الاستثناء الوحيد هو عمليات شراء البرامج الكبيرة للغاية ، والتي لا يمكن اعتبارها توريدًا ، ولكن نظرًا لحجمها وطول عمرها ، يجب أن يتم إنفاقها ضمن عنوان الإنفاق الرأسمالي. 3150-مستلزمات وخوادم الكمبيوتر <5,001،5,001 دولارًا أمريكيًا (أو ما يعادله بالعملة المحلية) تشمل ملحقات الكمبيوتر والطابعة والأجهزة الطرفية والطابعات التي يقل سعرها عن 5,001،5,001 دولارًا ، مثل الشاشات ، واقيات زيادة التيار ، والفئران ، والأجهزة اللوحية ، وورق الطابعة ، ومسحوق الحبر. يشمل خوادم الكمبيوتر أقل من XNUMX،XNUMX دولار. إذا كانت التكلفة أعلى من $ XNUMX،XNUMX ، فراجع عنوان "نفقات رأس المال". 3189- أجهزة كمبيوتر <5,001،5,001 دولار. أجهزة الكمبيوتر ، مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المكتبية ، بتكلفة أقل من 3150،5,001 دولار. ملاحظة: يستثنى من ذلك الخوادم والطابعات والشاشات إذا كانت مفصلة بشكل منفصل. عند ترميز أمر الشراء ، يجب تقسيم أنظمة الكمبيوتر ، إذا أمكن ، إلى مكوناتها الفردية. إذا تم تحديد رسوم الشاشة والملحقات الأخرى بشكل منفصل ، فيجب عندئذٍ ترميز هذه الرسوم إلى الحساب XNUMX. ومع ذلك ، إذا تعذر تقسيم الأنظمة وكانت التكلفة أعلى من XNUMX،XNUMX دولارًا أمريكيًا ، فراجع عنوان النفقات الرأسمالية. 3180 - معدات غير رأسمالية <5,001،XNUMX دولار تستخدم للأموال غير المقيدة. تكلفة المعدات مع كل عنصر أقل من $ 5,001،XNUMX. أمثلة: الكراسي وأرفف الكتب وآلات تمزيق الورق وأدوات الفرقة وخزائن الملفات. توريد أم خدمة؟ يوجه الجواب توريد اختيار رمز الحساب: اشترينا المواد. مثال- اشترينا ورقًا خاصًا ، وغراءًا ، ومشابكًا لإنشاء كتيبات غير ترويجية الاستخدام: 31G0- مواد ملزمة للوازم العامة المستخدمة لتجميع المنشورات ، واليدوية ، إلخ ... أو 3100- المستلزمات المكتبية العامة أو حساب التوريد الآخر المستخدم من قبل القسم الخاص بك الخدمة: لقد دفعنا لشخص آخر للقيام بالمهمة على سبيل المثال - لقد دفعنا لشركة Kinkos لطباعة و / أو ربط الكتيب الخاص بنا الاستخدام: 6350-Promotional Exp F&A Exclusive Gen Used عندما تم تصميم الكتيب فقط للترويج للجامعة أو 6370-Printing / Copy / Binding Gen تكلفة جميع النماذج والمستندات المطبوعة غير الترويجية. تشمل التذاكر والبرامج للأحداث الرياضية أو العروض المسرحية وكتالوجات العروض الفنية ونشرات البحث والمجلات ومنشورات الطلاب والبريد الإلكتروني وبطاقات الاتصال والقرطاسية واستمارات الإيصالات والمواد المطبوعة الأخرى. يتضمن أيضًا أي تكاليف ملزمة مرتبطة. أو حساب خدمة مناسب آخر يستخدمه إدارتك. خدمات أخرى 63A0 - رسوم المؤتمر الرسوم العامة المدفوعة لحضور المؤتمرات. رسوم 63A1-Event مدفوعة لقفل الأداء أو الحدث. مثال: حدث متحف ماكسويل. (ليست الرسوم المدفوعة لحضور مؤتمر.) 70C1 - ضمانات المعدات / عقود الخدمة ، ضمانات المعدات وعقود الخدمة للمعدات. 70D0- معدات صيانة إصلاحات عام تكلفة إصلاح وصيانة معدات UNM. صيانة المصنع أم تحسين رأس المال؟ يوجه الجواب عملية اختيار الحساب. صيانة المصنع: الاستبدال الروتيني للأشياء البالية ، حتى لو كانت باهظة الثمن مثال - نحن نستبدل جميع الأسلاك الكهربائية في بنايتنا بمبلغ 250,000 ألف دولار. [هو استبدال عنصر بالية أو قديمة. تكلف أقل من 500,000 دولار.] حسابات 70xx. اتصل بالمحاسبة العقارية إذا لم تكن متأكدًا من الحساب الدقيق. تحسين رأس المال: معدات جديدة أو ترميمات باهظة الثمن مثال - نقوم ببناء إضافة بقيمة 1,000,000،500,000،9 دولار أمريكي لمبنا ، مما يؤدي إلى زيادة حجمه بشكل كبير. [إنه عنصر جديد. يكلف أكثر من XNUMX دولار] حسابات XNUMXxxx. اتصل بالمحاسبة العقارية إذا لم تكن متأكدًا من الحساب الدقيق. الأخطاء الشائعة يقدم هذا القسم أمثلة نراها للأخطاء الشائعة في استخدام رمز الحساب. 3189 حاسوب قسم اشترى نظام كمبيوتر مكتبي مقابل 4,000 دولار. تم إنفاق نظام الكمبيوتر بالكامل تحت رمز الحساب 3189. كان يجب أن تذهب وحدة المعالجة المركزية فقط إلى 3189. كان يجب أن يتم إنفاق الشاشة والماوس ولوحة المفاتيح تحت 3150. 3150 - مستلزمات وخوادم الكمبيوتر اشترى قسم ، مقابل 5,000 دولار ، جهاز كمبيوتر بالكامل النظام الذي تضمن طابعة وكف طيار لرئيس القسم. تم إنفاق كل شيء باستثناء دليل النخيل تحت رمز الحساب 3189. تم إنفاق دليل النخيل تحت رمز الحساب 3150. فقط وحدة المعالجة المركزية يجب أن يتم إنفاقها على رمز الحساب 3189. يجب أن تكون الشاشة ، والماوس ، ولوحة المفاتيح ، والطابعة ، وطيار النخيل كلها قد تم المصروفات تحت كود الحساب 3150. المعدات- الضمان أم الصيانة؟ 70C1- اتفاقية الضمان أو الصيانة. اتفافية. 70D0- إصلاح. دعوات متفرقة لإصلاح المعدات المكسورة أو المعطلة. لا يوجد عقد. توريد أم خدمة؟ قام قسم بشراء 5 صناديق من الورق من الشركة التي صممت شعار القسم الخاص بها وصرفها إلى 69Z0-Other Professional Services، General. الورقة عبارة عن توريد ، ولا ينبغي صرفها على حساب الخدمة. قام قسم بشراء تصميم شعار قسم جديد ، وقام بتحصيل التكلفة ضمن 3100 - اللوازم المكتبية عامة. تصميم الشعار هو خدمة ، ولا ينبغي صرفه على حساب التوريد. يتم تحصيل رسوم معظم اللوازم الأساسية إلى 3xxx. يتم دفع رسوم معظم الخدمات إلى 6xxx. تتطلب الخدمات SPQ [استبيان مقدم الخدمة ، المتوفر على http://www.unm.edu/~gacctng/forms.html] إذا لم يكن البائع مقدم خدمة شامل. لمعرفة ما إذا كان البائع هو موفر خدمة شامل (USP) ، استخدم نموذج Banner FTIIDEN. يمكنك: • كتابة معرف البائع والاستعلام عنه. • انقر فوق رمز Web Xtender. • إذا كان نموذج SPQ موجودًا ، فهو إذن USP معتمد. • انقر نقرًا مزدوجًا فوق مستند SPQ لمراجعته. إذا كنت تعتمد على Universal SPQ ، فيجب عليك تضمين العبارة التالية في حقل غرض العمل / وصف العنصر التفصيلي عند إكمال طلبك في LoboMart: "تمت الموافقة على المورد كموفر خدمة شامل ، وعلى حد علمي لا يوجد تعارض بين الفائدة وفقًا للسياسة 4325 ، القسم 3. " المتعلقة بالضرائب: الطلاب الأجانب ، والزائرون ، والموردون إذا كان لديك معاملة تشمل طالبًا أو زائرًا أو بائعًا أجنبيًا ، فيجب عليك استخدام أحد رموز الحساب التالية. تشير رموز الحساب هذه إلى المراجعة الصحيحة لأغراض الاستقطاع: السفر 3850,4682,4683،4021،40 الجوائز 1 رسوم المشاركين 4661A63 الرواتب 1 Honoraria 63E1 الخدمات 8081V88 الإتاوات 38 العقود من الباطن 0XX (C&G فقط) يجب أن يتم تحميل نفقات النقل نفقات النقل باستخدام الحساب XNUMXLXNUMX-New مصاريف نقل الموظف الجنرال مطاردة المنزل عبارة عن نفقات نقل لا يمكن صرفها على حسابات السفر الأخرى. عندما تكون في شك ، اسأل محاسبك أو مراقب مالي. متطلبات محاسبة الملكية PCARD عند شراء جهاز كمبيوتر ببطاقة Pcard ، تتطلب محاسبة الممتلكات معلومات معينة تتعلق بشراء الكمبيوتر. لتوفير هذه المعلومات ، يرجى استخدام نموذج شراء كمبيوتر محاسبة الممتلكات. يمكن العثور على هذا النموذج على موقع الشراء على العنوان: http://www.unm.edu/~purch/pcardtrain/computer.html. يتم إعادة توجيه نموذج الويب هذا تلقائيًا إلى Property Accounting بحيث يمكن إصدار علامة المعدات لجهاز الكمبيوتر. مشاكل أو أسئلة مع النموذج؟ اتصل بالشراء على 277-2036. الصيانة أم الإصلاح أم التجديد؟ عندما يتم التعاقد مع شركة واحدة لإجراء تغييرات كبيرة في مكان ما ، يكون لديك تجديد. عندما يتم التعاقد مع شركة بشكل أساسي لجعل المساحة البالية تبدو أفضل من خلال تطبيق طلاء جديد أو استبدال السجاد البالي ، فأنت تحتاج إلى صيانة. عندما يتم إصلاح المناطق المتضررة ، مثل استبدال الألواح على نافذة مكسورة ، أو استبدال بلاط السقف المتدلي الناجم عن تسرب السقف ، يكون لديك إصلاح. إذا كنت تشك في الحساب الصحيح ، فاتصل بـ Property Accounting ، واشرح تفاصيل حالتك ، واطلب منهم الحساب الصحيح. الهدايا / الدعم / الإعلان يجب أن يتم تكبد نفقات من هذا النوع فقط من أجل ترقية الجامعة. لا يمكن أن تكون الهدايا للموظفين أو أعضاء هيئة التدريس أو المتحدثين الخارجيين ، حتى لو كانت الهدايا مفيدة للجامعة. بالإضافة إلى ذلك ، لا يمكن استخدام أموال I&G لشراء الهدايا أو الهدايا التذكارية أو الإعلانات. إذا تم شراء أي من هذه العناصر ، فسيتم فحصها بشكل خاص. كن محددًا جدًا في نص العنصر الخاص بك. اشرح كيف روجت العناصر المشتراة للجامعة. تنتمي هذه العناصر إلى حساب F&A غير مستثنى مثل 6450 أو 37Y0. ترتيب الأزهار للتخرج تنتمي إلى 37Y0. نص العنصر والغرض التجاري - يتم تفصيله وتحديده يتم رفض العديد من المستندات ليس لأنك حددت رمز الحساب الخاطئ ، ولكن لأن نص العنصر أو الغرض التجاري لم يشرح المعاملة بشكل كافٍ لدعم اختيار رمز حسابك. المبدأ التوجيهي هنا هو ، اشرح الصفقة!  من (الطلاب ، أعضاء هيئة التدريس ، الموظفون ، الأسماء ، الألقاب ، UNM أم لا) ماذا (الحدث ، النشاط ، الشراء ، العقد) متى (التاريخ)  أين (في الحرم الجامعي مقابل خارج الحرم الجامعي)  لماذا (الغرض التجاري) قدم أرقام مستندات الشعار وتواريخ النشر لأي معاملات تقوم بنقلها إلى مكان آخر. أدخل اسمك ورقم هاتفك. لن يتم رفض المستند الخاص بك إذا قدمت معلومات أكثر مما هو مطلوب. يمكن رفضه إذا لم تعطِ ما يكفي. على سبيل المثال ، لقد قدمت DPI لشراء سجادة شرقية مقابل 2,000 دولار. اخترت حساب 31T1- مجموعات والمشهد. الغرض من عملك هو "البساط الشرقي". من المحتمل أن يتم استجواب DPI هذا ، وقد يتم رفضه أثناء هذه العملية. ومع ذلك ، إذا كنت قد كتبت في مجال الأغراض التجارية ، "سجادة شرقية مخصصة في الميزانية للإنتاج المسرحي The King وأنا قدمها د. من المحتمل أن تتم الموافقة على إدارة شؤون الإعلام الخاصة بك دون أي أسئلة أو تأخير. ينطبق هذا أيضًا على نص العنصر عند نقل النفقات باستخدام إيصال دفتر اليومية. كن محددًا ومفصلًا. أنت تقوم بالاتصال 1) د. كان لدى سميث كتيب إعلاني تم إنتاجه لمكتبه. وظف مارتي جونسون من ABC Printing للمساعدة في تصميم الوثيقة وإنتاجها. لقد تلقيت للتو فاتورة مارتي ، والتي تنص على ما يلي: ما الحساب أو الحسابات التي يمكنك استخدامها لحساب هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) الحساب 3100 - اللوازم المكتبية العامة. اشترينا الورق مع الطباعة عليه. هذا توريد ب) حساب 6370 - طباعة / نسخ / تجليد عام. اشترينا تصميم الكتيب. هذه خدمة تشمل الطباعة والتجليد. ج) الحساب 6350 - المصروفات الترويجية F&A غير مستثناة. هذه خدمة لعنصر F&A غير مستبعد) الحساب 55Z0- تكاليف التوريد الأخرى للمرضى. هذه الكتيبات مخصصة للمرضى ، لذلك يتم إدراجها في فئة تكلفة رعاية المرضى.   2) لدى Popejoy كتيب تعليمي تم إنتاجه لمعلمي المدارس الابتدائية لتعزيز الوعي الثقافي ببرنامجهم. لقد استأجر شركة VanJohnson Designs، Inc.. لقد استلمت للتو فاتورتهم ، والتي تنص على ما يلي: ما الحساب أو الحسابات التي يمكنك استخدامها لإنفاق هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) الحساب 6350 - المصروفات الترويجية F&A غير مستثناة. هذه خدمة لعنصر F&A غير مستبعد ب) حساب 6370 - طباعة / نسخ / ملزمة عام. اشترينا تصميم الكتيب. هذه خدمة تشمل الطباعة والتجليد. ج) الحساب 3100 - اللوازم المكتبية عامة. اشترينا ورقًا (12,000 دولار) أكثر من التصميم (2,500 دولار). هذا هو العرض. د) الحساب A801 ​​- جرد أخرى. لقد حصلنا على الكثير من الكتيبات ، لذا فهي مخزون الآن.   3) د. احتاج RedMond إلى استطلاعات الرأي لمرضاه. وظف رالف جيتي لتصميم الاستطلاعات وطبعها في المنزل. فاتورة رالف مكتوبة بخط يد د. أعطاك RedMond للتو ، ما يلي: ما الحساب أو الحسابات التي يمكنك استخدامها لحساب هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) 20P0- الراتب المؤقت الجنرال رالف فرد وليس شركة. تم تعيينه مؤقتًا من قبل UNM لتصميم هذا المسح. ب) 0280- رسوم الاختبار عامة. سيتم استخدام هذه الاستطلاعات لفحص المرضى من أجل أمراض مختلفة. ج) 3100 - لوازم مكتبية عامة. يمكن استخدام هذه الفئة لجميع مشتريات اللوازم المكتبية. د) الحساب 69Z0- خدمات مهنية أخرى. قدم رالف خدمة من خلال تصميم الكتيبات.   4) أنت تقوم بإعادة تخصيص PCard في Banner. (FWAINVT). أنت تعيد تخصيص عملية شراء لقسمك بلغ إجماليها 3,527.32 دولارًا. كان هذا الطلب لشراء رزم من الورق (2,006.00،892.17 دولار) ، وخراطيش حبر لعدة طابعات (629.15 دولارًا) ، وآلة تصوير جديدة (XNUMX دولارًا). سيتم استخدام الورق لمختلف الطابعات وآلة التصوير. يشمل عملك الروتيني عمل نسخ من النماذج وأوراق التعليمات والكتيبات لأطباء مختلفين في قسمك. ما هو الحساب أو الحسابات التي يمكنك استخدامها لحساب هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) الحساب 3100 - اللوازم المكتبية العامة. هذه كلها لوازم مكتبية. هذه هي الفئة الأنسب. ب) حساب 3100 - مستلزمات مكتبية عامة للورق والحبر. الحساب 3150 - مستلزمات وخوادم الكمبيوتر <5,001،XNUMX دولار لآلة التصوير. ج) حساب 3100 - مستلزمات مكتبية عامة للورق والحبر. الحساب 9530-تحسين الموقع العام لآلة التصوير. حسنت آلة التصوير موقع عملنا بشكل كبير. د) حساب 3100 - مستلزمات مكتبية عامة للورق والحبر. الحساب 3180 - المعدات غير الرأسمالية <5,001،XNUMX دولار للناسخة.   5) يحتفظ قسمك بسجلات لاستخدام آلة النسخ ويتقاضى رسومًا على فهرس المستخدمين بناءً على عدد النسخ التي يتم إجراؤها كل شهر بسعر 5 سنت / صفحة. تم عمل 4,000 نسخة من قبل الإدارات المختلفة هذا الشهر. ما هو حساب الإيرادات أو الحسابات التي يمكنك استخدامها لهذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) حساب الإيرادات؟ سأقرض 3100-Office Supplies General مقابل التكلفة ، لتقليل تكلفة الورق والحبر الذي استخدمناه لعمل هذه النسخ. ب) سأضيف إلى حساب إيرادات مركز الخدمة الداخلية الجديد 0699-Miscellaneous Services. ج) سوف أقوم بحساب 08Z0-Miscellaneous Gen. لهذا القدر الضئيل من الإيرادات. د) سأقوم بخصم 37Z0 - تكاليف التوريد الأخرى بشكل عام ، لأنها تجاوزت الإنفاق حاليًا وما زلنا بحاجة إلى شراء المزيد من التوريدات باستخدام هذا الحساب. ما حساب المصاريف أو الحسابات التي يمكنك استخدامها لحساب هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) سأقوم بصرف هذه النسخ إلى 3100-Office Supplies General. هذا ورق وحبر. ب) سأقوم بصرف هذه النسخ إلى 69Z0-Other Professional Services General. قدمنا ​​خدمة للأقسام الأخرى من خلال عمل هذه النسخ لهم. ج) سأقوم بصرف نسخ الأطروحات إلى 63C0-Copying Gen. نحن نبيع النسخ. د) يستخدم قسمنا نظام المقايضة. يتم تعويض النسخ ببعض الأثاث المستعمل الذي قدموه لقسمنا الشهر الماضي. لا حاجة للدخول.   6) قام قسمك بشراء جهاز كمبيوتر مكتبي به شاشة ولوحة مفاتيح وماوس. في نفس الوقت اشتريت أيضًا من نفس البائع طابعتين جديدتين. الفاتورة أدناه: ما الحساب أو الحسابات التي يمكنك استخدامها لحساب هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) سأستخدم 9020-Computer Hardware لجميع هذه الرسوم. ب) سأستخدم 3189- كمبيوتر للكمبيوتر ، و 3150- مستلزمات وخوادم الكمبيوتر لبقية بنود الفاتورة. ج) نظرًا لأن هذه عملية شراء واحدة ، فسوف أستخدم 3189-Computers للفاتورة بأكملها. د) سأستخدم 3180 - معدات غير رأسمالية لجميع الرسوم حيث أن الإجمالي أقل من 5,001،XNUMX دولار.   7) مكتبك قيد التجديد. تم التعاقد مع شركة خارجية لهدم جدارين ، واستبدال ستة نوافذ ، اثنان منها متصدع ، واستبدال السجادة البالية بسجادة جديدة. كما يقومون بتزويد 3 محطات عمل جديدة بتكلفة 4,500 دولار لكل محطة. تتضمن كل محطة حوائط مقصورة (1,970،800 دولارًا) ، واثنتين علويتين (450 دولار لكل منهما) وخزانة واحدة سفلية (300 دولارًا) ، وسطح مكتب (180 دولارًا) ، وكرسيًا (XNUMX دولارًا). فاتورتهم كما يلي: ما الحساب أو الحسابات التي يمكنك استخدامها لحساب هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ أ) ليس لدي أي فكرة ، لذلك أعتقد أن 9220-Building Improvement Gen Gen هو الصحيح. يبدو الأمر جيدًا جدًا ... ب) ليس لدي أي فكرة ، لذلك سأقسم كل شيء على النحو التالي: العمل إلى: 69Z0 - خدمات مهنية أخرى عامة والباقي إلى: 9000 - معدات / أثاث> 5,000 دولار (إذا كنت مخطئًا ، ربما لن يلاحظ أحد ...) ج) ليس لدي أي فكرة ، لذلك اتصلت بصديقي في قسم آخر كان لديه نفقات مماثلة العام الماضي. قررنا: العمالة والنوافذ والسجاد إلى 7000 - إصلاحات النبات والأثاث إلى 9000 - المعدات / الأثاث> 5,000 د. ، السجاد إلى 7000 - إصلاحات المصنع أثاث معياري إلى 9000 - معدات / أثاث> 5,000 دولار كراسي مكتبية إلى 3180 - معدات غير رأسمالية <5,001،8 دولار XNUMX) قام قسمك بشراء قطعة من المعدات.             ما هو الحساب أو الحسابات التي يمكنك استخدامها لحساب هذه الرسوم؟ لماذا ا؟ الحساب 9000 - المعدات / الأثاث> 5,000 دولار ، لأن هذه معدات رأسمالية ، والمبلغ بأكمله مرسوم. الحساب 9000-المعدات / الأثاث لكل شيء ماعدا الضمان. يسري الضمان في الحساب 70C1- ضمانات المعدات / عقود الخدمة. لا يتم رسملة الضمانات. هذا مقرف. تذهب المعدات في 9000 - معدات / أثاث> 5,000 دولار ، الضمان في 70C1 - ضمانات المعدات / عقود الخدمة ، الشحن في 31D0-Freight In-Bound ، التثبيت في 63X0-Technical Services Gen ، والتدريب في 63T0-Contract Services عام. نظرة واحدة على هذا وأصبت بصداع. عدت إلى المنزل مريضة وقام مشرفي بشيء ما بها. أينما ذهبت ، فهذا ليس خطأي!   الملحق 1: تعريفات رمز الحساب والاستخدام موقع ويب جامعة نيو مكسيكو لرموز الحساب العامة الأكثر استخدامًا حيث يوجد: http://www.unm.edu/~gacctng/ 07ZZ المبالغ المستردة من الموظفين: يتم استخدام هذه الإيرادات عند استلام الأموال من موظف وفي بعض الحالات من مصادر أخرى ولكن يلزم تطبيقها مقابل النفقات عبر إيصال دفتر اليومية. يجب أن يكون لديك رصيد صفري في نهاية السنة المالية. 08Z0 Miscellaneous Revenue Gen: الإيرادات غير المحددة على وجه التحديد في كود حساب منفصل. 3100 Office Supplies عام: تكلفة المنتجات الورقية ، ومواد الكتابة ، واللوازم المتنوعة المستخدمة في وظائف المكتب الإداري ، وليس لإعادة البيع. يتكون بشكل أساسي من المواد الاستهلاكية ، ولكنه يتضمن أيضًا مخزونًا من الأدوات المكتبية منخفضة التكلفة ، مثل الدباسات. 3110 كتب دوريات عامة: مجلات كتب ، مواد مرجعية. لا يشمل الكتب المدرسية أو كتب المكتبة. 3131 أشرطة فيديو: تشمل وسائط VHS أو DVD. 3140 Computer Software Gen: يشمل البرامج والأقراص المطلوبة لتشغيل أجهزة الكمبيوتر الداخلية. 3150 أجهزة الكمبيوتر وملحقاتها وخوادمها <5,001،5,001 دولارًا أمريكيًا: تتضمن ملحقات الكمبيوتر والطابعة والأجهزة الطرفية والطابعات التي يقل سعرها عن XNUMX،XNUMX دولارًا أمريكيًا ، مثل أدوات الحماية من زيادة التيار والفئران والأجهزة اللوحية وورق الطابعة والحبر. يشمل خوادم الكمبيوتر أقل من 5,001،XNUMX دولار.   مستلزمات ناسخة 3160 Gen: تشمل لوازم الورق والحبر الأخرى المستخدمة لتشغيل آلة التصوير. 3180 معدات غير رأسمالية <5,001،5,001 دولارًا أمريكيًا: معدات بتكلفة أقل من XNUMX،XNUMX دولار لكل عنصر. أمثلة: الكراسي والطابعات وأرفف الكتب 3185 C&G Non Capital Equip 1,000،5,000 $ - 1,000،5,000 $: C&G معدات غير كمبيوتر بتكلفة كل عنصر بين XNUMX،XNUMX $ و XNUMX،XNUMX $. لاستخدام الصندوق المقيد. 3189 أجهزة كمبيوتر <5,001،5,001 دولار أمريكي: أجهزة كمبيوتر ، مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المكتبية ، بتكلفة أقل من XNUMX،XNUMX دولار أمريكي. ملاحظة: باستثناء الخوادم والطابعات. 31A0 Business Food-Local: الطعام الذي يستهلكه بشكل أساسي ضيوف الجامعة ، أو في اجتماع عمل ، حيث يكون الطعام عرضيًا للاجتماع. الطعام المسجل في رمز الحساب هذا غير مرتبط بالسفر. 31B0 Food F & A Excludable Gen: يجب تحميل جميع مدفوعات المشروبات الكحولية ، بشرط أن تستوفي جميع متطلبات الجامعة الأخرى ، على رمز الحساب هذا. نفقات الطعام التي يتم تكبدها أثناء الترفيه ، وجمع الأموال ، وأنشطة الخريجين والتسويق ، والمرطبات المكتبية التي لا يستهلكها بشكل أساسي ضيوف الجامعة أو في اجتماعات العمل. 31C0 Dues Memberships Gen: يشمل رسوم العضوية في منظمات مثل المنظمات المهنية والجمعيات الإقليمية أو الوطنية. يشمل أيضًا رسوم الترخيص المهني. 31K0 Postage Gen: يشمل شراء الطوابع البريدية والبطاقات المختومة والمغلفات والفواتير الداخلية من مكتب بريد UNM للخدمات الخاصة مثل البريد المعتمد. 31L0 مستلزمات الطباعة Gen: تكلفة المستلزمات المتعلقة بالطباعة مثل الحبر والورق والقوالب. 31M0 Recruitment Expense Gen: تشمل التكاليف المرتبطة بعملية المقابلة داخل الحرم الجامعي مثل الإعلان عن "مطلوب مساعدة" ، وكالة التوظيف ، نفقات الاتصالات ، وجبات لجنة البحث المتكبدة أثناء زيارات الحرم الجامعي للمرشحين ، (رياضي ، هيئة تدريس ، إلخ ...) UBPP 4040 31M1 توظيف الموظفين إنشاء المصاريف: يشمل التكاليف المرتبطة بعملية المقابلة داخل الحرم الجامعي مثل الإعلان عن "مطلوب مساعدة" ، وكالة التوظيف ، نفقات الاتصالات ، وجبات الطعام للجنة البحث التي يتم تكبدها أثناء زيارات الحرم الجامعي للمرشحين ، (توظيف الموظفين) 37 عامًا 0 تكاليف التوريد F&A غير مستثناة: تكاليف التوريد التي هي غير قابل للاستبعاد بموجب التعميم الاتحادي A-21. لوازم البدء ، تكاليف النشاط الطلابي ، أنشطة الخريجين ؛ جمع الأموال 37Z0 تكاليف التوريد الأخرى Gen: تكاليف التوريد التي لا يمكن تصنيفها في رموز الحساب 31xx.   3800 In State Travel Gen: يشمل جميع نفقات السفر داخل الدولة التي يتكبدها الموظفون أثناء السفر نيابة عن UNM ولا يشمل سفر موظفي الإدارة الرياضية للاستكشاف أو التوظيف أو أغراض سفر الفريق أو نفقات نقل الموظفين أو نقلهم. تشمل المصاريف المحددة المسموح بها ما يلي: الأميال من / إلى المطار ، واستئجار المركبات ، والنقل العام ، والأسعار ، ورسوم وقوف السيارات ، والإقامة ، والوجبات ، ومتنوعات أخرى. نفقات السفر. UBPP 4030 3820 السفر خارج الولاية العام: يشمل جميع نفقات السفر خارج الولاية التي يتكبدها الموظفون أثناء السفر نيابة عن UNM لا يشمل سفر موظفي الإدارة الرياضية للاستكشاف أو التوظيف أو أغراض سفر الفريق أو نفقات نقل الموظفين أو نقلهم . تشمل المصاريف المحددة المسموح بها ما يلي: الأميال من / إلى المطار ، واستئجار المركبات ، والنقل العام ، والأسعار ، ورسوم وقوف السيارات ، والإقامة ، والوجبات ، ومتنوعات أخرى. نفقات السفر. UBPP 4030 3840 السفر الخارجي العام: يشمل جميع نفقات السفر إلى الخارج التي يتكبدها الموظفون أثناء السفر نيابة عن UNM ولا يشمل سفر موظفي الإدارة الرياضية لأغراض الاستكشاف أو التوظيف أو سفر الفريق أو نفقات نقل الموظفين أو نقلهم. تشمل المصاريف المحددة المسموح بها ما يلي: الأميال من / إلى المطار ، واستئجار المركبات ، والنقل العام ، والأسعار ، ورسوم وقوف السيارات ، والإقامة ، والوجبات ، ومتنوعات أخرى. نفقات السفر. UBPP 4030 3850 زائر أجنبي إلى UNM Travel Gen: نفقات السفر التي يتكبدها مواطن أجنبي (وليس موظفًا). UBPP 2180. يشمل سفر الطلاب. 3860 وجبات الطعام والضيافة العامة: جميع مصاريف الطعام المتعلقة بالعمل التي تم شراؤها للضيوف أثناء السفر ، باستثناء مصاريف الوجبات المتكبدة في عملية التوظيف. 3880 عام مصاريف السيارة: سداد الأميال لاستخدام المركبات الشخصية للاستخدام داخل المدينة. UBPP 4020 38N0 Travel Recruiting Gen: النقل والإقامة ونفقات الوجبات للمرشحين الذين يسافرون إلى حرم جامعة UNM يمكن أن تشمل الزوج إذا اعتبر مسؤول التوظيف مناسبًا. UBPP 4030 & 4040 39Y0 السفر F&A غير مستثنى: نفقات السفر المرتبطة بالضغط أو الترفيه أو تكاليف F&A الأخرى غير المستثناة. انظر المنشور الفيدرالي A-21. 39Z1 السفر لغير موظفي UNM - غير الأجانب: يشمل جميع نفقات السفر التي يتكبدها موظفون من خارج UNM أثناء السفر نيابة عن UNM لا يشمل سفر موظفي الإدارة الرياضية لأغراض الاستكشاف أو التوظيف أو سفر الفريق أو نفقات نقل الموظفين أو نقلهم. تشمل المصاريف المحددة المسموح بها ما يلي: الأميال (من / إلى المطار ، واستئجار المركبات ، والنقل العام ، والأسعار ، ورسوم وقوف السيارات ، والإقامة ، والوجبات ، ومتنوعة أخرى. نفقات السفر. 6350 F&A للعرض الترويجي: العناصر الترويجية والتذكارات العامة المستثناة ، بما في ذلك النماذج والهدايا والتذكارات ؛ تكاليف الإعلان والعلاقات العامة المصممة فقط للترويج للجامعة. التعميم الاتحادي A-21 القسم J1. 6370 Printing / Copy / Binding Gen: تكلفة جميع النماذج والمستندات المطبوعة. تشمل التذاكر والبرامج للأحداث الرياضية أو العروض المسرحية وكتالوجات العروض الفنية ونشرات البحث والمجلات ومنشورات الطلاب والبريد الإلكتروني وبطاقات الاتصال والقرطاسية واستمارات الإيصالات والمواد المطبوعة الأخرى. يشمل أيضًا أي تكاليف ملزمة مرتبطة بما سبق ذكره.   63A0 رسوم المؤتمر العامة: الرسوم المدفوعة لحضور المؤتمرات. 63A2 الندوات / رسوم التدريب: الرسوم المدفوعة لحضور الدورات التدريبية و / أو الندوات.   63C0 Copying Gen: تكلفة النسخ التي يتم إجراؤها خارج القسم ، وليس لإعادة البيع (على سبيل المثال ، النسخ التي يتم إجراؤها بواسطة خدمات النسخ بالجامعة). 63E0 Honoraria Gen: دفعة للفرد الذي حقق إنجازًا خاصًا أو شهرة ، مقابل رغبة ذلك الفرد في زيارة الجامعة والمشاركة في حدث جامعي لمدة قصيرة (مثل المتحدث ، المراجع ، المشارك في الندوة ، وما إلى ذلك) ، مع فهم أن الدفع لا يشكل تعويضًا يتناسب مع الخدمات الفعلية المقدمة. SPQ غير مطلوب. قد لا يتم الدفع للموظف. 63E1 Honoraria - زائر أجنبي: دفعة للفرد ذي الإنجاز الخاص أو الشهرة ، مقابل رغبة ذلك الفرد في زيارة الجامعة والمشاركة في حدث جامعي قصير المدة (مثل المتحدث ، المراجع ، المشارك في الندوة ، وما إلى ذلك) ، على أساس أن المبلغ المدفوع لا يشكل تعويضاً يتناسب مع الخدمات الفعلية المقدمة. SPQ غير مطلوب. الأفراد الأجانب فقط. قد لا يتم الدفع للموظف. رسوم استشاري 63V1 - زائر أجنبي: فرد "أجنبي" يقدم خدمات استشارية 69Y0 Professional Service F&A: الخدمات المهنية المستثناة المستبعدة بموجب A-21. 69Z0 الخدمات الاحترافية الأخرى Gen: تشمل تكلفة الخدمات المهنية المقدمة من مصدر خارجي خارج الحرم الجامعي ، وفقًا لما تم الاتفاق عليه في العقد باستثناء تلك المخصصة لأكواد الحساب 63 * أو 69 * الأخرى. 8045 الدعم بين الإدارات: راجع موقع المحاسبة العامة للسياسة والإجراءات. يجب أن يكون رمز الحساب 8045 هو الجانب المدين والائتمان لأي إدخال يتم استخدامه فيه. 8060 تكاليف التشغيل الأخرى Gen: التكلفة المطلوبة للعمليات المستمرة ، باستثناء تلك التكلفة المحددة في مكان آخر في مخطط الحسابات. 9000 معدات / أثاث> 5,000 دولار: يشمل تكلفة المعدات والأثاث المرسم ، بتكلفة أكبر من 5,000.00 دولار لكل عنصر.   9020 أجهزة الكمبيوتر> 5,000 دولار: يشمل تكلفة أجهزة الكمبيوتر وأجهزة الكمبيوتر المرسملة ، بتكلفة لكل عنصر تزيد عن 5,000 دولار (لكل عنصر وحدة المعالجة المركزية والشاشة مجتمعة.) أمثلة: كمبيوتر محمول مع تكلفة الوحدة> 5,000 دولار ، كمبيوتر سطح المكتب مع تكلفة الوحدة> 5,000 دولار ، خوادم الكمبيوتر. لا تتضمن ضمانات أو اتفاقيات صيانة أو برامج تكميلية غير ضرورية لتشغيل الكمبيوتر.   الملحق 2: محاسبة الملكية أسئلة محاسبة الممتلكات؟  اتصل: 277-7715 البريد الإلكتروني: plantfun@unm.edu الموقع الإلكتروني: http://www.unm.edu/~plantfun/ LIBRARY ONLY ACCOUNTS: يمكن استخدام الحسابات التالية فقط من قبل المكتبات الرئيسية ، مثل HSC Library ، Zimmerman Library ، مكتبة الرعية ، مكتبة Cent Engineering ، إلخ. لا يمكن استخدام هذه الحسابات لمكتبات الأقسام. 6312,6313,6314,6315،91،10,000،10,000 ، الحسابات التي تبدأ بـ XNUMX ** أكبر من أو تساوي XNUMX دولار من المعدات يتطلب قانون المشتريات الخاص بقسم التعليم العالي في ولاية نيو مكسيكو أن أي قطعة واحدة من المعدات يكون سعر شرائها أكبر من أو يساوي XNUMX دولار يجب تحميلها على مؤشر صندوق المصنع. يجب أن تستخدم الأقسام مؤشر صندوق المصنع لهذا النوع من المعدات. سيكون للصندوق "P" في الوصف. على سبيل المثال ، 2Pxxx و 3Pxxx وما إلى ذلك. سيكون رمز البرنامج الخاص بالفهرس هو P501. تواصل مع محاسبة العقارات إذا كان لديك أي أسئلة. تعريفات رمز حساب الملكية (الموجودة في http://www.unm.edu/~plantfun/ ، "المذكرات والتحديثات") تلقى قسم محاسبة الممتلكات مؤخرًا أسئلة بخصوص الحسابات التي يجب استخدامها لشراء المعدات وأجهزة الكمبيوتر. تهدف هذه المذكرة إلى توضيح استخدام حسابات معينة لهذه المشتريات ولتكملة شجرة قرارات رمز حساب المعدات المرفقة. إذا كانت لديك أي أسئلة حول هذه المعلومات أو بخصوص الحساب الذي يجب استخدامه لشراء المعدات أو الكمبيوتر ، فيرجى الاتصال بقسم محاسبة الممتلكات على 277-7715 أو عبر البريد الإلكتروني على plantfun@unm.edu. Account 3140 Computer Software - يُستخدم هذا الحساب لنوع عمليات الشراء التالية: • برنامج Microsoft PowerPoint • برنامج Adobe Acrobat ملاحظة: هذا هو برنامج تطبيقي تم شراؤه لأجهزة الكمبيوتر الحالية فقط (على سبيل المثال لم يكن البرنامج مثبتًا على الكمبيوتر بالفعل عند شراء الجهاز في الأصل). الحساب 3150 مستلزمات الكمبيوتر <5,001،XNUMX دولار - يُستخدم هذا الحساب لنوع المشتريات التالي: • الطابعات • أجهزة الكمبيوتر المحمولة (أي Palm Pilots) • خوادم الكمبيوتر • الشاشات (الشاشات البديلة فقط) • ملحقات الكمبيوتر (أي الماوس ولوحة المفاتيح وما إلى ذلك) يتم شراؤها بشكل منفصل عن نظام الكمبيوتر بأكمله. ملاحظة 1: يجب أن يكون لكل عنصر من العناصر المذكورة أعلاه تكلفة فردية قدرها 5,000.00 دولار أمريكي أو أقل. ملاحظة 2: قد يعني نظام الكمبيوتر بأكمله أن هناك تكلفة واحدة (1) مذكورة في عرض الأسعار / أمر الشراء للكمبيوتر والشاشة وجميع الملحقات. الحساب 3180 معدات غير رأسمالية <5,001،5,000.00 دولار - يستخدم هذا الحساب لنوع المشتريات التالي: • أجهزة الفاكس • أجهزة العرض • معدات المختبرات (أجهزة الطرد المركزي ، الأرصدة) • أي معدات تبلغ تكلفتها XNUMX دولار أمريكي أو أقل ولا تستوفي معايير أي حساب آخر مدرج في هذه المذكرة. الحساب 3189 كمبيوتر <5,001،5,000.00 دولار - يُستخدم هذا الحساب لنوع المشتريات التالي: • أجهزة كمبيوتر سطح المكتب (وحدة المعالجة المركزية فقط) • أجهزة الكمبيوتر المحمولة • أجهزة الكمبيوتر اللوحي ملاحظة: يجب أن يكون لكل عنصر من العناصر المذكورة أعلاه تكلفة فردية قدرها XNUMX دولار أمريكي أو أقل. ضمانات المعدات / عقود الخدمة للحساب 70C1 - يُستخدم هذا الحساب للضمانات أو عقود الخدمة التي لها تكلفة مذكورة منفصلة في أمر الشراء. حساب صيانة أجهزة الكمبيوتر 70E0 - يستخدم هذا الحساب لإصلاح أو صيانة أجهزة الكمبيوتر. حساب صيانة برامج الكمبيوتر 70E1 - يُستخدم هذا الحساب لإصلاح برامج الكمبيوتر أو صيانتها. الحساب 9000 المعدات / الأثاث> 5,000 دولار - يُستخدم هذا الحساب لمشتريات المعدات / الأثاث التي تحتوي على جميع (3) الخصائص التالية: • قابلة للنقل • تكلفة العنصر نفسه أكبر من 5,000.00 دولار أمريكي • عمر العنصر أكبر من سنة واحدة (1). ملاحظة 1: إذا كانت هناك رسوم شحن أو تركيب (بغض النظر عن التكلفة) مرتبطة بهذا الشراء - يجب أيضًا ترميز هذه الرسوم في الحساب 9000. ملاحظة 2: إذا كانت هناك ترقيات لأحد المعدات الموجودة أكبر من 5,000.00 دولار (لكل ترقية فردية) ، فيجب أيضًا تحميل هذه المشتريات على حساب 9000. مثال: إذا اشتريت 10,000 دولارًا أمريكيًا في كراسي مكتب وكل كرسي يكلف 50 دولارًا - يجب تحميل كامل عملية الشراء على الحساب 3180 لأن تكلفة كل عنصر على حدة لا تزيد عن 5,000.00 دولارًا أمريكيًا. الحساب 9020 أجهزة الكمبيوتر> 5,000 دولار - يُستخدم هذا الحساب لأجهزة الكمبيوتر والخوادم (الأجهزة فقط) التي تحتوي على جميع (3) الخصائص التالية: • إنها قابلة للنقل • تكلفة العنصر نفسه أكبر من 5,000.00 دولار أمريكي • عمر العنصر أكبر من سنة واحدة (1). ملاحظة 1: إذا كانت هناك رسوم شحن أو تركيب (بغض النظر عن التكلفة) مرتبطة بهذا الشراء - يجب أيضًا ترميز هذه الرسوم في الحساب 9020. ملاحظة 2: إذا كانت هناك ترقيات لجزء موجود من أجهزة الكمبيوتر أكبر من 5,000.00 دولار (لكل ترقية فردية) ، فيجب أيضًا تحميل هذه المشتريات على حساب 9020. مثال: إذا اشتريت 10 أجهزة كمبيوتر بإجمالي 6,000 دولار (تكلفة كل كمبيوتر 600 دولار) - يجب أن يتم تحميل عملية الشراء بالكامل على الحساب 3189 لأن كل عنصر فردي ليس له تكلفة أكبر من 5,000.00 دولار. الحساب 9040 معدات غير عنوانها UNM - يتم استخدام هذا الحساب إذا: • تم شراء المعدات بموجب عقد أو منحة تنص على أن المعدات هي ملك لوكالة التمويل. • لن يكون لدى UNM سندات ملكية المعدات التي يتم شراؤها. • متحرك ويزيد عمره عن سنة واحدة.   تم تصنيع معدات الحساب 9060 - يتم استخدام هذا الحساب إذا: • تم شراء أجزاء للمعدات التي سيتم بناؤها (ملفقة) في UNM. • التكلفة الإجمالية النهائية للمعدات أكبر من 5,000.00 دولار. • لن تكون القطعة النهائية من المعدات جزءًا من مبنى أو ملحقة بهيكل. ملاحظة 1: لا يتم استخدام هذا الحساب لتكاليف التجميع أو التثبيت المرتبطة بعنصر لم يتم تصنيعه في UNM. ملاحظة 2: عند اكتمال مشروع التصنيع (المعدات) - يرجى إخطار قسم محاسبة الممتلكات حتى نتمكن من رسملة هذه القطعة من المعدات. مثال: يقوم قسم بشراء قطع غيار لاستخدامها في بناء قطعة من معدات المختبر التي سيتم استخدامها لإجراء التجارب. سيتم تحميل سعر هذه الأجزاء على هذا الحساب. حساب 9300 معدات ثابتة - يستخدم هذا الحساب لنوع المشتريات التالي: • أنظمة HVAC • أنظمة الإنذار • أنظمة رشاشات الحريق. ملاحظة: هذا الجهاز ثابت وغير متحرك. يستخدم هذا الحساب للمعدات الملحقة بجزء من المبنى.   الملحق 3: تشغيل فئات LEDGER هذه هي الفئات التي يجب أن تقع فيها نفقاتك بشكل صحيح. لاحظ أنه في بعض الحالات (معظمها مذكور في هذه المادة) يجب أن تكون النفقات أيضًا في رمز حساب معين. في أوقات أخرى ، يمكن للقسم اختيار رمز حساب ضمن الفئة الصحيحة حيث يرغبون في انخفاض النفقات. ملاحظة الفئة الرواتب إعادة التوزيع إلى نفس الحساب سيتم إعادة توزيع مزايا كشوف المرتبات إلى نفس الحساب المستلزمات كن حذرًا مع المصروفات المتعلقة بالكمبيوتر السفر كن حذرًا مع الزوار الأجانب. يجب أن تكون جميع نفقات الانتقال في 38 ل. 0) اقرأ أوصاف كود الحساب. 2) انظر إلى المصاريف السابقة المتشابهة. ما هو الحساب الذي كان قسمك يستخدمه؟ 3) اتصل بالمحاسب أو المراقب المالي إذا كان لديك شك. الملحق 4: وصف رمز حساب حسابات الطعام الغرض 31A0 طعام تجاري - طعام محلي مستهلك محليًا ، بشكل أساسي من قبل الموظفين وأعضاء هيئة التدريس وضيوفهم في UNM في المواقف التي تكون فيها الوجبة عرضية للاجتماع والمحاضرة وما إلى ذلك. أمثلة: المرطبات للموظفين (أو الطلاب) خلال معتكف لمدة يوم كامل ، أو مؤتمر ، أو جلسة تدريب ، ووجبة مع متحدث ضيف ، ووجبات خفيفة للمتطوعين في أحداث Popejoy. يرجى تقديم قائمة مفصلة بالأسماء والشركات والمسميات الوظيفية إذا كان عدد الحاضرين أقل من 20 شخصًا أو قائمة عامة بمن ومن أين إذا كان> 20. 31B0 Food F&A مستبعد جميع أنواع الكحول. الغذاء للأنشطة الطلابية (غير المتعلقة بالتعليم) ، والتسويق ، والترفيه ، وجمع الأموال ، والأنشطة الترويجية. الأحداث يشارك فيها الجمهور / المجتمع / الطلاب. أمثلة: ساعة اجتماعية للشواء مع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس ؛ مأدبة غداء مع المانحين المحتملين ، ترفيه الوفد التجاري البرازيلي ؛ عشاء مع طلاب الدراسات العليا والمتحدث الضيف. يرجى تقديم قائمة مفصلة بالأسماء والشركات والمسميات الوظيفية إذا كان عدد الحاضرين أقل من 20 شخصًا والقائمة العامة لمن ومن أين إذا كان> 20. 3800 ، 3820 ، 3840 ، إلخ. السفر اليومي أو مصاريف الطعام الفعلية للمسافر ، بما في ذلك النقل والفندق وما إلى ذلك. 3860 وجبات العمل والضيافة العامة جميع مصاريف الطعام المتعلقة بالعمل التي تم شراؤها للضيوف أثناء السفر ، باستثناء وجبات التوظيف. يرجى تقديم الأسماء والشركات والمسميات الوظيفية. 31M0 مصاريف التوظيف / أغذية أعضاء هيئة التدريس المشتراة لتوظيف أعضاء هيئة التدريس. يرجى تقديم الأسماء والشركات والمسميات الوظيفية. ليس فقط للطعام. مصاريف التوظيف في 31M1 / أغذية الموظفين المشتراة لتعيين الموظفين. يرجى تقديم الأسماء والشركات والمسميات الوظيفية. ليس فقط للطعام. منح 40C0 Food Services Student C&G ، عادةً ، أو ألعاب القوى: نفقات الطعام مدعومة بشكل خاص من قبل وكالة التمويل للمشاركين من الطلاب. يرجى تقديم الأسماء والوصف. تستخدم أيضًا في أغذية الرعاية النهارية. 4640 حوافز المشاركين منح C&G ، عادةً ، أو البحث: الطعام المقدم "كمكافأة أو هدية" للمشاركة في دراسة أو تجربة. يرجى تقديم الأسماء والوصف.   الملحق 5: إجراء إجابات الاتصال 1) تم طلب الكتيبات من شركة خارجية ، ABC Printing وتزويدها بها. • سيتم استخدام حساب الخدمة. • أفضل حساب هو 6350-مصروفات ترويجية F&A غير مستثناة. سيكون الخيار المقبول هو 69Y0-Professional Services F&A Exclusion. هذه مصاريف مستثناة من F&A في فئة الخدمات. هذه هي الحسابات الوحيدة القابلة للاستبعاد للأموال والأموال في فئة الخدمات. • تضمين نص العنصر المناسب لتبرير الحساب المختار. 2) تم طلب الكتيبات من شركة خارجية ، Van Johnson Designs، Inc. وقدمت من قبلها • سيتم استخدام حساب الخدمة. • اعتمادًا على كيفية وضع هذا العنصر في الميزانية ، وكيف يتم التعامل معه عادةً من قبل د. قسم Barstow والتفاصيل الأخرى ذات الصلة ، قد يكون الحساب الصحيح واحدًا من هذه: 6370-Printing / Copy / Binding Gen ، أو 63L0-Typesetting Printing Gen ، أو 63L1-Graphic Design Gen ، أو 63X0-Technical Services Gen ، أو 69Z0- خدمات احترافية أخرى . • تضمين نص العنصر المناسب لتبرير الحساب المختار. 3) تم طلب تصميم المسح وتزويده من قبل شخص خارجي. تم إنتاج الاستبيان في المنزل بواسطة د. قسم RedMond. • سيتم استخدام حساب الخدمة لدفع رالف. • اعتمادًا على كيفية وضع هذا العنصر في الميزانية ، وكيف يتم التعامل معه عادةً من قبل د. قسم RedMond ، والتفاصيل الأخرى ذات الصلة ، قد يكون الحساب الصحيح لتكلفة تصميم Ralph واحدًا من هذه: 63L1-Graphic Design Gen أو 63X0-Technical Services Gen أو 69Z0-Other Professional Services. • تضمين نص العنصر المناسب لتبرير الحسابات المختارة. 4) هذه هي مصاريف التوريدات والمعدات. • سيتم استخدام حساب أو حسابات في منطقة المستلزمات للورق والحبر ، مثل 3100-Office Supplies General. • الحساب 3180 - غير معادلة رأس المال 9 الدفعة <5,001،XNUMX دولار سوف تستخدم لحساب الناسخ. • تضمين نص العنصر المناسب لتبرير الحسابات المختارة. 5) هذه مخصصات ثانوية (100,000 دولار / سنة في المبيعات) لمركز الخدمة الداخلية. راجع المزيد من إرشادات مركز الخدمة الداخلية لمزيد من المعلومات على: http://www.unm.edu/~gacctng/changesinternalservicecenterproc.html • حساب الإيرادات هو 0699 • حساب المصاريف هو 63C0-Copying Gen • لاحظ أنك لا تستخدم 3100 - اللوازم المكتبية كحساب نفقتك. هذا حساب مستلزمات ، وقد قدمت خدمة. • تضمين نص العنصر المناسب لتبرير الحسابات المختارة. اذكر أن هذا هو تخصيص ثانوي لمركز الخدمة الداخلية. 6) هذا هو شراء جهاز كمبيوتر بسعر يقل عن 5,001،XNUMX دولار أمريكي وطابعة. البنود مفصّلة في الإيصال. • الكمبيوتر (1,200 دولار) سيتم إنفاقه تحت 3189- أجهزة الكمبيوتر • الطابعتان (750 دولارًا) والشاشة (400 دولار) سيتم إنفاقهما تحت 3150 - مستلزمات وخوادم الكمبيوتر <5,001،XNUMX دولار. • تضمين نص العنصر المناسب لتبرير الحسابات المختارة. 7) هذا هو شراء تجديدات المكاتب والكراسي والأثاث المعياري. • سيتم إنفاق العمالة والنوافذ والسجاد على حساب 7000 صيانة إصلاحات المصنع لأن الرسوم لا مجموعها 500,000 دولار أو أكثر ولا تشكل مشروعًا كبيرًا. • سيتم احتساب المقصورات وسطح المكتب والكراسي والخزائن ، وهي أثاث معياري ، على حساب 9000 - معدات / أثاث> 5,000 دولار ، نظرًا لأن التكلفة المجمعة هي> 5,000 دولار. إذا كانت التكلفة المجمعة أقل من 5,000 دولار ، فسيتم إنفاقها على 3180 من المعدات غير الرأسمالية <5,000 دولار. • سيتم إنفاق الكراسي المكتبية الثلاثة على حساب التوريدات مثل 3180 - معدات غير رأسمالية <5,000 دولار أمريكي ، نظرًا لأنها أقل من 5,000 دولار أمريكي. 8) هذا هو شراء معدات أكبر من 5,001،XNUMX دولار. يجب رسملة هذه المعدات. • سيتم إنفاق Gizmo على رمز الحساب 9000 - المعدات / الأثاث> 5,000 دولار أمريكي • سيتم أيضًا رسملة الشحن والتركيب وتدريب الموظفين في الحساب 9000 - المعدات / الأثاث> 5,000 دولار أمريكي • سيتم دفع الضمان في الحساب 70C1 - ضمانات المعدات / عقود الخدمة ، حيث لا يتم رسملة الضمانات.

منح عمليات الإغلاق

مقدم: جيسيكا روزين
تاريخ الطلب 10-13-2008

عرض تقديمي - Word
عرض تقديمي - PowerPoint

  إغلاق المنحة الذي قدمته جيسيكا روزين 10/13/08 أعده تيري شويبوثام أخصائي إدارة الأعمال بالتعاون مع: HSC محاسبة العقود والمنح في الحرم الجامعي الرئيسي محاسبة العقود والمنح جدول المحتويات المنحة مقابل إغلاق الصندوق 3 ما هو إغلاق المنحة؟ 3 ما هو إغلاق الصندوق؟ 4 لماذا يتم إغلاق المنحة أو الصندوق فور انتهائها؟ 4 عملية سير العمل 6 اختلافات إغلاق المنحة: الحرم الجامعي الرئيسي و HSC 6 واجبات إدارة إغلاق المنحة 7 هل تنتهي المنحة أو الصندوق؟ 7 المصاريف صحيحة وكاملة 7 هل ستكون هناك خسارة؟ 8 التقارير / المستندات ذات الصلة مكتملة 8 استمارة التسوية المرسلة إلى محاسبة العقود والمنح 8 ماذا عن F&A؟ 8 هل تم إغلاقه حتى الآن؟ 8 مهام إغلاق المنحة في مكتب محاسبة العقود والمنح 10 عملية بلمسة واحدة 10 يبدأ الإغلاق بنموذج التسوية الذي تم إرجاعه 11 قوائم المراجعة 11 ترك المصاريف غير المسموح بها 11 تصحيح F&A إذا لزم الأمر 11 تسجيل الرصيد المتبقي أو الخسارة 11 إغلاق المنحة أو الصندوق 12 الملحق 1 أ - نموذج تسوية HSC المكتمل 13 الشاشات ذات الصلة 14 الملحق 1 ب - نموذج تسوية الحرم الجامعي المكتمل 16 الشاشات ذات الصلة 18 الملحق 2 - شاشات تأكيد إغلاق اللافتة 22 الملحق 3 أ - قائمة مراجعة القسم 27 الملحق 3 ب - قائمة مراجعة العقد والمنحة 28 المنحة مقابل إغلاق الصندوق ما هو الفرق بين منحة وصندوق؟ سيساعدك الهيكل المحاسبي التالي على رؤية الفرق: رمز المنحة XXXXX الصندوق 1 الفهرس 1 المؤشر 2 الصندوق 2 الفهرس 1 الصندوق 3 الفهرس 1 الفهرس 2 الفهرس 3 ما هو إغلاق المنحة؟ يتضمن إغلاق المنحة إكمال ومراجعة جميع الأنشطة على المنحة المكتملة ، بما في ذلك: • إكمال البرنامج • تقارير التقدم وإكمال الوثائق المطلوبة الأخرى • تسوية محاسبة لافتة وإغلاق o لكل مؤشر o في كل صندوق للمنحة بأكملها. عند إغلاق المنحة ، يتم إغلاق جميع الصناديق والمؤشرات الخاصة بتلك المنحة. تتوقف جميع نفقات المنحة اعتبارًا من تاريخ انتهاء فترة المشروع للمنحة ، والتي يمكنك رؤيتها في شاشة Banner FRAGRNT. يتم نقل المصاريف المستمرة من المنحة. رمز المنحة XXXXX- الحالة "C" الصندوق 1-مؤشر FROE 1-مغلق المؤشر 2-الصندوق مغلق 2-مؤشر FROE 1-مغلق الصندوق 3-FROE Index 1-مغلق الفهرس 2-مغلق الفهرس 3- مغلق جميع التقارير والمستندات الأخرى هي بسبب. عند إغلاق المنحة ، تتغير حالة المنحة إلى "C" (مغلقة) في FRAGRNT.   ما هو إغلاق الصندوق؟ ما الفرق بين إغلاق الصندوق والمنحة؟ يوضح ما يلي الفرق: رمز المنحة XXXXX - الحالة "A" الصندوق 1 مؤشر FROE 1 - المؤشر المغلق 2 - الصندوق 2 الفهرس 1 الصندوق 3 الفهرس 1 الفهرس 2 الفهرس 3 قد تتطلب المنحة صندوقًا جديدًا لكل سنة تكون فيها العملية ، أو لفترات أخرى ، حسب متطلبات المنحة. بشكل عام ، عندما تتطلب المنحة صندوقًا جديدًا ، يتم إغلاق الصندوق القديم. المنحة ، ومع ذلك ، لا تزال مفتوحة. سيتم إصدار صندوق جديد بمؤشر جديد لهذه المنحة المستمرة. اعتبارًا من تاريخ بداية الصندوق الجديد ، سيتم تحميل جميع نفقات المنحة على الصندوق الجديد. سيتم أيضًا نقل جميع النفقات المتكررة إلى الصندوق الجديد.   لم يعد الصندوق / المؤشر القديم مستخدمًا للرسوم المستقبلية. قد تكون هناك بنود تسوية تحتاج إلى التحويل داخل أو خارج المؤشرات القديمة قبل أن يتم إغلاق الصندوق. يتم إكمال نموذج التسوية من قبل القسم الخاص بالمؤشرات في الصندوق الختامي ، ويتم إغلاق الصندوق. عند إغلاق الصندوق القديم ، لن تشير شاشة FRAGRNT في بانر إلى "C" (مغلق) للمنحة. ستبقى الحالة "أ" (نشطة). عندما يتم إغلاق الصندوق القديم ، ستشير شاشة FTMFUND في Banner إلى اكتمال الإغلاق بواسطة "FROE" في عنوان الصندوق. سيظهر الآن أيضًا تاريخ إغلاق الصندوق والمبلغ الذي تم إغلاق الصندوق من أجله في حقل العنوان. سيكون الرصيد في الحساب A0CC ، المطالبة على النقد ، صفرًا. التقارير والوثائق الأخرى لا تزال مستحقة على أساس مستمر. لماذا يتم إغلاق المنحة أو الصندوق فور انتهائها؟ هناك عدة أسباب لإغلاق المنح والصناديق من قبل الإدارات في غضون 60 يومًا بعد تاريخ انتهائها ، ولكن أهمها بالنسبة للإدارات هو أنه ينبغي تقليل عبء العمل لديك. عندما يتم إغلاق جميع الأموال في المنحة ، لا يمكن للرسوم أن تصل إلى المنحة عن طريق الخطأ. لن تحتاج بعد الآن إلى مراجعة مؤشرات المنحة شهريًا أو نقل النفقات الخاطئة. هذا يمكن أن يؤدي إلى توفير كبير في الوقت. ستبقى أيضًا على علاقة أفضل مع الراعي. عندما تكون ملتزمًا بشروط المنحة الخاصة بك ، يكون تصور الراعي للقسم جيدًا. إن أهم سبب لإغلاق UNM للمنح في الوقت المناسب هو أن تظل ملتزمًا باللوائح الفيدرالية التي تتطلب إغلاق المنح في غضون 90 يومًا من الانتهاء.   عملية سير العمل إن عملية سير عمل إغلاق المنحة عبارة عن نظام آلي تمت برمجته لإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى أشخاص محددين في نقاط مختلفة أثناء عملية الإغلاق. يقوم سير العمل أيضًا تلقائيًا بإجراء تغييرات إغلاق على Banner عند اكتمال مهام معينة. بدأ سير العمل في جميع فروع الجامعة في 9/30/08. يمكنك العثور على Workflow على شاشة MyUNM: تم تصميم Workflow لزيادة الكفاءة في عملية الإغلاق للمحقق الرئيسي ، والإدارة ، والإدارات التمهيدية ، والعقود والمنح. سير العمل يعزز الاتصال والتتبع والمساءلة خلال مراحل مختلفة من العملية. اختلافات إغلاق المنحة: الحرم الجامعي الرئيسي و HSC لا توجد فروق عملية في Grant Closeout بين الحرم الجامعي. سير العمل هو نفسه لكل من HSC والحرم الجامعي الرئيسي. يتضمن إغلاق منحة أو صندوق في الحرم الجامعي الرئيسي أو في الحرم الجامعي HSC نفس الأنشطة الإدارية. بالنسبة لمكاتب المحاسبة الأساسية ، هناك بعض الاختلافات الإجرائية ، لكنها لا تؤثر على الأقسام. واجبات إدارة إغلاق المنحة هناك العديد من الخطوات التي يتعين عليك اتخاذها من أجل إغلاق المنحة أو الصندوق بشكل سريع وصحيح. هل تنتهي المنحة أو الصندوق؟ عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني لسير العمل تفيد بأن أموالك على وشك الانتهاء ، فأنت بحاجة إلى تحديد ما إذا كان هذا صحيحًا أم لا. هناك طرق عديدة لتحديد موعد انتهاء المنحة أو التمويل الخاص بك. وإليك بعضًا منها: • اقرأ إشعار منح المنحة. سيخبرك هذا عندما تنتهي المنحة. • إذا كنت قد حصلت على جائزة SNAP [عملية التقديم المبسطة غير المتنافسة] ، فيجب تمديد الصندوق إذا كانت المنحة لا تنتهي. • للحصول على منح مركز العلوم الصحية ، ابحث في FRAGRNT ضمن علامة التبويب "تحديد المستخدم". قد تقول "لديها سلطة موسعة" ، "ليس لديها سلطة موسعة" ، LOC ، أو "فترة الميزانية تحتاج إلى مؤشر جديد" • ناقش مع PI الخاص بك لتحديد الحالة • اسأل مراقب المالية العامة الخاص بك. تأكد من أنك ومراقب المالية العامة وقسم ما قبل المنح والمحقق الرئيسي يفهمون ما إذا كانت المنحة ستنتهي أم أن الصندوق سينتهي أم أن أحدهما أو كلاهما لا ينتهي. إذا استمرت المنحة ، ولكن الصندوق سينتهي: • اكتشف حالة الصندوق الجديد للمنحة. ستحتاج إلى الصندوق الجديد بمؤشر جديد حتى تستمر المنحة دون انقطاع. إذا لزم الأمر ، قم بإرسال نموذج طلب إنفاق الأموال (RTSF). • انقل جميع النفقات المتكررة ، مثل الرواتب ، أو P-Cards ، أو رسوم ITS (الهاتف) إلى فهرس الصندوق الجديد مع تاريخ السريان الصحيح في أسرع وقت ممكن. قد تحتاج أيضًا إلى ضبط الأمر الدائم CRLS لأوامر الشراء الداخلية لمستلزمات المختبرات المركزية. تأكد من أن هذا يتوافق مع تاريخ بداية الجائزة الجديدة. • مراجعة جميع المصروفات على الصندوق وإدخال أو إخراج أي مصروفات تحتاج إلى النقل. إذا كنت تقوم بتسوية فهرسك شهريًا ، فستكون هذه مهمة بسيطة. إذا كانت المنحة تنتهي: • انقل جميع النفقات المتكررة ، مثل الرواتب ، أو رسوم P-Cards ، أو رسوم ITS (الهاتف) إلى فهرس جديد ، بتاريخ سريان صحيح. لا تنس ضبط الأمر الدائم CRLS لأوامر الشراء الداخلية لمستلزمات المعمل المركزي. • قم بإزالة جميع الأعباء غير المستخدمة بمجرد أن تقرر أنها لن تكون هناك حاجة إليها. • مراجعة جميع المصروفات على الصندوق وإدخال أو إخراج أي مصروفات تحتاج إلى النقل. إذا كنت تقوم بتسوية فهرسك شهريًا ، فستكون هذه مهمة بسيطة. هل المصاريف صحيحة وكاملة؟ عندما تكون النفقات صحيحة في FRIGITD ، باستخدام سير العمل ، قم بإرجاع نموذج التسوية المكتمل بحلول تاريخ الاستحقاق. هل ستكون هناك خسارة؟ لتجنب الخسارة ، لا تسمح للمصروفات المباشرة للبند الخاص بك في منحة تعويض التكاليف لتتجاوز ميزانية التكلفة المباشرة للبند الخاص بك. المصاريف المباشرة هي جميع المصروفات في جميع الحسابات باستثناء حساب 89Z0-F & A المصروفات. الاستثناء الوحيد لهذه القاعدة هو إذا كان لديك نفقات غير قابلة للاستبعاد مدرجة في الميزانية وبدلاً من ذلك نقلت النفقات غير القابلة للاستبعاد إلى المنحة. قد يتسبب هذا في زيادة F&A الخاصة بك بما يتجاوز ما تم تخصيصه في الميزانية لـ F&A. إذا كنت تعتقد أنك تقوم بذلك ، فاحسب تغيير F&A أو اطلب المساعدة من مراقب المالية العامة. مع رسوم عقود الخدمة ، تعتمد إيراداتك على الخدمات المقدمة. إذا تجاوزت التكاليف هذه الإيرادات ، فسوف تتعرض لخسارة. يجب أن تتطابق النفقات المباشرة للتسوية التي ترسلها مع النفقات المباشرة في Banner. انتظر حتى يتم إرسال قسائم دفتر اليومية الخاصة بك والتي يتم نقل نفقاتها ، ويتم تصفية أعباءك [تساوي صفر]. يشير نموذج التسوية الخاص بك ، بمجرد التوقيع عليه ، إلى أنك قد راجعت معاملات النفقات في المنحة وتؤكد أنها صحيحة. محاسبة العقود والمنح ليست مسؤولة عن اكتشاف الأخطاء ؛ أنتم. هل التقارير / الوثائق ذات الصلة كاملة؟ • يقوم الباحث الرئيسي بإرسال تقرير مرحلي مباشرة إلى الراعي. • يتم تقديم المستندات الأخرى كما هو مطلوب • يوثق مسؤول الحساب أن هذا قد تم القيام به في سير العمل. • يرسل مراقب المالية العامة استمارة التسوية واستمارة براءة الاختراع إذا كان ذلك ممكنًا إلى الإدارة لاستكمالها. هل تم إكمال نموذج التسوية بشكل صحيح وإرساله إلى محاسبة العقود والمنح؟ يجب إكمال نموذج التسوية وإعادته إلى قسم محاسبة العقود والمنح بحلول تاريخ الاستحقاق. يجب أن تتطابق أرقام المصروفات المباشرة في هذا النموذج مع أرقام المصاريف المباشرة في نظام محاسبة Banner قبل أن يتم إغلاق الصندوق. يجب تصحيح جميع النفقات وتقديمها قبل إكمال هذا النموذج وإعادته. يجب إزالة جميع الأعباء من المنحة قبل إعادة هذا النموذج. ماذا عن F&A؟ بمجرد إعادة نموذج التسوية الخاص بك ، ستقوم محاسبة العقود والمنح بإجراء أي تصحيحات لازمة على F&A. إذا كانت المصروفات المباشرة لبندك الفعلي لمنحة تعويض التكاليف لا تتجاوز المصروفات المباشرة لعنصر السطر المدرج في الميزانية ، فلن تتعرض لخسارة عندما تقوم محاسبة العقود والمنح بتعديل F&A. هل هو مغلق بعد؟ بمجرد الانتهاء من مهام الإغلاق الخاصة بك ، سوف ترغب في معرفة وقت انتهاء محاسبة العقود والمنح من الإغلاق. من السهل التحقق من هذا. فيما يلي شاشتا بانر ستظهران لك ما إذا كانت المنحة أو الصندوق مغلقًا. إذا كان من المفترض أن يتم إغلاق المنحة بأكملها (وليس صندوقًا واحدًا فقط ضمن المنحة) ، يمكنك إلقاء نظرة على FRAGRNT و FGITBAL. إذا كان مربع الحالة "C" (مغلق) وكان رصيد الحساب A0CC ، المطالبة بالنقد ، صفرًا ، فسيتم إغلاق المنحة. يمكنك رؤية الحساب A0CC على FGITBAL ، أو أي شاشة لافتة تعرض حسابات الميزانية العمومية. إذا كانت الحالة لا تزال "أ" (نشطة) ، لم يتم إغلاقها. قد يتم إغلاق صندوق واحد أو أكثر ولكن إذا كانت هناك أموال نشطة ، فستظهر المنحة حالة نشطة.   هذه المنحة مغلقة.   إذا كان من المفترض أن يتم إغلاق صندوق واحد فقط من أموال المنحة ، فيمكنك رؤية ذلك على عدة شاشات. إحدى هذه الشاشات هي FGITBAL. إذا ظهر "FROE" ومبلغ وتاريخ بالدولار بعد الصندوق والحساب A0CC ، فإن المطالبة على النقد بها رصيد صفري ، فهذا يعني أنه تم إغلاق الصندوق. إذا تم إغلاق الصندوق ، فسترى دائمًا وصف "FROE" بالمبلغ بالدولار وتاريخ الإغلاق في اسم الصندوق على أي شاشة تعرض هذه المعلومات. هذا صحيح سواء تم إغلاق المنحة بالكامل أو هذا الصندوق فقط. مهام إغلاق المنحة في مكتب محاسبة العقود والمنح بلمسة واحدة تستخدم محاسبة العقود والمنح HSC عملية "اللمسة الواحدة" كلما أمكن ذلك لإغلاق المنحة. تعني عبارة "اللمسة الواحدة" أنه يتم جمع كافة المعلومات المطلوبة ولم يتم لمس الملف إلا مرة واحدة. يتم الانتهاء من جميع أعمال الإغلاق في جلسة واحدة. المفهوم بسيط ويمكنك استخدامه أيضًا. • عمل تسويات شهرية على كل منحة. حل أي مشاكل شهرية. • احتفظ بجميع معلومات المنح الخاصة بك منظمة ومحدثة في مجلد. • مع اقتراب تاريخ انتهاء المنحة ، انقل جميع الرسوم المتكررة بشكل استباقي ، بما في ذلك كشوف المرتبات ورسوم الهاتف ، إلى فهرس جديد بتاريخ مستقبلي صحيح. • بعد انتهاء المنحة ، اختر نموذج التسوية مرة واحدة. أكمل النموذج وأرسله مرة أخرى على الفور. منحة العمل المنجز. يبدأ الإغلاق بنموذج التسوية الذي تم إرجاعه بشكل عام لا تبدأ عملية الإغلاق فعليًا في محاسبة العقود والمنح حتى تقوم بإرجاع هذا النموذج. إعادة هذا النموذج على الفور سيساعد محاسبة العقود والمنح على إغلاق المنحة الخاصة بك بسرعة. قوائم المراجعة قامت بعض الإدارات بتطوير قوائم المراجعة الخاصة بها. يتضمن الملحق 3 أ أفضل الأفكار المستخدمة حاليًا من قبل العديد من الإدارات. قد تجد قائمة مراجعة هذا القسم مفيدة. قم بتعديله ليناسب احتياجات قسمك. ستجد هذا النموذج ، قائمة التحقق من إغلاق القسم ، منشورًا على كل من مواقع محاسبة العقود والمنح ضمن "النماذج". عنوان URL الخاص بـ HSC هو http://hsc.unm.edu/financialservices/postaward/forms.shtml. عنوان URL للمجمع الرئيسي هو http://www.unm.edu/~cgacctng/forms.html. تحتوي محاسبة العقود والمنح على قائمة مراجعة تفصيلية لموظفيها لاستخدامها أثناء إغلاق المنح. يمكنك رؤية العديد من الخطوات التي يمرون بها في الملحق 3 ب. الانتقال من عقد المصاريف غير المسموح بها ومحاسبة المنح ليست مسؤولة عن العثور على النفقات غير المسموح بها المحملة على المنحة الخاصة بك. القسم ، بتوجيه من المحقق الرئيسي ، مسؤول عن التأكد من تحميل النفقات المسموح بها فقط على المنحة. ومع ذلك ، ستنظر محاسبة العقود والمنح في نفقات المنحة الخاصة بك لمعقولية. إذا تمت ملاحظة أي نفقات يبدو أنها غير مسموح بها ، فسوف يسألك مراقبك المالي عنها. إذا كانت غير مسموح بها ، سيُطلب منك إخراجها من المنحة. يمكن إعادة الأموال التي دفعها الكفيل بالفعل إلى الراعي. تأكد من أن هذا لا يحدث لك. التوفيق بين منحك الشهرية ولا تدع النفقات غير المسموح بها تتسلل. تصحيح F&A إذا لزم الأمر. حساب F&A هو موضوع فصل دراسي آخر. سيتحقق مراقب المالية العامة الخاص بك من F&A ويصححها ، إذا لزم الأمر ، في هذه المرحلة من عملية الإغلاق. لا تفترض أن F&A الخاصة بك صحيحة إلا إذا كنت تعرف بالضبط كيفية حسابها. إذا لم تتجاوز نفقاتك المباشرة الفعلية نفقاتك المباشرة المدرجة في الميزانية ، فلن تتعرض لخسارة عندما تقوم محاسبة العقود والمنح بتعديل F&A. تسجيل الرصيد المتبقي أو الخسارة بعد أن تصدق على صحة المصروفات على المنحة وتصحيح مراقب المالية العامة الخاص بك F&A ، سينظر المراقب المالي في الرصيد في الحسابات المالية للمنحة. إذا كان هناك رصيد متبقي (مكسب) يُسمح لقسمك بالاحتفاظ به ، فسيتم نقله إلى الفهرس غير المقيد الذي تم تحديده بواسطة القسم الخاص بك. يتم تسجيل الخسائر في صندوق المنحة كخسارة. يتم تحميل الخسارة على الحساب 8600 والفهرس المستخدم هو المؤشر غير المقيد المقدم من الدائرة. أغلق المنحة أو الصندوق عندما يتم تسجيل جميع إدخالاتك ، ستتأكد مراقبتك المالية من أن جميع الإيرادات المستحقة قد تم جمعها وأن الحساب A0CC ، المطالبة على النقد به رصيد صفري. بعد فترة وجيزة من هذه النقطة ، سيغلق مراقب المالية العامة المنحة أو الصندوق. عندما يتم إغلاق كل صندوق في المنحة الخاصة بك ، يتم تغيير اسم الصندوق. يبدأ اسم جميع الصناديق المغلقة بالحرف "FROE" ، ويتبعه المبلغ بالدولار من الإيرادات المستلمة في هذا الصندوق ، وتاريخ إغلاق الصندوق. يمكنك رؤية هذا التغيير على أي شاشة لافتة تعرض اسم الصندوق. بعض هذه الشاشات هي FTMFUND و FGITBAL و FGITBSR. عندما يتم إغلاق جميع الأموال في المنحة ، يتم إغلاق المنحة نفسها. تم تغيير حالة المنحة في FRAGRNT إلى "C" (مغلق). يحتوي الحساب A0CC ، المطالبة على النقد على رصيد صفري. الملحق 1 أ - استمارة تسوية HSC المكتملة X الشاشات ذات الصلة لاحظ أنه تم ترك F&A للمكتب الأساسي لإكماله في التسوية المذكورة أعلاه. الإجمالي أعلاه (الأحمر) لا يتطابق مع إجمالي البانر أدناه (أحمر). إذا نظرت إلى تفاصيل التسوية (باللون الأخضر) ، فإن إجمالي المصروفات المباشرة في التسوية [26,348.79،XNUMX دولارًا] تطابق إجمالي المصروفات المباشرة (باللون الأخضر) ، سطراً بسطر. الاختلاف الوحيد هو F&A. ملاحظة مهمة: تذكر أنه إذا كانت نفقاتك الفعلية المباشرة [26,348.79،29,763 دولارًا أمريكيًا ، أدناه] لا تتجاوز ميزانية المصروفات المباشرة الخاصة بك [XNUMX،XNUMX دولارًا أمريكيًا ، أدناه] فلن تتعرض لخسارة عند تعديل F&A. المصروفات المباشرة هي جميع المصروفات باستثناء F&A.       سيُظهر لك FGITBAL أرصدة المنح. لاحظ أن الصندوق مغلق. حساب A0C ، المطالبة بالنقد تساوي صفرًا. يقول عنوان الصندوق الآن ، "FROE…" الملحق 1B - استمارة التوفيق بين الحرم الجامعي الرئيسي المكتمل. يشير التوقيع الموجود في الأسفل إلى شهادة الإدارة بأن جميع الرسوم صحيحة.     لاحظ أن ورقة العمل هذه تسرد الرسوم التي سيتم تحويلها من المنحة. يعطي أرقام تعريف حتى يمكن تحديد المعاملة الأصلية.   الشاشات ذات الصلة لتحديد الصندوق الذي يتم إغلاقه ، انتقل إلى FTMACCI. حدد "إدخال الاستعلام". أدخل الفهرس [أخضر]. حدد "تنفيذ الاستعلام". هذا يخبرك أن الصندوق الذي يتم إغلاقه هو 272H1 ، على المنحة 2R72H.   الآن يمكنك الذهاب إلى FRIGITD ومعرفة كيف تبدو نفقات هذا الصندوق. حدد مربع "ملخص الصندوق".   الآن حدد Next Block.   لاحظ أن صندوق 272H1 مظلل في الجزء العلوي من الشاشة. يشير هذا إلى أن النفقات في النصف السفلي من الشاشة هي نفقات 272H1.   ماذا يمكنك أن تقول من خلال النظر إلى الميزانية والنشاط كما هو مذكور الآن لهذه المنحة؟ 1) إجمالي المصروفات أقل من إجمالي الميزانية (انظر صافي المبلغ الإجمالي المحاط بدائرة بقيمة 288.54 دولارًا). لا يتم تجاوز المنحة. لا يزال هناك رصيد متاح قدره 288.54 دولارًا أمريكيًا ، والذي كان من الممكن إنفاقه ولكنه لم ينفق. [أحمر] 2) بمجرد أن يجمع مكتب محاسبة العقود والمنح جميع الإيرادات المستحقة والتحقق من صحة حسابات الميزانية العمومية (صفر) ، فسيتم إغلاق المنحة. لا تؤدي جميع المنح ذات الرصيد المتبقي إلى رصيد متبقي ("ربح") للإدارة. لا ينتج عن منح سداد التكاليف أبدًا رصيد متبقي ("ربح"). العديد من أنواع المنح الأخرى أيضًا لا ينتج عنها مكسب للقسم. اطلب من مراقب المالية العامة توضيح ما إذا كنت تعتقد أنه كان يجب أن تحصل على رصيد متبقي ولم تحصل عليه.     هل هذا الصندوق مغلق؟ لتحديد ذلك ، نذهب إلى FGITBAL. هل الصندوق مغلق؟   الجواب: لا. هناك طريقتان يمكنك من خلالهما تحديد أن الصندوق لا يزال مفتوحًا من هذه الشاشة. 1) لا يذكر اسم الصندوق "FROE" بالمبلغ والتاريخ بالدولار. لا يزال لديه اسم صندوق عادي ، "MR-Native Language Tribal 2006-2007" [أحمر] 2) الحساب A0CC ، المطالبة بالنقد لا يحتوي على رصيد صفري.   الملحق 2 - شاشات تأكيد إغلاق بانر FRAGRNT تأكيد الإغلاق - منحة كاملة لاحظ أنه يجب عليك أيضًا التحقق للتأكد من أن الحساب A0CC ، المطالبة بالنقد به رصيد صفري [شاشة FGITBAL].  FRIGITD - تحقق من مجموعات "ملخص الصندوق" ، حدد الكتلة التالية ، يعرض FRIGITD أربعة صناديق: اذهب إلى FTMFUND. حدد إدخال الاستعلام [أو F7] ، ووضع الصندوق الأول في كتلة الصندوق ، حدد تنفيذ الاستعلام [أو F8]. لاحظ أن العنوان يقول "FROE" ، وتاريخ الإنهاء هو تاريخ سابق. يمكنك التكرار لكل فهرس. إذا لم يتم إغلاق الصندوق ، فلا يزال بإمكانك معرفة ما إذا كان الصندوق نشطًا أم لا بالنظر إلى تاريخ الإنهاء [الأخضر]. إذا كان تاريخ الإنهاء قبل تاريخ اليوم ، فسيكون الصندوق غير نشط. يمكنك التحقق من رصيد A0CC ، المطالبة بالنقد في FGITBAL ، كما هو موضح سابقًا. إنه صفر. الملحق 3 أ- قائمة التحقق الخاصة بالقسم منحة / عقد _____________ محقق رئيسي __________________________ الصندوق ____________________ Dept. أقرب _________________________________ فهرس ____________________ اكتمل (التوقيع والتاريخ) _______________________ تاريخ الانتهاء _________________ تمت المراجعة (التوقيع والتاريخ) ____________________________ الأولي عند الانتهاء التاريخ عند الانتهاء تعليقات العنصر هل المنحة أو العقد مغلق؟ هل الصندوق مغلق؟ إذا تم إغلاق الصندوق (وليس المنحة أو العقد) ، فهل تم إنشاء الصندوق / المؤشر الجديد؟ يتم سحب جميع الرسوم المتكررة من المنحة / العقد بتاريخ سريان صحيح (بما في ذلك الاتصالات / أنظمة النقل الذكية). جميع النفقات هي رسوم منح / عقد صحيحة. تم سحب أي رسوم غير صحيحة. لا توجد رسوم منح / عقد صحيحة مفقودة. تم نقل أي رسوم مفقودة إلى صندوق المنح الصحيح. جميع الأعباء عند الصفر. أكد الباحث الرئيسي أن جميع التقارير المرحلية قد تم تسليمها. تم إكمال جميع المستندات الأخرى المطلوبة (القائمة تحت التعليقات). تم إكمال نموذج التسوية وإرساله إلى مكتب محاسبة العقود والمنح. (HSC فقط) النفقات المباشرة مطابقة لمصاريف Banner المباشرة. تأكد من إغلاق المنحة / العقد أو الصندوق من قبل المكتب الأساسي. الملحق 3 ب- قائمة مراجعة العقد والمنحة (مستخدمة من قبل مراقبي المالية العامة لإغلاق منحة أو صندوق) الملحق 4 أ- صحيفة التوفيق بين الحرم الجامعي الرئيسي جامعة نيو مكسيكو محاسبة العقود والمنح MSC01 1245 الهاتف: 277-4721 فاكس: 277-8567 إغلاق العقد والمنحة رمز منحة التسوية: رمز الصندوق: رقم الفهرس: وكالة التمويل: تاريخ الانتهاء: الباحث الرئيسي: وفقًا لسجلاتنا ، انتهت المنحة المشار إليها أعلاه. يرجى إكمال وتوقيع وإرجاع تسوية إنهاء العقد والمنحة هذه عن طريق _______________________________________________. إذا لم ترد بحلول هذا التاريخ ، فستواصل محاسبة العقود والمنح إغلاق المنحة / الصندوق / المؤشر أعلاه OMB Circular A-110، Sec. تتطلب D.71 إغلاق الصناديق الفيدرالية في غضون 90 يومًا من تاريخ انتهاء فترة الميزانية. يرجى اغتنام هذه الفرصة لمساعدة محاسبة العقود والمنح. إذا كانت لديك أي أسئلة بخصوص هذا النموذج ، فيرجى الاتصال بمراقب المالية على رقم الهاتف أعلاه. إذا دعت الحاجة إلى إجراء تغييرات ، فيرجى معالجة نماذج إعادة التوزيع القديمة المناسبة أو إعادة توزيع العمالة (PZAREDS) لأي مصروفات رواتب و / أو قسائم دفتر يومية للمصروفات الأخرى في Banner Finance. إذا لزم الأمر ، يرجى إرسال أي مذكرات مدتها 90 يومًا مع تسوية الإغلاق. يرجى ذكر أي رسوم لم يتم تسجيلها حتى الآن في Banner (FRIGITD) في العمود A. يرجى إدراج أي عناصر تم نقلها إلى الخارج ولم يتم تسجيلها بعد في Banner (FRIGITD) في العمود B. (A) (B) الرسوم الإضافية في الرسوم الإضافية الصادرة 1. _____________________________________ 1. _____________________________________ 2. _____________________________________ 2. _____________________________________ 3. _____________________________________ 3. _____________________________________ 4. _____________________________________ 4. _____________________________________ 5. _____________________________________ 5. _____________________________________ أيضًا ، مطلوب للإغلاق أي عناصر تم فحصها أدناه: ________ وثائق لمشاركة التكلفة (العينية ، مطابقة الطرف الثالث ، إلخ) ________ شهادة PI / المستندات المطلوبة من قبل الوكالة ________ تعديل PO لإلغاء أو نقل الالتزامات المفتوحة المستحقة ________ أخرى: ___________________________________________________ إذا كان ذلك ممكنًا ، قم بتحويل الرصيد المتبقي / الخسارة إلى فهرس Banner: __________________________________ تم إعداده بواسطة: _______________________________________________________ التاريخ: _______________________________________________________ التاريخ: _______________ بصفتي PI ، أقر بأن جميع النفقات المذكورة أعلاه هي للأغراض المناسبة ووفقًا للاتفاقية المدعومة. في مؤشرات سداد التكاليف ، سيكون هذا هو مبلغ الفاتورة النهائي. لا توجد تغييرات أخرى مصرح بها من قبل القسم بخلاف تلك المشار إليها أعلاه. شهادة PI: ______________________________________________________ التاريخ: _______________ الملحق 4B- ورقة التوفيق الخاصة بـ HSC عقد أو منح مصادقة قريبة العودة إلى FSD عن طريق: العودة إلى: MSC09 5220 رمز المنحة: رمز الصندوق: حساب FRS # NA إجمالي الميزانية: تاريخ الانتهاء: سلطة موسعة؟ (تحقق إذا كانت الإجابة بنعم) وكالة التمويل: الباحث الرئيسي: مسؤول حساب القسم: القسم: تم إكمال هذا القسم بواسطة القسم تاريخ طباعة شاشة FRIGITD: إرفاق نسخة من شاشة لافتة FRIGITD ("بداية المنحة حتى تاريخه").   التعديلات من سنة إلى تاريخ مشروع ABCD نهائي شرح إجمالي (أمثلة ؛ استخدم ما هو موجود في FRIGITD) المبالغ اعتبارًا من (إضافات / تعديلات المصروفات وصف رمز الحساب 1/0/00) 2000 رواتب أعضاء هيئة التدريس - 2020 رواتب المشرف $ - 2040 رواتب فني $ - 20A0 GA TA RA PA Sal $ - 20F0 رواتب الموظفين $ - 20J0 رواتب الطلاب $ - 20L0 دراسة العمل الفيدرالية $ - 20P0 رواتب مؤقتة $ - 21E0 إعفاء من الرسوم الدراسية $ - 21J0 مزايا أخرى $ - 3100 اللوازم المكتبية $ - 3150 كمبيوتر اللوازم - 3180 دولار - معدات غير رأسمالية - 31 ألف دولار عام - 0 مليون دولار مصاريف cruitment $ - 31 $ - السفر 0 $ - مصاريف الحيوانات $ - 3800 حوافز المشاركين $ - 4600E4640 مستلزمات المختبر / الطبية $ - 50Z0 نفقات المريض الأخرى $ - 55C0 نسخ $ - 63D0 تأجير المعدات $ - 70 تكاليف التشغيل الأخرى $ - 0 المعدات - الأثاث 8060 دولارًا أمريكيًا للمعدات - كمبيوتر - 9000Z9020 دولار أمريكي F&A - تم التحقق منه بواسطة HSC FSD المجموع 89 0 0.00 إذا كان ذلك ممكنًا ، تحويل الرصيد المتبقي / الخسارة إلى مؤشر Banner: ___________________ يجب إعادة التسوية وتحويل الرسوم إلى / إيقاف الصندوق حسب المستحق التاريخ المحدد أعلاه. تاريخ الاستحقاق هو 0.00 يومًا بعد تاريخ انتهاء فترة الميزانية للصندوق ، ما لم تكن متطلبات الوكالة أكثر صرامة. تعميم OMB A-0.00 ، ثانية. تتطلب D.71 إغلاق الصناديق الفيدرالية في غضون 90 يومًا من تاريخ انتهاء فترة الميزانية. تم الإعداد بواسطة: مسؤول حساب الدائرة التاريخ: بصفتي باحث رئيسي ، أقر بأن جميع النفقات المذكورة أعلاه هي للأغراض المناسبة ووفقًا للاتفاقيات المنصوص عليها في مستندات التقديم والمنح. في مؤشرات سداد التكلفة ، سيكون هذا هو مبلغ الفاتورة النهائي. لا توجد تغييرات أخرى مصرح بها من قبل القسم مما هو مبين أعلاه.     

إرشادات قسيمة دفتر اليومية

مقدم: تيري شويبوثام
تاريخ الطلب 07-14-2008

عرض تقديمي - PowerPoint
نشرة - PDF

إرشادات قسيمة دفتر اليومية للاحتياطيات والتخصيص وإدخالات التحويل تيري شويبوثام متخصص إدارة الأعمال بالتعاون مع: مكتب الميزانية HSC الرئيسي مكتب الميزانية الحرم الجامعي الرئيسي المحاسبة العامة HSC المحاسبة غير المقيدة والتقارير 7/14/08 تم التحديث 10/2011 جدول المحتويات تعريفات مفيدة الشروط والبنود: .............................................. ............................................. 3 إدخال التخصيص: ... .................................................. ......................... 3 إدخالات التحويل: ... .................................................. .......................... 3 تحويلات صندوق النبات: ............................................. .................................................. ................... 3 1900 - الاحتياطيات: ............................................. .................................................. ........................... 4 1903 - التغيير في دخول الاحتياطيات: .......................................... .................................................. .. 4 1901 - الاستخدام المدرج في الميزانية للاحتياطيات: ... .................................................. . 4 8045 - إدخالات الدعم بين الإدارات ... ...................................... 5 تذكيرات بإدخالات الميزانية ذات الصلة: ... ................................................ 5 FORH008 تخصيص التحويلات HSC ، تقرير Hyperion: ........................................ .................. 6 التحويل مقابل. التخصيص: كيف تتحقق ............................................. ................................................. 6 كيفية عمل الإدخالات: ........................................... .................................................. .................. 6 دخول الاحتياطيات: ... .................................................. ........................... 6 إدخال التخصيص: ... .................................................. ......................... 8 إدخال التحويل: ... .................................................. ............................ 9 8045 دعم مشترك بين الإدارات: ............................................ ........................................ 10 إدخالات الميزانية: ... .................................................. .......................... 10 أخطاء شائعة في قسيمة دفتر اليومية يجب تجنبها: ... .............................. 12 مخطط انسيابي - نقل أم تخصيص؟ .................................................. ........................................... 13 الملحق 1 - استثناءات إدخال التخصيص ... ......................................... 14 رموز حساب الاحتياطيات ... .................................................. ........... 15 رموز حساب التخصيص ... .................................................. ........ 15 رموز حساب التحويل ... .................................................. ........... 16 رموز حساب تخصيص الإيرادات السريرية ... ............................... 19 الملحق 3-HSC هيكل الصندوق غير المقيد ... .................................. 20 هيكل صندوق الحرم الجامعي الرئيسي غير المقيد ............................................ ...................................... 23 الملحق 4 - عناصر FOAPAL ... .................................................. .... 29 الملحق 5-FORH008A -النقل ... .................................................. 30 FORH008A - التخصيص .............................................. .................................................. ............... 31 الملحق 6 - نموذج تحويل الأموال النباتية HSC ......................................... ................................... 32 الملحق 7 - قائمة مرجعية للاحتياطيات / التخصيص / إدخالات التحويل ... ......... 33 تعريفات للمصطلحات والعناصر المفيدة: إدخال التخصيص: يتم استخدام إدخالات التخصيص بشكل روتيني لنقل التمويل الفعلي من فهرس واحد للمساعدة في دعم فهرس آخر. يجب وضع إدخالات التخصيص في الميزانية ؛ إما في الميزانية الأصلية أو كمراجعة للميزانية. يتم استخدامه بين المؤشرات داخل نفس مستوى الصندوق 2. ويتم استخدامه لنقل الإيرادات غير السريرية إلى الأقسام. يستخدم إدخال التخصيص حسابات تخصيص الدخل ولا يؤثر بشكل مباشر على الاحتياطيات. يجب أن يكون مستوى البرنامج 2 هو نفسه ، مع بعض الاستثناءات [انظر الملحق 1]. إدخالات التخصيص لا تعبر الحرم الجامعي. إذا لم يكن المبلغ مدرجًا في الميزانية بالفعل ، فيجب أيضًا إعداد إدخال في الميزانية. يمكن العثور على قائمة رموز حساب التخصيص في الملحق 2. يمكن العثور على قائمة الأموال في الملحق 3. ستستخدم إدخالات التخصيص رموز حساب التخصيص في النطاق 1600-1666 [انظر الملحق 2]. يجب أن يكون الشخص الذي يقوم بإنشاء إيصال دفتر اليومية هو الدور الأمني ​​"لصحافي القسم" وإلا فلن يتمكن من إكمال الإدخال. استخدم رمز فئة القاعدة BD4 لإدخالات ميزانية التخصيص و JE2 لإدخال التمويل الفعلي. إدخالات التحويل: يتم استخدام إدخال التحويل عندما لا يُسمح بإدخال التخصيص. يتم استخدامه لنقل التمويل بين برامج Banner [على سبيل المثال ، I&G ، الخدمة العامة ، إلخ.] أو بين الحرم الجامعي. يسمح بنقل التمويل من مستوى صندوق Banner 2 أو مستوى البرنامج 2 إلى مستوى صندوق 2 أو مستوى برنامج 2 مختلف. يجب أن تكون جميع التحويلات في الميزانية ؛ سواء في الميزانية الأصلية أو المنقحة. الموعد النهائي لجميع قيود الميزانية المتعلقة بالتحويلات هو 31 مارس. بعد هذا التاريخ ، لا يمكن إجراء التحويلات غير المدرجة في الميزانية. ستستخدم إدخالات التحويل رموز حساب التحويل في نطاق 1100 - 12T0 [انظر الملحق 2]. يجب أن يكون لدى الشخص الذي يقوم بإنشاء إيصال دفتر اليومية دور الأمان "المحول الإداري" وإلا فلن يتمكن من إكمال الإدخال. يجب استخدام رمز فئة القاعدة BDT لعمليات نقل الموازنة. اتصل بمكتب الميزانية الأساسي الخاص بك قبل محاولة أحد هذه الخيارات. تحويلات صندوق النبات: عند تحويل الأموال إلى صندوق مصنع على HSC ، يجب عليك إكمال نموذج صندوق المصنع الموجود في الملحق 6 أو على موقع ويب مكتب ميزانية HSC [http://hsc.unm.edu/about/budget/budget. shtml] تحت "نماذج مكتب الموازنة HSC". يجب توقيع هذا النموذج كما هو موضح قبل الموافقة على التحويل. 1900 - الاحتياطيات: بالنسبة للمؤشرات غير المقيدة ، يتم ترحيل المبلغ المتبقي [أي الأموال المتبقية للإنفاق] أو العجز النقدي [أي الأموال التي أنفقتها ولكن لم يكن لديك] في نهاية السنة المالية في نظام المحاسبة إلى المالية الجديدة عام. هذا هو مبلغ الاحتياطيات للسنة. إنه أقرب إلى رصيد البداية في دفتر الشيكات الخاص بك. هذا التراجع هو إدخال تم إنشاؤه بواسطة النظام بواسطة Finance Systems Management (FSM) في الحساب 1900. لا يمكن عمل إدخالات دفتر اليومية باستخدام رمز الحساب 1900. تمثل الاحتياطيات دولارات فعلية وليست ميزانية. تستخدم ولايات ميكرونيزيا الموحدة رمز فئة القاعدة JBF لنقل فائض أو عجز نهاية العام الفعلي ضمن جميع المؤشرات غير المقيدة. 1903 - التغيير في إدخال الاحتياطيات: الإدخال الأكثر شيوعًا في حسابات الاحتياطيات يتضمن حركة الرصيد من مؤشر إلى آخر لتغطية عجز في المؤشر أو لتمويل مؤشر. سبب شائع آخر لإدخال الاحتياطيات هو إغلاق مؤشر له رصيد ولكن ليس له أي نشاط في السنة الحالية ؛ الحساب الوحيد الذي لديه رصيد هو 1900 في هذه الحالة. سبب آخر لإدخالات الاحتياطيات هو تصحيح إدخالات السنة السابقة. عندما يتم العثور على خطأ في فهرس غير مقيد بعد إغلاق السجلات المحاسبية للسنة المالية التي تؤثر فقط على المؤشرات غير المقيدة ، فإن التغيير في إدخال الاحتياطيات هو الطريقة المستخدمة لتصحيح الخطأ. تستخدم هذه الإدخالات الحساب 1903 على جانبي الإدخال. يجب أن تكون المؤشرات المعنية في نفس مستوى الصندوق 2 ومستوى البرنامج 2. إذا كان هناك خطأ بين أكواد الحساب في نفس الفهرس ، فلا يلزم إدخال. تزيد هذه الإدخالات (أو تقلل) الرصيد المتبقي في نهاية العام السابق في المؤشرات المتأثرة. لا تؤثر على حسابات المصاريف حيث حدثت الإدخالات في الأصل. يجب أن تكون هذه الإدخالات موثقة جيدًا حتى يمكن تحديد الإدخال الأصلي الذي يتم تصحيحه. 1901 - استخدام الاحتياطيات المدرج في الميزانية: تمويل الاحتياطيات المتوقع إنفاقه خلال السنة المالية الحالية مدرج في الميزانية في كود الحساب 1901. يُستخدم رمز فئة القاعدة BD4 لضبط الميزانية. يجب أيضًا معالجة الاحتياطيات السلبية ، أو تقليل الأموال التي سيتم إنفاقها في العام الحالي لتعويض العجز ، في الميزانية باستخدام رمز الحساب 1901. 8045 - إدخالات الدعم بين الأقسام يمكن استخدام هذه الإدخالات أحيانًا عندما يتعذر استخدام إدخالات التخصيص والاحتياطيات. سوف تتجنب هذه الإدخالات استخدام إدخال تحويل أكثر تعقيدًا. كما هو الحال مع إدخالات التخصيص والتحويل والاحتياطيات ، يجب استخدام نفس رمز الحساب [8045 في هذه الإدخالات] لكل من الجانب المدين والائتمان للإدخال. يجب أن يكون الإدخال صافيًا إلى الصفر. بالإضافة إلى: .  لا يجوز استخدام البنود التي تؤثر على أي رموز حساب أخرى في JV حيث يتم استخدام رمز الحساب 8045. .  هناك حد قدره 5,000 دولار لكل معاملة و 20,000 ألف دولار في السنة لكل مؤشر. هذا يعني أن إجمالي معاملة المستند لا يمكن أن يتجاوز 10,000 دولار و 5,000 دولار للخصم و 5,000 دولار للائتمان. .  يجب الموافقة على أي استثناءات لهذه الحدود من قبل المحاسبة المركزية قبل تقديم الإدخال. . لا يمكن نقل الرواتب باستخدام كود الحساب 8045. . لا ميزانيات مسموح بها لهذا الحساب. . لا يمكن استخدام كود الحساب 8045 مع المؤشرات المقيدة. . يجب أن يكون هناك وصف مفصل لنوع المصروفات التي يتم تحرير فواتير بها ، كما هو الحال مع إدخالات التخصيص والتحويل والاحتياطيات. . لا يمكن استخدام رمز الحساب 8045 للشراء في الأسواق العليا. . لا يمكن استخدام رمز الحساب 8045 لإعادة تخصيص معاملات P-Card. تذكيرات إدخالات الميزانية ذات الصلة: بالنسبة لعمليات التحويل:. يجب أن يتضمن حقل الوصف لكل تسلسل من JV فهرس الإزاحة ورمز الحساب كأول مجموعة من الأحرف في الحقل. . يجب أن تكون جميع الإدخالات بسيطة وليست مركبة. . يجب توفير نص المستند المطلوب. . بشكل عام: . يجب أن يكون التمويل المراد نقله مدرجًا في الميزانية. إذا لم يتم تضمينها في الميزانية الأصلية ، فقم بإعداد إدخالات الميزانية المطلوبة في نفس وقت التخصيص الفعلي أو إدخال التحويل. لاستخدام احتياطيات الميزانية ، يجب استخدام رمز الحساب 1901. هذا الجزء فقط من الاحتياطيات الفعلية التي تتوقع إنفاقها في السنة المالية الحالية مدرج في الميزانية في رمز الحساب 1901. استخدم رمز فئة القاعدة BD4 للاحتياطيات وإدخالات ميزانية التخصيص. استخدم رمز فئة القاعدة BDT لنقل إدخالات الميزانية. استخدم التقرير FORH008 لتحديد إدخال الموازنة الصحيح لعمليات النقل والتخصيص. تذكر أن حساب المصاريف 8060 هو تقرير افتراضي ؛ استخدام حساب المصاريف الصحيح. لا يمكن استخدام رموز الحساب 1900 أو 1903 في قيود الميزانية.  يجب أيضًا معالجة الاحتياطيات السلبية في الميزانية باستخدام 1901 وستقلل من إجمالي الإيرادات والمصروفات المدرجة في الميزانية FORH008 HSC Transfers Allocation ، تقرير Hyperion: سيساعدك هذا التقرير في تحديد نوع الإدخال المطلوب أو التخصيص أو التحويل. هذا التقرير ضروري لأنه يمنحك الوصف المطلوب لإدخالات النقل. سيُظهر لك المؤشر / الحساب الذي يجب استخدامه لكل من الدولارات الفعلية والميزانية. سيخبرك ما إذا كان الإدخال يجب أن يكون إدخال تحويل أو تخصيص ، أو إذا كان الإدخال غير مسموح به. وهو موجود في Brio / Finance Reports / F Dept_School_College / F HSC / FORH008 في دليل Hyperion الخاص بك. التحويل مقابل. التخصيص: كيف تتحقق إن حركة الأموال بين البرامج ، مثل بين البرامج التعليمية وبرامج البحث ، هي تحويل. تعتبر الحركات داخل البرامج ، مثل نقل الأموال التعليمية والعامة من البرنامج التعليمي والتمريض العام في HSC إلى برنامج الصيدلة التعليمي والعام في HSC ، تخصيصًا. سيساعدك الهيكل المحاسبي الذي تستخدمه UNM في تحديد نوع المعاملة التي تفكر فيها ، وسيساعدك تقرير FORH008 في إعداد الإدخال. كيفية عمل الإدخالات: دخول الاحتياطيات:. تنقل هذه الإدخالات الإيرادات من فهرس إلى آخر. . يتم إجراء هذه الإدخالات أيضًا لتصحيح أخطاء السنة السابقة التي تم العثور عليها بعد إغلاق نهاية العام. . يتم استخدام إدخالات الاحتياطيات فقط عندما تكون جميع المؤشرات المتأثرة غير مقيدة. . تحديد ما إذا كان هذا هو الإدخال الصحيح الذي يجب القيام به: o هل تنقل الإيرادات التي تمثل احتياطيات؟ إذا كان الأمر كذلك ، فستكون الدولارات الفعلية في الحساب 1900. وإذا تم إدراجها في الميزانية ، فسيتم إدراجها في الحساب 1901. o هل جميع المؤشرات متضمنة في نفس مستوى الصندوق 2 ومستوى البرنامج 2؟ .  ستنقل الأموال باستخدام الحساب 1903. سيكون الإدخال 1903 لكل من الخصم والائتمان ، وبالتالي فإن إجمالي نشاط رمز الحساب هو صفر. سيستخدم كلا جانبي إدخال الاحتياطيات دائمًا رمز الحساب 1903. سيكونون دائمًا صفرًا من عام 1903. .  مثال: وجدت ماري سميث خطأ في شراء معدات بقيمة 14,000 دولار في أحد مؤشراتها غير المقيدة. تم إجراؤه على المؤشر غير المقيد الخطأ [34xxxx] في العام السابق. إنها تريد تصحيح كلا المؤشرين المعنيين عن طريق نقل المصروفات إلى المؤشر الصحيح غير المقيد ، 21xxxx. كلا المؤشرين في نفس مستوى الصندوق 2 ومستوى البرنامج 2. .  حساب الاحتياطيات: o اكتشف المؤشر الذي يحتوي على الكثير من المال. في هذه الحالة ، يحتوي الفهرس 34xxxx على 14,000 دولار أمريكي كمصروفات كبيرة. إنهم يفتقدون 14,000 دولار من المال في حساب الاحتياطيات الخاص بهم. لو تم حساب المصروفات بشكل صحيح في العام السابق ، لكان قد حصلوا على تمويل إضافي قدره 14,000 دولار للترحيل. هذا المبلغ النقدي البالغ 14,000 دولار ينتمي بشكل شرعي إلى المؤشر 34xxxx ، حيث أنهم هم من دفعوا بالفعل ثمن المعدات عن طريق الخطأ. o احسب ما تبقى في حساب الاحتياطيات للمؤشر الذي يجب أن يتخلى عن الأموال: • لحساب ما تبقى في حساب الاحتياطيات ، خذ مجموع 1900 و 1903. على سبيل المثال ، إذا كان هناك 20,000 دولار في الفهرس 21xxxx ، رمز الحساب 1900 ، ولكن رمز الحساب 1903 به - 8,000 دولار ، لديك 12,000 دولار في كود حساب الاحتياطيات التي يمكنك نقلها [20,000 دولار - 8,000 دولار = 12,000 دولار] لاحظ أن علامة +/- تسجل الدخول أكواد حساب الإيرادات هي عكس علامات +/- على أكواد حساب المصاريف. يمثل هذا الرصيد البالغ 12,000 دولار الأموال التي يمكن إنفاقها. الأرصدة الحالية في 21xxxx: رمز فئة الائتمان لحساب قاعدة المؤشر المدين o 21xxxx JE2 1900 20,000 o 21xxxx JE2 1903 8,000. o صافي من رمزي الحساب: 12,000 o تحتاج إلى نقل 14,000 دولار. هذا 2,000 دولار أكثر مما لديك في رموز الحسابات الاحتياطية ذات الصلة. • أولاً ، انقل مبلغ 12,000 دولار أمريكي الموجود في حساب الاحتياطيات. .  مؤشر الخصم 21xxxx ، رمز الحساب 1903 ، مقابل 12,000 [لديك 8,000 دولار هناك لتبدأ]. ستضيف الآن - 12,000 دولار ، ليصبح المجموع - 20,000 دولار عند نشر إيصال دفتر اليومية. هذا يساوي 20,000 دولار التي حصلت عليها في عام 1900. هذا هو أقصى ما يمكنك نقله من رمز الحساب هذا. أضف رصيدًا إلى المؤشر الذي حصل على الإيرادات بمبلغ 12,000 دولار. .  انقل المبلغ المتبقي 2,000 دولار الذي تحتاجه لنقله باستخدام إدخال التخصيص. حساب قاعدة الفهرس رمز فئة الائتمان المدين o 21xxxx JE2 1903 12,000 o 34xxxx JE2 1903 12,000 o تأثير الإدخال على رموز الحساب: 0 لاحظ أن الخصم والائتمان لهذا الإدخال في 1903 ينتج عنه "صفر" من الدولارات التي يتم نقلها إلى أو خارج من الحساب. يجب أن يكون هذا دائمًا صحيحًا بالنسبة للاحتياطيات أو التخصيص أو إدخال 8045. تأثير الإدخال على المؤشر 21xxxx: الائتمان المدين برمز حساب الفهرس o 21xxxx 1900 20,000 [موجود] o 21xxxx 1903 8,000 [موجود] o 21xxxx 1903 12,000 [هذا الإدخال] o المبلغ المتبقي في رموز حساب الاحتياطيات: 0 دولار تأثير الإدخال على المؤشر 34xxxx : ائتمان الخصم لرمز حساب المؤشر o 34xxxx 1900 o 34xxxx 1903 12,000،34 o مبلغ التمويل الذي تم نقله إلى 12,000xxxx: XNUMX دولار إدخال التخصيص:.  حدد ما إذا كان هذا هو الإدخال الصحيح الذي يجب القيام به: o تقوم بتحويل الإيرادات التي يتم تخصيصها في نفس مستوى الصندوق 2 ومستوى البرنامج 2 ، ولكن إلى مؤشرات مختلفة. o تقوم بنقل تمويل غير موجود في رمز حساب الاحتياطيات. o إذا كنت تقوم بتحويل الإيرادات السريرية إلى مؤشر إداري فرعي ، فراجع الملحق 2 - أكواد حساب تخصيص الإيرادات السريرية ، والشرح المتعلق بها. .  ستستخدم بشكل عام رمز الحساب 1660 كخصم وائتمان لهذا الإدخال. انظر في قائمة رمز الحساب [انظر الملحق 2] في رموز الحساب الأخرى. حدد رمز الحساب الذي يتوافق مع نوع التمويل الذي يتم تخصيصه. . سيؤدي إدخالك دائمًا إلى صافي النشاط الإجمالي لرمز الحساب إلى الصفر. . هل يحتوي المؤشر (وليس الحساب) على المبلغ بالدولار الذي ترغب في تخصيصه ، والمتبقي بدولارات الميزانية غير المنفقة؟ . في المثال أعلاه ، ستخصم من رمز الحساب 21xxxx 1660 مقابل 2,000 دولار. ستضيف للمؤشر الذي يتلقى التمويل بمبلغ 2,000 دولار. حساب قاعدة الفهرس رمز فئة الائتمان المدين o 21xxxx JE2 1660 2,000،34 o 2xxxx JE1660 2,000 0،21 o تأثير الإدخال على الحساب: 2 التأثير الإجمالي لهذين الإدخالين على كلا المؤشرين: رمز فئة الحساب المدين بحساب الفهرس o 1903xxxx JE12,000 21 2 عدد 1660xxxx JE2,000 XNUMX XNUMX،XNUMX.   حساب قاعدة المؤشر رمز فئة الائتمان المدين o 34xxxx JE2 1903 12,000 o 34xxxx JE2 1660 2,000،2,000 يجب أن يكون هناك ما لا يقل عن 21 دولار في المخصصات المدرجة في الميزانية والأموال غير المنفقة في المؤشر XNUMXxxxx ؛ وإلا لا يمكن إجراء جزء التخصيص من هذا الإدخال. لاحظ أنه لم تتأثر أي حسابات مصروفات ، على الرغم من أن هذا يعد تصحيحًا للمصاريف من العام السابق. إدخال التحويل:.  حدد ما إذا كان هذا هو الإدخال الصحيح الذي يجب القيام به. o هل تقوم بتحويل دولارات يتم تخصيصها لمستوى صندوق مختلف 2 و / أو مستوى برنامج 2؟ ثم ستفعل إدخال التحويل. o سوف تستخدم رمز حساب تحويل بين 11xx و 12xx. .  استخدم رمز الحساب المناسب لإجراء الإدخال. لا يمكن إجراء أي إدخالات لإعادة توجيه الميزانية أو تخصيصها عبر أكواد مستوى الصندوق 2 و / أو أكواد مستوى البرنامج 2. مثال: وافق نائب رئيس قسم الأبحاث في ماري سميث على دعم مشروع التوعية السريرية بتمويل قدره 5,000 دولار. سيأتي تمويل VP من Index 406009 ، Fund 3U0023 ، Program P161. يتم تنفيذ مشروع التوعية السريرية بواسطة مؤشر طب الأسرة والمجتمع 160010 ، صندوق 3U0029 ، برنامج P171. لم يكن هذا الدعم في الميزانية المقدمة في الأصل. . قم بتشغيل تقرير FORH008 للمؤشرين. اتبع إرشادات التقرير لإجراء الإدخال. استخدم بالضبط النص الوصفي المطبوع في التقرير. . الإدخال: فعلي: حساب مدين لحساب قاعدة الفهرس JV Short Class Code Code الوصف 406009 JET 11E0 5,000 160025-11C0 160025 JET 11C0 5,000. ميزانية 406009-11E0: حساب قاعدة الفهرس (-) برعم (+) برعم JV رمز فئة قصيرة وصف رمز تقليل الزيادة 406009 BDT 11E0 -5,000،160025 11-0C406009 8060 BDT 5,000 * -160025،8060 160025-11 * 0 BDT 5,000C406009 11 0-160025E8060 5,000 BDT XNUMX * XNUMX. 406009-8060 * * لاحظ أن 8060 هو رمز حساب افتراضي. استخدم رمز الحساب المناسب هنا. 8045 إدخال الدعم بين الإدارات:.  الحد الأقصى لـ 8045 إدخال هو 20,000 دولار / سنة لكل فهرس. لا يمكن أن يتجاوز إدخال واحد 5,000 دولار. .  في بعض الأحيان ، يلزم نقل الأموال ، ولكن لا يمكن إجراؤها من خلال إدخال الاحتياطيات أو التخصيص. فهي صغيرة بما يكفي لتكون ضمن إرشادات 8045. عندما يحدث هذا ، يمكنك أحيانًا إجراء إدخال 8045-Interdepartmental Support بدلاً من النقل. .  سيحدث هذا أحيانًا عندما تقوم بتصحيح معاملات السنة السابقة. .  مثال: لدى Roger Jones مؤشر 49xxx3 ، Fund 3U0023 ؛ برنامج P161 الذي يجب إغلاقه. لديها رصيد خسارة قائم قدره 87.52 دولار. لا يمكن إغلاقه حتى يصبح رصيد المؤشر صفرًا. ترغب الدائرة في إغلاق المؤشر من خلال تمويل العجز بأموال غير مقيدة لرؤساء الأقسام في المؤشر 49xxx7 ، الصندوق 3U0303 ، البرنامج P171. يوجد مؤشر رئيس القسم في برنامج وصندوق من المستوى 2 مختلف عن المؤشر الذي يجب إغلاقه. .  يقدم Roger الإدخال التالي: الائتمان المدين لحساب المؤشر o 49xxx7 8045 87.52 o 49xxx3 8045 87.52. وبذلك يصل رصيد 49xxx3 إلى الصفر ، ويمكن إغلاق المؤشر. إدخالات الميزانية:. يجب أن تكون قيود الميزانية بالدولار الكامل. لا سنتات. . المؤشر "يعطي" الأموال [يتم وضع إدخال الخصم هذا في إدخال دفتر اليومية بعلامة سلبية ؛ الميزانية تنخفض لهذا الحساب] يجب أن يكون لديه ما يكفي من المال لتغطية الدخول. [على سبيل المثال ، إذا كانت الميزانية الحالية هي 9,000 دولار ، والنفقات الفعلية 500 دولار وهناك عبء 1,500 دولار ، لم يتبق سوى 7,000 دولار (9,000 - 500 دولار - 1,500 دولار = 7,000 دولار) ويمكن نقل 7,000 دولار فقط]. .  تذكر: إذا قمت بنقل التمويل من (أو إلى) فهرس ، فيجب عليك أيضًا نقل نفس المبلغ من المصروفات خارج (أو إلى) الفهرس. يجب أن تظل الميزانية في حالة توازن. .  في حالة مبالغ الاحتياطيات ، استخدم كود الحساب 1901 وفئة القاعدة BD4 لنقل التمويل من مؤشر إلى آخر. إذا كنت ترغب في إنفاق أموال الاحتياطيات غير المدرجة في الميزانية والموجودة في عام 1900 ، فيجب عليك وضع ميزانية لاستخدام التمويل في رمز الحساب 1901. الرجوع إلى تقرير Hyperion الخاص بك لمعرفة مقدار استخدام الاحتياطيات المدرجة في الميزانية حاليًا. .  في حالة مبالغ التخصيص التي تستخدم أكواد الحساب 16xx ، استخدم رمز الحساب نفسه مع رمز فئة القاعدة BD4 لنقل ميزانية كافية لتغطية الإدخال. ترغب في نقل 3,000 دولار من النفقات الفعلية للسنة السابقة إلى الفهرس كإدخال تخصيص. ما زلت تتوقع أن المصروفات الأصلية البالغة 2,000 دولار أمريكي ستحدث في وقت لاحق من العام. يجب عليك نقل 1,000 دولار من أموال الميزانية لتغطية 3,000 دولار من النفقات التي تنقلها. سيساوي مبلغ 1,000 دولار المضاف إلى 2,000 دولار الحالي مبلغ 3,000 دولار الذي تنتقل إليه. يجب عليك نقل مبلغ 3,000 دولار من أموال الميزانية لتغطية المبلغ الكامل البالغ 3,000 دولار من المصروفات ، والسماح لمبلغ الميزانية الحالي البالغ 2,000 دولار بالبقاء. سيغطي هذا 2,000 دولار من النفقات المتوقعة في وقت لاحق من العام. .  في حالة تحويل المبالغ التي تستخدم أكواد الحساب 11xx إلى 12xx ، استخدم رمز الحساب المناسب مع رمز فئة قاعدة BDT لنقل ميزانية كافية لتغطية الإدخال. استخدم تقرير FORH008 لتحديد كيفية إدخال إدخال ميزانيتك. .  الموعد النهائي لجميع إدخالات الميزانية المتعلقة بالتحويلات هو 31 مارس ، مثال 1: لدى الإدارة احتياطيات فعلية في مؤشر الخدمة العامة بقيمة 25,000 دولار. يعتزمون إنفاق 15,000 دولار من الرصيد في السنة المالية الحالية. سيتم إكمال إدخال الميزانية ، باستخدام رمز فئة القاعدة BD4 ، على النحو التالي: زيادة رمز حساب الفهرس 3-XXXXX 1901 +15,000 زيادة الإيرادات 3-XXXXX 3100 + 5,000 3-XXXXX 3820 + 2,000 زيادة المصروفات أيضًا 15,000 دولار أمريكي 3-XXXXX 8060 + 8,000 مثال 2: لدى الإدارة احتياطيات فعلية سلبية في مؤشر الخدمة العامة بقيمة - 15,000 دولار. إنهم يخططون لتعويض 5,000 دولار من هذا العجز خلال السنة المالية الحالية. سيتم إكمال إدخال الميزانية ، باستخدام رمز فئة القاعدة BD4 ، على النحو التالي: زيادة رمز حساب الفهرس 3-XXXXX 1901 انخفاض الإيرادات -5,000 3-XXXXX 3100-4,000 3-XXXXX 3820 انخفاض المصاريف -1,000 من 5,000 دولار أخطاء قسيمة دفتر اليومية الشائعة لتجنب: .  لا تستخدم "تخصيص" في نص إدخال دفتر اليومية للتحويل. .  لا تستخدم "التحويل" في نص قيد يومية التخصيص. .  إنشاء إدخال احتياطيات أو تخصيص يتخطى صناديق المستوى 2 أو برامج المستوى 2. .  إرسال تخصيص لقيد يومية الاحتياطيات يستخدم رموز حساب مختلفة مستخدمة في نفس الإدخال. .  استخدام رموز حساب التخصيص التي لا تعكس نوع التمويل الذي يتم تخصيصه.  محاولة تحريك رصيد أكبر مما هو متاح. .  محاولة نقل إدخالات تصحيح العام السابق غير المقيدة في رمز الحساب الأصلي. يجب نقلها في كود الحساب الاحتياطي [1903] كخصم وائتمان للمؤشرات المعنية. .  الديون لا تساوي الائتمانات. .  تقديم إدخالات التخصيص أو الاحتياطيات أو التحويل بدلاً من نقل مصروفات السنة الحالية إلى الفهرس المناسب. .  في قيود الميزانية ، الإيرادات لا تساوي النفقات. .  في قيود الميزانية ، لا يصل صافي 16xx إلى الصفر. .  في إدخالات الميزانية ، لا تحتوي أموال المؤشر ورمز الحساب التي يتم نقلها "من" على أموال كافية. لا يمكن أن يكون نتيجة الرصيد السلبي. مخطط انسيابي - نقل أم تخصيص؟ تشغيل F Index Lookup بلا تقرير Hyperion. لاحظ الصندوق والبرنامج لكل فهرس.   التحويل نعم هل رمز البرنامج من المستوى 2 هو نفسه لكلا المؤشرين؟ لا لا هل رموز برامج المستوى 2 ضمن التعليمات وعام؟ نعم ، ملحق التحويل 1 - تخصيص استثناءات الدخول على مستوى الصندوق استثناءات مستوى البرنامج 2 2 البرامج التعليمية والعامة من P09 إلى P14 المسموح بها ؛ ومع ذلك ، لا يمكن عبور الحرم الجامعي. الملحق 2 - رموز الحساب الاحتياطيات رموز الحساب رمز الحساب العنوان الوصف 1900 الاحتياطيات لاستخدام النظام فقط. المبلغ المتبقي المكتسب مُرحلًا من السنة المالية السابقة. للقوائم الفعلية فقط ، وليس للميزانية. 1901 استخدام الميزانية المخصصة للاحتياطيات في الميزانية. مبلغ الفائض أو العجز المُرحل المزمع إنفاقه أو استرداده في السنة الحالية. 1903 تغيير في الاحتياطيات المستخدمة لنقل مبلغ الاحتياطيات المقيمة في رمز الحساب 1900 (الاحتياطيات) في فهرس إلى فهرس آخر. يجب أن تكون المؤشرات المعنية في نفس مستوى الصندوق 2 أو مستوى البرنامج 2. ويجب استخدام رمز الحساب 1903 للمدين والائتمان في أي إدخال من هذا القبيل. Contact your accounting office if you have questions.  Allocation Account Codes  Account  Code  Title  Description  1600  Allocations Earned Revenue Gen  To allocate revenues that are credited to a School or College index but are “earned” by departments (Example: Course Fee Revenue) OR to allocate from department primary indices to secondary “faculty” indices.  1601  F&A Allocations  To allocate F&A revenues from a School or College to departments; Account code must equal zero.  1610  Allocations SOM Gen  To allocate Dean’s Funding revenues to departments.  1620  Allocations Subsidy Gen  Definition under review  1640  Allocations Pooled Allocations Gen  Allocation of I&G only.  Restricted to Budget office use.  1650  Allocations UNM Bond Proceeds Gen  Used to distribute UNM Bond Proceeds in Plant Funds from the Construction Project Index to the appropriate individual Construction Project.  1660  Allocations Other Gen  Allocations for general purposes not itemized above.  1661  Overhead-Internal Allocation  Definition under review  1665  Regent’s Reallocation  Allocation of the 1.1% Regents’ Tax (mandated by the Regents for Main Campus Unrestricted I&G, Public Service, and Research), decreasing I&G budget and actual allocations for FY 2006.  1666  Interdepartmental Allocations  Allocations within a department  Transfer Account Codes  Account  Code  Title  Description  1100  Trsfr To I G Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue to an Instruction and General Program Code Index from: a non Instruction and General Program Code index; an Instruction and General index from another Campus; or a Restricted Instruction and General index.  For tracking purposes, the offset index and account code must be included in the journal entry description and journal entries should be simple not compound.  1120  Trsfr From I G Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for movement of revenue from an Instruction and General Program Code index to: a non Instruction and General Program Code index; an Instruction and General Index from another campus; or a Restricted Instruction and General index.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the description field and journal entries should be simple not compound.  1140  Trsfr Contract Services Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1160  Trsfr To Student Social Cultura Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1180  Trsfr From Student Social Cultu Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11A0  Trsfr To Research Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue between Research level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  11C0  Trsfr From Research Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Research level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  11E0  Trsfr To Public Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11F0  Trsfr From Public Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11H0  Trsfr To Internal Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11J0  Trsfr From Internal Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11L0  Trsfr To Student Aid Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11N0  Trsfr From Student Aid Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11P0  Trsfr To Auxiliaries Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11R0  Trsfr From Auxiliaries Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11T0  Trsfr To Athletics Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11V0  Trsfr From Athletics Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1200  Trsfr To Independent Operations Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1220  Trsfr From Independent Operations Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Independent Operations level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  1240  Trsfr To Plant Fund Minor Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1260  Trsfr From Plant Fund Minor Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1280  Trsfr To Plant Fund Major Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue between Plant Fund Major Gen level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12A0  Trsfr From Plant Fund Major Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Plant Fund Major Gen level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12C0  Trsfr To Renewal Replacement Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12E0  Trsfr From Renewal Replacement Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12F0  Trsfr To Debt Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12H0  Trsfr From Debt Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12N0  Unitized Trsfr To Endowments Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12N1  Not Unitized Trsfr To Endowments Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12P0  Unitized Trsfr From Endowments Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Endowment level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12P1  Not Unitized Trsfr From Endowments Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12R0  Trsfr To Agency Funds Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue between Agency level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12T0  Trsfr From Agency Funds Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Agency level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  Clinical Revenue Allocation Account Codes Revenue Code  Distribution Code  Definition and Usage  0380  “FOM” revenue from UNM Medical Group to the School of Medicine (SOM) Clinical Departments  0381  Distribution of FOM revenue from department primary indices to secondary indices.  Account code must equal zero  0320  “Special Arrangements” revenue from UNM Medical Group to the School of Medicine (SOM) Clinical Departments  0321  Distribution of “Special Arrangements” revenue from department primary indices to secondary indices.  Account code must equal zero.  0330  Revenue generated  through Locum Tenens services (temporary primary care physicians) activities  0331  Distribution of Locum Tenens revenue from the Locum Tenens office to various SOM Clinical Departments.  Account code must equal zero.  0340  Revenue from University Hospital to the SOM  0341  Distribution of University Hospital revenue from department primary indices to secondary indices.  Account code must equal zero.  0350  CRTC patient revenue posted from the global billings  0351  Distribution of CRTC patient revenue to various SOM Clinical Departments.  Account code must equal zero.  0370  Revenue generated by Specialty Extension Services (temporary physician specialists) activities  0371  Distribution of Specialty Extension Services revenue from the Specialty Extension Services office to various SOM Clinical Departments.  Account code must equal zero.  The allocation of clinical revenue from a department to a secondary index (faculty specific index) is done from the distribution account code that corresponds to where the  revenue was initially recorded. كما هو الحال مع جميع إدخالات التخصيص ، يجب أن يكون صافي الإدخال صفرًا. يجب أن يساوي المبلغ المخصوم من الحساب الأساسي المبلغ المضاف إلى الحساب / المؤشرات الثانوية. على سبيل المثال ، تلقى الفهرس 7xxxx0 توزيعات FOM بمبلغ 10,000 دولار في أبريل. يشير توزيع إيرادات الأقسام لأعضاء هيئة تدريس معينين إلى أن 7xxxx1 يجب أن تتلقى 4,000 دولارًا وأن 7xxxx2 تستحق 3,000 دولار. يحتفظ القسم بمبلغ 3,000 دولار للعمليات الإدارية. Account Code  Index  Debit(+)  Credit(-)  0381  7xxxx0  $7,000  0381  7xxxx1  $4,000  0381  7xxxx2  3,000  Totals:  (+)$7,000  (-)$7,000  = $0    Appendix 3-HSC Unrestricted Fund Structure UPDATED 9/6/07 HSC Unrestricted Fund Structure Level 1  Level 2  Level 3  3U1  HU Instruction and General  3U1G  HU General I and G  3U0044  HU I and G  3U2  HU Research  3U2G  HU General Research  3U0023  HU Research General  3U0047  HU F&A  3U0053  Genomics Software  3U0081  HU Endowed Spending Research  3U0298  UNM Tumor Registry (SEER) Billing  3U0299  HU Research Residuals  3U0312  HU CRTC State Appropriations  3U3  HU Education  3U3G  HU General Education  HU Non Endowed Spending  3U0002  Education  3U0003  HU Endowed Spending Education  3U0005  HU Housestaff Operations  3U0050  HU CME Conferences  3U0080  HU SOM Student Fees  3U0084  HU EMS Academy Billing  3U0089  HU Housestaff Billings  3U0123  HU Housestaff UNMH AR  3U0300  HU Education General  3U4  HU Clinical Service  3U41  HU UPA  3U0032  HU UPA Fom  3U0033  HU UPA Special Arrangements  3U42  HU UNMH  3U0006  HU Childrens Psychiatric Hospital  3U0007  HU Carrie Tingley Hospital  3U0011  HU UNMH AR & AP General  3U0034  HU UNMH-SOM General  3U56  HU General Clinical Service  HU Non Endowed Spending  3U0001  Research  3U0004  HU Medical Investigator Billing  3U0029  HU Clinical Residuals  3U0030  HU Locum Tenens Billing  3U0031  HU Specialty Ext Services  3U0038  HU Neonatology Transport Billing  3U0048  HU Peds Onc Patient Billing  3U0051  HU VA Contracts  3U0054  HU Clinical Service Contracts  3U0064  HU CRTC Patient Billing  HU Non Endowed Spending Clinical  3U0301  Service  HU Endowed Spending Clinical  3U0302  Service  3U0303  HU Clinical Service General  3U5  HU Other  3U53  HU HSC Monitoring Funds  1U0277  IU-System Clearing HSC AR  3U0008  HU HSC Monitoring  3U0037  HU Cost Reimbursement Billing  3U0046  HU Payroll Suspense  3U0056  HU Payroll Accrual Monitoring  3U0108  HU Allowance C&G A R  3U0280  HU HSC Accrued Annual Leave  3U0282  HU HSC Insurance Reserve  3U0292  HU HSC Travel Advances  3U0294  HU HSC Facility Planning  3U54  HU Internal Services  3U0014  HU Program Evaluation  3U0015  HU Experimental Biotech  3U0020  HU Animal Resource Facility  3U0035  HU Internal Services Contingency  3U0036  HU PPD Maintenance & Planning  3U0049  HU HRRC Industry Revenue  3U0055  HU DNA Services  3U0057  HU EBL Services  3U0058  HU BRAIN Center  3U0059  HU Ctr for Development & Disability  3U0103  HU Mass Spectrometry  3U0105  HU Niehs FC 4  3U0306  HU Biomedical Communications  3U0313  HU Radiology Services  3U55  HU Petty Cash and Deposit Funds  3U0109  HU Pediatrics Development  3U0110  HU EMS Academy  3U0111  HU Dental Programs  3U0112  HU Pediatrics Hematology  3U0113  HU College of Nursing  3U0114  HU Pharmacy  3U0115  HU Petty Cash Fund  3U0118  HU Medical Center Library  3U0121  HU Duplication Cash  3U0283  HU Mental Health Center  HU Teacher & Ed Development  3U0295  Workshop  3U0296  HU NBICO Family Emergency Fund  HU Internal Services ­ 3U57  Shared Facilities  3U0016  HU Flow Cytometry  3U0017  HU Kugr Genomics  3U0022  HU Florescent Microscopy  3U0040  HU Electron Microscopy  3U0082  HU Proteomics  3U0307  HU Bioinformatics  3U0308  HU Biostatistics  3U0309  HU Medical Informatics  3U0310  HU Tissue Banking  3U0311  HU Experimental Therapeutics  3U5G  HU General Other  3U0106  HU Student Aid    Main Campus Unrestricted Fund Structure UPDATED 07/1/08 Level 1 Level 2 Level 3 MU Instruction & 2U1 General 2U1G MU General I & G 2U0224 MU I & G 2U2 MU Research 2U2G MU General Research 2U0005 MU Department Research 2U0006 MU Idc 2U0237 MU IDC Recovery for Special Program 2U3 MU Public Service 2U3G MU General Public Service 2U0007 MU Non Endowed Spending 2U0016 MU Vp Academic Affairs 2U0203 MU Public Service 2U0204 MU KUNM FM 2U0205 MU Inst & Conf Continuing Ed 2U0206 MU Summer Professional Development 2U0207 MU Summery Story of NM 2U0208 MY Summer Personal Enrichment 2U0209 MU Summer Extension 2U0210 MU Summer Independent Study 2U0211 MU Summer Conference Center 2U0212 MU Summer Computers 2U0213 MU Deferred Tuition-San 2U0214 MU Dental Continuing Ed 2U0215 MU Ethnobiology Conference 2U0216 MU Philosophy Internation 2U0217 MU Hardwood Foundation 2U0218 MU UNM Press 2U0219 MU Accounts Receivable Lobo 2U0220 MU American Studies 2U0221 MU Maxwell Museum Publication 2U0222 MU Architecture Crd 2U0223 MU Knme Tv Public Service 2U0238 Deferred Comp Clearing 2U0247 112380-Accessibility Services 2U0252 MU Self-Insurance Reserve Level 2 Level 3 2U5 MU Other Institutional Activities MU 2U51 Auxiliaries 2U0077 MU Bookstore AR 2U0078 MU Bookstore 2U0079 MU Golf Courses 2U0080 MU La Posada Dining 2U0081 MU Citation Allow Ps 2U0082 MU Housing Business Services 2U0083 MU Popejoy Hall Pemg 2U0084 MU Yound Ranch Property 2U0085 MU Parking and Transportation Svcs 2U0086 MU Taos & Lawrence Ranch 2U0087 MU Concessions 2U0088 MU Copy Media Services 2U0089 MU Facilities Rental 2U0090 MU Student Family Housing 2U0091 MU Art and Art History Paper Closet 2U0092 MU UNM Tennis Club 2U0093 MU Tennis Club UBIT 2U0094 MU Maxwell Museum 2U0095 MU Maxwell Zuni 2U0096 MU Maxwell Gift Shop 2U0097 MU Art & Maxwell Store 2U0098 MU Art Museum Shop 2U0099 MU Art Museum Shop Prod 2U0100 MU Accounts Receivable Copy Service 2U0101 MU Library Copy Center 2U0102 MU Lodestar Gift Shop 2U0103 MU Food Services 2U0104 MU Prepaid Expenses N 2U0105 MU Student Fees Designation 2U0106 MU Lodestar Operation 2U0107 MU UNM Ticketing Services 2U0108 MU Maxwell San Felipe 2U0109 MU Student Health 2U0110 MU NM Union UBIT 2U0111 MU NM Union 2U0112 MU Nsf Conf Ms 2U0234 MU Lobo Cash 2U0248 MU Auxiliaries Contingency 2U0258 Harwood Gift Shop 2U52 MU General Athletics 2U0025 MU Athletics 2U53 MU Student Social and Cultural 2U0001 MU Other Student Social Cultural 2U0002 MU Book Co-op 2U0003 MU Other Student Social Cultrural 2U0004 MU Debate Team Level 2 Level 3 2U54 Internal Services 2U0113 MU Microprobe Sem Lab 2U0114 MU ECRF OTV Cost Center 2U0115 MU Mathematics & Statistics 2U0116 MU Mathematics & Statistics Kyner 2U0117 MU Stat Consulting Clinic 2U0118 MU Physics Shops 2U0119 MU Media Tech Service 2U0120 MU SIMS Laboratory 2U0121 MU Ce Shop Account 2U0122 MU Ce Hydraulics Lab Fee 2U0123 MU NMERI Auto 2U0124 MU MTTC Cleanroom Operation 2U0125 MU NMERI Recharge 2U0126 MU NMERI Computer Cost 2U0127 MU TEM Laboratory 2U0128 MU Electrical Wood Metal Shop 2U0129 MU Mechanical Engineering Shop 2U0130 MU Academy for T&C 2U0131 MU Contingency Internal Services 2U0132 MU Employee Occupational Health Svc 2U0133 MU Continuing Ed Workforce Labs 2U0134 MU Cars 2U0135 MU International Scholarships 2U0136 MU Chemistry Research Lab Supplies 2U0137 MU Chemistry & Nuclear Lab 2U0138 MU X Ray Structure 2U0139 MU Paleomagnetism Lab 2U0140 MU Analytical Chemistry Lab 2U0141 MU X Ray Diffraction Lab 2U0142 MU Unix Computer Facility 2U0143 MU Stable Isotope Lab 2U0144 MU Icp Ms Lab 2U0145 MU Quaternary Lab 2U0146 MU Radiogenic Iso Lab 2U0147 MU NMR Facility 2U0148 MU HR Benefits Cobra 2U0149 MU X Ray Photoel Spectr 2U0150 MU Xrd Lab 2U0151 MU SAXS 2U0152 MU Pcl 2U0153 MU MCSC Materials Characterization 2U0154 MU Cirt 2U0155 MU Cirt 2U0156 MU Supercomputing 2U0157 MU Hardware Maintenance 2U0158 MU Incubator Lab Maintenance 2U0159 MU Information Tech 2U0160 MU Ctr Micro-Engineering Ceramics 2U0161 MU Rodey Theatre Rental Level 2  Level 3  2U0162 2U0163 2U0164 2U0165 2U0166 2U0167 2U0169 2U0170 2U0171  MU MRC Computer Charges MU Temporary Employee MU Excess Sick Leave MU Retiree Health Benefits MU Dependent Tuition Program MU Employee Tuition Remission MU Bookstore Wholesale MU Telecommunications MU Taxation UBIT GGRT  2U0172 2U0173 2U0174 2U0175 2U0176 2U0177 2U0178 2U0179 2U0180 2U0181 2U0182 2U0183 2U0184 2U0185 2U0186 2U0187 2U0188  MU Safety Health & Environment MU Internal Med EHPP MU Chtm Crystal Growth MU Materials Management MU Payroll Tax Subsidy MU Chtm Clean Room MU UNM Copy Center MU Casaa Project Evaluation MU Cng Fueling Center MU Materials Management MU Printing Plant MU Sub Campus Images MU Quick Copy Centers MU Materials Management MU Premiums Risk Management MU Radioactive Waste Disposal MU Hazardous Chemical Waste  2U0189 2U0190 2U0191  MU Ticket Discounts MU Pes Midas MU Casaa Data Services  2U0192 2U0193 2U0194 2U0195 2U0196 2U0197 2U0198 2U0199 2U0200 2U0201 2U0202 2U0229 2U0230 2U0231 2U0232 2U0233 2U0236 2U0239 2U0240 2U0241 2U0242  MU Casaa Internal Services MU Ppd Engineering Services MU Auto Rental Fleet MU Ppd Alarms MU Cogeneration Plant MU Ford Utilities MU Ppd Automotive MU Ppd Custodial Services MU Ppd Engineering Services MU Maui Project MU Ppd-Remodeling MU High Pressure Exp MU IFL INTERFEROMETRIC LITHOGRAPHY MU MBE-MOLECULAR BEAM EPIT0XY MU Special Program Services MU Banner Tax MU Catastrophic Leave MU LIDAR Lab MU PPD Maintenance and Planning MU PPD Environmental Services MU PPD Work Control  Level 2 Level 3 2U0243 MU Employee and Org Development 2U0244 MU Univ Library Internal Svcs 2U0245 MU Continuing Education 2U0246 MU Confocal Laser Scanning Lab 2U0249 ITS Computing Services 2U0250 ITS Communications Network Services 2U0253 Capital Projects Ofc 2U0254 COE Publication Center 2U0255 MU-Benefits 2U0256 CHTM-Technical Support 2U0258 A&S Biology Service Centers 2U0260 EDAC Internal Services 2U0262 MU NMIRA Laboratories 2U5G MU General Student Aid 2U0008 MU Endowed Spending 2U0226 MU Student Aid 2U0261 Tribal Student Aid 2U55 MU Other 2U0009 MU Masters Of Management 2U0010 MU Santa Fe Graduate Center 2U0011 MU Accepted Applicants 2U0012 MU Books & Serials 2U0013 MU Books From Mexico 2U0014 MU Library Prepaid 2U0015 MU Books Argentina 2U0017 MU Ims 2U0018 MU Photo Service Ms 2U0019 MU Special Programs Int 2U0020 MU Arts & Sciences 2U0021 MU Anthropology 2U0022 MU Chemistry Breakage C 2U0023 MU Economics Rac 2U0024 MU English Key Deposits 2U0025 MU London Semester 2U0026 MU Astrophysis 2U0027 MU Psychology 2U0028 MU Psychology Gluck 2U0029 MU Psychology Dougher 2U0030 MU Psycholog 2U0031 MU Communications & Journalism 2U0032 MU German Summer School 2U0033 MU Speech & Hearing Science 2U0034 MU Linguistics Petty Cash 2U0035 MU Institute for Public Policy 2U0036 MU Computer Usage 2U0037 MU Womens Studies 2U0038 MU Institute Criminal Justice 2U0039 MU Media Tech Svc Cashd 2U0040 MU Architecture & Planning 2U0041 MU Hppelp Therapy Pool Level 2  Level 3  2U0042 2U0043 2U0044 2U0045 2U0046 2U0047 2U0048 2U0049 2U0050 2U0051 2U0052 2U0053 2U0054  MU Family Development Program MU Petty Cash-Soe Copy Center MU Chemical & Nuclear Engineering MU Ce Key Accounts MU Eece Key Deposits MU Mechanical Engineering MU Mfg Engineering Petty Cash MU NMERI MU Minority Engineering Petty Cash MU Cs Key Deposits MU Space Nuclear Power Systems MU Cfa Key Deposits MU Tamarind Institute  2U0055 2U0056 2U0057 2U0058 2U0059 2U0060 2U0061 2U0062 2U0063 2U0064 2U0065 2U0066 2U0067 2U0068 2U0069 2U0227  MU Clinical Operations-Law MU Zimmerman Fiscal Service MU General Library Key Deposits MU General Library Key Deposits MU Recreational Services MU Outreach Services MU Student Fees MU Police Petty Cash MU Admission Petty Cash MU UNM Child Care Center MU Student Publications MU Physical Plant MU Maui High Perform Computing Ctr MU Casaa MU Casaa Crb Petty Cash MU Political Science Pc  2U0228 2U0235 2U0251 2U0259  MU Midweek Movie Pc MU Books From Brazil MU Law Library MU New Media & Ext Learn NMLN  2U0263  MU IPL-JEC Fees  Appendix 4-FOAPAL Elements   FOAPAL Elements -Quick Reference Guide Begins Program FUND PROGRAM DESCRIPTION ACCOUNT CODES With Level 2 Institutional Funds 1 Instruction and General OPERATING REVENUE Begins With Instructional and General Revenue P09 Tuition Revenue 01 Main Campus 2 Instruction Unrestricted Ex 10 P10 Student Fees 02 Main Endowments 2E Sponsored Instr Restr Ex 10 P10R Mandatory Student Fees 02Z1 Main Plant Funds 2P Academic Support Unrestr Ex 11 P11 Patient Services 03 Main Restricted 2R Sponsored Acad Support Restr Ex 11 P11R Grants & Contracts 04 Main Unrestricted 2U Student Services Ex 12 P12 Sales & Services 05 Sponsored Student Srvc Restr Ex 12 P12R INTERNAL SALES HSC Campus 3 Institutional Support Ex 13 P13 (USED ONLY IN P18 INTERNAL SERVICES) HSC Endowments 3E Sponsored Inst Support Restr Ex 13 P13R Appropriations 07(number) HSC Plant Funds 3P Operations and Maintenance Ex 14 P14 Sales & Services 07Z HSC Restricted 3R Other Operating Revenue 08 HSC Unrestricted 3U NON-OPERATING REVENUE Student Social and Cultural Ex 15 P15 Bond Revenue 09 Gallup Campus 4 Research Unrestr Ex 16 P16 Gifts, Investment Income & Gallup Endowments 4E Sponsored Research Restr Ex 16 P16R Other 10 Gallup Plant Funds 4P Transfers 11 or 12 Gallup Restricted Funds 4R Allocations Non Sponsored Pub Svc Unrestr Ex 17 P17 Gallup Unrestricted 4U Sponsor Public Service Restr Ex 17 P17R Earned Revenue 1600 F&A Allocation 1601 Los Alamos Campus 5 Internal Services Ex 18 P18 (USED ONLY IN P16 Research) Los Alamos Endowments 5E Allocations SOM Gen 1610 Los Alamos Plant Funds 5P Student Aid Unrestr Ex 19 P19 Pooled Allocation 1640 Los Alamos Restricted Funds 5R Sponsored Student Aid Restr Ex 19 P19R (Only used by depts. للميزانية الأصلية) Los Alamos Unrestricted 5U UNM Bond Proes 1650 Auxiliaries Ex 20 P20 General Allocations 1660 Valencia Campus 6 Overhead Internal 1661 Valencia Endowments 6E Athletics Ex 21 P21 (USED ONLY in P16 Research) Valencia Plant Funds 6P Regent's Restorocation 1665 Valencia Restricted Funds 6R احتياطي العمليات المستقلة Ex 22 P22 فالنسيا احتياطيات 6U غير المقيدة 1900 برامج مؤسسية أخرى P50 (لم يتم استخدامها من قبل الإدارات على الإطلاق) Taos Campus 7 Property Plant and Equipment P501 الاستخدام المدرج في الميزانية للاحتياطيات 1901 Taos Endowments 7E Agencies P502 (أغراض الميزانية فقط) صناديق نباتات Taos 7P للطالب برامج القروض P503 التغيير في الاحتياطيات 1903 Taos Restricted Funds 7R Endowment Programs P504 (MOVING RESERVES ONLY) المصاريف Taos غير المقيدة 7U الرواتب 20 UNM Hospital 8U Payroll Benefits 21 النفقات الأخرى 31 حتى 99 Interdept Support 8045 Budget Contingency 80E0 29 Appendix 5-FORH008A -Transfer 8060-FORHXNUMXA -Transfer XNUMX-FORHXNUMXA -Transfer * * لاحظ أن XNUMX هو رمز حساب مصاريف افتراضي. لا يمكنك إزالة الأموال المدرجة في الموازنة من أي رمز حساب لا يحتوي على رصيد موازنة. استبدل 8060 برمز حساب المصاريف الذي يحتوي على الأموال المدرجة في الميزانية التي تنقلها. استبدل 8060 على الجانب الآخر من الإدخال برمز (رموز) الحساب حيث تنوي إنفاق الأموال. FORH008A -Allocation ** * لاحظ أن 8060 هو رمز حساب مصاريف افتراضي. لا يمكنك إزالة الأموال المدرجة في الموازنة من أي رمز حساب لا يحتوي على رصيد موازنة. استبدل 8060 برمز حساب المصاريف الذي يحتوي على الأموال المدرجة في الميزانية التي تنقلها. استبدل 8060 على الجانب الآخر من الإدخال برمز (رموز) الحساب حيث تنوي إنفاق الأموال. الملحق 6 - نموذج تحويل الأموال النباتية HSC يمكن العثور على نموذج التحويل إلى المصنع هذا على موقع الويب الخاص بميزانية وإدارة HSC للخدمات المالية [http://hsc.unm.edu/about/budget/budget.shtml] ، في مكتب ميزانية HSC علامة التبويب "النماذج". الملحق 7 - قائمة التحقق للاحتياطيات / التخصيص / إدخالات التحويل.   هل هذه سنة حالية أو مصاريف سنة سابقة أقوم بتصحيحها؟ .   إذا كان تصحيح العام السابق ، فهل أستخدم رمز حساب الاحتياطيات؟ .   إذا كان تصحيح العام الحالي ، فهل أستخدم أكواد حساب المصاريف الصحيحة؟   .   هل يحتوي مؤشر العطاء ["من"] على رصيد متبقٍ كافٍ؟ .   هل هذه الميزانية؟ .   إذا لم يكن الأمر كذلك ، فهل قمت بتضمين إدخال في الميزانية؟ .   هل مدخل ميزانيتي بالدولار كله؟ .   إذا كان هذا مدرجًا في الميزانية ، فهل يحتوي المؤشر على رصيد متبقٍ كافٍ لتغطية الدولارات الفعلية المنقولة؟   .   هل استخدمت تقرير Hyperion FORH008A؟ سيخبرك هذا التقرير ما إذا كان لديك إدخال تخصيص أو تحويل ، وما هي أكواد الحساب التي يجب استخدامها ، وما هو نص سطر موضوع JV الذي يجب استخدامه (مهم جدًا لإدخالات التحويل). .